Comment répondre à tous les e-mails de la bonne façon en ligne

En 1971, le premier courrier électronique jamais été envoyé d'un ordinateur à un autre. Maintenant, 269 milliards de courriels sont envoyés chaque jour.

Il est impossible d'imaginer combien de ces courriels sont inutiles. Combien servent seulement à causer plus de confusion. Consacrer encore plus d'attention et de patience à leurs destinataires.

Mais une chose est sûre: si plus de personnes commençaient à répondre efficacement aux e-mails, 5 outils pour rédiger des e-mails que les gens liraient et répondraient à 5 outils pour rédiger des e-mails plus lisibles et pour lesquels les internautes répondraient La rédaction n’est pas la tasse de thé de tous. Mais vous n'avez pas besoin d'être un grand écrivain pour envoyer un bon email. Vous n'avez besoin que de quelques outils pour garantir la qualité des messages. En savoir plus, nous serions tous un peu moins étroitement liés à nos boîtes de réception et à notre anxiété liée aux e-mails. Comment maîtriser l'anxiété de la boîte de réception Gmail? Comment maîtriser l'anxiété de la boîte de réception Gmail Tant d'e-mails, si peu de temps. Vous sentez-vous ainsi lorsqu'il s'agit de gérer votre boîte de réception Gmail? Nous vous montrons des paramètres simples et des outils utiles pour organiser et sécuriser votre boîte de réception Gmail. Lire plus serait un peu moins débilitant.

La solution la plus évidente ici n'est pas seulement “réponse en ligne,” mais répondre en ligne correctement. La réponse en ligne est l'endroit où vous répondez dans le corps principal de l'email, plutôt que d'écrire votre propre email à partir de zéro.

La réponse en ligne est quelque chose que la plupart d'entre nous faisons déjà de temps en temps. Mais nous devrions répondre en ligne loin plus souvent. Et nous devrions le faire en gardant à l’esprit quelques règles pour que ces fils de courriers électroniques complexes soient organisés et faciles à suivre..

Nous répondons à un mauvais courriel

Le contraire de la réponse en ligne est ce qu'on appelle souvent “top post.” C’est là que vous appuyez sur répondre à un e-mail et que vous commencez à taper en haut de la zone de texte. C’est ainsi que se compose la majorité des courriers électroniques actuels. Mais à moins que vous ne traitiez avec des conversations par courrier électronique extrêmement simples, la publication de haut peut causer toutes sortes de problèmes..

Tout d’abord, lorsqu’on poste en haut, se référer à l’email original devient un gros problème, ce qui implique de parcourir les emails après les emails pour trouver ce que vous cherchez. Vous devez ensuite revenir au courrier électronique que vous composez pour peut-être paraphraser ce que vous venez de trouver, hors contexte, et souvent il vous manque des points saillants..

Parfois, un destinataire peut répondre à votre courrier électronique dans un nouveau fil de discussion, ce qui signifie que votre conversation a maintenant lieu dans deux ou plusieurs fils distincts..

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Si vous êtes dans une conversation de groupe, les choses se compliquent encore. Garder une trace de qui répond à quoi, quand et ce que les réponses devaient être ceux les réponses deviennent un exploit presque impossible.

La réponse en ligne est la solution

Au lieu de top post alors, nous devrions répondre en ligne - c'est-à-dire dans le corps du message électronique d'origine. Dans Outlook et Apple Mail, vous pouvez voir le message d'origine dès que vous avez cliqué sur répondre. Dans Gmail, appuyez simplement sur les trois points en bas de l'écran de composition pour afficher la conversation..

Pointe: Pour supprimer la verticale “citation” de votre réponse dans Gmail, mettez en surbrillance l'intégralité de l'email, puis cliquez sur le bouton indent moins bouton.

La réponse en ligne résout le problème de la nécessité de faire défiler une multitude de messages, car le courrier électronique d'origine est inclus et peut être recherché dans le message le plus récent que vous avez reçu dans cette conversation. Cela signifie que tout est maintenu dans le contexte.

De plus, vous n'avez pas à perdre du temps à résumer les réponses d'autres personnes ou à copier-coller des extraits d'e-mails uniquement pour donner du sens à vos propres réponses. Avec les réponses en ligne, tout est là pour que tout le monde puisse s'y reporter à tout moment.

Et pour les discussions impliquant plusieurs personnes, distinguer qui a dit quoi et en réponse à qui est facile (si cela est fait correctement).

Répondre en ligne correctement

Lorsque la plupart des gens répondent en ligne, ils écrivent simplement leurs réponses à côté du texte auquel ils souhaitent répondre, et ils le font en gras ou en rouge..

C'est loin d'être idéal. Dès que quelqu'un ouvre un email en texte brut, il ne peut pas voir cette mise en forme. Et dès qu'il y a plus d'un couple de personnes dans un fil de discussion, les choses peuvent devenir compliquées rapidement.

