10 fonctionnalités cachées de Microsoft Outlook qui sont rarement utilisées

Si vous utilisez Outlook, vous savez déjà qu’il s’agit d’un programme utile pour la gestion de votre courrier électronique et qui comprend de nombreuses fonctionnalités intéressantes. Aujourd'hui, nous allons couvrir quelques fonctionnalités moins connues d'Outlook qui pourraient aider à améliorer votre flux de travail..

1. Modifier le nombre de lignes dans les aperçus de message

Dans la liste des messages électroniques, Outlook affiche un aperçu de chaque message. Cela inclut l'expéditeur et la ligne d'objet de la première ligne, puis une ligne du corps du message électronique en dessous de celle par défaut..

Vous pouvez modifier le nombre de lignes du message affiché dans la liste des messages..

Aller au Vue onglet et cliquez sur le Aperçu du message bouton. Ensuite, sélectionnez 1 ligne (défaut), 2 lignes, ou 3 lignes. Ou sélectionnez De si vous ne souhaitez pas que l'e-mail soit affiché dans la liste.

On vous demandera si vous souhaitez appliquer ce paramètre à Ce dossier ou Toutes les boîtes aux lettres.

Le nombre de lignes que vous sélectionnez n'inclut pas l'expéditeur et la ligne d'objet. Donc si vous sélectionnez 2 lignes, vous verrez un total de trois lignes: l'expéditeur et le sujet sur la première ligne, puis deux lignes du corps du message en dessous.

2. Choisir le dossier à afficher lors du lancement d’Outlook

Si vous avez plusieurs comptes de messagerie dans Outlook, vous pouvez sélectionner la boîte de réception de compte de messagerie que vous souhaitez afficher par défaut lorsque vous ouvrez Outlook. Ou vous pouvez sélectionner un autre dossier en plus de la boîte de réception si vous le souhaitez..

Aller à Fichier> Options et cliquez Avancée dans le volet gauche du Options Outlook boite de dialogue.

dans le Outlook démarrer et quitter section, cliquez Feuilleter. Sur le Sélectionner le dossier boîte de dialogue, recherchez le compte souhaité et sélectionnez la boîte de réception ou un autre dossier dans lequel vous souhaitez démarrer Outlook..

Nous avons constaté que ce paramètre ne collait pas toujours. Faites-nous savoir dans les commentaires si cela a fonctionné pour vous.

3. Créer un dossier de recherche Outlook

Si vous recherchez souvent les mêmes mots et expressions dans Outlook, vous pouvez configurer un dossier de recherche virtuel. 6 Bonnes pratiques pour Outlook afin d’accroître votre flux de travail 6 Meilleures pratiques pour Outlook afin d’accroître votre flux de travail Si vous passez beaucoup de temps à utiliser Outlook, vous devriez étudier votre flux de travail. Faites en sorte que votre courrier électronique fonctionne pour vous et gagnez du temps pour des tâches plus importantes. Lire plus qui affiche une liste de tous les éléments correspondant à certains critères de recherche. Outlook fournit des modèles pour les dossiers de recherche ou vous pouvez créer vos propres.

Par exemple, le Courrier non lu Dossier de recherche affiche tous vos messages non lus dans un seul dossier, même s'ils se trouvent dans des dossiers différents de votre compte de messagerie. Les messages ne sont pas déplacés vers le dossier de recherche, ils y sont uniquement affichés. Les messages originaux restent dans leurs dossiers respectifs.

Pour créer un nouveau Dossier de recherche, Cliquez sur Nouveau dossier de recherche dans le Nouveau section sur le Dossier languette. Sélectionnez un modèle de dossier de recherche prêt à l'emploi dans la liste ou sélectionnez Créer un dossier de recherche personnalisé sous Douane au bas de la liste.

Si vous créez un dossier de recherche personnalisé, cliquez sur Choisir sur le Nouveau dossier de recherche boite de dialogue.

Puis entrez un prénom pour le dossier de recherche sur le Dossier de recherche personnalisé boite de dialogue. Cliquez sur Critères et spécifiez les détails de la recherche sur le Critères des dossiers de recherche boite de dialogue.

Si cela ne fonctionne pas pour vous, nous avons quelques méthodes que vous pouvez utiliser pour corriger Outlook Search Comment réparer Outlook Search quand cela ne fonctionne pas correctement Comment réparer Outlook Search quand cela ne fonctionne pas Avez-vous déjà rencontré un échec de la recherche dans Outlook? ? Si votre recherche Outlook ne fonctionne pas, ne paniquez pas. Suivez simplement ces étapes de dépannage. Lire la suite .

