Comment créer des factures pour les clients utilisant WordPress

Créer et envoyer des factures est une tâche à la fois essentielle et lourde pour la plupart des pigistes et des petites entreprises. Au lieu de créer manuellement une facture à l'aide d'un modèle, vous pouvez gagner beaucoup de temps en utilisant les bons outils. Dans cet article, nous allons vous montrer comment créer des factures pour des clients utilisant WordPress..

Même s'il existe un plugin WordPress pour les factures, nous vous recommandons d'utiliser une solution plus intuitive appelée Freshbooks. C'est pourquoi nous allons partager deux méthodes pour créer des factures. FreshBooks et WP-Invoice.

Méthode 1: Utiliser Freshbooks

Freshbooks est l'outil de comptabilité le plus simple et le plus professionnel pour les pigistes et les professionnels. C'est un outil de comptabilité conçu pour les non-comptables et il est parfait pour les professionnels de WordPress..

Il y a un essai gratuit de 30 jours pour toute fonctionnalité payante, et ils ont même un forfait gratuit pour toujours.

L'inscription est extrêmement facile et vous n'avez même pas besoin de saisir les détails de votre carte de crédit pour la période d'essai. Lors de l'enregistrement, vous allez atterrir sur un tableau de bord simple qui ressemble à ceci:

Création de votre première facture dans Freshbooks

Créer et envoyer des factures avec Freshbooks est un jeu d'enfant. Cliquez simplement sur le bouton Nouveau et sélectionnez Facture dans le menu déroulant..

Si vous n'avez pas ajouté l'adresse de votre entreprise, Freshbooks vous demandera l'adresse de votre entreprise qui apparaîtra sur votre facture..

L'assistant de facturation vous demandera également pour quoi facturez-vous vos clients? Vous pouvez choisir l'heure, les articles ou les deux en fonction des services ou des produits que vous fournissez à vos clients..

Sur l'écran suivant, vous devrez fournir des informations sur le client. Freshbooks enregistre ces informations et vous pouvez les utiliser ultérieurement lorsque vous devez envoyer une facture à ce client..

Après avoir enregistré les informations de votre client, vous pouvez faire défiler la liste pour saisir les tâches et les éléments, les tarifs et le montant dû. Vous pouvez ajouter plusieurs lignes pour chaque élément ou tâche avec des notes, des termes et conditions supplémentaires..

Une fois que vous êtes satisfait de la facture, vous pouvez l'enregistrer en tant que brouillon ou l'envoyer instantanément par courrier électronique. Vous pouvez également envoyer une facture par courrier postal.

C'était simple, n'est-ce pas?

Ajout de méthodes de paiement dans FreshBooks

Freshbooks vous permet d'accepter les paiements en ligne des clients. Il prend en charge PayPal et Stripe par défaut, et vous pouvez activer d'autres passerelles de paiement populaires. Si vous devez configurer des paiements, vous devez cliquer sur l'onglet Paramètres du menu supérieur, puis sur l'onglet Accepter les cartes de crédit..

Activez le mode de paiement que vous souhaitez utiliser et répondez à quelques questions simples concernant les détails de votre compte. C'est tout, vos clients peuvent désormais vous payer en ligne lorsqu'ils reçoivent une facture de votre part..

Suivi du temps et des dépenses avec FreshBooks

FreshBooks vous permet de gérer et de suivre vos dépenses. Cliquez simplement sur l'onglet des dépenses pour commencer.

Freshbooks peut importer vos dépenses de plus de 13 000 institutions financières. Vous pouvez facilement le connecter à votre compte bancaire et à vos cartes de crédit. Vous pouvez également ajouter manuellement des dépenses et enregistrer des reçus en prenant simplement un instantané depuis votre téléphone..

Si vous travaillez sur une base horaire, chaque seconde de votre travail devrait être facturée au client. Freshbooks est livré avec un outil de suivi du temps intégré. Cliquez simplement sur l'onglet Suivi du temps pour commencer.

Il vous suffit d'entrer les détails du projet et de consigner vos heures. Vous pouvez également lancer le suivi du temps en cliquant sur le bouton Démarrer la minuterie..

Méthode 2: Utiliser un plugin WordPress

Un autre moyen de gérer les factures consiste à utiliser le plug-in WP-Invoice. De cette façon, votre site Web WordPress devient la plaque tournante de vos factures et de vos paiements..

La première chose à faire est d’installer et d’activer le plugin WP-Invoice. Lors de l'activation, le plugin ajoutera un nouvel élément de menu "Facture" dans votre administrateur WordPress. Vous devez visiter Facture »Paramètres configurer le plugin.

Vous devez d’abord entrer le nom de votre entreprise comme vous voulez qu’il apparaisse sur les factures. Ensuite, vous devez sélectionner une page pour afficher les factures. Nous vous recommandons de créer une nouvelle page WordPress intitulée Factures et de sélectionner cette page ici. Cette page sera utilisée pour afficher vos factures.