Alors, voici un guide rapide sur correctement réponse en ligne qui est évolutive et gardera la confusion au minimum.

1. Ne comptez pas sur le formatage

Comme mentionné, dans certains cas, un destinataire peut ne pas être en mesure de voir la mise en forme que vous incluez dans un courrier électronique (par exemple, il peut préférer le texte brut). Si quelqu'un est daltonien, il peut être difficile de suivre les discussions contenant plusieurs couleurs..

Bien sûr, utilisez le formatage pour faciliter la recherche des réponses lors de la numérisation d'un courrier électronique. Mais ne comptez pas uniquement dessus.

2. Préface Réponses avec votre nom

Plutôt que de vous fier au formatage, prenez l’habitude de faire précéder toutes vos réponses de votre nom et, le cas échéant, de la date. Demander à tous les destinataires de faire de même.

Actuellement, dans Gmail, vous n'avez pas d'autre choix que de taper votre nom manuellement. La même chose est vraie pour l'application Apple Mail toujours fade.

Toutefois, si vous utilisez Outlook, une fonctionnalité permet de préfacer automatiquement vos réponses avec votre nom. Pour ce faire, allez à Fichier> Options> Mail. Ensuite aller à Réponses & Forward, vérifier la Préface des commentaires avec et tapez votre nom dans la zone de texte. Lorsque vous répondez dans le corps d'un e-mail, votre nom apparaît automatiquement entre parenthèses..

Mailbird a aussi cette option par défaut.

3. Utilisez des sauts de ligne, s'il vous plaît

Chaque fois que vous laissez une réponse en ligne, celle-ci doit figurer sur une nouvelle ligne plutôt que d'être insérée au milieu d'une phrase ou à la fin d'un paragraphe..

Cela facilite beaucoup la tâche à d'autres personnes de répondre à vos commentaires et simplifie l'analyse de la conversation autour de chaque point..

4. Indentez les réponses à plusieurs niveaux

Lorsque plusieurs points sont traités dans un même courrier électronique, plusieurs discussions se déroulent dans un même message..

Pour que ces informations soient bien organisées, vous devez mettre en retrait les réponses threadées afin d'indiquer clairement quels commentaires se rapportent à chaque point. Personnellement, je trouve ici, entre crochets (>), les caractères les plus intuitifs, car les puces peuvent ne pas apparaître dans les courriels en texte brut..

Cela vous épargnera beaucoup d’efforts pour essayer de déterminer à quelle partie de la conversation vous devez prêter attention..

5. Dernier recours: utilisez un meilleur outil

Personne ne prétend que les réponses en ligne sont la solution parfaite ici. Mais si vous n'avez pas d'autre choix que d'utiliser le courrier électronique, prenez le temps de rédiger des courriels efficaces. Comment rédiger un courriel professionnel parfait (sauvegardé par des données) Comment rédiger un courriel professionnel parfait (sauvegardé par des données) principale forme de communication dans les affaires. Pour réussir dans cet environnement, vous devez apprendre à composer des courriels professionnels efficaces. Nous vous montrons 9 astuces simples qui ont fait leurs preuves. Lire la suite . Sur la base des raisons ci-dessus, la réponse en ligne est le meilleur moyen de faire avancer les projets. Il aide également tout le monde à suivre plusieurs conversations dans les fils de messagerie sans perdre de temps à parcourir de longues listes de courriels antérieurs..

Si vous trouvez que même les réponses en ligne deviennent trop complexes ou si vos collègues ne peuvent pas prendre l'habitude de répondre correctement en ligne, il est peut-être temps de chercher un autre outil..

Des outils de communication tels que Slack, Yammer et Huddle facilitent la communication en équipe complexe. Plutôt que de continuer à lutter contre le courrier électronique, le moment est peut-être venu d'essayer l'un de ces outils..

Passez le mot

Lorsque vous adoptez ces règles de réponse en ligne simples, de nombreux destinataires apprécieront l'efficacité du comportement de ce courrier électronique. 5 Outils pouvant vous aider à rédiger de meilleurs courriels 5 Outils pouvant vous aider à rédiger de meilleurs courriers électroniques Tout le monde essaie encore de résoudre le problème de la messagerie électronique. Parlons donc de l’habitude la plus élémentaire: l’art de rédiger de meilleurs courriels. Avec l'aide de quelques outils sympas. Read More est et commence à imiter votre approche naturellement.

S'ils ne copient pas naturellement votre étiquette d'e-mail réfléchie, tirez-la dessus. Envoyez-leur cet article. Décrivez comment vous souhaitez qu'ils répondent et expliquez-leur que cela évitera des tonnes de messages mal compris, de perte de temps et de contexte..

Il n'y a vraiment aucun inconvénient.

Pensez-vous que ces règles vous aideront à rester au-dessus des fils de discussion complexes? Y a-t-il d'autres astuces de réponse en ligne qui pourraient vous être utiles??

Crédit d'image: sangoiri / Depositphotos

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