Comment configurer un répondeur de courrier électronique en dehors du bureau avant de partir en voyage

N'aimeriez-vous pas partir en vacances en sachant que vous n'avez pas à consulter votre courrier électronique? Si vous ne pouvez pas compter sur un assistant pour s'occuper de votre communication numérique en votre absence, un message d'absence du bureau est la meilleure solution..

Voici quelques conseils sur la configuration d'un répondeur avec Gmail et les éléments à garder à l'esprit..

Réduisez la charge avant de partir

Assurez-vous de vider votre boîte de réception. 6 façons de récupérer votre boîte de réception par courriel 6 façons de récupérer votre boîte de réception par courriel Existe-t-il autre chose qui soit aussi utile, répandu et frustrant qu'une boîte de réception par courrier électronique? Il existe depuis toujours et nous continuons à l'utiliser, et tant que nous continuons à l'utiliser, des personnes comme moi… Read More et répondent aux demandes en cours avant votre départ. Communiquez que vous serez absent. Par exemple, vous pouvez ajouter les dates de votre période d'absence planifiée à votre signature électronique. Vous aussi pouvez bénéficier de la puissance des signatures de messagerie. Tout comme deux personnes écrivent à peine de la même manière, elles signent également différemment. C'est ainsi que la "science" de la graphologie est née. Mais l'ère numérique et l'e-mail… Lire plus pendant une semaine ou deux avant votre voyage. De cette façon, vos contacts risquent moins d’inonder votre boîte de réception lorsque vous êtes parti..

Si vous ne disposez pas encore d'un système de gestion de votre courrier électronique, le moment est venu de vous familiariser avec l'organigramme Boîte de réception zéro. Maintenir Boîte de réception zéro tous les jours avec cet organigramme. Maintenir Boîte de réception zéro chaque jour avec cet organigramme. Personnellement, j'essaie de maintenir la boîte de réception Zéro. en dépit de recevoir plus de 500 courriels sur une base quotidienne. C'est zéro courriel non lu - c'est vrai, je m'adresse à tous les courriels que je reçois tous les matins. Et confiance… Lire la suite. En bref, supprimez les courriels qui ne sont pas pertinents, déléguez des tâches que vous ne pouvez pas résoudre vous-même, résolvez les tâches immédiatement si elles prennent moins de deux minutes, ou mettez-les dans votre liste des tâches si elles prennent plus de temps que cela..

Vous voudrez peut-être également vous désabonner des newsletters électroniques. Vider votre boîte de réception: désinscription rapide à plusieurs newsletters à l'aide de ces outils Vider votre boîte de réception: désinscription rapide à plusieurs newsletters à l'aide de ces outils Le désabonnement à des newsletters ne se limite pas à du spam. La plupart des newsletters qui remplissent notre boîte de réception ne vendent pas de médicaments ni n'offrent d'argent en prix - ce sont de véritables newsletters de sociétés de confiance auxquelles nous sommes abonnés… En savoir plus, si vous êtes absent pour une longue période.

Préparez votre répondeur automatique

Peu importe la façon dont vous communiquez vos vacances prévues, les gens essaieront toujours de vous contacter. Un répondeur automatique leur rappellera votre absence. Suivez cette stratégie:

• Ajouter coordonnées pour les questions urgentes à votre répondeur automatique. Il peut s’agir de l’adresse e-mail d’un collègue de confiance ou d’un numéro de téléphone sous lequel vous pouvez être joint en cas d’urgence..
• Mettre en place le répondeur automatique uniquement pour les personnes de votre liste de contacts. Cela empêche les personnes aléatoires de mettre la main sur votre numéro d'urgence ou d'autres coordonnées.
• Installer en avant pour les emails importants. Si vous vous attendez à entendre quelqu'un en particulier ou sur un sujet particulier, assurez-vous que ces courriels importants sont acheminés vers un collègue qui peut vous répondre immédiatement..

Configurer le répondeur de vacances Gmail

Vous pouvez trouver Gmail Répondeur de vacances sous les paramètres généraux. Cliquez sur la roue dentée en haut à droite de votre boîte de réception et faites défiler vers le bas de la Général languette. Choisissez les dates, composez votre message en WYSIWYG (texte formaté / riche) ou Texte brut, et allumez le répondeur de vacances. Pour empêcher des inconnus ou des spammeurs de se procurer des informations de contact supplémentaires ou d’apprendre que votre compte de messagerie est actif, sélectionnez envoyer uniquement une réponse aux personnes de vos contacts. Gmail vous permet de définir une première et une option dernier jour, ce qui signifie que vous n'aurez pas à vous rappeler d'éteindre le répondeur lorsque vous revenez.

Transférer les e-mails sélectionnés à l'aide de filtres Gmail

Le répondeur de vacances est un message standard qui - lorsqu'il est actif - est envoyé à toute personne (sur votre liste de contacts) qui vous envoie un courrier électronique. Comme mentionné ci-dessus, certains courriels peuvent nécessiter une réponse immédiate et personnelle. C’est là que les filtres de Gmail entrent en jeu.

