Comment gérer la surcharge de la boîte de réception et les listes de tâches dans les courriels

La surcharge de courrier électronique est un gros problème de nos jours. De plus, le courrier électronique n’est pas simplement une communication, il dicte également en grande partie votre liste de tâches. De plus, les notifications constantes peuvent être une distraction. Nous avons tous besoin d'un moyen d'apprivoiser le courrier électronique.

Trucs et astuces pour éviter le débordement de la boîte de réception 3 façons simples d'empêcher la surcharge des courriers électroniques de frapper votre boîte de réception 3 manières simples d'empêcher la surcharge des courriers électroniques de frapper votre boîte de réception La messagerie a toute une réputation de tueur de productivité. Bien gérer votre courrier électronique peut vous aider à garder votre boîte de réception propre, mais ne seriez-vous pas génial si vous en aviez moins pour commencer? Lire la suite sont à l'ordre du jour. Qui est le mieux placé pour en parler qu'un homme qui cherche à apprivoiser Gmail depuis 2006? Andy Mitchell est le fondateur d'ActiveInbox, une application pour organiser votre boîte de réception Gmail. Organisez mieux votre boîte de réception Gmail avec ActiveInbox. Organisez mieux votre boîte de réception Gmail avec ActiveInbox. En savoir plus .

E-mail dans la matinée: est-ce une obligation, ou devez-vous simplement régler le problème pour plus tard? C'est quoi la meilleure stratégie pour gérer le courrier électronique au réveil?

Andy: J'ai lutté avec cela pendant des années.

• Si vous envoyez un courrier électronique à la première heure, vous vous retrouvez pris au dépourvu et vous perdez toute une matinée (un peu comme regarder une vidéo sur YouTube puis de suivre les vidéos similaires dans le gouffre du lapin)..
• Mais si vous le remettez à plus tard, vous manquerez probablement quelque chose de critique ou resterez coincé dans quelque chose d'autre et ne reviendrez jamais à cela..

La réponse est de faire les deux! Bien que dans deux morsures faciles.

Premièrement, réalisez Inbox Zero en utilisant l’approche de David Allen. 5 étapes pour guérir votre boîte de réception zéro Email Frenzy 5 étapes pour guérir votre boîte de réception zéro Email Frenzy Inbox Zero est l’un des mots à la mode les plus populaires. Pour résoudre réellement vos problèmes de courrier électronique, vous devez aller au-delà de Inbox Zero et résoudre les problèmes sous-jacents. Lire la suite, pour chaque email:

• Est-ce indésirable? Supprime-le.
• Pouvez-vous répondre en 2 minutes? Alors faites-le et supprimez-le.
• Sinon, actionnez-le pour plus tard. Gmail (avec ActiveInbox) ou Outlook vous permettent de spécifier un statut prioritaire. (Vous voudrez peut-être répondre immédiatement à tous les courriels critiques)

Pourquoi opter pour Inbox Zero? Dans les mots de Merlin Mann…

“Ce «zéro? Ce n'est pas le nombre de messages dans votre boîte de réception, mais bien la quantité de votre propre cerveau qui s'y trouve. Surtout quand vous ne le voulez pas.”

Cela vous permet de bien commencer votre journée.

Élément d'action: Choisissez plusieurs points à faible consommation d'énergie plus tard dans la journée pour recevoir les courriels. Je préconise la demi-heure de sommeil après le déjeuner et juste avant la fin de la journée. Accédez à votre liste de courriels et parcourez-les..

Le courrier électronique doit-il être quelque chose que vous vérifiez tout le temps ou périodiquement?

Andy: Je pense que si vous suivez l'approche Inbox Zero ci-dessus, vous pouvez vérifier toutes les heures environ pour rester au courant des problèmes urgents, mais reporter tout ce qui prend du temps en blocs plus périodiques..

Bien sûr, si vous travaillez dans les ventes ou le support client, vous n’avez pas le choix: le courrier électronique est votre vie!

Comment catégorisez-vous les courriels entre les tâches, les informations importantes et d’autres tâches??

Andy: Premièrement, seules deux grandes catégories comptent: Est-ce une tâche ou est-ce du matériel de référence?? Chaque email est simplement supprimé.

Ensuite, les tâches peuvent être regroupées par statut. Par exemple. haute priorité, basse priorité, et “Attendre”.

le “Attendre” La liste est la plus puissante, pour tout ce qui est bloqué pendant que vous attendez que quelqu'un d'autre fasse quelque chose. Ces e-mails sont normalement ceux qui s’infiltrent dans les profondeurs de notre client de messagerie, et nous oublions complètement de les suivre..

Élément d'action: Dans Gmail, conservez une étiquette. ou dans Outlook garder un drapeau; et marquez-le lorsque vous envoyez un courrier électronique pour lequel vous avez absolument besoin d'une réponse. Ensuite, une fois par semaine, vous pouvez accéder à votre liste d’attente et poursuivre toutes les personnes qui n’ont pas répondu..

Le courrier électronique doit-il être utilisé comme une liste de tâches?

Andy: Oui!

