Le guide Google Documents dont vous avez besoin pour tous vos documents professionnels

Vous disposez de nombreux outils pour créer et partager des documents. Les constructeurs de rapports, les éditeurs de documents et les applications de messagerie jouent tous un rôle dans vos tâches quotidiennes..

Mais avez-vous déjà sérieusement envisagé Google Docs??

La suite bureautique de Google dispose de fonctionnalités qui peuvent vous aider à créer, modifier et partager vos documents rapidement et facilement. Où que vous soyez et quel que soit votre travail, Google Docs vous permet de gagner du temps. 10 conseils Google Docs qui prennent quelques secondes et vous font gagner du temps 10 conseils Google Docs qui prennent des secondes et qui vous font gagner du temps Lorsque vous plongez dans les profondeurs du lecteur, la bonne fonctionnalité peut vous aider à créer des documents d'aspect professionnel. Nos conseils de vitesse vous aideront à le faire beaucoup plus rapidement. Lire la suite - et vous n'avez pas à dépenser un centime.

Voyons les fonctionnalités utiles de Google Docs qui peuvent fonctionner pour vous et votre équipe..

Utiliser Google Docs for Business Collaboration

Lorsque vous travaillez en équipe, la collaboration est essentielle. Google Docs dispose des outils intégrés qui facilitent grandement la collaboration sur n'importe quel document..

Partage de documents de base

Si vous souhaitez partager un document avec votre collègue ou votre équipe, Google Documents vous simplifie la tâche en utilisant deux méthodes différentes..

Partager à partir de Google Drive. Il suffit de cliquer sur le Partager bouton dans le coin en haut à droite pour commencer. Si vous n'avez pas nommé votre document, vous verrez une invite à le faire avant de le partager..

Ensuite, vous pouvez entrer des noms dans vos contacts Google ou leurs adresses e-mail pour leur envoyer directement le document. Mais avant de l’envoyer, sélectionnez les privilèges en cliquant sur le bouton Editer des fichiers bouton. Les choix de partage permettront aux autres d’éditer, de commenter ou d’afficher votre document. Lorsque vous avez terminé, cliquez sur Terminé.

Partager avec un lien. Si vous préférez partager un lien vers votre document, cliquez sur Obtenir un lien partageable dans la fenêtre contextuelle au lieu de saisir vos contacts. Vous verrez alors des options similaires pour permettre aux autres d’éditer, de commenter ou d’afficher le document. Ensuite, copiez simplement le lien et faites-le apparaître dans un message ou une fenêtre de discussion où vous souhaitez le partager..

Paramètres de partage avancés

Vous avez plus d'options lorsque vous avez un document contenant des informations sensibles ou un document auquel vous souhaitez réellement limiter l'accès..

Dans la fenêtre contextuelle de partage, cliquez sur Avancée dans le coin en bas à droite.

Vous pouvez ensuite empêcher les éditeurs du document de modifier l'accès ou d'inviter d'autres personnes. Vous pouvez également empêcher les commentateurs et les téléspectateurs d'imprimer, de copier ou de télécharger votre document. De plus, vous pouvez modifier l'accès que vous avez défini à l'origine.

Si vous décidez de partager votre document par courrier électronique, vous pouvez le faire depuis cette fenêtre, cliquez sur Apprendre encore plus si vous avez des questions, ou simplement appuyez sur Terminé lorsque vous avez terminé.

Commentaire Caractéristiques

Les commentaires sont le véritable carburant de la collaboration. Vous pouvez utiliser des commentaires pour ajouter des notes à des parties, des images ou des mots spécifiques du document. Ceci est bénéfique pour de meilleures modifications car vous pouvez avoir une discussion réelle sur le contenu avant d’apporter des modifications..

Pour ajouter un commentaire, sélectionnez la partie, l'image ou le mot auquel le commentaire fait référence. Ensuite, soit cliquez sur le plus bouton qui apparaît sur le côté du document ou le commentaires bouton en haut. Tapez votre note et appuyez sur la Commentaire bouton.

Une fois que vous avez ajouté un commentaire, celui-ci reste non résolu du côté du document. C’est pratique, car lorsqu’une décision est prise sur l’article, vous pouvez cliquer sur le bouton Résoudre bouton et le commentaire disparaîtra de l'écran.