Notez que dans Gmail, vous ne pouvez transférer des e-mails que vers des adresses e-mail confirmées. Si vous souhaitez transférer des courriels à un collègue, vous aurez besoin de son aide. Cliquez sur la roue dentée en haut à droite de votre boîte de réception Gmail, sélectionnez Réglages, et passer à la Transfert et onglet POP / IMAP. Clique le Ajouter une adresse de transfert bouton, entrez l'adresse e-mail de transfert et cliquez sur Suivant pour déclencher l'e-mail de confirmation. Votre collègue recevra un code et des instructions sur la façon de confirmer la demande. S'ils vous envoient l'e-mail, vous pouvez également saisir vous-même le code de confirmation pour vérifier leur adresse e-mail..

Pour configurer votre filtre, développez les options de recherche au-dessus de votre boîte de réception Gmail. Entrez l'adresse email de l'expéditeur dans le champ de champ ou mots-clés dans le assujettir ou a les mots champ. Vous pouvez ajouter plusieurs adresses e-mail et utiliser les opérateurs de recherche. Améliorer la recherche avec les moteurs de recherche: Boolean La logique de recherche expliquée Devenir meilleur avec la recherche de moteurs avec les moteurs de recherche: Boolean La logique de recherche expliquée Il suffit de la moitié de seconde aux milliers de serveurs de Google pour interroger environ 50 personnes. milliards de pages indexées, il ne faut pas plus de temps pour numériser uniquement la première page des résultats de recherche. En plus de cela,… Lire la suite pour connecter plusieurs mots-clés.

Cliquez sur créer un filtre avec cette recherche en bas à droite et dans la fenêtre suivante, choisissez votre action. Dans l'exemple ci-dessous, j'ai sélectionné une adresse e-mail de transfert et appliqué une étiquette à l'e-mail transféré. Si vous faites la même chose, vous pouvez rapidement identifier les e-mails transférés en fonction de leur étiquette une fois que vous revenez de vos vacances..

Au lieu de transférer des courriels, vous pouvez également configurer une réponse prédéfinie personnalisée. Email plus rapidement et mieux avec des réponses prédéfinies Email plus rapidement et mieux avec des réponses prêtes à l'emploi Vous n'avez pas le temps de préparer votre déjeuner? Pas de problème, prenez une canette. Besoin d'un chow de camping qui ne va pas mal? Facile, prenez des conserves. Fatigué de taper les mêmes réponses par email? Essayez les courriels en conserve! Pensez… Lire la suite pour des expéditeurs ou des sujets spécifiques. Yaara avait précédemment expliqué comment cela fonctionnait.

Préparations finales avant votre départ

Il serait très décevant que votre système soigneusement configuré échoue. Imaginez le stress à votre retour. Il est essentiel que vous testiez vos messages d'absence du bureau et les transmissions avant de partir. Vous pouvez utiliser votre propre adresse électronique secondaire et vos filtres factices pour tester les répondeurs automatiques, les filtres et les transferts..

Ce qui serait également embarrassant, c’est que votre interlocuteur en vacances reste actif longtemps après votre retour à la maison. Si vous avez une liste de tâches ou un calendrier, créez une tâche ou un calendrier pour désactiver le répondeur et / ou les filtres lors de votre retour..

Voici un petit récapitulatif de la procédure complète de Steve Dotto:

Que faire à votre retour?

J'espère que votre système a fonctionné et que tous vos courriels urgents ont été traités par votre collègue amical. Lorsque vous êtes prêt à gérer votre boîte de réception, procédez comme suit:

• Éteignez le répondeur de vacances.
• Désactiver les filtres et les transferts spécifiques aux vacances.
• Parcourez votre boîte de réception en utilisant la stratégie Boîte de réception zéro. 4 étapes simples pour atteindre et gérer la boîte de réception zéro dans Gmail. 4 étapes simples pour atteindre et gérer la boîte de réception zéro dans Gmail..
• Vérifiez votre dossier Envoyé ou une étiquette que vous avez utilisée pour voir quels courriels ont été transférés ou ont reçu une réponse prédéfinie.
• Entrez en contact avec des collègues qui ont traité des courriels urgents et demandez-leur de vous mettre au courant.
• Suivi si nécessaire.
• Re-abonnez-vous aux newsletters si nécessaire.

Cela peut-il être fait dans d'autres clients de messagerie?

Certainement. Vous pouvez configurer des filtres de réponse automatique dans Thunderbird. Procédure de configuration de Mozilla Thunderbird pour les réponses automatiques et les courriers électroniques programmés. Procédure de configuration de Mozilla Thunderbird pour les réponses automatiques et les courriers électroniques planifiés. Si les courriers électroniques vous semblent trop lourds, il est peut-être temps de les configurer. réponses et emails programmés. Voici comment procéder dans Mozilla Thunderbird, le client de messagerie de bureau multiplate-forme, gratuit et à source ouverte. Lisez plus, que nous avons couvert précédemment. Outlook vous permet également de configurer des notifications d'absence du bureau.

Utilisez-vous un autre client de messagerie ou avez-vous d'autres astuces pour gérer les répondeurs automatiques de messagerie? S'il vous plaît parler et partager vos questions ou idées dans les commentaires!

Crédit image: Inbox Zero de Hyperdashery via Flickr

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