Visualisez vos données et rendez vos feuilles de calcul conviviales avec un tableau de bord Excel

Avez-vous déjà eu l’impression que vous auriez davantage recours à Excel si vous disposiez d’un meilleur moyen de présenter vos données? Excel peut être un programme très puissant entre de bonnes mains, mais un simple format de feuille de calcul n’est parfois pas assez attrayant pour rendre vos données accessibles au lecteur. Une solution consiste à créer un tableau de bord. un environnement qui reprend toutes les informations les plus importantes de votre document et les présente dans un format facile à digérer.

Que puis-je utiliser un tableau de bord Excel pour?

La fonction principale d’un tableau de bord Excel est de transformer une grande quantité d’informations en un seul écran gérable. Ce que vous choisissez d'afficher sur cet écran dépend de vous, mais ce guide vous expliquera la meilleure façon de regrouper différents types de contenu Excel dans un même environnement. À partir de là, vous pouvez choisir de le mettre en œuvre pour surveiller l'avancement du projet sur votre lieu de travail ou à la maison pour suivre vos finances. 15 Modèles de feuille de calcul utiles pour vous aider à gérer vos finances Finances Suivez toujours votre santé financière. Ces modèles de tableurs gratuits ne sont que les outils dont vous avez besoin pour gérer votre argent. Lire la suite - les mêmes techniques peuvent être appliquées à un large éventail d'utilisations.

Commencer

La première chose dont vous aurez besoin est les données que vous souhaitez présenter. À titre d’exemple, ce tableau de bord particulier permettra aux étudiants de consulter l’ensemble de leurs devoirs au cours d’une année scolaire - mais, encore une fois, votre tableau de bord peut présenter les informations de votre choix - c’est donc le premier lot de données que j’ai vous aurez besoin.

Comme vous pouvez le constater, j’ai utilisé une simple fonction Excel-Formulas: Posez des questions à vos experts Excel. Formules Excel: Demandez à vos questions Excel. Lisez plus pour que la colonne "Progression" affiche le chiffre saisi dans "Progression de Wordcount". sur le 'Total Wordcount'. Cela permet à l'utilisateur de modifier rapidement ses chiffres au fur et à mesure de ses progrès, ce qui sera ensuite reflété dans le tableau de bord final. Nous devons également utiliser la fonction SOMME pour calculer les totaux de "Progression du nombre de mots" et "Total du nombre de mots". Pour ce faire, entrez la formule suivante dans la cellule C15 sans guillemets “= Somme (C3, C4, C5, C7, C8, C9, C11, C12, C13)”, puis faites glisser votre doigt depuis le coin inférieur droit de la cellule pour que D15 soit rempli avec une formule similaire pour "Total Wordcount"..

Ajouter de la couleur

Il est maintenant temps de rendre cette information présentable. L’intérêt de ce tableau de bord est de vous donner un accès immédiat à une gamme d’informations de haut niveau, de sorte qu’une simple méthode de «feux de signalisation» fonctionne plutôt bien. Tout d'abord, vous devez cliquer avec le bouton droit de la souris sur le haut de la barre de colonnes contenant «Progression du nombre de mots», puis sélectionner «Insérer» pour ajouter une colonne vierge supplémentaire..

C'est ici que nous placerons les feux de circulation. Pour ce faire, convertissez le chiffre 'Wordcount Progress' en pourcentage à l'aide d'une formule simple. Entrer “= (D3 / E3) * 100” Faites glisser le coin inférieur droit de la cellule vers le bas. Comment gagner du temps dans Excel en utilisant la poignée de recopie Comment gagner du temps dans Excel en utilisant la poignée de remplissage Maîtriser la poignée de remplissage est la première étape devenir un assistant Excel. Pour en savoir plus sur la cellule C13, remplissez le reste des pourcentages dont nous aurons besoin - les cellules C6 et C10 ne fonctionneront pas correctement car elles constituent des lignes de titre du tableau. Il vous suffit donc de supprimer la formule de ces cellules individuelles. Testez vos formules en modifiant les valeurs "Progression du décompte Word" dans la colonne D et en vous assurant que votre colonne C change en conséquence..

Vous allez maintenant utiliser la mise en forme conditionnelle 3 Formules Crazy Excel qui font des choses étonnantes 3 Formules Crazy Excel qui font des choses étonnantes Les formules de mise en forme conditionnelle dans Microsoft Excel peuvent faire des choses merveilleuses. Voici quelques astuces sur la productivité des formules Excel. Lisez Plus pour changer ces pourcentages en icônes lisibles. Sélectionnez toute la colonne C, puis cliquez sur "Mise en forme conditionnelle" dans la section "Styles" du ruban "Accueil". Choisissez ensuite "Jeux d'icônes" dans le menu déroulant, puis sélectionnez l'un des ensembles d'icônes de couleur à trois niveaux. Les barres de données et les échelles de couleurs peuvent également fonctionner, mais tout dépend du type d'informations que vous souhaitez afficher. Ici, les détails importants sont de savoir si les essais individuels sont terminés, en cours ou non commencés. Un format «feu de signalisation» convient donc..