Si vous souhaitez afficher les commentaires résolus ou les rouvrir, cliquez simplement sur le bouton commentaires bouton en haut. Tous les commentaires que vous rouvrez afficheront ces actions à la fois dans l'écran du document et dans la section Commentaires..

Des actions de commentaire supplémentaires vous permettent d’éditer, de supprimer ou d’obtenir un lien direct vers la note. Et lorsque vous cliquez sur le commentaires En partant du haut, vous avez la possibilité de recevoir des notifications par courrier électronique. Vous pouvez recevoir une notification pour chaque commentaire ou seulement ceux qui vous concernent. Les alertes vous font gagner beaucoup de temps, car vous n'avez pas à vous soucier de manquer.

Historique de la version

La gestion des versions de documents est une fonctionnalité indispensable pour partager et collaborer sur un document en temps réel. Ceci est particulièrement important lorsque l'équipe a la possibilité de modifier le document..

Cliquez sur Fichier> Historique des versions du menu. Vous pouvez ensuite nommer la version actuelle séparément du nom du document principal ou simplement afficher l'historique de la version..

Si vous sélectionnez Voir l'historique des versions, une barre latérale s'ouvre et affiche l'historique du document. Vous pouvez cliquer sur le bouton pour afficher uniquement les versions nommées ou les afficher toutes. Pour une version non nommée, vous pouvez cliquer sur le bouton plus (trois points) pour en ajouter un si vous le souhaitez.

Pour chaque version de la liste, vous verrez la date et l'heure auxquelles elle a été modifiée. Vous pouvez cliquer sur l'une d'elles pour voir cette version qui vous offre la possibilité de la restaurer en haut. Les versions nommées sont très utiles pour les longs documents ou ceux avec de nombreux collaborateurs.

Utiliser des modèles Google Docs utiles

L’utilisation d’un modèle est l’un des meilleurs moyens d’avancer dans la création d’un document commercial. Heureusement, Google Documents possède de nombreux modèles intégrés que vous pouvez utiliser. De plus, vous trouverez de nombreux autres modèles Google Doc 24 Modèles Google Docs qui faciliteront votre vie 24 Modèles Google Docs qui vous faciliteront la vie Les modèles peuvent vous faire gagner beaucoup de temps. Nous avons compilé 24 modèles Google Docs permettant de gagner du temps pour le travail, la santé, la maison et les voyages. Continuez avec vos projets, plutôt que de vous battre pour préparer des documents. Lire plus de sources extérieures. En voici plusieurs qui peuvent vous aider à créer des documents professionnels bien formatés et professionnels..

Modèles intégrés

Pour afficher tous les modèles intégrés à Google Documents, cliquez simplement sur les flèches situées en haut à côté de Galerie de modèles après vous être connecté. Vous pouvez ensuite voir ceux qui concernent des propositions telles que des notes et des notes de réunion, ceux spécifiques à votre secteur d'activité, tels que les ventes ou les ressources humaines, et ceux destinés aux lettres commerciales et aux curriculum vitae..

Sélectionnez l'un des modèles et celui-ci s'ouvrira dans la fenêtre de l'éditeur. Ensuite, remplacez simplement le texte du modèle par le vôtre et vous êtes prêt.

Modèles supplémentaires

Si vous ne voyez pas de modèle intégré à Google Documents qui corresponde à vos besoins, vous pouvez utiliser des options extérieures. En voici quelques-uns pour vous aider à démarrer.

Plan d'affaires

Complet avec une table des matières pour ce que vous devriez inclure, ce modèle de plan d’entreprise est soigné et propre. Et, si vous avez besoin d’une aide supplémentaire, suivez ces étapes pour créer votre propre plan d’entreprise. Comment rédiger un plan d’entreprise Comment rédiger un plan d’affaires Êtes-vous sur le point de créer votre propre entreprise? Commencez avec un plan! Suivez les grandes lignes de notre plan d’affaires ou utilisez l’un des modèles que nous avons compilés. Lire la suite .

