Gardez une trace des problèmes des clients et des priorités avec le logiciel Close Support Help Desk

Si vous dirigez une entreprise de support informatique ou un centre de support informatique, vous saurez que le support informatique ne se limite pas à la résolution des problèmes informatiques. Chaque problème représente un symptôme qui pourrait signifier une défaillance du système beaucoup plus grande. Plusieurs problèmes qui correspondent tous identifient également les bogues logiciels qui auraient pu être omis lors des tests.

L'un des meilleurs moyens de suivre et d'analyser tous les problèmes consiste à utiliser un logiciel de centre d'assistance centralisé. Avec un tel système, vous suivez non seulement les problèmes d’ordinateur ou de système, mais aussi quels membres de votre personnel s’occupent des tickets, un journal des clients ou des clients qui utilisent le plus souvent le service d’assistance, et il fournit une excellente information de haut niveau. aperçu de la manière dont votre personnel informatique gère les problèmes.

L’une des meilleures solutions logicielles gratuites de centre d’assistance que j’ai trouvée, capable de gérer les mêmes fonctionnalités que certains de ses homologues les plus chers, est le centre de support Close Support..

Configuration du service d'assistance Close

Le logiciel s'appelle “Bureau de service” plutôt que “bureau d'aide” En fait, il est utile pour plus que des problèmes informatiques. Si vous utilisez un service comprenant des clients ou des clients vous rappelant des problèmes, vous pouvez utiliser ce logiciel pour suivre ces problèmes. Peut-être avez-vous un service de réparation d’électronique, une entreprise de plomberie ou tout autre domaine qui inclut le dépannage et la réparation des problèmes. Ce logiciel peut vous aider à mémoriser, suivre et analyser ces problèmes, en particulier si vous avez une équipe de techniciens à votre service..

Lorsque vous configurez le logiciel pour la première fois, vous constaterez qu'il vous demande où vous souhaitez accéder à la base de données système. Close Support utilise Access Runtime et la base de données en arrière-plan, nommée CloseSupportBE.mdb, stocke toutes les données du système. Pour permettre aux utilisateurs distribués d'accéder à ce système pour entrer, gérer et fermer des tickets d'incident, stockez simplement la base de données sur le réseau local. Si vous souhaitez l’utiliser sur Internet, configurez simplement un “disque dur” comme Dropbox et stocker la base de données centrale sur ce compte.

Le seul inconvénient, si vous utilisez le logiciel gratuit, est une boîte initiale qui apparaît lorsque vous chargez le logiciel, sur laquelle vous devez cliquer. “Continuer” refuser l'inscription à l'essai gratuit. Une fois que vous entrez dans le logiciel, vous verrez quatre zones principales.

En haut (1), vous trouverez des champs de recherche rapide et des boutons permettant de créer un nouvel incident d'appel ou de créer une nouvelle tâche pour l'un des membres du personnel (ou vous-même). Les tâches peuvent être assignées à un problème particulier et à un technicien particulier. La zone de service à gauche comprend les tâches actives (2) et les appels actifs (3). Sur le côté droit de l'écran principal, vous verrez les appels triés par destinataire, par statut et par priorité (4)..

La saisie des détails chaque fois qu'un appel (ou un courrier électronique) problématique arrive est aussi simple que d'utiliser les différentes listes déroulantes pour sélectionner la priorité et la catégorie du problème. Un encadré à droite permet d'obtenir des informations spécifiques sur le problème.

Une fois que l'appel est dans le système, il reste dans le “vivre” zone jusqu'à ce qu'il soit résolu ou annulé. En cas de problème actif, chaque modification du système est automatiquement enregistrée lors de l'appel. “l'histoire” surface.

L'ajout d'une nouvelle tâche est un moyen utile de créer et de surveiller des travaux pour les employés, qu'ils soient liés ou non à des problèmes spécifiques qui ont été appelés. Vous pouvez même définir des tâches particulières de manière récurrente, afin que le système puisse être utilisé pour la planification du travail. ainsi que répondre aux appels de problèmes.

Dans la barre de navigation de gauche, si vous cliquez sur les entreprises, vous pouvez voir tous les clients pour lesquels vous avez travaillé. C’est là que vous pouvez saisir manuellement de nouvelles entreprises et saisir toutes les informations de contact. Lorsque vous cliquez sur la société à partir de tâches ou d'appels, des informations détaillées vous sont associées pour vous permettre d'obtenir facilement les informations de contact depuis l'affichage de l'appel ou de la tâche..

Il en va de même pour les personnes, qu'il s'agisse de clients individuels ou d'employés effectuant le travail. Entrez tous les détails ici. Pour les employés, c’est ici que vous attribuez leur nom d’utilisateur pour utiliser le système Service Desk. La bonne chose est que chaque fois que vous utilisez un nom de client dans un ticket, vous avez un accès instantané à leurs coordonnées..

Enfin, une autre fonctionnalité utile du système est que vous pouvez exporter des appels ou des tâches (actifs ou archivés) dans une feuille de calcul Excel que vous pouvez utiliser pour créer vos propres rapports ou simplement pour créer votre propre archive de problèmes résolus..

Ce logiciel gratuit Help Desk a de nombreuses utilisations autres que les techniciens en informatique. Vous pouvez l'utiliser pour gérer et organiser à peu près n'importe quelle entreprise devant résoudre ou résoudre des problèmes. Essayez-le et voyez s'il rationalise votre propre entreprise!

Dites-nous ce que vous pensez de Close Support Help Desk, ou si vous connaissez des outils similaires qui sont tout aussi utiles. Partagez vos idées dans la section commentaires ci-dessous.

Crédit image: Carlos Chavez

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