Comment utiliser Evernote comme outil de gestion de projet

Lorsque j'ai décidé de reprendre le contrôle d'Evernote, comment nettoyer netteté d'Evernote pour des notes plus claires Comment nettoyer netteté d'Evernote pour des notes plus propres de prendre Evernote est le tiroir à ordures de notre vie numérique. Comme le tiroir à ordures de notre maison, nous devons le nettoyer et l’organiser de temps en temps. Voici une stratégie de maître. En savoir plus, j'avais 19 cahiers contenant plus de 500 notes (c'était après avoir récemment supprimé 1 000 notes dans probablement huit ou dix cahiers). J'ai eu 43 tags, la plupart avec seulement quelques notes.

Certains de mes cahiers avaient “utile” des articles. Certains ont tenu mes objectifs et mes feuilles de suivi des habitudes. D'autres ont eu des choses que j'ai trouvées marrantes, des recettes, des trucs liés à la carrière et des informations financières. En bref, c'était un énorme gâchis.

Voici comment j'ai transformé ce chaos en un fantastique système de gestion de projet personnel et Que peut-il vous apprendre à prendre soin de votre configuration Evernote?.

1. Nettoyez vos cahiers

C'est la partie difficile. Je devais me débarrasser de beaucoup de choses. Pour faire cela rapidement, j'ai feuilleté chaque cahier et je me suis demandé s'il y avait quelque chose pour lequel je reviendrais ou si je ne pourrais pas le trouver facilement en ligne..

Dans la plupart des cas, il n'y en avait pas. Je pouvais toujours rechercher des conseils sur les livres à publier soi-même ou les taxes de dépôt grâce à une recherche rapide dans Google. J'ai réduit mon compte Evernote existant à sept cahiers.

Une partie optionnelle de cette étape est la consolidation. Si vous avez plusieurs notes sur le même sujet, vous pouvez les copier et les coller dans une seule note. J'ai beaucoup de notes sur les lettres de requête et les pitchs, par exemple. Ceux-ci seront tous aller dans une seule note.

Vous pouvez également consolider des cahiers en piles. Je, par exemple, combiné “Humour” et “Médias” dans une “Amusement” empiler pour les empêcher d'encombrer ma barre de navigation.

2. Créer des cahiers et des piles de projet

Vous devez maintenant créer des blocs-notes et des piles pour votre système de gestion de projet. Je vais créer les piles et cahiers suivants:

• Se servir de
  • Des articles
  • Formes longues
• Hubstaff
  • Blog
  • Conversion
  • Bulletin
• Autre
  • Montagne hebdomadaire
  • Knightworks
  • République de carton
  • Jeu Insider Casual

Je suis sûr que d'autres vont venir, mais c'est ce que je vais commencer par. J'ai également ajouté des numéros afin qu'ils restent dans l'ordre de mon choix en haut de la liste des carnets:

Je peux maintenant accéder aux piles et aux cahiers dont j'ai besoin pour accéder aussi rapidement que possible..

3. Créer une liste maîtresse

Même si vous avez un système de bloc-notes bien organisé, vous souhaiterez un emplacement central pour référencer vos différents projets. À titre d'exemple, voici ma liste maîtresse actuelle:

Dans ma liste maîtresse, j'ai noté les différents travaux en freelance et en sous-traitance que je fais, ainsi que mon taux de rémunération pour chacun. Cela m'aide à me rappeler comment hiérarchiser mon temps. Tous les projets à court terme seront également ajoutés ici pour que je n'oublie pas de travailler dessus..

Comme vous pouvez le voir, “Emplacements freelance” est lié - ce lien me conduit à une note où je garde une trace de mes emplacements potentiels. Il pourrait plutôt être utilisé dans un tableur Google Drive, un tableau Trello ou tout autre élément utile..

J'ai aussi un “Potentiel / brûleur arrière” section pour garder une trace des choses que je ferais comme travailler, mais n’ont pas le temps pour le moment. Encore une fois, cela sert à garder les choses au sommet de mon esprit.

