L'avenir est là - Votre guide pour vivre sans papier aujourd'hui

Sans papier - un terme qui est utilisé assez souvent maintenant jours. Mais qu'est-ce que ça veut dire? Et dans quelle mesure cela s'applique-t-il? Certes, nous utilisons tous encore du papier dans une certaine mesure malgré les progrès de la technologie, alors comment pouvons-nous y aller? complètement sans papier?

En réalité, il y aura probablement toujours une certaine forme de papier, mais le problème ne réside pas dans l'utilisation du papier lui-même, mais plutôt conscience pour la quantité utilisée et les méthodes pour lesquelles il est utilisé.

Dans l’ensemble, malgré les conseils sans papier qui vous sont présentés dans cet article, c’est finalement à vous de le faire. Alors, pendant que vous lisez, pensez à comment vous pourriez être en mesure de le réaliser dans votre vie. Si vous pensez que quelque chose ne va pas pour vous, au lieu de fermer complètement la porte, essayez de réfléchir à ce qui pourrait être fait pour y arriver. La pensée initiale est souvent que cela ne fonctionnera pas, mais généralement après une réflexion sérieuse et des recherches plus approfondies, vous découvrirez peut-être des moyens astucieux pour y arriver..

Alternatives à l'impression et au papier

L'impression peut être bénéfique, cela ne fait aucun doute. Parfois c'est bien d'avoir le document en main et parfois c'est nécessaire à aussi bien. Dans ce cas, il est important de savoir comment maintenir les coûts d'impression aussi bas que possible. Comment garder les coûts d'impression aussi bas que possible Comment faire pour garder les coûts d'impression aussi bas que possible Reprenons ce problème: imprimer des courriels et des documents est primordial! Non seulement cela coûte de l'argent, mais cela gaspille également des ressources, de l'espace de stockage et du temps. En fait, la moitié des pages imprimées ne sont jamais utilisées!… Lire la suite. Cependant, nous cliquons souvent sur imprimer sans y réfléchir à deux fois. Qu'allons-nous vraiment faire avec le reçu du magasin en ligne que nous venons d'imprimer? C'est bien de l'avoir pour les disques, mais le fait-il vraiment besoin d'être imprimé? Probablement pas.

Imprimer au format PDF

“Impression” au format PDF peut être fait avec une variété d’outils - dont certains sont des plugins de navigateur et d’autres des programmes. Nous avons expliqué à MakeUseOf comment procéder de la sorte avec PDF995. Convertir n'importe quoi en PDF à l'aide de PDF995 Convertir n'importe quoi en PDF à l'aide de PDF995 En savoir plus et imprimer en pages dans Firefox. Personnellement, j'utilise Nitro PDF et le recommande fortement en tant que lecteur PDF. Il comprend également un “imprimer en PDF” application.

Cependant, vous ne pouvez même pas avoir besoin un programme qui fait cela. Google Chrome peut enregistrer ce que vous imprimez directement dans un fichier PDF.

Vous pouvez également utiliser Google Cloud Print dans Google Chrome pour enregistrer sur Google Drive. Je pourrais également noter que Microsoft OneNote possède également une fonctionnalité que votre ordinateur reconnaît comme une imprimante et peut y envoyer le document..

Enregistrer sous WWF, enregistrer un arbre

Vous connaissez peut-être le Fonds mondial pour la nature (WWF). Dans leurs “Réfléchissez avant d'imprimer” mouvement, ils ont abordé un problème majeur - les impressions inutiles. Bien sûr, vous pouvez utiliser le papier, mais comment vous assurer que les autres commencent aussi?

Ils ont créé un format de fichier appelé WWF - un PDF qui ne peut pas être imprimé. Une fois le logiciel installé, vous pourrez enregistrer les fichiers dans ce format. Le format peut être ouvert avec n’importe quel fichier PDF, mais évidemment pas imprimé.

Signer électroniquement des documents

Si la signature de documents est une des principales raisons pour lesquelles vous imprimez des documents, vous pouvez envisager de les signer sur votre ordinateur. Il existe des dispositifs que vous pouvez acheter pour le faire et des programmes pour vous aider à le faire facilement. De nombreux lecteurs PDF, tels que Nitro PDF ou Adobe (signatures électroniques), possèdent les fonctionnalités intégrées. Mais il y a beaucoup d'autres outils qui peuvent le faire aussi.

