Excel Vs. Accès - Une feuille de calcul peut-elle remplacer une base de données?

Ou devriez-vous utiliser les deux? Microsoft Access et Excel proposent tous deux des fonctions de filtrage, de classement et d'interrogation de données, mais le programme le mieux adapté à vos exigences professionnelles et comment obtenir le meilleur de ces deux mondes.?

Comprendre à quoi sert chaque outil

Le tableau ci-dessus devrait vous donner un aperçu des comparaisons clés entre l'utilisation de Microsoft Access ou d'Excel pour vos besoins en données. Dans un monde idéal, nous utilisons tous Microsoft Excel et Access de manière interchangeable, l’un pour ses calculs mathématiques avancés et ses comparaisons statistiques, l’autre pour sa capacité à organiser et à afficher des groupes de données de manière structurée..

Questions clés avant votre choix

Vous devriez vous poser ces questions clés avant de vous lancer avec un logiciel plutôt qu'un autre:

• Comment voulez-vous organiser vos données?
  • Répétitif? Reproduction?
  • Suivi des actions / gestion des événements?
• Stockez et gérez-vous ou stockez-vous et analysez-vous?
• Combien de données avez-vous?
  • Texte?
  • Numérique?
• Avez-vous besoin d'un formatage pour une sortie partageable??

Excel est pour l'analyse des données

Excel excelle dans les données numériques, son stockage et les nombreuses permutations d’analyse dont vous pourriez avoir besoin pour découvrir des modèles, des tendances ou des noms erronés dans vos données. La courbe d'apprentissage d'Excel est assez courte - cela peut sembler extrêmement difficile au début, mais vous allez rapidement plier les tableaux croisés dynamiques. Comment utiliser un tableau croisé dynamique Excel pour l'analyse de données Comment utiliser un tableau croisé dynamique Excel pour l'analyse de données Le tableau croisé dynamique est l'un des outils les plus puissants du répertoire Excel 2013. Il est fréquemment utilisé pour l'analyse de données volumineuses. Suivez notre démonstration étape par étape pour tout apprendre à ce sujet. Lisez-en plus pour votre propre usage en un rien de temps.

Les modèles les plus récents sont complètement bourrés de modèles. 10 Modèles de gestion de projets Excel utiles pour le suivi. 10 Modèles de gestion de projets Excel utiles pour le suivi. Les modèles de gestion de projets peuvent vous aider à reproduire des projets réussis. Voici les modèles Microsoft Excel essentiels pour vous. En savoir plus, des raccourcis pratiques et une interface graphique très conviviale, mais il y a des considérations à prendre en compte. Excel est un excellent outil lorsque vous utilisez plusieurs feuilles de calcul à la fois, mais lorsque vous commencez à augmenter la taille de votre base de données, par exemple avec un jeu de données gouvernemental, Excel commence à craquer sous la pression..

Il est de plus en plus difficile de gérer un grand tableur Excel contenant des milliers, voire des dizaines de milliers d'entrées. À mesure que vos données évoluent, la nécessité de mettre à jour vos formules, vos plages récapitulatives et vos macros peut entraîner des erreurs dans vos données..

Ressources Excel

Voici quelques excellentes ressources en ligne, didacticiels et modèles pour vous aider à maîtriser Excel:

• Apprendre Excel sans dépenser un sou - liste de référence pour les didacticiels Excel, couvrant littéralement tout ce dont vous avez besoin par le biais de l'un des liens
• Modèles pour Excel - le magasin MS Office pour les modèles Excel. Excel 2013 a une liste étendue lorsque vous ouvrez le logiciel - donnez-lui un aperçu pour plus d'options!
• Chandoo.org - des tonnes d'informations gratuites couvrant tous les niveaux d'apprentissage
• MrExcel - semblable à Chandoo, propose des milliers de vidéos pratiques et de didacticiels.
• YouTube: Howcast Tech - Excellente série d'introduction, allant vers des outils intermédiaires Excel

Chandoo, MrExcel et la série YouTube de Howcast Tech sont particulièrement intéressants. Chacun d'eux fournit des tutoriels exceptionnels couvrant à peu près tous les outils d'Excel, des ressources brillantes pour les débutants modestes jusqu'aux savants Excel parmi nous..

Access Excels chez Data Management

Microsoft Access est une bête légèrement différente d'Excel. Alors que Microsoft Excel privilégie les séquences de données numériques, potentiellement uniques, Access fournit une solution de stockage des informations pouvant être rappelées et référencées à plusieurs endroits. Je vais admettre la courbe d'apprentissage d'Access. Guide rapide pour démarrer avec Microsoft Access 2007 Guide rapide pour commencer avec Microsoft Access 2007 Lire est problématique par endroits, mais une fois que vous avez appris les bases du logiciel, vous les trouverez compétences relativement interchangeables avec presque tous les logiciels de base de données.

