Marre des réunions inefficaces? Envoyez ces 8 règles à votre patron

La grande majorité d'entre nous savons à quel point les réunions peuvent représenter une perte de temps et de productivité. Mais si une réunion est bien organisée (et bien dirigée), il n'y a aucune raison pour qu'elle ne puisse pas améliorer la productivité, la motivation et le moral de chaque participant..

Il y a beaucoup de contenu sur la raison pour laquelle nous détestons les réunions. Facebook déchaîne en un moment de frustration totale dû aux occasions manquées grâce à une réunion mal organisée et apparemment inutile qui a traîné bien au-delà du temps imparti.

Voici quelques règles à suivre pour de meilleures réunions et pour vous assurer de ne pas perdre votre temps à tout le monde. Croyez-moi.

Ayez un but et assurez-vous que les gens le savent

Si vous appelez simplement tout le monde pour faire le point ou pour vous plaindre, c'est une conférence. Une conférence n'est pas une réunion. Si vous devez mettre à jour tout le monde, envoyez un courrier électronique ou publiez-le sur un outil d'équipe tel que Slack, qui facilite la communication de groupe. Slack rend la communication de groupe plus rapide et plus facile Slack rend la communication de groupe plus rapide et plus simple Les courriels de groupe peuvent réellement réduire la productivité. Il est temps de mettre les clients de messagerie au repos et d'utiliser des services de collaboration tels que Slack, récemment lancé. Lire la suite . Ce sera une meilleure utilisation du temps de chacun.

Si vous êtes dans une position où une réunion est vraiment nécessaire (c'est-à-dire lorsque vous devez présenter quelque chose au groupe, en discuter, échanger des idées, etc.), assurez-vous que l'objectif est clair. Pourquoi, exactement, réunissez-vous tout le monde?

Mauvais but: “Pour que tout le monde soit au courant de ce qui se passe”.

Meilleur but: “Pour rassembler des idées, définir un calendrier et attribuer les actions suivantes à chaque membre de l'équipe afin que nous puissions lancer le produit X360 avec succès d'ici la fin du mois de mars.”.

Et s'il vous plaît, assurez-vous que tous les participants connaissent l'objectif de la réunion avant qu'elle ne se produise. Si les gens savent quels seront les résultats finaux d'une réunion, ils seront beaucoup plus susceptibles d'être prêts et, espérons-le, d'avoir réfléchi à certains des sujets à débattre plutôt que de penser à la volée.

Créer un agenda clair et structuré

Votre but est votre destination. Votre agenda est votre feuille de route pour savoir comment vous allez y arriver. Sans cette feuille de route, les réunions deviennent souvent incontrôlables, hors du sujet et loin du nombre de décisions autant que vous le souhaitiez. Si vous remarquez que vos réunions sortent du sujet, arrêtez la discussion et ramenez-la sur les rails dès que possible..

Structurez facilement vos agendas de réunion Créez facilement des agendas de réunion en utilisant les attentes de la réunion [iPad] Créez facilement vos agendas de réunion en utilisant les attentes de la réunion [iPad] Bien qu'aucun d'entre nous ne soit impatient d'assister aux réunions, il existe heureusement un certain nombre d'applications en ligne et mobiles utiles, telles que AgreeDo, qui facilitent la planification des réunions. Toutes les réunions réussies commencent… Lisez plus attentivement en utilisant un produit tel que Meeting Attentes (iPad) ou des outils en ligne tels que MyCommittee et Minutes.io. Fixez une date limite stricte pour chaque point de l'ordre du jour, tout en donnant à chaque personne un aperçu de ses attentes. Si vous souhaitez que quelqu'un contribue à une certaine discussion lors de la réunion, faites-le savoir! Par exemple:

Ordre du jour

1. Déclaration d'intention pour la réunion et préparation (5 minutes)
2. Lancement post mortem lors du lancement de la semaine dernière - quels étaient nos indicateurs de performance clés (Kim en fera rapport). Qu'est-ce qui s'est bien passé? qu'est-ce qui n'a pas (15 minutes)
3. Idées sur la manière dont nous pouvons sensibiliser au prochain lancement (tout le monde - pensez à quelques idées avant la réunion) - (15 min)
4. Choisissez 3 de ces idées pour développer davantage avant la prochaine réunion - (10 minutes)
5. Assigner les actions suivantes à chaque membre de l’équipe - (5 min)

Assurez-vous que tout le monde a ce dont il a besoin

Je crains de perdre le temps perdu chaque année dans le monde en raison du fait que les gens ne se préparent pas aux réunions (notamment, ils ne savent pas comment prendre les notes de réunion appropriées. Faites fonctionner le procès-verbal. Comment prendre des notes efficaces pendant une réunion. Comment prendre des notes efficaces pendant une réunion C’est une compétence que peu de gens ont perfectionnée: les minutes parfaites de la réunion. Le compte rendu des événements vous évite des maux de tête plus lointains. Voici comment vous prenez des minutes effectives dans une réunion. Partagez votre agenda avec tous les participants au moins deux jours avant la réunion afin qu'ils puissent rassembler tout ce qui leur est demandé..

Si vous avez besoin d'un membre de l'équipe pour apporter quelque chose, assurez-vous qu'il comprend à quel point c'est important et qu'il est imprimé (si nécessaire) à l'avance, pour s'assurer qu'ils ne restent pas dans une file d'attente pour l'imprimante. La dernière chose dont vous avez besoin est que les participants s'excusent- “Oh, désolé, je n'ai pas eu l'occasion de le préparer. Je le préparerai pour la semaine prochaine.“. Cela n'aide personne.

Si vous organisez une réunion avec des personnes travaillant à distance, commencez par consulter nos pages détaillées. “Guide de réunion en ligne” De plus, assurez-vous que tout le monde sait utiliser l'outil de conférence que vous décidez d'utiliser. Avant la réunion, demandez aux utilisateurs de vérifier leur micro, leur webcam et de s’assurer qu’ils disposent des plug-ins éventuellement nécessaires, par exemple Google+ Hangouts. Conseils pour planifier et organiser des réunions efficaces avec Google Hangouts Conseils pour planifier et organiser des réunions efficaces avec Google Hangouts Avec la technologie Internet actuelle, la tenue de réunions en ligne peut être à la fois efficace et économique, en particulier si vous les planifiez à l'avance et utilisez des outils permettant de gagner du temps. Au cours des derniers mois, j'ai participé à des réunions en ligne… Read More .

Invitez seulement les personnes qui en ont besoin

N'invitez pas toute l'équipe simplement pour que vous vous sentiez comme le grand patron. Invitez uniquement les personnes dont vous avez besoin. C'est-à-dire les personnes en mesure de vous aider à atteindre le but de la réunion. Tous les autres peuvent être mis à jour ultérieurement en lisant le compte rendu de la réunion ou en discutant avec leurs collègues à un moment plus opportun..

Gardez les minutes détaillées

Utilisez un produit tel que Agreedo (gratuit) pour conserver des procès-verbaux détaillés Agreedo: rédigez et rédigez vos procès-verbaux de réunion gratuitement en ligne Agreedo: écrivez et gérez vos procès-verbaux de réunion daffaires gratuitement en ligne Depuis plusieurs semaines, je cherche une solution de- utiliser un site Web ou une application qui me permettrait de conserver et de conserver les procès-verbaux des réunions. L’approche traditionnelle par document texte n’est plus une méthode productive… Lire la suite sur laquelle vous pouvez revenir en toute fiabilité. réellement comprendre. Cet outil vous permet de prendre des minutes détaillées à l'aide de raccourcis clavier, de suivre les résultats des réunions (telles que les tâches accomplies) et de partager ces minutes rapidement et facilement avec votre équipe. Si vous utilisez un iPad, vous pouvez également essayer MinuteTaker (7,99 $) pour des rapports de réunion professionnels MinuteTaker et Meetings vous aident à produire des rapports iPad professionnels MinuteTaker et des réunions vous aident à produire des rapports Minute professionnels dans mon guide gratuit en ligne MakeUseOf fourni quelques conseils pour la planification et la tenue de réunions sur le Web, j'ai également mentionné quelques applications de prise de minutes. Bien que très peu d'entre nous… Read More .