Bien sûr, vous pouvez personnaliser votre liste principale comme vous le souhaitez. Vous pouvez inclure les dates d'échéance à venir ou des liens vers de nombreuses autres notes. Ou gardez une liste de tâches 7 conseils pour mieux gérer votre liste de tâches 7 conseils pour mieux gérer votre liste de tâches Votre liste de tâches vous cause-t-elle des cauchemars? Peut-être que vous essayez de trop en faire en même temps. Il faut une liste de tâches judicieusement compilée pour un workflow efficace. Nous pouvons aider. Lire plus qui vous rappelle ce que vous devez faire ensuite pour chaque projet.

Cette note devrait vous servir de tableau de bord. En fonction des types de projets que vous avez, vous voudrez le personnaliser avec les informations les plus utiles pour votre situation particulière. Quand vous ne savez pas quoi travailler ensuite, c'est ici que vous irez.

Vous pouvez également utiliser cette section pour une liste de tâches maître.. Il est facile d'ajouter des cases à cocher aux notes Evernote: il suffit d'appuyer sur le bouton de case à cocher en haut de la note..

4. Organiser les notes de projet

Il existe de nombreuses façons différentes d’organiser vos notes de projet dans vos cahiers..

Je préfère avoir beaucoup d’informations dans chaque note pour pouvoir me rendre à un endroit unique. Par exemple, dans mon cahier d'écriture, j'ai quelques notes qui contiennent une énorme quantité d'informations sur un seul sujet.

ma “Collecte de nouvelles” La note contient un certain nombre d’articles sur la recherche d’objets de rapport. Il contient presque 9 000 mots.

C'est l'une des choses les plus utiles que j'ai faites avec mes notes.

Vous voudrez peut-être conserver chacun de ces articles dans une note différente. Tout dépend de votre style d'organisation personnel. La chose principale ici est de garder autant d'informations que possible dans vos cahiers.

Toutes vos notes, notes, plans, projets, courriels pertinents (si vous le souhaitez) et tout ce qui a trait à votre projet doivent rester dans ces cahiers..

Bien sûr, cela pourrait ne pas toujours être possible. Si votre entreprise gère le projet sur Trello Un guide de Trello pour la vie et la gestion de projet Un Guide de Trello pour la vie et la gestion de projet Trello peut vous aider à vous organiser. C'est un outil gratuit pour gérer tout type de projet. Lisez ce guide pour en comprendre la structure de base, la navigation et l’utilité de Trello. Pour en savoir plus, le mieux serait de vous connecter à ce tableau Trello à partir de votre liste principale. Cependant, le plus grand nombre d'informations possible doit être facilement accessible à partir de votre carnet de projet..

5. Ajouter des raccourcis

L’intérêt d’un système de gestion de projet personnel est de vous permettre de trouver tout ce dont vous avez besoin quand vous en avez besoin. Quel est exactement ce que les raccourcis vous aident à faire.

Bien que minimiser les cahiers et les piles vous aidera à trouver plus facilement des choses, il est probable que vous voudrez ouvrir des notes ou des cahiers en un seul clic. Il suffit de faire glisser des cahiers ou des notes dans la zone des raccourcis pour les y verrouiller, où vous pouvez toujours les trouver..

6. Configurer les rappels et les dates d'échéance

Les rappels et les dates d'échéance d'Evernote sont extrêmement utiles lorsque vous gérez un certain nombre de projets. Ajouter un rappel est aussi simple que de cliquer sur l'horloge en haut d'une note et de sélectionner une date de rappel. Vous verrez également toutes les notes pour lesquelles vous avez des rappels en haut de votre carnet:

Ajoutez des rappels aux notes que vous devez traiter un certain jour..

Je mets généralement des rappels avant les dates d'échéance. Je note donc la date d'échéance en haut de la note. Cela me permet de le voir dans la vue d'extrait:

Gardez à l'esprit que si vous avez plusieurs tâches différentes dans une même note, vous ne pourrez pas définir de rappels différents pour chaque tâche.. Vous ne pouvez définir un rappel que pour une note entière, il peut donc être préférable de garder chaque tâche dans une note différente.

7. Développer un système de tag

Comme avec quelques autres choses, la façon dont vous utilisez les tags dépend de la manière dont vous souhaitez gérer vos projets. Vous pouvez, par exemple, vouloir une balise spécifique pour certains types de projets - je pourrais utiliser “l'écriture,” “montage,” “recherche,” “analytique,” etc.