Lettre de résiliation

Lorsque vous avez besoin d’une lettre officielle de résiliation, ce modèle est utile. Il comprend un emplacement pour le logo de votre entreprise en haut et des invites utiles pour les détails à inclure..

Programme de la réunion

Si vous recherchez un simple agenda de réunion avec un format de tableau, celui-ci est parfait. Il comprend également des emplacements pour les articles que vos participants devraient lire ou apporter, ce qui est pratique..

Ajouter des add-ons Google Docs Business

Si vous ne connaissez pas les modules complémentaires Google Documents, il s'agit d'outils similaires aux extensions de navigateur que vous pouvez ajouter à l'application. Ils vont des affaires à la productivité en passant par les services publics. Pour accéder à la boutique de compléments, ouvrez un document Google Documents, cliquez sur Add-ons dans le menu du haut, puis Obtenez des add-ons.

Voici plusieurs add-ons qui pourraient être idéales pour vos tâches professionnelles:

Diagramme LucidChart

Lucidchart est l'alternative Visio que vous attendiez Lucidchart est l'alternative Visio que vous attendiez Vous n'avez peut-être jamais entendu parler de Lucidchart, mais je parie que vous avez entendu parler de Microsoft Visio . En savoir plus, Lucidchart Diagrams est un excellent outil. Si vous utilisez déjà l'application en ligne, il vous suffit de vous connecter et d'accéder à vos diagrammes directement depuis Google Docs. Ou créez un compte gratuit pour l'essayer.

HelloSign [n'est plus disponible]

Si vous travaillez avec des contrats, accords et autres documents nécessitant une signature, consultez HelloSign. Inscrivez-vous pour un compte gratuit et essayez-le avec trois documents par mois, puis consultez la version payante avec signatures illimitées..

Vérificateur de cohérence

Lorsque vous créez des documents contenant des incohérences, cela peut être mauvais pour les affaires. Le vérificateur de cohérence est un module complémentaire qui analysera votre document et recherchera des éléments tels que la césure, les abréviations et les variations orthographiques..

MindMeister

Êtes-vous un Mind Mapper? Transformez votre séance de réflexion en une carte mentale pour une visibilité maximale Transformez votre séance de réflexion en une carte mentale pour une visibilité maximale L'enregistrement de votre séance de réflexion sur une carte mentale peut vous aider à approfondir vos connaissances. Et c'est facile. Nous vous montrons comment combiner les deux stratégies de recherche, de planification et d’innovation. Lire la suite ? Si tel est le cas, MindMeister est l'outil qu'il vous faut. Bien que vous puissiez certainement utiliser un add-on tel que Lucidchart Diagrams pour vos cartes conceptuelles, MindMeister vous facilite la tâche. Il suffit de sélectionner le texte dans votre document, d'ouvrir l'add-on, et une carte conceptuelle sera créée pour vous et insérée automatiquement dans votre document..

Bkper [N'est plus disponible]

Pour créer et mettre à jour des données financières à partir de vos livres, Bkper est un outil génial. Vous ajoutez facilement un nouveau livre sur le site Web de Bkper, comme un grand livre général, un livre de comptes ou un rapport de dépenses. Ensuite, avec l'add-on, insérez les détails dans votre document Google Docs.

Autres additifs utiles

• Fusion et publipostage: Fusionnez des documents en courriels et en lettres
• Supermetrics: insérez les statistiques de votre entreprise dans un document

Utilisez-vous Google Docs for Business??

Comme vous pouvez le constater, Google Docs intègre des fonctionnalités intégrées ainsi que des outils permettant de le rendre utile pour les documents commerciaux. 10 modèles pour gagner du temps chez Office 10 modèles pour gagner du temps chez Office Existe-t-il des documents que vous écrivez sans cesse? encore? Que ce soit des ordres du jour, des factures ou des rapports de situation, les modèles peuvent vous faciliter la tâche. Nous avons compilé 10 idées de modèles pour vous faire gagner du temps. Lire la suite . Vous pouvez créer, éditer, partager et collaborer facilement sur votre prochain document commercial..

Utilisez-vous déjà Google Docs pour les entreprises? Si oui, avez-vous des outils, des astuces ou des astuces qui le rendent encore plus bénéfique dans le monde des affaires? Partagez vos pensées ci-dessous!

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