Devez-vous utiliser des documents PDF ou Microsoft Office? Les avantages et les inconvénients

Nous rencontrons tous des documents PDF tous les jours. C'est le format idéal pour les relevés bancaires, les manuels d'instructions, les rapports en ligne et bien plus encore..

Mais est-ce toujours le meilleur format? Comment savoir si vous devriez utiliser un document PDF ou l’un des types de fichiers Microsoft Office??

Si vous ne savez pas quel format utiliser pour quelle utilisation, continuez à lire. Dans cet article, je vais expliquer les avantages et les inconvénients de l'utilisation d'un fichier PDF par rapport aux fichiers DOC, XLS et PPT..

PDFs: Les avantages

Commençons par évaluer les avantages des documents PDF. Dans quelles circonstances devriez-vous toujours les utiliser?

Autonome

Si vous produisez du contenu destiné à être distribué à d'autres personnes - par exemple, des présentations commerciales, des notes de cours ou des lettres d'information - vous devriez utiliser le format PDF pour envoyer les fichiers..

La raison? Les PDF sont autonomes. Le fichier lui-même contient toute la mise en forme, les polices et les schémas de configuration. Ils obtiendront le même rendu à chaque fois sans s’appuyer sur le système d’exploitation, le matériel ou les logiciels..

Quiconque a ouvert un document Microsoft Word sur Google Drive sait à quel point c'est important. Si vous envoyez un fichier DOC à un autre utilisateur qui n'utilise pas la même application ou qui n'a pas les mêmes polices installées, le résultat sera souvent compliqué..

Impression de haute qualité

Les documents PDF étant autonomes, les imprimeries les accepteront avec joie. Souvent, ils n'acceptent pas les documents Word. Comment imprimer correctement les documents Microsoft Office Comment imprimer correctement les documents Microsoft Office Est-il parfois impossible d'imprimer des documents exactement comme vous le souhaitez? Nous pouvons aider! Nous vous montrons toutes vos options d'impression et vous aidons à choisir les bons paramètres pour des documents parfaitement imprimés. Lire plus ou d'autres formats Microsoft Office.

Les PDF sont “Ce que vous voyez est ce que vous obtenez” - Quelle que soit l'apparence de la page sur votre écran, vous pouvez être assuré que son apparence sera identique à celle d'une copie physique. Les images haute résolution conserveront leur aspect professionnel et la mise en page ne sera pas compromise.

Par conséquent, si vous souhaitez imprimer un lot d’affiches, de dépliants ou même un diaporama PowerPoint, veillez à enregistrer votre fichier au format PDF avant de vous rendre en ville..

Plusieurs formats

Oui, vous pouvez importer des paragraphes de texte dans un fichier PowerPoint ou coller une diapositive PowerPoint dans Excel, mais le processus nécessite beaucoup de bricolage si vous souhaitez que le document final ait une apparence respectable. Les différents formats Office ne sont pas vraiment conçus pour d'innombrables formats et de nombreuses intégrations.

Même si votre document a une belle apparence à l'écran, si le fichier est volumineux, son ouverture et / ou sa sauvegarde peut prendre beaucoup de temps. Les documents PDF peuvent facilement prendre en charge du texte, presque tous les types d’images, des graphiques vectoriels, des diapositives, du code HTML, etc..

Interactif

Les fichiers Microsoft Office peuvent être interactifs, mais les PDF sont un meilleur choix pour les formulaires de demande, les formulaires de commentaires et autres situations nécessitant une saisie de données. Voici pourquoi:

• Champs fixes - Il n’est pas possible pour un utilisateur final de supprimer accidentellement un champ, d’interpréter de manière incorrecte les données nécessaires ou d’omettre une question..
• Guides pas à pas - Les créateurs peuvent ajouter des notes de marge pour guider les utilisateurs dans des formulaires complexes..
• Formules - Vous pouvez créer instantanément un PDF, ajouter la taxe de vente ou calculer les taux de change sur une facture. Évidemment, Excel vous permet également de travailler avec des formules et des équations. Besoin d'aide avec les formules Excel? 7 ressources à consulter Besoin d'aide avec les formules Excel? 7 Ressources à consulter Excel est la norme de référence pour les tableurs. Si vous devez utiliser Excel et que vous devez vous familiariser avec celui-ci, ces ressources vous présenteront rapidement les bases et plus encore. En savoir plus, mais il n’existe aucun moyen de conserver les formules lors de la conversion de XLS en PDF.
• Signature - Certains services, tels que Adobe Sign et DocuSign, vous permettent d'ajouter votre signature. Pouvez-vous signer électroniquement des documents & devriez-vous? Pouvez-vous signer électroniquement des documents et devriez-vous? Peut-être avez-vous entendu vos amis férus de technologie jongler entre les termes signature électronique et signature numérique. Peut-être les avez-vous déjà entendus utiliser de manière interchangeable. Cependant, vous devez savoir qu'ils ne sont pas les mêmes. En fait,… Lire la suite aux contrats et autres documents personnels de manière simple et sécurisée.