Assurez-vous que lorsque les gens lisent ce procès-verbal, ils connaissent les points principaux / résumés de ce qui a été discuté et ce qui a été décidé, ainsi que la possibilité de revenir rapidement sur ce document pour savoir ce qu’ils-mêmes doivent faire ensuite..

L'exclusion n'est pas toujours préférable à l'inclusion

Je sais que j'ai (juste) mentionné que seules les personnes réellement nécessaires devraient assister à une réunion, mais de temps en temps, vous devez également inclure tout le monde pour une session informelle plus informelle, où vous pouvez tous échanger des idées, parler de ce qui pourrait améliorer l'organisation.

Utilisez cela comme une opportunité de bâtir une équipe plus forte. Faites ceci sur un repas ou une bière. Apportez de la nourriture savoureuse au bureau et demandez à chacun de consacrer une heure ou deux de sa journée à mieux connaître ses collègues, tout en travaillant ensemble pour apporter des améliorations à la société dans son ensemble. Encore une fois, ayez un but et un ordre du jour, mais essayez de rendre ce genre de réunion plus informelle, moins structurée, mais toujours avec un thème général, tel que “Rendre l'organisation plus efficace”, ou “Idées sur la diversification”.

Affecter les actions suivantes à effacer”

Avant de terminer la réunion, assurez-vous que toutes les personnes présentes dans la salle connaissent l'action exacte à suivre, ainsi que son calendrier. C'est un truc que David Allen a vraiment poussé dans son livre fantastique "Getting Things Done". Quel que soit le projet sur lequel tout le monde travaille, assurez-vous que la prochaine action doit être clairement définie pour que ce projet continue à avancer..

Pour réitérer, il doit s'agir d'une action spécifique (ou d'un ensemble d'actions), avec un délai strict, et pas simplement d'une idée générale qui doit être concrétisée «dès que possible». Par exemple

Mauvaise action suivante: “Résumer le lancement du mois dernier '.

Meilleure action suivante: “Préparez une feuille de calcul (avec quelques graphiques utiles) affichant nos indicateurs de performance clés pour la période de lancement globale. Partagez ceci avec l'équipe de lancement, en envoyant un bref courriel expliquant comment vous pensez que le lancement s'est déroulé. S'il vous plaît avoir cela fait par jeudi”.

Demander des commentaires

Beaucoup de gens se méfient des critiques de leurs «supérieurs» ou de leurs collègues. Après chaque réunion, demandez-leur de laisser des commentaires anonymes via un formulaire en ligne (une liste d'outils de sondage en ligne gratuits, voilà ce que tout le monde dit: 5 outils gratuits pour des sondages en ligne efficaces Tout le monde dit: 5 outils gratuits pour des sondages en ligne efficaces Pendant un certain temps, vous n'auriez pas eu beaucoup de choix quant au service de sondage à utiliser, mais de nos jours, vous avez l'embarras du choix: quel est le meilleur pour vous? Lire plus ici). Découvrez ce que les gens pensaient de la réunion - était-ce trop long? Cela leur a-t-il semblé utile? Ont-ils été entendus? Comment la réunion pourrait-elle être améliorée la prochaine fois?

Quels que soient les commentaires que vous recevez, assurez-vous de ne pas les ignorer. Faites évoluer vos réunions pour vous assurer qu'elles fonctionnent bien pour toutes les personnes concernées.

Dans l’ensemble, en suivant ces règles simples pour vous assurer que vos réunions sont bien préparées et bien dirigées, vous serez en mesure de réduire la durée et d’accroître l’efficacité de vos réunions tout en minimisant la frustration de chacun.!

Et vous? Si vos réunions se déroulaient plus comme cela, pensez-vous qu'elles seraient plus efficaces??

Crédit d'image: Woodleywonderworks, réunion d'équipe, via Flickr

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