Transformez Gmail en un puissant outil de collaboration avec ces applications

Lorsque vient le temps de collaborer avec votre équipe, de nombreuses applications étendues peuvent vous aider. Cependant, beaucoup d’entre nous vivent encore dans nos boîtes de réception. Ainsi, lorsque vous souhaitez collaborer sur les e-mails reçus, ceux que vous composez ou même tenir une conversation rapide, vous pouvez le faire directement à partir de votre compte Gmail..

Heureusement, il existe d'excellents outils et astuces qui peuvent aider. Voyons quelques-uns des meilleurs.

Outils de messagerie pouvant vous aider

Hiver

Avec Hiver, vous pouvez gérer votre entreprise directement à partir de votre compte Gmail en utilisant des étiquettes, en assignant des tâches, en déléguant des messages et en suivant son statut..

En utilisant les étiquettes partagées, vous et votre équipe pouvez être informés rapidement de nouvelles tâches. Les contacts partagés facilitent la messagerie, les rappels par courrier électronique et l'aide au suivi, les notes permettent les conversations, et les modèles réutilisables peuvent donner à votre entreprise un aspect uniforme..

En outre, Hiver fournit un fonction de détection de collision de sorte que si une autre personne de votre organisation répond à un message partagé, vous le saurez immédiatement..

Hiver offre un essai gratuit afin que vous puissiez vérifier les fonctionnalités. La tarification du plan varie chaque mois après la période d’essai, en fonction du nombre d’utilisateurs, de courriels, de modèles et d’autres éléments. Notez que les utilisateurs que vous invitez chez Hiver doivent posséder un compte Google Apps ou Gmail..

Missive

Missive est un formidable outil de collaboration basé sur le Web car il intègre des discussions en ligne directement dans votre boîte de réception. L'application propose également des options de répétition ou d'archivage des discussions, la possibilité de composer des emails avec des coéquipiers et vous offre une application de messagerie robuste..

Une fois que vous avez ouvert un compte gratuit avec Missive, vous pouvez créer un groupe simplement en entrant le nom de votre entreprise. Invitez des personnes à rejoindre le groupe, connectez-vous à un compte Gmail actuel pour importer vos e-mails, puis vous êtes sur la bonne voie..

Collaborer est extrêmement simple. Vous pouvez mentionner un autre membre de l'équipe pour attirer son attention sur un message particulier. Ensuite, vous pouvez avoir une conversation concernant le courrier électronique avec une interface de type texte familier. Vous pouvez également discuter en privé avec les membres de votre équipe si nécessaire, modifier des messages et joindre des fichiers et des photos..

Pour une application de messagerie complète avec des fonctionnalités exceptionnelles, une collaboration facile et une interface simple, Missive est un choix formidable..

Todoist

Todoist est facilement l'une des applications de gestion de tâches les plus populaires et, avec la collaboration Gmail, elle est encore plus puissante. Vous pouvez rapidement convertir des messages en tâches, collaborer à des projets partagés et consulter des listes de tâches à effectuer dans votre boîte de réception..

L'application fournit des notifications pratiques, un système d'étiquettes s'adaptant au flux de travail, des commentaires avec fonction de pièce jointe, une fonction d'exportation pour iCalendar, une synchronisation en temps réel des périphériques et des niveaux de priorité codés par couleur. Toutes ces fonctionnalités pratiques facilitent la collaboration directe depuis votre boîte de réception Gmail..

Une caractéristique remarquable de Todoist est son accessibilité. Vous pouvez l'utiliser sur le Web, sur vos appareils mobiles et en tant qu'extension de navigateur. L'application est disponible gratuitement avec les options de version Premium et Business Plan sur une base d'abonnement annuel.

En gardant

Si vous et votre équipe utilisez Google Chrome, une application appelée Keeping permet de consulter la collaboration Gmail. Cette application est destinée aux entreprises qui fournissent un support par courrier électronique et contient un système de ticket interne.

Keeping fournit une boîte e-mail d'assistance générale avec des étiquettes triables fermées, non assignées, attribuées et fermées, tout en haut de votre compte Gmail. Vous pouvez modifier le statut d'un message de ouvert à fermé, attribuer des e-mails aux utilisateurs que vous avez configurés et utiliser des filtres pour voir le nombre d'affectations attribué à chaque utilisateur. L'application permet d'afficher des notes internes par message visible par l'ensemble de votre équipe, ce qui est non seulement pratique mais également nécessaire pour la collaboration d'assistance par courrier électronique..