Vous pouvez plutôt utiliser des balises de priorité: élevé, moyen, faible; 1, 2, 3; maintenant, demain, la semaine prochaine; ou tout autre système similaire. Vous pouvez utiliser une collection et un système de classement similaires à ceux décrits dans cet article phénoménal sur les tags Evernote. Le meilleur moyen d'organiser Evernote: Utiliser des tags Le meilleur moyen d'organiser Evernote: Utiliser des tags Votre Evernote est-il un désordre énorme? Nous vous montrons un simple tweak qui vous aidera à organiser vos notes comme jamais auparavant. Lire la suite .

De nombreuses personnes ont mis au point des systèmes d’étiquetage pour la méthode de productivité «Obtenons terminé». Organisez 2015: apprenez l’art martial de faire bien [Objets à surveiller] Organisez 2015: apprenez l’art martial d’obtenir des résultats [Objets à regarder] , les sur-performants semblent toujours garder la tête froide? Lire la suite . Code with Sonia est un bon exemple d'utilisation d'une grande variété de balises imbriquées pour classer ses notes en fonction de ce qu'elles sont, du moment où elle doit en prendre soin et de l'emplacement auquel elles sont liées..

Ou vous pouvez décider de ne pas utiliser de balises. J'ai tendance à m'en passer, et aux capacités de recherche impressionnantes d'Evernote pour trouver ce dont j'ai besoin. C'est à vous.

8. Intégrez vos autres applications

Evernote propose de nombreuses intégrations qui l’aident à collaborer avec d’autres applications. Feedly et Pocket peuvent envoyer des articles directement à Evernote. Trello a un power-up qui vous permet de relier des notes et des cartes. N'oubliez pas que le lait peut être synchronisé avec Evernote pour que vos rappels apparaissent dans votre application de gestion des tâches..

Si vous utilisez une autre application de gestion des tâches, TaskClone peut vous aider à vous synchroniser. Zapier et IFTTT associent Evernote à toutes sortes d'autres applications. Pour avoir une idée de ce que vous pouvez faire, consultez les meilleures recettes Evernote dans IFTTT. Vous pouvez faire beaucoup de bonnes choses, en fonction des appareils et des autres applications que vous utilisez..

Plus vous pouvez automatiser, mieux c'est.!

9. Collaborer

Si vous utilisez Evernote en tant que système de gestion de projet personnel, vous n’aurez probablement pas besoin de nombreux outils de collaboration. Si vous travaillez avec d'autres utilisateurs d'Evernote, ils peuvent s'avérer extrêmement utiles - la communication est essentielle pour une gestion de projet efficace Les 5 meilleurs conseils de gestion de projet pour les débutants Les 5 meilleurs conseils de gestion de projet pour les débutants Si vous prenez un rôle de gestionnaire de projet pour Pour la première fois, voici cinq conseils de gestion de projet pour vous aider à démarrer. Lire plus, après tout.

Partager des notes est aussi simple que de toucher le Partager bouton en haut de la note pour envoyer un lien par courrier électronique. Vous pouvez facilement partager des notes et des cahiers de cette façon, et vous pouvez poster un lien public vers la note sur les réseaux sociaux..

Discuter avec des collègues peut également être utile, surtout si vous utilisez un bloc-notes collaboratif. Frappé Fichier> Nouveau chat ou Affichage> Discussion professionnelle pour ouvrir les dialogues de discussion. Tapez un nom ou une adresse électronique dans la barre du haut de la fenêtre de discussion et lancez-vous dans la discussion..

Gestion de projet Evernote pour votre vie

Evernote est un endroit formidable pour tout ce que vous pensez devoir faire à l'avenir. Mais quand il sera configuré comme un système de gestion de projet hautement organisé, ce sera beaucoup plus utile. Et vous n'avez pas à appliquer ces principes uniquement pour travailler: ils peuvent également être utilisés pour des projets personnels. Vraiment, ils peuvent être utilisés pour n'importe quoi.

Alors nettoyez votre compte Evernote en désordre, organisez-le et préparez un plan. Vous serez heureux de l'avoir fait.

Utilisez-vous Evernote pour la gestion de projets personnels ou professionnels? Comment gardez-vous tout organisé? Partagez vos meilleurs conseils dans les commentaires ci-dessous!

Crédits d'image: Mikhail Mishchenko / Shutterstock

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