Y compris, mais sans s'y limiter: Hellofax, PDFPen, MyLiveSignatures, DocShaker, MiddlePost, DocuSign et SignNow. Le choix dépend de ce que vous utilisez, mais je vous encourage à regarder si c'est quelque chose que vous faites souvent. Si c'est plus de “une fois dans une lune bleue” En quelque sorte, le compromis n’est peut-être pas aussi important, mais si vous voulez vraiment aller complètement sans papier et que cela faciliterait l’organisation de vos documents, alors je le recommande..

Utilisez votre smartphone pour les notes

Peut-être que vous n’avez pas de smartphone (je n’en ai pas non plus) et si vous n’en avez pas, je dirai par expérience personnelle qu’il est souvent difficile d’agir sans papier. Cependant, si vous avez un smartphone, vous pouvez vraiment en profiter. “caractéristiques sans papier”. Le premier avantage d'avoir un smartphone, c'est simplement que vous l'avez toujours. Cela signifie que vous n'avez pas besoin de faire des notes autocollantes et de les enduire partout dans votre espace de travail. Créez simplement une note sur votre téléphone (de nombreuses applications le font) et vous n’aurez plus à vous soucier de l’oubli du morceau de papier que vous avez laissé sur votre bureau avec votre liste d’achats, votre numéro de téléphone, etc..

En outre, il est souvent possible de définir un rappel pour les notes de votre smartphone - les notes collantes ne peuvent pas le faire, surtout si vous perdez ou oubliez de les emporter avec vous..

Bien sûr, on peut appliquer la même chose aux tablettes. Cependant, malgré leurs avantages en termes de mobilité, elles ne sont pas aussi mobiles qu'un smartphone..

Couper les pages Web au lieu de les imprimer

Enfin, Evernote Web Clipper est un outil très pratique pour enregistrer des informations. Je développerai Evernote un peu plus tard, mais cet outil est excellent. Il est disponible en tant qu'extension de navigateur et bookmarklet, mais vous devez bien sûr disposer d'un compte Evernote pour l'utiliser - ce que vous devriez avoir! Web Clipper peut détecter et enregistrer des articles ou du texte sélectionné. Cela signifie que vous pouvez enregistrer ce que vous voulez lire et rien d'autre.

Réduire le courrier

Il y a tellement de choses qui encombrent votre boîte aux lettres, ce qui conduit à encombrer votre bureau ou votre table de cuisine - relevés bancaires, factures, magazines, journaux, sans parler des lettres d'information et du courrier indésirable ordinaire. Comment vous débarrassez-vous de tout cela? Eh bien, vous pouvez réduire le courrier entrant et sortant de plusieurs manières..

Obtenez vos relevés bancaires par courrier électronique

La première chose à faire est d’informer votre banque que vous souhaitez recevoir les relevés par courrier électronique. Je ne connais pas le vôtre, mais ma banque le promeut constamment, même auprès des personnes comme moi qui l'ont déjà activé. Vous n'aurez probablement même pas besoin de parler à votre banque, mais vous devriez pouvoir accéder aux paramètres de votre compte bancaire en ligne..

Remplir des formulaires en ligne

Au lieu d'imprimer des formulaires, de renseigner les informations et de payer les frais de port pour les poster, de nombreux services, même des organisations gouvernementales, offrent la possibilité de remplir des formulaires et de les envoyer en ligne. Souvent, ils préfèrent cela, alors, avant de vous rendre dans ces édifices gouvernementaux bondés, essayez de voir si vous pouvez compléter la tâche dans le confort de votre maison..

Factures par courriel (pour les entreprises)

Si vous possédez une entreprise, vous avez probablement beaucoup plus de papier à traiter que le propriétaire moyen. Une façon de réduire considérablement ce volume consiste à réduire la quantité de courrier sortant, par exemple. factures. Bien sûr, il y a beaucoup d'autres documents également, mais les factures semblent être l'un des principaux. Vos clients apprécieront probablement vos efforts sans papier aussi.