Maintenant, nous devons juste apporter quelques ajustements à la règle qui formate vos icônes. La colonne C étant sélectionnée, cliquez sur 'Mise en forme conditionnelle' puis sur 'Gérer les règles' dans le menu déroulant. Il ne doit y avoir qu’une règle, sélectionnez-la et cliquez sur "Modifier la règle". Modifiez ici la valeur attribuée à l'icône verte sur 100 et la limite inférieure du voyant orange sur 1; cela signifie que tout essai terminé affichera un feu vert, tout essai en cours affichera un voyant orange et tout essai qui n'a pas été démarré affichera un feu rouge. Enfin, cochez la case "Afficher uniquement l'icône" pour que le pourcentage lui-même ne soit pas affiché.

Cela fait, la colonne C devrait afficher les icônes appropriées pour chaque valeur de la colonne B. Il est intéressant de centrer la colonne pour que les icônes soient un peu plus propres, ainsi que de les redimensionner pour mieux les adapter, mais cela peut être fait à la fin, lorsque tout est réuni..

Jauge de thermomètre

Créez ensuite une version d’un graphique de thermomètre qui permettra à ceux qui consultent ce tableau de bord de se faire une idée de la quantité de travail accomplie au cours d’une année complète en un coup d’œil. Il existe de nombreuses façons de créer un graphique comme celui-ci, mais la méthode suivante lui permettra de mettre à jour continuellement Comment créer des graphiques Excel à mise à jour automatique en trois étapes simples comment mettre à jour automatiquement vos graphiques Excel. Ajoutez simplement de nouvelles données et observez leur affichage automatique dans votre graphique. C'est rapide et facile Lisez-en plus en fonction des modifications apportées aux valeurs de «progrès Wordcount». Tout d'abord, vous devez configurer un pool de données pour le graphique comme dans l'image suivante..

Les chiffres de droite représentent les incréments de pourcentage dans lesquels notre thermomètre montera et sont simplement entrés dans la feuille de calcul sous forme d'entiers. La colonne de gauche calcule les totaux des mots correspondants en fonction de ces valeurs de pourcentage - et, en tant que telle, la formule illustrée doit être entrée une fois dans la cellule supérieure, puis copiée dans le neuf situé en dessous en faisant glisser le coin inférieur droit de la cellule vers le bas. comme avant.

Ensuite, entrez “= D $ 15 $” sans les guillemets dans la cellule I3 et faites-le glisser du coin inférieur droit jusqu'à ce que toutes les cellules de cette colonne jusqu'à I13 contiennent également cette valeur. Les cellules doivent être renseignées avec le chiffre actuel "Progression du décompte" assemblé à partir de toutes les valeurs individuelles de la colonne D. Ensuite, nous utiliserons à nouveau la mise en forme conditionnelle pour transformer ces valeurs en un graphique de thermomètre.

Mettez en surbrillance les cellules I4 à I13 (en ignorant pour l'instant I3), puis sélectionnez l'option «Supérieur à» dans «Régler les cellules en surbrillance» dans «Mise en forme conditionnelle». Type “= G4” Dans la boîte de dialogue "Supérieure à" qui vous est présentée, choisissez "Format personnalisé" dans le menu déroulant situé à droite. À l'écran suivant, cliquez sur l'onglet "Remplir", puis sur un échantillon rouge vif - quelle que soit la couleur qui convienne. Comment choisir un schéma de couleurs semblable à un pro Comment choisir un schéma de couleurs comme un professionnel Les couleurs sont délicates. Cela peut sembler assez facile de choisir une poignée de couleurs qui vont bien ensemble, mais comme le dira tout designer qui a passé des heures à peaufiner les nuances: c'est délicat. Lire la suite .

Maintenant, les quelques cellules du bas que vous avez sélectionnées devraient avoir viré au rouge - mais il reste encore quelques étapes avant que notre thermomètre soit terminé. Tout d'abord, sélectionnez la cellule I3 uniquement et répétez ce que vous avez fait pour les cellules situées en dessous, en choisissant cette fois-ci "Règles de cellule en surbrillance", puis "Plus de règles". Là, vous devez sélectionner "supérieur ou égal à" dans la liste déroulante, entrez “= G3” sans les guillemets dans le champ à droite et formatez la cellule avec un remplissage rouge comme vous l'avez fait ci-dessus. Cela garantit qu'il sera possible de "remplir" votre thermomètre.

