Comment utiliser Evernote pour gérer vos réunions

Saviez-vous que les derniers outils fournis par Evernote en font une application très utile pour la gestion de réunions?

Organiser et gérer des réunions est une partie fastidieuse mais importante de la réalisation des tâches. Je ne réalisais pas à quel point Evernote pouvait être utile pour créer des ordres du jour et prendre des minutes jusqu'à récemment. Dernières fonctionnalités 8 mises à niveau Evernote à connaître à propos de 8 mises à niveau Evernote à connaître Il semble que tous les mois, Evernote bénéficie de mises à niveau supplémentaires. Quelques-uns sont libérés tranquillement, tandis que d'autres sont très attendus par les gros utilisateurs d'Evernote. Depuis que j'ai écrit mon dernier article sur le nouveau design d'Evernote et… Read More pour l'ajout de listes de tâches, la création de tableaux, le partage de notes et de cahiers, ainsi que la jonction de documents, fait d'Evernote un outil idéal pour la gestion de réunions..

Si vous êtes nouveau sur Evernote, téléchargez notre manuel Evernote non officiel et gratuit pour commencer à fonctionner rapidement..

Créer un modèle

Toutes les équipes, tous les comités et toutes les organisations ont des besoins et des objectifs spécifiques, mais vous devrez probablement inclure des éléments standard pour chaque réunion lors de la création d'un ordre du jour. Avant votre prochaine réunion, créez un modèle de note qui sera utilisé pour l’ordre du jour et le compte rendu de votre réunion..

Je préfère utiliser la fonctionnalité de tableaux Evernote pour l'ordre du jour et les minutes, car elle est automatiquement redimensionnée à mesure que du contenu est ajouté. Les colonnes et les lignes ne peuvent pas être ajoutées ou supprimées, mais comme j'utilise le tableau comme modèle, cela ne pose pas vraiment de problème. L'ajout des noms des participants réguliers facilite la sélection des personnes ayant assisté à la réunion..

Je garde la date et l'heure de la réunion dans la section titre de la note afin de faciliter l'identification de cette information pour moi-même et les autres membres de l'équipe. Un autre élément de formatage attrayant pour un ordre du jour est l’élément de menu des règles horizontales spécial d’Evernote (Format> Insérer une règle horizontale).

Dupliquez votre note d'agenda et essayez-la lors de votre prochaine réunion pour voir ce qui doit être révisé. Lorsque vous êtes satisfait des résultats, vous pouvez dupliquer le modèle pour les réunions futures et, bien sûr, conserver toutes vos notes de réunion dans un cahier désigné. Vous pouvez également exporter (Fichier> Note d'exportation) le modèle de note dans votre dossier de documents ou votre compte Dropbox, et réimportez une copie si nécessaire.

Lien vers d'autres notes

Lors de la préparation de l'ordre du jour de votre réunion, vous pouvez ou non savoir que des liens externes et des liens vers des notes peuvent être ajoutés aux éléments de votre note de réunion. Pour ajouter un lien externe, sélectionnez un élément de la note et cliquez dessus avec le bouton droit de la souris, puis choisissez Lien> Ajouter un lien… et insérez l'URL externe.

Pour créer un lien vers une autre note de votre Evernote, cliquez avec le bouton droit de la souris sur la note dans un extrait de code, une carte ou une liste et sélectionnez Copier le lien de note. Collez le lien comme vous le feriez avec n'importe quel lien externe pour créer un lien vers la note. C'est très pratique pour ajouter les résultats des réunions précédentes à votre agenda actuel ou pour discuter de points de menu pour lesquels vous avez d'autres ressources dans Evernote..

Partage et collaboration

Bien qu'il existe plusieurs bonnes applications pour les agendas et les procès-verbaux disponibles pour l'iPad MinuteTaker et les réunions vous aident à produire des rapports professionnels sur les minutes d'iPad MinuteTaker et les réunions vous aident à produire des rapports sur les minutes d'iPad professionnelles Dans mon guide de réunion en ligne gratuit MakeUseOf où j'ai fourni quelques conseils pour planifier réunions sur le Web, je me suis référé à quelques minutes à prendre des applications aussi. Bien que très peu d'entre nous… Lire la suite, je préfère utiliser Evernote en raison de ses fonctionnalités de partage et de collaboration. Celles-ci facilitent le partage des agendas et des réunions en ligne ou par courrier électronique avec votre équipe et les autres participants à la réunion..

