Devenez un utilisateur Pro Outlook en évitant les erreurs courantes

Si vous travaillez dans un environnement de bureau classique, il y a de fortes chances que le système de messagerie soit un serveur Exchange et que le client de messagerie de choix soit Outlook. Sous MUO, nous couvrons Outlook sous différents angles, notamment Outlook Journal Track Tracks, appels téléphoniques et tâches avec Outlook Journal Track Tracks, appels téléphoniques et tâches avec Outlook Journal Outlook étant à peu près aussi courant que Word et Excel ordinateurs de travail à travers le monde, j'aimerais partager avec vous quelques conseils sur la façon d'utiliser le très cool Journal… En savoir plus et sauvegarder vos données Outlook 5 façons simples de sauvegarder vos données Microsoft Outlook 5 façons simples de revenir Vos données Microsoft Outlook en savoir plus. Nous avons même couvert quelques scripts VBA intéressants dans Outlook dans lesquels vous pouvez exporter vos tâches dans une feuille de calcul Excel. Comment exporter vos tâches Outlook vers Excel avec VBA Comment exporter vos tâches Outlook vers Excel avec VBA Que vous soyez ou non un fan de Microsoft Une bonne chose à dire au moins sur les produits MS Office est la facilité d'intégration de chacun d'eux… En savoir plus .

Dans cet article, je vais examiner de plus près le client Outlook lui-même et quelques-unes des erreurs Outlook courantes dont les gens sont souvent victimes. Heureusement, il existe quelques outils intégrés que vous pouvez utiliser pour vous protéger des erreurs commises au travail qui vous prendront longtemps..

Quelles sont certaines de ces erreurs? Que diriez-vous de frapper “répondre à tous” à l'un de ces e-mails en masse et se faire complètement idiot? Que diriez-vous d’écrire rapidement quelque chose dans le feu de l’enthousiasme de votre patron pour que vous regrettiez complètement le moment où vous cliquez dessus “envoyer“? Il y a tellement de situations que les gens peuvent comprendre dans ce genre de situation, et beaucoup de gens ont leurs propres histoires d'horreur de courrier électronique. Il est donc logique que Microsoft intègre quelques outils importants pour se prémunir contre les erreurs Outlook courantes..

Les dangers du courrier électronique

Dans cet article, je vais aborder trois dangers liés au courrier électronique: envoyer ce courrier électronique que vous regrettez dès que vous l'envoyez, envoyer un courrier électronique à la mauvaise personne et enfin cette vieille vieille réponse: toute l'erreur que tant de gens commettent. coupable de.

L'email que vous regrettez l'envoi

Vous savez quoi, nous avons tous ces jours. Vous recevez encore un autre email d'un patron ou d'un collègue qui vous frotte le mauvais sens. Vous avez eu une mauvaise matinée ou vous n'avez pas encore terminé votre première tasse de café. Vous avez donc répondu et libéré toute votre frustration et votre colère en un seul et même courrier électronique..

5 minutes et plusieurs malédictions plus tard, vous terminez cet email et avec à peine une pause, vous cliquez sur “Envoyer“. Puis, après être resté satisfait pendant environ trois ou quatre secondes, vous commencez à comprendre exactement ce que vous venez de faire - et les conséquences potentielles. Vous réalisez, avec une sensation de naufrage votre estomac, que vous n'auriez vraiment pas dû l'envoyer.

N'ayez crainte, Outlook est fourni avec un outil très cool, juste pour ce genre de chose - sauf que vous devez le faire sur votre client. avant vous faites cette erreur émotionnelle, pas après. Je l'appelle le “assurance retard de courrier électronique”. Pour l'activer, il suffit de cliquer sur “Fichier”, “Info” et cliquez sur “Gérer les règles et les alertes“.

En gros, vous allez créer une règle qui retarde tous vos courriels sortants de 5 minutes. Cela vous donne un peu de “refroidir” assurance, afin que vous puissiez éviter ces erreurs avant qu'elles ne se produisent.

Sur l'écran Règles de messagerie, cliquez sur “Nouvelle règle… ”

Puis cliquez sur “Appliquer la règle sur les messages que j'envoie“. Ceci appliquera le délai à chaque email que vous envoyez au moment où vous cliquez sur le bouton. “Envoyer” bouton.

À l'étape suivante de l'Assistant Gestion des messages, vous pouvez limiter le nombre de messages sortants concernés. Par exemple, il peut s'agir uniquement de messages importants, ou de certains mots dans le corps de votre message (par exemple, recherchez certains mots de choix que vous aimez utiliser?)

Dans cet exemple, je vais simplement l'appliquer à tous les messages sortants. Vous cliquez donc sur Suivant, puis sur “Oui” pour le message d'avertissement.

Enfin, sélectionnez “reporter la livraison de quelques minutes“, clique sur le “un numéro” lien, et réglez le délai sur le temps que vous pensez nécessaire pour vous calmer et annuler le message avant qu'il ne soit envoyé.

