Comment utiliser WordPress pour la gestion de documents ou la gestion de fichiers

D'une simple plate-forme de blogging, WordPress est devenu un puissant outil de gestion de contenu que les utilisateurs utilisent à leur manière. Auparavant, nous vous avions montré comment effectuer une édition collaborative dans WordPress. Dans cet article, nous allons vous montrer comment utiliser WordPress en tant que système de gestion de documents. L'objectif est d'utiliser WordPress comme plate-forme de collaboration, ce qui permet aux équipes de travailler sur des documents simultanément et de gérer la gestion des fichiers, le flux de travail et l'hébergement de fichiers..

Didacticiel vidéo

Si vous n'aimez pas la vidéo ou si vous avez besoin de plus d'instructions, continuez à lire..

Configuration de votre système de gestion de documents

La première chose à faire est d'installer et d'activer le plug-in WP Document Revisions. Une fois activé, le plugin ajoutera un élément de menu «Documents» dans la barre latérale d'administration WordPress. En cliquant dessus, vous accédez à la page Documents.

Travailler avec des documents

Pour ajouter un nouveau document, cliquez sur «Ajouter un document». Cela vous mènera à Ajouter un nouveau document page où vous pouvez donner un titre à ce document et le télécharger sur WordPress. Vous pouvez également choisir un état de flux de travail à partir du Etat du flux de travail menu déroulant. Par défaut, vous avez les états initial, en cours, final et en cours de révision. Vous pouvez attribuer la propriété du document à n’importe quel autre utilisateur de votre WordPress. Le statut de publication par défaut d'un nouveau document est «Publication privée», ce qui signifie que le document est disponible pour les autres utilisateurs de votre système. Vous pouvez également protéger un document par un mot de passe ou le rendre public sur le front-end de votre site Web..

WP Document Revisions permet aux utilisateurs d'extraire un document. Le système de gestion de documents verrouille un document extrait. Si un autre utilisateur tente de modifier le même document, il sera averti qu'un autre utilisateur travaille actuellement sur le document et l'a verrouillé. Cependant, si le deuxième utilisateur dispose des privilèges, il peut annuler le verrouillage..

Gestion des rôles d'utilisateur dans les révisions de document WP

Les révisions de documents WP tirent parti de votre gestion d’utilisateurs WordPress existante. Les capacités des utilisateurs du système de gestion de documents sont similaires à celles des utilisateurs de WordPress en tant que blog..

Contributeurs peuvent créer de nouveaux documents, mais ils ne peuvent pas télécharger de documents. Les contributeurs peuvent également télécharger des documents publiés. Cependant, ils ne peuvent pas afficher les documents publiés de manière privée créés par d'autres utilisateurs..

Auteurs peut créer et télécharger de nouveaux documents. Ils peuvent également télécharger des documents publiés et éditer leurs propres documents..

Rédacteurs peut travailler sur tous les documents, supprimer des documents et gérer le flux de travail. Ils ne peuvent pas ajouter de nouveaux utilisateurs au système.

Administrateurs peut effectuer toutes les tâches et peut également ajouter de nouveaux utilisateurs au système de gestion de documents.

États du flux de travail

Par défaut, vous avez les états du flux de travail Initial Draft, en cours, final et en cours de révision. Aller à Documents »États du flux de travail créer de nouveaux états de flux de travail ou modifier les états existants. Les révisions de document WP fonctionnent également bien avec Edit Flow.

WordPress en tant que plate-forme et WP Document Revisions en tant que système de gestion de documents constituent une alternative open source aux outils de collaboration coûteux. Laissez-nous maintenant ce que vous pensez d'utiliser WordPress comme système de gestion de documents?