Obtenez vos nouvelles et informations en ligne

Au lieu d’obtenir le journal quotidien, essayez d’obtenir uniquement l’addition hebdomadaire. Ou mieux encore, coupez-le complètement. La beauté du Web réside dans le fait que nous disposons d’une quantité infinie d’informations. Vous pouvez consulter vous-même tous les grands sites d’information et obtenir les informations nécessaires. libre, alors pourquoi payer pour cela?

Cependant, si vous voulez toujours le journal (car il a ses avantages), de nombreux grands éditeurs vous permettent de vous abonner à une version électrique. Cela vaut aussi pour les magazines.

En prime, si vous avez un eReader, vous pouvez probablement les envoyer directement! J'ai écrit un article sur MakeUseOf Comment enregistrer des articles Web à lire plus tard sur votre Kindle non-tablette Comment enregistrer des articles Web à lire plus tard sur votre Kindle non-tablette Nous sommes tous passés par là - vous surfez sur Internet et trouvez un excellent article que vous aimeriez lire. Mais il y a tant à faire et vous savez que vous ne devriez pas prendre le temps de lire… Lisez-en plus sur l'envoi d'articles Web (qui pourraient même remplacer complètement le besoin de vos magazines) sur votre Kindle.

Se désabonner des listes de diffusion

Croyez-le ou non, vous pouvez vous débarrasser d'une grande partie de ce courrier. Malheureusement, cela peut prendre un certain temps, mais il existe une excellente ressource sur WikiHow qui explique différentes manières de le faire: numéros à appeler, organisations à écrire et techniques à ne pas oublier..

Payez vos factures en ligne

Le dernier, mais non le moindre, est de payer vos factures. C'est probablement l'un des moyens les plus efficaces de réduire le papier et de gagner du temps. Vous pouvez souvent recevoir des rappels électroniques des entreprises au lieu des mailings et vous pouvez même automatiser le processus pour que vous n'ayez même pas à penser à effectuer des paiements - assurez-vous simplement que vous disposez de l'argent dans votre compte..

Analyser les documents existants et nouveaux

La meilleure façon de convertir vos documents existants en un fichier numérique est de les numériser. Je recommande d'utiliser le format PNG, car le format JPEG est de qualité inférieure. Si vous avez un gros scanner, c'est bien, mais si tout ce que vous avez est un smartphone, ne vous inquiétez pas - en fait, vous pourriez commencer à le préférer aux scanners traditionnels.

Il existe de nombreuses applications disponibles pour numériser des documents. Pourquoi ne pouvez-vous pas prendre une photo avec l'appareil photo de votre téléphone? Vous pouvez toutefois constater que de nombreuses applications spécialement créées pour la numérisation possèdent davantage de fonctionnalités qui amélioreront la qualité du document numérisé..

Utiliser un organisateur de fichiers, de préférence avec OCR

Maintenant que vous numérisez vos documents existants et nouveaux, vous devez les gérer. Il existe certainement certaines techniques et méthodes que vous devez utiliser pour faire cela et j'ai écrit un article à ce sujet sur MakeUseOf également. Il est crucial pour votre déménagement d'être sans papier de vous assurer de le démarrer du début à la fin - même si jusqu'à présent, vous n'avez pas été très doué pour l'organisation..

Une fois que vous aurez acquis les bases de l'organisation, le logiciel sera beaucoup plus bénéfique. Je recommande différents programmes. L'un étant le célèbre, Evernote. À mon avis, c'est génial. Ce n'est pas juste un programme pour l’absence de papier, c’est un programme pour tout ce que vous voulez - c’est ce que j’adore -, il est universel et conforme à la vous travail.

L'une des principales fonctionnalités d'Evernote est sa capacité à détecter du texte dans des images, également appelé OCR ou Reconnaissance Optique de Caractères. Cela signifie que si vous numérisez un document et que vous l'enregistrez en tant qu'image, Evernote recherchera ensuite quelque chose dans le document et recherchera le texte dans l'image..

Nous avons récemment publié un guide complet sur l'utilisation d'Evernote. Je vous recommande donc de le consulter et de vous familiariser avec les autres articles à ce sujet sur MakeUseOf..

L'autre outil est Doxo. Il est conçu pour vous aider à utiliser le papier sans papier et constitue un excellent outil pour le faire..

