Comment libérer la puissance des modèles dans 7 outils de productivité supérieure

En règle générale, les applications logicielles existent pour simplifier et simplifier le travail. Ils offrent généralement divers outils efficaces pour vous aider à augmenter votre productivité..

Mais si je vous disais que quelle que soit l'application que vous utilisez, il est probable que vous ne l'utilisez pas pleinement?

Pour tirer le meilleur parti de vos outils quotidiens, apprenez à: déverrouiller la puissance des modèles.

Pourquoi les modèles?

Prenez les traitements de texte, par exemple. Chaque fois que vous créez un nouveau document, vous partez de zéro. C'est idéal et nécessaire si vous créez quelque chose de nouveau, d'innovant ou de nouveau. Mais si vous créez un document au design universel, vous ne faites que perdre du temps..

Peu importe l'application que vous utilisez et quel que soit le type de projet dans lequel vous vous lancez, un modèle prédéfini est déjà disponible. Si ce n'est pas le cas, vous pouvez généralement créer vos propres modèles pour les invoquer plus tard..

Adopter cette approche de la productivité quotidienne Comment 6 modèles simples Evernote stimulent ma productivité quotidienne Comment 6 modèles simples Evernote stimulent ma productivité quotidienne Créez des modèles personnalisés dans Evernote. Avec ces modèles, vous pouvez augmenter votre productivité au travail et dans votre vie personnelle. Voyons comment créer rapidement vos propres modèles Evernote personnalisés. Read More peut améliorer votre vie en vous faisant gagner du temps, en vous aidant à produire un travail fantastique et peut-être même en vous aidant à découvrir de nouvelles formules que vous n'aviez pas imaginées pour vos tâches quotidiennes..

Ainsi, lorsque vous vous engagez à utiliser des modèles, il est important de savoir en quoi un modèle vaut votre temps..

Comment repérer un bon modèle

La première étape pour choisir un modèle consiste à déterminer exactement ce dont vous avez besoin. Pourquoi allez-vous l'utiliser? Quel type d'informations allez-vous inclure?

Bien sûr, cela dépendra également de l'application que vous envisagez d'utiliser. Cela m'amène au point suivant:

Assurez-vous de bien comprendre toute la portée de l'application pour laquelle vous recevez le modèle. Assurez-vous de bien comprendre la portée complète du modèle. Créez votre modèle PDF personnalisé pour la planification. Créez votre modèle PDF personnalisé pour la planification. Les modèles sont des outils indispensables qui permettent de gagner du temps et que vous pouvez utiliser dans presque toutes les situations de la vie. Quand la situation spéciale vient, pouvez-vous créer votre propre modèle? C'est facile. Nous vous montrons comment. Lire la suite.

En d’autres termes, quel genre de choses pourrez-vous en faire? Y a-t-il des modifications ou des modifications que vous ne pouvez pas apporter? Quelles sont les limitations ou restrictions dont vous devez rester conscient? Y at-il des éléments qui doivent être présentés d'une certaine manière?

Tout bon modèle est à la fois flexible et personnalisable. Vous devriez être capable de le modeler avec exactement ce dont vous avez besoin, si ce n'est déjà le cas.

Pour le moment, ces conseils semblent généralisés, mais vous en comprendrez la valeur dès que vous plongez et que vous commencez à chercher un modèle. Rappelez-vous d’écrire et de spécifier d’abord ce dont vous avez besoin à partir du modèle, puis de partir de là..

Modèles pour applications populaires

Nous allons maintenant examiner quelques exemples de modèles pour plusieurs applications populaires. Prenez note du type de modèles mis en surbrillance et essayez de faire de même pour vos propres applications, en particulier si elles ne figurent pas dans la liste..

Grâce à des modèles efficaces, vous pouvez libérer le véritable potentiel de vos applications et améliorer votre expérience logicielle..

Asana

Asana, si vous n'êtes pas déjà au courant, est un outil de gestion de projet basé sur une équipe. Plus important encore, il s’agit d’un outil d’organisation sociale destiné aux petites et grandes équipes, avec des discussions en ligne, des interactions et plus encore..