Compatibilité

Il est avantageux d'utiliser à la fois des navigateurs et des lecteurs PDF spécialisés. PDF Reader ou navigateur: quelle visionneuse PDF est la meilleure solution pour vous? Lecteur PDF contre navigateur: quel visualiseur PDF vous convient le mieux? Un lecteur de PDF est souvent l’un des premiers outils que les gens installent sur leur nouvel ordinateur. Ce n'est pas glamour ou sexy, mais c'est un outil essentiel dans votre arsenal de productivité. Ou est-ce? Lire la suite .

En fin de compte, toutefois, tant que le destinataire aura installé un navigateur sur son système, il pourra ouvrir votre fichier. Ce n'est pas le cas si vous envoyez un fichier au format DOC, XLS ou PPT. Toutes les suites bureautiques ne peuvent pas gérer tous les formats.

PDF: Inconvénients et alternatives

Malgré ces avantages apparents, il arrive encore qu'un format PDF ne soit pas adapté. Je vais examiner certaines de ces situations et vous indiquer ce que vous devriez utiliser à la place..

Composition de texte

Les documents PDF ne disposent pas des puissants outils de formatage de Microsoft Word et des autres processeurs. Vous ne pouvez pas modifier les mises en page, les polices et autres problèmes stylistiques importants..

En outre, ils ne disposent pas de correcteurs orthographiques, de vérificateurs de grammaire et d’autres aides à l’écriture. Vous devez utiliser un traitement de texte traditionnel pour composer votre texte. Enregistrez le fichier au format PDF uniquement lorsque vous êtes sûr d'avoir terminé..

Modification du contenu

Les PDF ne sont également pas un bon choix lorsque quelqu'un d'autre a besoin de modifier ou d'ajouter des détails à votre document. 5 Outils gratuits pour modifier des fichiers PDF. 5 Outils gratuits pour modifier des fichiers PDF. Les fichiers PDF sont universellement utiles. Cependant, ils ne parviennent pas à éditer. Nous sommes ici pour vous montrer les meilleurs outils gratuits pour éditer vos fichiers PDF. Lire la suite . Par exemple, si vous êtes responsable de l'ajout de texte à un document et qu'à un stade ultérieur du processus, une autre personne est responsable de l'ajout d'images, il est déconseillé d'envoyer le fichier au format PDF..

Le format n'est pas éditable par nature. Les PDF ne sont qu'une image d'un document existant et ne constituent pas un document original. Au mieux, la plupart des lecteurs de PDF ne vous permettent de modifier que quelques mots à la fois..

Images

Si vous devez éventuellement réutiliser des images d'un document à une date ultérieure, utilisez les applications Office. Vous trouverez plus difficile, voire impossible, d'extraire les images incorporées d'un document PDF..

S'il est absolument nécessaire d'extraire une image d'un fichier PDF, vous pouvez saisir un écran d'impression et la modifier dans Paint - mais ce n'est pas un flux de travail efficace et vous risquez de perdre une partie de la qualité de l'image..

Collaboration

Les applications de création de PDF ne disposent pas d'outils de collaboration. Certains outils payants présentent des fonctionnalités que les meilleurs lecteurs gratuits Les 6 meilleurs lecteurs PDF pour Windows Les 6 meilleurs lecteurs PDF pour Windows Adobe Reader n'est pas toujours le meilleur choix pour afficher des fichiers PDF. Voici les meilleurs lecteurs PDF pour Windows 10 à prendre en compte. Lire la suite n'inclut pas, mais le processus est lourd.

La plupart des suites de productivité telles que Microsoft Office 365 et les applications de Google Drive permettent désormais une collaboration en temps réel sur les documents. 3 Outils de collaboration et de travail d'équipe Microsoft Office Online impressionnants 3 Outils de collaboration et de travail d'équipe Microsoft Office Online qui impressionnent avec Office 2016 et son équivalent en ligne gratuit, Office Online. , Microsoft a mis en place de nouveaux outils permettant aux équipes de collaborer à distance et en temps réel. Nous vous montrons ce que vous ne pouvez pas manquer. Lire la suite . Encore une fois, vous pouvez effectuer tout votre travail en utilisant une suite traditionnelle, puis ne l'enregistrer au format PDF qu'une fois le document terminé..

Partagez vos opinions

J'espère vous avoir donné une introduction générale sur la façon dont les documents PDF se comparent aux formats de fichier classiques de la suite Office, ainsi que sur le moment d'utilisation des PDF et le moment de les éviter..

J'aimerais savoir ce que vous ajouteriez à cette liste. Ai-je raté des pros? Ai-je oublié des inconvénients importants? Vous pouvez laisser vos pensées et opinions dans la boîte de commentaires ci-dessous.

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