4. Nettoyer un dossier Outlook

La fonctionnalité Nettoyer le dossier d'Outlook supprime les messages redondants dans un fil ou un dossier. Les messages redondants sont les messages précédents d'un fil également cités dans les réponses. Les longs fils de messagerie pourraient se retrouver avec plusieurs copies des messages précédents cités dans chaque réponse.

le Dossier de nettoyage commande déplace les messages redondants dans le dossier sélectionné et ses sous-dossiers vers le Les éléments supprimés dossier par défaut.

Pour utiliser cette commande, cliquez avec le bouton droit sur le dossier que vous souhaitez nettoyer et sélectionnez Dossier de nettoyage.

Vous pouvez définir les options pour le Dossier de nettoyage commande en allant à Fichier> Options> Courrier> Nettoyage de la conversation. Sélectionnez le dossier dans lequel vous souhaitez déplacer les éléments nettoyés et activez ou désactivez les autres options de nettoyage souhaitées..

5. Envoyer un courriel à une date ultérieure

Parfois, vous devez écrire un email mais ne pas l’envoyer plus tard. Fonctionnalité de livraison différée d'Outlook 10 astuces rapides pour améliorer votre ordinateur Outlook 10 astuces rapides pour améliorer votre ordinateur Outlook Utilisez-vous pleinement le potentiel d'Outlook? Devenez un maître Outlook avec notre sélection de trucs et astuces moins connus et observez votre productivité décoller. Lire plus vous permet de le faire facilement.

Commencez par écrire votre nouvel email ou répondez à un email. Puis clique Retard de livraison dans le Plus d'options section sur le Les options onglet dans la fenêtre de message.

Sous Options de livraison, vérifier la Ne pas livrer avant case et sélectionnez une date et une heure.

Sélectionnez les autres options souhaitées et cliquez sur Fermer.

Outlook stocke les e-mails programmés dans votre Boîte d'envoi jusqu'à ce qu'ils soient envoyés lorsqu'ils sont déplacés vers votre Envoyé dossier.

Si vous changez d'avis et devez annuler la livraison différée ou la changer à une date et une heure différentes, accédez à votre Boîte d'envoi et ouvrez le message électronique. Cliquez sur Retard de livraison sur le Les options onglet à nouveau et changer la date et l'heure pour la Ne pas livrer avant option ou décochez la case pour désactiver la livraison retardée.

6. Utilisez les étapes rapides

le Étapes rapides section de la Accueil Onglet dans Outlook fournit un accès en un clic aux actions courantes. Pour commencer, Microsoft fournit quelques étapes rapides, mais vous pouvez également créer votre propre.

Pour créer une étape rapide personnalisée, cliquez sur Créer un nouveau dans le Étapes rapides section. Sur le Modifier l'étape rapide boite de dialogue, prénom votre pas rapide.

Ensuite, sélectionnez une action dans la liste déroulante et cliquez sur Ajouter une action. Continuez à ajouter les autres actions que vous souhaitez effectuer dans la même étape rapide, en cliquant sur Ajouter une action après chacun.

Par exemple, vous pouvez configurer une étape rapide pour marquer les e-mails sélectionnés comme lus, puis les déplacer vers un certain dossier..

7. Ouvrez plusieurs fenêtres Outlook

Si vous utilisez Outlook pour le courrier électronique, la planification et les tâches, vous souhaiterez peut-être ouvrir plusieurs fenêtres Outlook. Cela vous permet de voir votre courrier électronique, votre calendrier et vos tâches en même temps au lieu d'utiliser les boutons de navigation pour continuer à changer de vue..

Pour ouvrir une autre fenêtre Outlook, cliquez avec le bouton droit sur l'icône Outlook dans la barre des tâches et sélectionnez Outlook 2016. Positionnez les fenêtres comme vous le souhaitez.

Lorsque vous fermez Outlook, accédez à Fichier> Quitter sur l'une des fenêtres ouvertes. Ne cliquez pas sur le X dans le coin supérieur droit de l'une des fenêtres. Outlook s'ouvrira la prochaine fois avec le même nombre de fenêtres et dans la même position où elles étaient lorsque vous avez quitté Outlook.

8. Créer et gérer des règles

Vous pouvez ne pas toujours aimer respecter les règles, mais les règles dans Outlook permettent aux règles Outlook de gérer votre boîte de réception d'e-mails. Laissez les règles Outlook de gérer votre boîte de réception d'e-mails. Des alertes et des filtres intelligents peuvent vous aider à rester au-dessus de votre boîte de réception. Outlook Desktop et Outlook.com offrent une fonctionnalité appelée "règles" et nous vous montrerons comment la configurer. Lire plus peut être très utile. Ils vous permettent de configurer des événements spécifiques à se produire automatiquement en fonction des actions qui se produisent.