Il vous permet de rester en contact avec votre équipe, de créer et d’organiser des projets et d’attribuer des tâches à des membres de l’équipe. Vous pouvez organiser des projets de différentes manières, avec différentes tâches pour constituer un tout. Il existe également de nombreux outils et fonctionnalités pour améliorer votre expérience. Par exemple, n'importe qui peut joindre des fichiers à partir de services de stockage dans le cloud, tels que Dropbox, ou les télécharger pour un accès en ligne. Cela vous permet de partager facilement des fichiers entre les membres de l'équipe..

Contrairement à certaines des autres applications de cette liste, vous ne pouvez pas télécharger de modèles prédéfinis à utiliser avec Asana. Mais, vous pouvez créer vos propres modèles à utiliser quand vous en avez besoin..

Il y a plusieurs façons de le faire. Vous pouvez créer un modèle à partir de rien, avec l'intention de l'utiliser dès le début, ou transformer un projet ou une tâche existants en un modèle, ce qui vous permet d'enregistrer la structure actuelle..

Cela est idéal pour des tâches telles que la création de nouvelles listes de contrôle des clients, le contenu marketing de produits, les plans d'assurance qualité, l'intégration de matériel pour les nouveaux employés et plus encore. Vous pouvez enregistrer la structure ou la présentation en cours en tant que base à réutiliser et à modifier pour des tâches et des projets futurs..

La ressource complète pour travailler avec des modèles dans Asana peut être trouvée ici.

Asana est gratuit pour les équipes de 15 personnes maximum, ou 8,33 USD (facturé annuellement) par membre pour les équipes plus importantes..

Canva

Canva, un outil de création et de modification d’images en ligne, présente l’avantage de disposer d’une multitude de modèles disponibles..

Canva est fondamentalement le Photoshop le moins compliqué de la conception graphique moderne. Les 7 meilleurs sites pour trouver des modèles InDesign gratuits: livres, prospectus, magazines, etc. Les 7 meilleurs sites pour rechercher des modèles InDesign gratuits: Livres, prospectus, magazines, etc. Vous utilisez un modèle professionnel Adobe InDesign au lieu de créer le vôtre? Voici les meilleurs sites de templates gratuits. Lire la suite . C’est puissant, et il existe une multitude de ressources disponibles dans l’application pour créer les graphiques dont vous avez besoin pour les articles de blog, les ressources d’impression, etc. Vous pouvez utiliser des formes, des cliparts, des styles de police et des éléments visuels existants pour produire le type de graphique dont vous avez besoin..

Choisir un modèle existant avec lequel travailler dans Canva est simple et joyeux. Il suffit de démarrer l'application et vous serez présenté avec une variété d'options à choisir.

Ce que vous ignorez peut-être, c’est qu’avec un compte Canva for Work, vous pouvez créer et enregistrer vos propres modèles de marque que vous pourrez utiliser à tout moment. Ceci est simple car les options sont juste en face de vous.

Il existe une solution de contournement que vous pouvez utiliser pour la version standard de Canva pour un usage personnel.. L'application enregistre automatiquement tous les documents que vous avez créés précédemment, à condition que vous soyez connecté. Assurez-vous de le faire, créez un nouveau document, puis complétez-le avec des images et du contenu génériques..

Plus tard, vous pourrez éditer le document existant en créant une copie et en partant de là. C'est comme avoir un modèle personnalisé!

Canva Basic est gratuit, mais le contenu que vous pouvez inclure dans vos graphiques est soumis à des restrictions. Vous pouvez payer individuellement pour utiliser certains éléments graphiques à partir de l'application, et les coûts varient.

Canva for Work coûte 12,95 $ par mois pour chaque concepteur d’une équipe ayant besoin d’avoir accès à l’outil. Ce prix est réduit à 9,95 $ par mois si vous payez sur une base annuelle..

Kanbanize

Kanbanize, un outil de gestion agile et très populaire en kanban, dispose d'une prise en charge intégrée des types de cartes et des modèles personnalisés..

L'outil est utilisé pour rationaliser les processus de travail en fournissant un tableau de progression visualisé. C'est essentiellement une version numérique du processus Kanban. Vous créez ce qu'on appelle un tableau de projet qui agit comme un tableau noir ou blanc. Ensuite, vous créez des fiches de tâches pour toutes les étapes à suivre pour mener à bien votre projet - elles agissent comme des notes autocollantes. Ces fiches de tâches sont attribuées à des membres individuels de l’équipe et vous aident à garder une trace de ce qui a été accompli et de ce qui reste à faire..