WP-Invoices propose plusieurs options de paiement (voir notre liste de 5 alternatives PayPal permettant aux pigistes de collecter des paiements dans WordPress. Vous devez choisir un système de paiement par défaut parmi les passerelles de paiement Stripe, 2CheckOut, PayPal, Carte de crédit ou Interkassa. Vous pouvez sélectionner activer ou désactiver les passerelles de paiement et permettre à vos utilisateurs de choisir leur mode de paiement préféré.

Lorsque vous choisissez un mode de paiement, vous remarquerez un nouvel onglet sous les paramètres permettant de configurer cette passerelle de paiement. Chaque passerelle de paiement a différents paramètres que vous devrez configurer en vous connectant à votre compte sur cette passerelle et en obtenant vos clés d'API..

Après avoir configuré vos passerelles de paiement, cliquez sur Enregistrer tous les paramètres bouton pour stocker vos modifications.

Créer une nouvelle facture

Pour créer et envoyer une nouvelle facture à un client, accédez simplement à Factures »Ajouter un nouveau. Vous serez invité à fournir l'adresse e-mail du client.

Après avoir entré l'adresse e-mail, le plug-in chargera l'écran Editeur de factures. Vous remarquerez différentes boîtes de méta sur l'écran de modification, ainsi que les zones de titre et d'édition de post habituelles. Juste en dessous de la boîte aux lettres, vous remarquerez une metabox pour ajouter les éléments que vous incluez dans cette facture..

Entrez simplement un article, une quantité et un prix. Le plugin calculera le montant total et l'affichera comme solde. Vous pouvez cliquer sur le lien Description pour ajouter un descriptif à un élément de la liste. Vous pouvez aussi cliquer sur le bouton 'Ajouter une remise ' bouton pour déduire le montant actualisé basé sur un pourcentage ou un montant fixe.

Sous la zone des éléments de facture, vous remarquerez la zone de passerelle de paiements. Cela montrera votre paiement par défaut et tous les modes de paiement que vous avez activés sur votre site. Vous pouvez modifier ces paramètres pour une facture si vous le souhaitez, ou vous pouvez le laisser utiliser les options par défaut que vous avez définies dans les paramètres du plug-in..

Sur votre droite, vous verrez la metabox des informations utilisateur. Il montrera l'adresse email du client. Vous pouvez remplir le reste de l'information. Si vous ne disposez pas de toutes les informations, vous pouvez les laisser en blanc et le client peut les compléter lors du paiement..

Dans la zone de publication, des options vous permettent de publier cette facture sous forme de devis, d'autoriser des paiements partiels ou d'en faire une facture récurrente. En cliquant sur le Basculer avance Ce lien vous permettra d'ajouter une date d'échéance pour la facture et de saisir des informations fiscales..

Après la publication de la facture, vos clients recevront une notification par courrier électronique avec un lien vers la page de facturation sur votre site WordPress. Si vos clients ne reçoivent pas de notifications par courrier électronique, consultez notre guide pour savoir comment résoudre le problème d'envoi de courrier électronique par WordPress. Le verra la facture, avec un lien pour imprimer la version PDF avant d'effectuer le paiement. Les clients peuvent également modifier leurs informations personnelles sur la page.

Affichage des factures et des rapports

Toutes les factures que vous créez sont accessibles depuis Factures »Voir tous. Vous pouvez trier et filtrer vos factures en utilisant le menu situé à droite..

Pour avoir une vue à vol d'oiseau de vos revenus et de vos factures, vous devez visiter Factures »Rapports. Vous pourrez y voir des graphiques et des diagrammes pour toutes les factures..

Réglage précis de vos factures, courriels et paiements

La page des paramètres pour les factures changera une fois que vous aurez enregistré vos paramètres initiaux. Maintenant si vous visitez Factures »Paramètres, vous pourrez voir de nombreuses autres options que vous pouvez configurer. Par exemple, vous pouvez modifier les modèles d'e-mail, créer plusieurs modèles, ajouter des éléments de campagne pour ajouter rapidement des éléments à une facture. Vous pouvez même importer / exporter vos données de facture dans un fichier XML.

Avantages et inconvénients de WP-Invoice et Freshbooks

En utilisant WP-Invoice, vous obtenez un plugin gratuit qui s'intègre parfaitement à votre site Web. Vous n'avez pas besoin de faire appel à un service tiers pour gérer vos clients et vos paiements. Vous pouvez configurer des sauvegardes WordPress automatiques sur un stockage en nuage pour vous assurer que vos données sont en sécurité..

D'autre part, FreshBooks est utilisé par des milliers de professionnels. Vos données sont stockées sur le cloud et vous n'avez pas à vous soucier de la sauvegarde ou de la sécurité. Plus important encore, il ne s’agit pas simplement d’un logiciel de facturation, il s’agit d’une solution comptable complète pour les non-comptables. Vous pouvez suivre vos dépenses, connecter vos comptes bancaires, recevoir des paiements en ligne, etc. De plus, chaque jour que FreshBooks se connecte à davantage de services, il devient plus puissant et plus facile à utiliser..

C’est tout, nous espérons que cet article vous a aidé à créer des factures pour des clients utilisant WordPress. Vous pouvez également consulter notre tutoriel sur la procédure d’ajout de témoignages de clients en rotation dans WordPress..

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