Comment configurer un répondeur Email Out Of Office dans Outlook

Qu'est-ce que vous obtenez lorsque vous combinez des vacances de deux semaines avec une vie professionnelle bien remplie? Un projet géant vous attend une fois de retour chez vous - il suffit de parcourir tous ces courriels! Attendez - pourquoi ne pas activer le répondeur d'absence du bureau dans Outlook et automatiser certaines de ces réponses pour vous?

Ici à MakeUseOf, nous avons expliqué comment faire cela dans Gmail, comme les instructions du répondeur Tina pour les vacances, et comment configurer un répondeur sortant du bureau avant de partir en voyage. Comment configurer un répondeur sortant du bureau avant de partir un voyage N'aimeriez-vous pas partir en vacances en sachant que vous n'avez pas à consulter votre courrier électronique? Si vous ne pouvez pas compter sur un assistant en votre absence, adressez-vous aux répondeurs automatiques dans Gmail. En savoir plus et la méthode utilisée par Mark en utilisant un filtre de courrier électronique Créer une réponse automatique par courrier électronique avec le nouveau filtre de Gmail Créer une réponse automatique par courrier électronique avec le nouveau filtre de Gmail En savoir plus. Le seul client que nous n'avons pas encore couvert est Outlook. Malheureusement, contrairement à Gmail, la version gratuite d'Outlook.com n'offre pas la fonctionnalité de réponse d'absence du bureau. Toutefois, si vous avez Outlook 2010 et un compte sur un serveur MS Exchange - fourni par de nombreuses entreprises aux employés - alors vous avez de la chance..

Utilisation du répondeur hors du bureau dans Outlook

Microsoft a rendu extrêmement simple la configuration d’un système automatisé qui envoie des réponses instantanées à tous ceux qui vous envoient des courriels lorsque vous êtes en déplacement. Peu importe qu’il s’agisse de 24 heures ou de 2 semaines de vacances, vous pouvez configurer le client Outlook pour qu'il réponde exactement comme vous le souhaitez et pendant le temps dont vous avez besoin..

Pour accéder à ces paramètres dans Outlook 2010, sous le bouton Logo Windows, sélectionnez Info. Ici, vous verrez un gros bouton qui lit “Réponses automatiques” avec une porte et une icône en forme de flèche.

Cliquez sur le bouton Réponses automatiques pour lancer l'outil d'absence du bureau d'Outlook. La fenêtre contextuelle que vous verrez est beaucoup plus avancée que vous ne le pensez probablement. À première vue, c’est un moyen rapide d’activer “Envoyer des réponses automatiques” et saisissez simplement une note rapide qu'Outlook enverra automatiquement en votre nom à toute personne qui vous enverra un e-mail. Tout utilisateur de Google+ peut vous envoyer des courriels sur Gmail maintenant (et voici comment le désactiver). Tout utilisateur de Google+ peut vous envoyer des courriels sur Gmail maintenant (et Voici comment le désactiver) À partir d'aujourd'hui, tout utilisateur de Google+ pourra vous envoyer un message sur votre compte Gmail. Pour envoyer un message, il suffit d’ajouter cette personne à votre Google+. Lire la suite .

Cependant, à y regarder de plus près, vous constaterez qu'il y a beaucoup plus de fonctionnalités qu'il n'y paraît..

Tout d'abord, vous pouvez définir une plage de dates spécifique pour activer la fonction de réponse automatique afin que, lorsque vous revenez de vos vacances, vous n'ayez plus à vous soucier de le désactiver.!

Vous remarquerez également qu'il y a deux onglets. Celle sur la gauche permet de configurer une réponse automatique Ne pas envoyer de textos: Réponses automatiques lorsque vous êtes occupé Décidez-moi: SMS de répondre automatiquement pendant que vous êtes occupé Lisez davantage, mais uniquement pour les personnes qui vous ont envoyé un courrier électronique. à l'intérieur de l'entreprise.

L'onglet à gauche est l'endroit où vous pouvez configurer une réponse spécifique pour toute personne qui vous envoie un courrier électronique depuis l'extérieur de votre entreprise..

Configuration des règles de messagerie

Vous remarquerez au bas de cette fenêtre, il y a un petit bouton apparemment insignifiant étiqueté “Règles… ”

Ce bouton est en fait assez important, car il vous permet de définir plus précisément comment Outlook répondra automatiquement en définissant des personnes spécifiques, des mots dans le sujet ou le corps, ou si le courrier a été envoyé directement ou par CC..

Vous pouvez créer des règles très spécifiques ici. Par exemple, vous pouvez créer une règle selon laquelle, si votre mère vous envoie un courrier électronique, vous pouvez transférer cet email vers un compte personnel que vous surveillerez pendant vos vacances (ou l'envoyer directement à la corbeille, en fonction de votre relation avec votre mère)..

Cela devient encore plus intéressant lorsque vous cliquez sur le bouton “Avancée… ” bouton.

Ici, vous pouvez définir plus précisément les messages auxquels vous souhaitez répondre de manière différente de la réponse automatique standard. Vous pouvez choisir des messages dont la taille est supérieure ou inférieure à une certaine taille, leur date de réception, leur niveau d'importance, etc..

Créer un répondeur externe avec des règles de courrier électronique

Saikat a fourni quelques astuces sur l’utilisation des filtres Outlook. Astuce MS Outlook: Comment organiser automatiquement les e-mails entrants Astuce MS Outlook: Comment organiser automatiquement les e-mails entrants En savoir plus avant et Jack fait de même pour les filtres Google, Hotmail et Yahoo Comment configurer des filtres d’e-mail dans Gmail, Yahoo Mail et Outlook Comment configurer les filtres de messagerie dans Gmail, Yahoo Mail et Outlook Le filtrage des e-mails est votre meilleur outil pour garder votre boîte de réception nette et organisée. Voici comment configurer et utiliser les filtres de messagerie dans Gmail, Yahoo Mail et Outlook. Lire la suite . Si vous y réfléchissez, Out of Office Responder est en fait une version alternative de ce que vous pourriez faire si vous venez de cliquer sur Gérer les règles depuis le menu Outlook.

À l'aide de l'Assistant Gestion des messages, faites défiler jusqu'à l'option permettant de rechercher des messages. “reçu dans une plage de données spécifique”.

Définissez cette période comme allant du moment où vous partez en vacances au moment où vous prévoyez de rentrer chez vous..

Enfin, tout ce que vous avez à faire est de définir la réponse ou l'action que vous souhaitez que la règle prenne lorsque les messages entrants répondent à ce critère et que vous avez essentiellement un répondeur absent.!

Comme vous pouvez le constater, il n’ya aucune raison pour que vous ne puissiez pas répondre aux courriels même lorsque vous êtes en vacances! Tout ce que vous avez à faire est de prendre le temps de dire à Outlook comment vous souhaitez que cela réagisse pour vous, et les gens penseront que vous êtes aussi productif que jamais, même si vous êtes assis à la plage en sirotant une margarita.

De quelle manière créative utilisez-vous Outlook Out Out Office Responder?? Vous avez de bons conseils ou des histoires à raconter? Partagez-les dans la section commentaires ci-dessous!

Crédits images: main de robot via Shutterstock

En savoir plus sur: Conseils de messagerie, Microsoft Outlook.