La principale différence entre Microsoft Access et Excel réside peut-être dans la méthode de conservation des enregistrements. Les enregistrements Microsoft Access sont libres de modification à tout moment. L'image ci-dessus montre Microsoft Access (haut) et Excel (bas) à des fins de comparaison. Remarque: lors de l'utilisation de Microsoft Access, chaque enregistrement individuel se voit attribuer un numéro d'identification spécifique (la première colonne) pour vous permettre de trier, filtrer et interroger l'intégralité de votre base de données. Qu'est-ce qu'une base de données? [MakeUseOf explique] Alors, quelle est une base de données, de toute façon? [MakeUseOf explique] Pour un programmeur ou un passionné de technologie, le concept de base de données est quelque chose qui peut vraiment être pris pour acquis. Cependant, pour beaucoup de gens, le concept d'une base de données est un peu étranger… Lire la suite. Et votre base de données n’est que cela: un magasin d’informations numérique. L'ajout d'informations supplémentaires, leur modification, leur suppression, leur filtrage et leur interrogation n'ont aucun impact sur l'enregistrement existant, ni sur les formules, les plages récapitulatives, les tables et les rapports que vous avez déjà configurés. Lors de l'utilisation d'un ensemble de données volumineux dans Excel, il est possible que l'exécution de l'une des tâches susmentionnées soit interrompue. quelque chose, quelque part.

Un pas de plus qu'Excel

Microsoft Access va plus loin que Excel en termes de stockage de données pur, avec des outils internes spécifiques pour assurer la qualité des données:

• Utiliser des listes de recherche et des règles de validation pour des champs individuels au niveau de la table
• Les formulaires peuvent ajouter des règles supplémentaires à votre table Access. Didacticiel rapide pour les tables dans Microsoft Access 2007 Didacticiel rapide pour les tables dans Microsoft Access 2007 Lire la suite lors de la saisie de données
  • Sensible à la sélection de l'utilisateur et aux événements prédéfinis
• Intégrité référentielle entre les tables constamment maintenue par Microsoft Access - vous assurant que toutes vos données ont un sens, presque tout le temps

Les agrégations de bases de données énormes sont également relativement simples dans Microsoft Access. La recherche et le filtrage peuvent avoir lieu quel que soit votre mode de stockage. Microsoft Access fournit de puissantes solutions d'analyse de données, mais pas de tableau croisé dynamique.!

Ressources Microsoft Access

Semblables à nos offres Microsoft Excel, voici quelques ressources en ligne, didacticiels et modèles pour vous donner le meilleur pour vous familiariser avec Access:

• Easy Access with Templates - Didacticiel officiel de MS Office sur l'utilisation des modèles Access pour accélérer votre travail
• Introduction aux modèles Access 2010 - introduction à la sélection et à la mise en œuvre de modèles Access
• GCF Learn Free - Didacticiel en 14 parties couvrant la saisie de données jusqu'à la présentation de données et bien plus encore
• Tout accès - absolument massif liste des questions d'accès et des tutoriels
• Baycon Group - Didacticiels détaillés allant de la saisie de vos données à des tables de requête avancées

Et le gagnant est…

Ni!

Oh, quelle dérobade, désolé… mais j'espère que nous avons illustré chaque logiciel pour faciliter votre prochaine décision de stockage / d'analyse des données. Vous pouvez importer des données Microsoft Access dans Excel et inversement de plusieurs façons, ce qui augmente infiniment le potentiel des deux logiciels. Les solutions fournies par Microsoft Access et Excel fournissent un éventail de techniques de gestion de données qui évoluent parallèlement à nos besoins en données..

La barre du haut illustre les options d’importation et d’exportation disponibles via Microsoft Access>. Données externes languette. La seconde affiche des options d’exportation similaires via Excel> Les données languette. Les deux onglets de données fournissent aux utilisateurs une fonctionnalité croisée étendue qui vous permet de tirer le meilleur parti des deux mondes: calculs mathématiques, formatage et tableaux suprêmes, ainsi qu'une excellente gestion, analyse et rapportage des données..

Les lecteurs attentifs noteront l’absence d’un onglet d’exportation Excel. Le partage de données entre Microsoft Excel et Access s'effectue généralement à sens unique, c'est-à-dire qu'il n'existe pas de connexion de données permanente entre les deux plates-formes MS Office lors du passage de Microsoft Excel à Access. Utilisation de Microsoft Access “Import & Link” onglet, des tableaux ou des cadres spécifiques dans Excel peuvent être sélectionnés, liés et référencés dans votre base de données, mais les données numériques doivent être mises à jour à la source, c'est-à-dire dans Microsoft Excel. Votre tableau dans Microsoft Access sera mis à jour régulièrement avec votre entrée Excel, mais une fois que vous fermez Excel, vous fermez la liaison de données (mais conservez vos données!). Pour tout le reste, il y a toujours CTRL + C Raccourcis Windows Raccourcis Windows En savoir plus ou CMD + C! Tout ce que vous devez savoir sur les raccourcis clavier Mac OS X Tout ce que vous devez savoir sur les raccourcis clavier Mac OS X Quel que soit le système d'exploitation ou le programme que vous utilisez, les raccourcis clavier sont un outil que vous pouvez utiliser pour vous faciliter la tâche. toi même. Simplement ne pas avoir à lever vos mains du… Read More

Comprendre exactement ce que chaque outil peut faire pour vous et pour vos données peut faire une énorme différence. Utilisez donc à votre avantage en lisant et en regardant certains tutoriels pour acquérir une expérience pratique de ces puissants outils de données..

Avons-nous manqué quelque chose? Quelles sont vos alternatives Microsoft Access et Excel préférées? Faites-nous savoir ci-dessous!

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