Par exemple, vous pouvez déplacer des messages contenant des mots spécifiques dans la ligne d'objet ou d'une personne spécifique vers un dossier et marquer les messages comme lus en même temps. Vous pouvez créer une règle pour faire tout cela en même temps lorsque vous recevez des messages..

Pour créer ou gérer des règles, cliquez sur Règles dans le Bouge toi section sur le Accueil onglet et sélectionnez Gérer les règles et les alertes. le Règles et alertes boîte de dialogue vous permet de créer, modifier et exécuter manuellement des règles.

Cliquez sur Nouvelle règle pour créer une règle puis suivez les étapes de la Assistant de règles.

Une des fonctionnalités qui manque dans Outlook est la possibilité de se connecter automatiquement à votre courrier électronique. Toutefois, vous pouvez contourner cette limitation en utilisant des règles. Comment automatiser automatiquement CC ou BCC vous-même dans Outlook et Gmail Comment automatiser automatiquement CC ou BCC vous-même dans Outlook et Gmail Il est parfois utile de se rappeler des courriels importants. Lire la suite .

9. Changer le nom de votre compte Outlook

Lorsque vous ajoutez un compte de messagerie à Outlook, le nom par défaut du compte est votre adresse de messagerie, qui s'affiche dans le volet de gauche. Mais vous pouvez modifier le nom du compte en un nom plus descriptif, ce qui permettrait de repérer plus rapidement le compte que vous recherchez. Utile si vous avez beaucoup de comptes de messagerie dans Outlook.

Pour modifier un nom de compte, cliquez avec le bouton droit sur le nom du compte actuel dans le volet de gauche (et non sur la Boîte de réception du compte), puis sélectionnez Propriétés du compte. Ou aller à Fichier> Info (la Information sur le compte écran).

Ensuite aller à Paramètres du compte> Paramètres du compte et assurez-vous que le Email l'onglet est actif sur le Paramètres du compte boite de dialogue. Ce devrait être par défaut.

Sélectionnez le compte dans la liste pour lequel vous souhaitez modifier le nom (s'il n'est pas déjà sélectionné), puis cliquez sur Changement.

Changer la Nom du compte sous réglages généraux sur le Paramètres du compte boite de dialogue. Cliquez sur Suivant puis cliquez sur Terminé.

10. Utiliser les commutateurs de ligne de commande Outlook

Outlook fournit des commutateurs de ligne de commande qui vous permettent d'effectuer diverses opérations. Si vous préférez utiliser le clavier plutôt que la souris, vous pouvez accélérer les opérations dans Outlook à l'aide des commutateurs de ligne de commande. Ils peuvent également vous aider à résoudre les problèmes dans Outlook.

Nous avons déjà couvert 25 commutateurs de ligne de commande Outlook 2016. 25 Commutateurs de ligne de commande Outlook 2016 à connaître. 25 Commutateurs de ligne de commande Outlook 2016 à connaître. Vous pouvez tirer le meilleur parti d'Outlook en apprenant à utiliser les commutateurs de ligne de commande. Lire plus vous devriez savoir.

Par exemple, vous pouvez créer un nouveau message électronique avec un destinataire en ouvrant le Courir boite de dialogue (Touche Windows + R) et en entrant la commande suivante dans le Ouvrir case, en remplaçant l'adresse e-mail par l'adresse de votre destinataire.

outlook.exe / c ipm.note / m [email protected]

Des outils pour rendre Outlook encore plus utile

Si toutes les fonctionnalités d'Outlook, même les moins connues, ne vous suffisent pas, nous avons présenté quelques outils Outlook tiers utiles qui ajoutent des fonctionnalités à Outlook ou améliorent des fonctionnalités existantes. Et n'oubliez pas les notions de base, telles que l'ajout d'une signature électronique. Procédure d'ajout d'une signature électronique dans Microsoft Office 365 Comment d'ajouter une signature électronique dans Microsoft Office 365 Voici comment ajouter une signature électronique à l'application Web Microsoft Outlook dans Microsoft Office 365. En savoir plus .

En outre, n'oubliez pas que, outre les fonctionnalités exceptionnelles, de nombreux raccourcis Outlook peuvent vous aider à gagner du temps. Liste essentielle des raccourcis clavier Microsoft Outlook Liste essentielle des raccourcis clavier Microsoft Outlook . Lire la suite .

En savoir plus sur: Conseils de messagerie, Microsoft Office 2016, Microsoft Outlook.