Un autre avantage de ce type de partage est que les liens vers vos notes de réunion incluent toujours les modifications et les mises à jour des notes, et que la mise en page des notes Evernote est professionnelle sur une page Web..

Si vous utilisez un compte Evernote premium, vous pouvez partager des notes avec d'autres utilisateurs Evernote, notamment à des fins de collaboration. Les notes partagées peuvent être définies pour un accès en lecture seule ou en lecture et modification. Evernote garde la trace des personnes qui ont modifié les notes et, en cas de conflit avec le système, Evernote crée automatiquement une copie de votre note en conflit afin que le problème puisse être résolu..

Des rappels

Une autre fonctionnalité utile dans Evernote est cette possibilité de définir des rappels. Personnellement, je joins à l’ordre du jour d’une réunion un rappel qui me rappelle d’envoyer le procès-verbal aux participants quelques jours avant la tenue de la réunion. Les rappels Evernote apparaîtront sur tous vos appareils sur lesquels Evernote est installé..

Pendant la réunion

Bien qu'Evernote soit bien sûr utile pour prendre des minutes, de nombreuses versions incluent une fonctionnalité de présentation permettant d'afficher l'agenda de votre réunion et d'autres notes via un écran de projection, ainsi qu'un outil de marqueur intégré pour la mise en évidence du contenu..

L'outil de présentation comprend un élément de menu permettant de présenter une note sur un autre écran, mais vous devrez cliquer ou appuyer sur le bouton de présentation de la barre d'outils à chaque changement de note. Veillez donc à vous exercer à utiliser le mode présentation. avant votre rencontre! La fonction de présentation pourrait également être utilisée en tant que support numérique. “tableau blanc” pour des idées de brainstorming.

L'outil d'enregistrement audio est également utile pour enregistrer des parties de la réunion que vous souhaitez examiner ultérieurement. Vous aurez peut-être besoin d'un microphone externe, au lieu du microphone interne de votre Mac ou de votre PC, pour obtenir un enregistrement de bonne qualité d'une pièce remplie de monde.

Evernote n'autorise pas pour l'instant deux personnes ou plus à collaborer en direct sur des notes, mais une mise à jour récente du service en ligne LiveMinutes permet une collaboration en direct à l'aide de notes Evernote..

Après la réunion

Comme pour les ordres du jour, Evernote vous permet de partager également les procès-verbaux de votre réunion presque immédiatement après la fin de la réunion. Les collaborateurs de l'équipe peuvent apporter les modifications nécessaires au procès-verbal, lequel peut être utilisé pour préparer l'ordre du jour de la prochaine réunion..

La beauté d’Evernote réside dans le fait que toutes vos minutes sont conservées dans un cahier pour un accès facile. Après avoir accumulé un grand nombre de notes minute, vous pouvez toutes les sélectionner et les fusionner en une seule note ou les exporter sur un lecteur local (Fichier> Exporter les notes) où ils peuvent être récupérés si vous en avez besoin à nouveau.

Notez également que lorsque plusieurs notes sont sélectionnées dans un bloc-notes, une table des matières peut être créée pour cette collection. La table des matières est créée sous forme de note et constitue un excellent moyen de partager une liste de minutes terminées au fil du temps..

S'adapte à vos besoins

Pour utiliser efficacement Evernote afin d’organiser et d’organiser vos réunions, vous devez être familiarisé avec de nombreuses fonctionnalités avancées du service. Si les membres de votre équipe utilisent également le service, cela peut faciliter l'organisation, la collaboration et le partage du matériel de réunion. Cela signifie également utiliser quelques applications en moins pour que les choses se passent bien..

Faites-nous savoir si vous utilisez Evernote pour préparer et tenir des réunions dans les commentaires ci-dessous..

En savoir plus sur: Evernote, Logiciel d'organisation.