Ensuite, arrêtez l’affichage des valeurs elles-mêmes dans ces cellules. Mettez en surbrillance I3 à I13, cliquez avec le bouton droit de la souris et sélectionnez "Formater les cellules". 5 Compétences Microsoft Word et Excel indispensables pour réussir dans le bureau. 5 Compétences Microsoft Word et Excel indispensables pour réussir dans le bureau. "Obtenez-moi ce rapport dès que possible. ! " Un ensemble de base d’astuces Microsoft Excel et Word peut rendre cette tâche moins stressante et vous aider à créer un rapport élégant en un rien de temps. Lire la suite . Choisissez "Personnalisé" dans la liste et entrez “;;;” sans les guillemets dans le champ marqué 'Type'. Appuyez sur OK et vos valeurs numériques devraient avoir disparu, ne laissant que le rouge du thermomètre.

Cependant, nous pouvons faire plus que simplement faire en sorte que les cellules forment une barre colorée. Sélectionnez l'outil "Formes" dans le ruban "Insérer", puis choisissez la forme solide "Forme libre" dans le sous-groupe "Lignes". Utilisez-le pour dessiner le contour d’un thermomètre contenant la barre rouge.

Dessinez une forme similaire à celle ci-dessus avec l'outil, en la liant pour former une forme complète au lieu de laisser un espace comme je l'ai été. Notez que nous ne dessinons pas la barre de thermomètre elle-même, mais tout le reste - notre forme va simplement bloquer la coloration rouge que nous ne voulons pas voir. Utilisez le menu "Styles de formes" pour changer la couleur de remplissage en blanc, ainsi que la couleur de contour et le poids en quelque chose de plus approprié..

Mettre tous ensemble

Une fois que tous ces éléments sont en place, il vous suffit de les compiler dans votre tableau de bord. Tout d’abord, renommez la feuille sur laquelle vous avez travaillé jusqu’à présent en tant que «Données» ou quelque chose de similaire, puis passez à une autre feuille et renommez le «Tableau de bord». Nous utiliserons ensuite la fonction Appareil photo. Par conséquent, si vous ne l'avez pas encore ajouté à votre barre d'outils Accès rapide, procédez comme suit: Comment personnaliser la barre d'outils Accès rapide de MS Office 2010 Comment personnaliser la barre d'outils Accès rapide de MS Office 2010 La barre d'outils Accès rapide a été modifiée. une partie de MS Office depuis la version 2003, mais elle est à l'avant-garde depuis l'introduction de MS Office 2007 et plus en avant avec MS Office… En savoir plus, cela vaut la peine d'être fait maintenant, donc c'est pratique.

Pour ce faire, accédez aux options Excel et sélectionnez "Personnaliser". À partir de là, ajoutez la commande Caméra de la colonne de gauche à la colonne de droite. Maintenant, vous aurez la caméra facilement accessible, ainsi nous pourrons utiliser pour assembler le tableau de bord.

La caméra elle-même est très simple à utiliser. mettez simplement en surbrillance les cellules que vous souhaitez afficher ailleurs, puis cliquez sur l'icône Caméra et vous les copierez lors de votre prochain clic sur une cellule. A partir de maintenant, cette "photographie" de ces cellules sera mise à jour à mesure qu'elles changeront.

Utilisez l'outil Appareil photo pour prendre des instantanés des tableaux de progression avec feux de circulation et de votre thermomètre, en les transférant vers la feuille que vous avez nommée "Tableau de bord". Maintenant, il ne vous reste plus qu'à organiser et mettre en forme les choses de manière à vous plaire, ainsi qu'à ajouter tout autre élément de votre choix. J'ai ajouté une liste de tâches simplement en la créant sur la feuille 'Données' et en utilisant l'appareil photo pour la transférer.

En utilisant ces techniques, vous pouvez créer un tableau de bord similaire pour répondre à presque toutes les tâches. Une fois familiarisé avec les bases des techniques avancées d'Excel. Comment utiliser un tableau croisé dynamique Excel pour l'analyse de données Comment utiliser un tableau croisé dynamique Excel pour l'analyse de données Le tableau croisé dynamique est l'un des outils les plus puissants du répertoire Excel 2013. Il est fréquemment utilisé pour l'analyse de données volumineuses. Suivez notre démonstration étape par étape pour tout apprendre à ce sujet. Pour en savoir plus sur la mise en forme conditionnelle et maîtriser des outils tels que l'appareil photo, il vous suffit de penser aux informations dont vous avez besoin, et à la meilleure façon de les présenter. Excel est plus qu'un simple outil bureautique 10 modèles Excel pour suivre votre santé et votre forme physique 10 modèles Excel pour votre santé et votre forme physique Lisez-en plus - il y a beaucoup à faire pour vous aussi à la maison.

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