Keeping offre un essai gratuit de 14 jours pour que vous puissiez l'essayer. Après cela, trois forfaits sont disponibles avec une tarification en fonction du nombre d'utilisateurs et de boîtes aux lettres partagées dont vous avez besoin. Comme mentionné, Keeping est uniquement disponible pour Google Chrome..

Groupes Google

La création d'un groupe Google peut vous aider, vous et votre équipe, à vous réunir sur des idées, des sujets et des e-mails provenant d'une boîte de réception collaborative..

Vous créez simplement un nouveau groupe, ajustez les paramètres d'autorisation de base et invitez votre équipe. Vous pouvez affecter et résoudre des sujets, gérer des balises utiles et utiliser des filtres pour rester à jour. Publier des messages et des réponses est facile, marquer les conversations comme étant terminées se fait en un clic, et afficher une activité et obtenir un lien vers le flux est également très simple..

Si vous souhaitez que votre entreprise reste simple ou que vous ne disposiez que d'un petit nombre de membres de l'équipe, Google Groupes est un outil de collaboration à considérer..

Plus d'outils que vous pouvez connecter

Trello

Trello propose différentes manières d'utiliser son outil de gestion de projet pratique pour la collaboration. Tout d’abord, si vous utilisez Google Chrome, il existe une extension utile appelée GMail to Trello qui vous permet d’ajouter des cartes à des forums. Une fois installé et que vous ouvrez un email dans Gmail, vous verrez un Ajouter une carte bouton en haut. Sélectionnez le bouton puis ajoutez les détails dans la fenêtre contextuelle. Cliquez sur Ajouter à la carte Trello et vous êtes prêt.

Vous pouvez également utiliser l'adresse électronique Trello que vous recevez gratuitement pour envoyer des courriels créant des cartes directement à vos forums. Chaque tableau Trello que vous créez est livré avec sa propre adresse e-mail. Pour accéder à cette adresse, il vous suffit de visiter le tableau de votre choix, sélectionnez Afficher le menu > Plus > Paramètres Email-to-Board. Une fois que vous avez cette adresse, vous pourrez créer des cartes pour votre équipe sans quitter Gmail..

Dropbox

Avec Dropbox, les utilisateurs de Google Chrome ont accès à une extension appelée Dropbox pour Gmail. Cet outil utile Dropbox Dropbox pour Gmail: Pourquoi Google Chrome est maintenant le meilleur client Dropbox Dropbox pour Gmail: Pourquoi Google Chrome est maintenant le meilleur client Dropbox Dropbox, l’un des meilleurs fournisseurs de stockage dans le cloud, nécessite la présence d’un client local installé sur votre ordinateur vraiment utile. Cependant, si vous utilisez Google Chrome, vous n'en aurez peut-être plus besoin. Lire la suite affichera le bouton Dropbox au bas de la fenêtre de composition du courrier électronique. Cliquez simplement sur ce bouton, parcourez ou recherchez un fichier ou une photo dans la fenêtre contextuelle, puis sélectionnez Insérer un lien. Cela enverra un lien vers cet élément à votre destinataire sans que vous ayez à naviguer à partir de votre boîte de réception..

Google Drive

Pour tout navigateur que vous utilisez pour accéder à Gmail, Google Drive est une option automatique. Comme avec l'extension Dropbox pour Google Chrome, vous devriez voir un bouton pour Google Drive au bas de la fenêtre de composition d'e-mail. Contrairement à Dropbox; Toutefois, l'utilisation de Google Drive 7 Différentes utilisations de Google Drive avec Gmail 7 Différentes utilisations de Google Drive avec Gmail Gmail et Google Drive répondent à la plupart de nos besoins en matière de productivité. Voyons quelques méthodes de bon sens et quelques astuces intelligentes qui nous permettent de réunir de manière transparente ces deux services. Lire plus vous permet d'envoyer un lien vers l'élément ou de le joindre directement au message, ce qui vous donne plus de flexibilité depuis votre boîte de réception..