Lors de la dernière étape, vous pouvez appliquer des exceptions à cette règle afin qu’elle ne retarde pas les messages envoyés à certaines personnes (à titre d’exemple). Par exemple, je sais que je peux écrire à peu près tout ce que je veux à mon pote John, et il ne va pas se fâcher contre moi. Nous sommes les meilleurs amis après tout - alors je vais faire une exception pour les messages avec son adresse e-mail dans le “bénéficiaire” champ.

Nommez votre règle de délai et vous êtes prêt à partir (n'oubliez pas d'activer la règle).

Maintenant, chaque fois que vous envoyez un email, il reste dans la boîte d'envoi pendant 5 minutes. Donc, si vous décidez après une minute ou plus que l'envoi du courrier électronique était en fait une énorme erreur, vous pouvez aller dans votre boîte d'envoi et supprimer le message - et éviter une crise majeure.

Vérifiez qui va votre message

Les gens commettent souvent une erreur en envoyant rapidement des courriels à des personnes: vous les avez probablement expérimentés vous-même. Vous allez envoyer un email à un ami nommé Ryan Dube, par exemple. Donc, vous tapez “ry” et trois noms correspondants de la liste de contacts globale du serveur Exchange ou de votre liste de contacts personnelle apparaissent.

Parce que vous êtes si pressé, vous sélectionnez accidentellement “Bryan Dube“, et continuez à écrire sur votre escapade de week-end à Vegas. Vous détaillez soigneusement tout ce que vous avez fait là-bas - vous savez, tout ce qui était censé rester à Vegas? Vous cliquez “Envoyer“, Ouvrez votre “Envoyé” case pour vous assurer qu’il a bien été envoyé à votre ami, puis vous vous rendez compte que vous l’avez envoyé à la mauvaise personne. Pire encore: Bryan Dube est le président de la société qui vous a envoyé un courrier électronique massif la semaine dernière (c'est pourquoi il s'est présenté comme un contact à part entière)..

Oui, ça s'appelle être foutu.

Utilisez plutôt un petit conseil appelé Control-K juste après avoir saisi les deux premières lettres du nom de votre ami. Cela ouvre la “Vérifier les noms” outil et vous permet de sélectionner le nom de la personne dans la liste de contacts officielle.

Cela peut sembler être une étape supplémentaire au début, mais pour les messages particulièrement sensibles, c'est une étape supplémentaire très importante. Il vous permet de confirmer et de vous assurer que le message que votre écriture va à la bonne personne.

Laissez les infos-courrier vous alerter des erreurs courantes dans Outlook

Personnellement, je pense que MailTips est l’une des plus grandes inventions jamais intégrées à Outlook. Les infos-courrier vous protègent d'une longue liste de problèmes en vous avertissant, par exemple, si le destinataire auquel vous envoyez un courrier électronique est en réalité un groupe avec un grand nombre de destinataires (ce qui vous protégera de l'erreur de réponse tout). envoyez un courrier électronique à une personne extérieure à la société et des astuces d’information similaires.

Pour activer les infos-courrier, allez simplement dans Options Outlook, sélectionnez “Courrier” puis faites défiler jusqu'à ce que vous voyez le “Options d'info-courrier” bouton.

Vous verrez tout ce que MailTips fait pour vous dans cette zone Options. Si vous aimez tout ce que vous voyez, confirmez que “Affichage automatique” est sélectionné puis cliquez sur OK.

Les infos-courrier peuvent vraiment vous sauver la vie. Lorsque des courriels critiques arrivent, vous serez avisé qu'il s'agit d'un message auquel vous voudrez peut-être répondre. Il vous indique également si cela provient d'un système automatisé qui vous a automatiquement transféré le courrier électronique - une fonctionnalité intéressante pour les informaticiens qui ont configuré des règles de transfert automatique à partir de différents scripts qui surveillent les systèmes informatiques et les serveurs..

Les infos-courrier vous informeront également lorsque vous essayez d'envoyer un courrier électronique à une adresse électronique non valide ou à une adresse contenant un nombre considérable de destinataires. Les infos-courrier peuvent vous éviter de commettre des erreurs de messagerie courantes de bien trop de manières pour être répertoriées ici..

Le simple fait d’utiliser ces trois outils importants dans Outlook peut vous sauver la vie, ou du moins votre fierté. Activez-les et utilisez-les, et épargnez-vous la peine de commettre ces erreurs Outlook courantes. Cela pourrait même sauver votre carrière!

Avez-vous déjà commis des erreurs de courrier électronique embarrassantes où des conseils comme ceux-ci vous auraient sauvé? Partagez vos expériences dans la section commentaires ci-dessous!

Crédits d'image: Femme en détresse via Shutterstock

En savoir plus sur: client de messagerie de bureau, conseils de messagerie, Microsoft Outlook.