Synchronisez vos documents sur tous les périphériques

Vous possédez probablement plus d'un appareil et l'un des avantages de l'absence de papier est de ne pas avoir à emporter ce document ou ce document. Cependant, le fait de copier et coller le document d'un périphérique à l'autre est presque un inconvénient. Heureusement, il existe de nombreux services cloud parmi lesquels choisir pour résoudre ce problème. De SugarSync SugarSync: le service de synchronisation et de sauvegarde de fichiers gratuit le plus complet SugarSync: le service de sauvegarde et de synchronisation de fichiers gratuit le plus complet Les sauvegardes de fichiers ne constituent en aucun cas une nouvelle conversation ou un nouveau sujet. Si vous recherchez sur Google “sauvegarde de fichier” vous serez probablement submergé par les services et les articles sur le sujet. C’est un vaste… En savoir plus “trois grands” - Google Drive, SkyDrive et Dropbox Le Cloud Storage Showdown - Dropbox, Google Drive, SkyDrive & More Le Cloud Storage Showdown - Dropbox, Google Drive, SkyDrive & More La scène du stockage en nuage s'est récemment réchauffée, avec une entrée tant attendue de Google SkyDrive de Microsoft revampé. Dropbox est longtemps resté incontesté des grands acteurs, mais cela a changé… Lire la suite, vous avez l'embarras du choix.

Conclusion: méthodes utiles pour adopter

En plus de ces différentes choses que vous pouvez faire, en réalité, il vous appartient de ne pas utiliser de papier. Tout comme pour la gestion de vos fichiers, si vous ne faites pas l’effort et n’avez pas les bonnes choses en place, cela ne fonctionnera pas très bien. Je voudrais vous référer à cet article sur LifeHack qui en parle encore plus. Je pense qu’il est très important de l’établir avant d’essayer des techniques ou d’autres méthodes..

Pour ce faire, vous pouvez également vous rendre à la bibliothèque et emprunter un livre au lieu de l'acheter. Le recyclage est très important et peut être fait plus que de la manière traditionnelle, mais aussi en utilisant les deux côtés du papier au lieu d'utiliser une nouvelle feuille. Vous pouvez également le réutiliser comme papier brouillon ou à d’autres fins..

Assurez-vous de ne pas surimprimer. Rappelles toi - “Réfléchissez avant d'imprimer”. Par ailleurs, avant d’imprimer un document, vérifiez si le fait d’ajuster la taille et le type de police ainsi que les marges de la page permet de réduire le nombre de pages. Bien sûr, certains documents, qu’ils soient destinés à un usage scolaire ou professionnel, nécessitent un format et une mise en page spécifiques. Ces choses ne peuvent pas être évitées, mais n'oubliez pas de vous référer à l'article de Tina, auquel j'ai déjà fait référence, sur la façon de réduire les coûts d'impression..

Pour réduire les coûts lors de l'impression à partir du Web, vous pouvez également utiliser des sites Web tels que PrintWhatYouLike et PrintFriendly pour supprimer tout ce qui se trouve sur la page, notamment des annonces, des images ou des liens supplémentaires, etc., afin que vous n'obteniez que ce que vous voulez sur la page..

Enfin, vous devez sauvegarder. À présent. Ne tardez pas, ces gars n'ont pas sauvegardé leurs fichiers, regardez maintenant ce qui est arrivé Ces gars n'ont pas sauvegardé leurs fichiers, regardez maintenant ce qui se passe S'il y a quelque chose que j'ai appris pendant ces premières années de travail avec des ordinateurs (et les personnes qui les utilisent), c’est à quel point il est essentiel non seulement de sauvegarder des éléments importants, mais également de… Lire la suite. L’un des avantages de l’absence de papier est ayant sauvegardes au cas où quelque chose arriverait au fichier original, alors assurez-vous de ne pas remettre cela.

Je pensais que cette vidéo pourrait être très utile pour vous aider à démarrer sans papier. La vidéo provient de SmallBusinessDoer et du fondateur de DocumentSnap.

Êtes-vous allé sans papier? Si oui, en quoi cela a-t-il changé votre vie? Quelles sont vos pensées globales sur le sans papier??

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