Normalement, vous devez créer des cartes de tâches et des tableaux de projet à partir de rien, en modifiant tous les attributs, champs et détails individuels au fur et à mesure. Pour simplifier les choses, Kanbanize vous permet de créer des modèles de ces éléments.

L'outil vous permet de modifier des modèles prédéfinis de cartes de tâches afin que vous n'ayez pas besoin de les créer à chaque fois. C'est particulièrement pratique si vous utilisez régulièrement des attributs et que vous pouvez faire de même avec les tableaux de projets pour conserver la cohérence des champs et des attributs dans plusieurs projets..

Configurer un modèle dans Kanbanize est assez intuitif, mais si vous préférez des étapes détaillées, le site propose également des instructions faciles à suivre sur sa page Types de cartes et modèles..

Kanbanize propose un essai gratuit pour 1 000 actions. Après cela, le coût est de 9 $ par membre de l’équipe par mois (facturé annuellement) pour les petites équipes de 20 utilisateurs maximum. Pour les grandes organisations, c'est 15 $ par utilisateur et par mois.

Google Docs

Google Docs est un traitement de texte en nuage extrêmement polyvalent. Si vous avez déjà utilisé Microsoft Word, OpenOffice ou des outils similaires, c'est presque exactement cela, à l'exception qu'il s'agit d'une application en ligne. Il existe également des versions mobile et tablette de l'outil vous permettant d'éditer des documents en déplacement, et une fonctionnalité hors connexion vous permet de quitter votre bulle Wi-Fi protégée..

Comme la plupart des traitements de texte, vous pouvez télécharger des modèles prédéfinis pour créer des documents avec l'outil. Le type de modèle dont vous avez besoin dépend clairement du projet ou du contenu sur lequel vous prévoyez de travailler. Par exemple, il existe des modèles pour les calendriers, les lettres de motivation, les curriculum vitae. 3 Sites Web utiles pour les modèles de CV téléchargeables gratuitement 3 Sites Web utiles pour les modèles de CV téléchargeables gratuitement.

Vous trouverez ci-dessous quelques-uns des meilleurs modèles Google Docs prédéfinis mis en évidence ici. 24 Modèles Google Docs qui faciliteront votre vie. 24 Modèles Google Docs qui vous faciliteront la vie. Les modèles peuvent vous faire gagner beaucoup de temps. Nous avons compilé 24 modèles Google Docs permettant de gagner du temps pour le travail, la santé, la maison et les voyages. Continuez avec vos projets, plutôt que de vous battre pour préparer des documents. Lire la suite .

Vous pouvez également créer facilement votre propre modèle en enregistrant un document avec le contenu de base, puis en le copiant ultérieurement pour le modifier..

Hootsuite

Hootsuite est un outil de marketing social extrêmement puissant qui vous permet de gérer des comptes sociaux et de publier du contenu sur différents réseaux sociaux..

Ce qui est formidable pour les grandes et les petites entreprises, c’est le fait qu’il offre plusieurs outils d’analyse concis pour accompagner le contenu social que vous publiez. Vous pouvez suivre les niveaux d'engagement, les vues, le pourcentage de diffusion et plus.

L'une des excellentes fonctionnalités de Hootsuite - et il y en a beaucoup - est que vous pouvez créer des modèles de messages sociaux personnalisés. Cela vous permet de réutiliser le contenu que vous publiez en permanence. C'est une fonctionnalité qui manque cruellement à la plupart des réseaux sociaux, en particulier du point de vue de nombreux blogueurs et propriétaires de petites entreprises..

Par exemple, supposons que vous ayez une promotion tout au long du mois que vous souhaitez faire connaître à vos abonnés sociaux. Plutôt que de créer une nouvelle publication sociale à partir de rien chaque fois que vous souhaitez envoyer le contenu promotionnel, vous pouvez stocker le message en tant que modèle à utiliser ultérieurement. Ensuite, tout au long du mois, vous pouvez ouvrir ce modèle et programmer des publications sociales - identiques ou légèrement modifiées à chaque fois..

Si vous vous demandez comment configurer des modèles, vous trouverez des instructions détaillées ici..

Hootsuite Pro, qui autorise jusqu'à 10 utilisateurs, coûte 9,99 $ par mois et est facturé annuellement. Hootsuite Business, qui s'adresse aux grandes équipes, n'a pas de prix indiqué par utilisateur. Vous devez donc contacter l'équipe de support pour plus d'informations..