Trucs et astuces utiles

Collaborer avec votre équipe à l'aide de Gmail ne vous oblige pas toujours à utiliser des applications ou des extensions tierces. Bien que tous ces outils soient des options utiles et merveilleuses, si vous avez une très petite équipe, vous trouverez des astuces simples que vous pouvez déjà utiliser dans Gmail..

Attribuer des articles avec des étiquettes. Gmail propose des libellés utiles Redécouvrez les libellés Gmail et maîtrisez enfin votre boîte de réception Redécouvrez les libellés Gmail et, enfin, dominez votre boîte de réception Il existe de nombreuses astuces pour gérer la surcharge de courrier électronique, mais il y en a un que vous n'utilisez peut-être pas: de bonnes vieilles étiquettes Gmail. Lisez-en plus pour garder votre boîte de réception et vos dossiers organisés, mais ces outils pratiques peuvent également être utilisés pour attribuer des tâches. 10 Tweaks Gmail sous-utilisés pour ajouter à votre flux de travail aujourd'hui 10 Tweaks Gmail sous-utilisés pour ajouter à votre flux de travail aujourd'hui Gmail existe depuis si longtemps à présent. Mais certaines fonctionnalités de Gmail nous surprennent encore. Examinons dix fonctionnalités qui peuvent accélérer la gestion de votre messagerie et votre flux de travail. Lire la suite et attirer l'attention sur des messages particuliers. Par exemple, vous pouvez configurer des étiquettes de couleur pour chaque membre de l'équipe. De cette façon, vous et votre équipe pouvez repérer les courriers électroniques qui nécessitent une attention immédiate..

Profiter des filtres. Gmail fournit des filtres puissants 4 Filtres Smart Gmail qui vous aident à gérer trop de courriers électroniques 4 Filtres Smart Gmail qui vous aident à gérer trop de courriers électroniques Désencombrer et organiser votre boîte de réception Gmail est une corvée quotidienne. Il existe un moyen plus intelligent de le faire. Créez quatre types de filtres de base dans Gmail pour trier automatiquement vos emails. Lire la suite qui sont très utiles et flexibles. Par exemple, vous pouvez faire en sorte que tous les courriels de Sue aient une étiquette spécifique appliquée et transmise à Phil. Comme autre exemple, vous pouvez avoir tous les courriels avec le mot Projet dans la ligne d'objet recevoir une étoile et être marqué comme important.

Utiliser la fonctionnalité de chat. Google Hangouts est intégré à Google Hangouts, ce qui signifie que vous n'avez pas à télécharger une autre application de messagerie si votre équipe entière utilise Gmail. Vous pouvez discuter via SMS ou initier un appel vidéo ou téléphonique avec une personne ou un groupe facilement. Particulièrement utile pour les équipes distantes, cette fonctionnalité vous permet de collaborer tout au long de la journée sans quitter Gmail..

Conseils supplémentaires:

• Gardez vos lignes d'objet claires et utilisez des mots-clés et de la cohérence pour assigner vos tâches. 10 super efficaces façons Inbox de Gmail vous fait gagner du temps 10 super efficaces façons Inbox de Gmail vous fait gagner du temps Inbox de Gmail est la dernière approche de Google en matière d'organisation et de gestion de la messagerie. Il peut vous donner un flux de travail de messagerie plus simple. Découvrez si la boîte de réception Gmail peut être le meilleur choix pour vous. Lire la suite .
• Gardez votre équipe au courant en la copiant sur les messages importants.
• Gardez tout le monde au courant des mots-clés à utiliser et de la structure des lignes d'objet.

Collaborez-vous avec Gmail??

Peut-être avez-vous un système en place pour utiliser Gmail pour la collaboration. Si oui, de quoi s'agit-il et réussit-il? Ou peut-être voudriez-vous essayer l’un des outils ou méthodes mentionnés ici. Dans les deux cas, la collaboration est essentielle pour de nombreuses entreprises performantes. Si nous pouvions entendre des applications simples telles que Gmail, votre entreprise en profiterait.

Quels sont vos meilleurs conseils de collaboration Gmail? Ne hésitez pas à partager vos pensées dans les commentaires ci-dessous.

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