FreshBooks

Gérer une entreprise, grande ou petite, n’est pas une tâche facile, surtout en matière de gestion des finances. FreshBooks est un outil comptable qui indique qu'il peut libérer en moyenne deux jours entiers par mois pour les clients qui seraient autrement consacrés à la réalisation de tâches comptables régulières..

C'est une alternative QuickBooks qui fonctionne très bien et a une interface minimale, mais capable,.

Je ne peux pas passer en revue toutes les fonctionnalités du service, car je serais là toute la journée - il y en a beaucoup. Ce dont je peux parler, c’est l’excellent modèle de prise en charge des offres de l’application..

FreshBooks dispose déjà d'un outil de gabarit prédéfini pour générer des factures et des estimations. Vous pouvez personnaliser les modèles directement à partir du panneau d'administration de votre compte. Cela vous permet de réduire le temps que vous consacriez normalement à la création de ces types de documents en personnalisant les informations et les champs nécessaires à l’avance. Ainsi, lorsqu’il est temps d’envoyer une facture, les 5 meilleures applications de facturation gratuites pour les pigistes et les chefs de petites entreprises Les 5 meilleures applications de facturation gratuites pour les pigistes et les chefs de petites entreprises Nous avons rassemblé les meilleurs outils de facturation gratuits pour les pigistes et les chefs de petites entreprises. Choisissez celui qui vous convient le mieux. Lisez plus à un client, ou générez des estimations, il vous suffit de modifier un petit lot d'informations..

FreshBooks coûte 39,95 $ par mois pour le plan Premium, ce qui vous permet de facturer un nombre illimité de clients et de créer un nombre illimité de factures et de rapports. Si vous ne devez facturer que 50 clients ou moins, vous pouvez acheter le forfait Plus au tarif de 24,95 $ par mois, qui offre également un nombre illimité de factures et de rapports..

Zapier

Zapier est un outil puissant qui peut vous aider à automatiser des tâches. Créer des automatisations Life Awesome avec des zaps en plusieurs étapes Créer des automatisations Life avec des zapps en plusieurs étapes des automatisations appelées zaps en plusieurs étapes. Lisez Plus en définissant une série de déclencheurs et d'actions. Grâce à l'application, vous créez quelque chose appelé un “zap,” qui sert de règle générale ou de modèle pour l'action que vous souhaitez effectuer.

Cet outil peut être utilisé pour connecter deux applications prises en charge par Zapier l'une à l'autre afin d'accomplir son travail..

Par exemple, vous pouvez configurer une règle ou un zap qui enregistre automatiquement les pièces jointes Gmail sur votre compte Dropbox. Vous pouvez également définir des règles pour la création hebdomadaire d'une carte Trello, en remplissant de nouvelles lignes dans Google Sheets avec des rapports de synthèse RescueTime et bien plus encore..

En gros, chaque règle ou action créée dans Zapier est un modèle.

Cet outil est inestimable pour les propriétaires d'entreprise et ceux qui travaillent dans des environnements en évolution rapide. Vous pouvez automatiser diverses tâches via plus de 500 applications tierces telles que Facebook, Dropbox, WordPress, Google Drive, Evernote et plus encore..

Pensez à tout le temps que vous pourriez économiser en automatisant des tâches banales que vous effectuez régulièrement..

Zapier propose une large gamme de niveaux de paiement allant de base (20 USD par mois) à Business Plus (125 USD par mois) et d’infrastructure (250 USD par mois). Le nombre de règles que vous pouvez créer dépend du type d'abonnement choisi..

Quels modèles allez-vous commencer à utiliser?

Les modèles, dans la mesure où ils sont efficaces, peuvent vous faire économiser beaucoup de temps et d’efforts. Ils vous permettent de sauter les étapes générales dans les outils de création de documents et de tâches pour aller droit au but. Avec toutes les applications répertoriées ci-dessus - et de nombreuses autres non mentionnées ici - vous pouvez charger un modèle et modifier des champs spécifiques pour obtenir exactement ce dont vous avez besoin..

Nous pourrions tous utiliser un peu plus de temps et, en utilisant des modèles, vous vous offrirez exactement cela..

Alors, comment utiliserez-vous des modèles pour vous simplifier la vie? Quels sont les modèles que vous utilisez déjà? Dites-nous dans la section commentaires ci-dessous!

Crédit d'image: Helloquence

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