Si des tâches arrivent déjà dans votre boîte de réception, quelle est l'alternative? Vous devez les copier-coller depuis votre courrier électronique vers un autre système.

C'est une source énorme de perte de temps et de confusion, les tâches étant dupliquées dans différents systèmes. Pour cette raison, David Allen préconise “bords durs” (un élément ne doit figurer que dans une seule liste) pour garder votre cerveau dégagé et sans stress.

Bien sûr, l’inconvénient majeur des clients de messagerie classiques est qu’ils ne maîtrisent pas bien ces tâches. Ainsi, l’idée originale d’ActiveInbox était que les courriels sont des tâches. Il n'y a pas de séparation ou de duplication.

Élément d'action: [Note de l'éditeur] Vous pouvez transformer Gmail en un tableau de tâches similaire à Trello avec Sortd. Transformez Gmail en un tableau de tâches similaire à Trello avec Sortd. En transformez Gmail en un tableau de tâches similaire à Trello avec Sortd Dans les effectifs modernes, votre courrier électronique se transforme souvent en votre liste de tâches. Eh bien, vous pouvez désormais obtenir une organisation de type Trello dans Gmail avec une nouvelle extension Chrome, Sortd. Lire la suite, en vous donnant le confort de votre boîte de réception habituelle et en ajoutant une skin à la liste de tâches à effectuer..

Quels sont les moyens efficaces d'utiliser le courrier électronique pour noter des tâches?

Andy: Si vous souhaitez ajouter une tâche qui n'a pas commencé par un email, envoyez-nous un email! Ensuite, vous devez le marquer comme une tâche.

Avec ActiveInbox, vous pouvez remplacer l'objet de l'e-mail par un nom de tâche, définir un statut et une date d'échéance, ajouter une liste de contrôle et des notes et l'intégrer à un projet. Il transforme Gmail en un gestionnaire de tâches complet.

Élément d'action: Dans Gmail, vous pouvez marquer un e-mail avec des étoiles. Avec la boîte de réception de Google, vous pouvez ajouter des rappels ou suspendre un courriel. Examen de la boîte de réception Google: Une bouffée d'air frais Examen de la boîte de réception Google: Une bouffée d'air frais Gmail est un nom familier du service de messagerie, mais Google n'en était pas satisfait. Rencontrez Google Inbox, une nouvelle façon d’aborder le courrier électronique. Lire la suite .

Notre boîte de réception en tant que liste de tâches devient-elle simplement un autre système en concurrence pour attirer l'attention?

Andy: C’est un système qui attire notre attention, mais notre boîte de réception le fait déjà. Donc ce n'est pas un autre. Le fait que votre boîte de réception soit déjà une liste de tâches, sans que vous le souhaitiez particulièrement, est précisément la raison pour laquelle vous devriez en faire votre liste de tâches centrale..

Il est toujours plus facile de nager avec le courant. Vous pouvez essayer de conserver une liste de tâches ailleurs, mais si la majorité de vos tâches proviennent d'e-mails, voulez-vous continuer à vous battre, copier / coller des e-mails dans votre autre gestionnaire de tâches et crier aux collègues qui vous envoient des e-mails? Ne vous battez pas! Faites du courrier électronique le noyau de votre liste de tâches.

Élément d'action: [Note de l'éditeur] Si vous souhaitez toujours utiliser une liste de tâches externe, Todoist et Any.do vous permettent d'ajouter des tâches directement à partir de Gmail..

L'efficacité de la messagerie est-elle une responsabilité collaborative ou individuelle? Quelle est l'étiquette que nous devrions tous suivre?

Andy: En matière d’étiquette, la réponse est résolument collaborative. Comme pour tout le reste de la société, il s'agit de respecter les autres autant que vous-même. [Note de la rédaction: De même, il est garanti que certains courriels offensent, énervent ou agacent les destinataires. 6 façons de garantir offenser, de colère et d’ennuyer avec chaque courrier électronique que vous envoyez. dure. Il est vraiment difficile de faire comprendre ce que vous voulez vraiment dire dans un courrier électronique, et la moitié du temps, les gens vous comprendront presque toujours mal. Une grande partie du problème vient… Lire la suite]

En dépit d'être apparemment poli, je pense que les courriels qui disent juste “Merci!” ou “D'accord!” sont une perte de temps totale, et donc le mal.

Cependant, en ce qui concerne les outils de collaboration, il en va tout autrement. Le courrier électronique est une expérience intrinsèquement solo. Au moins pour coordonner le planning d'une équipe, vous avez toujours besoin de votre gestionnaire de projet, de votre outil CRM et de votre messagerie instantanée..

Élément d'action: Je suis fan de 3Sentences. La brièveté fait gagner du temps à tout le monde, même à vous lorsque vous devez analyser à nouveau le courrier électronique à l'avenir. Considérant que les emails gaufres sont paresseux et grossiers.

Posez vos questions à Andy!

Andy Mitchell lira les commentaires et répondra à toutes vos questions sur la gestion de votre courrier électronique. Voici votre chance de résoudre ce problème embêtant!

Crédits image: Le Caire, Lea Latumahina, Mike Renlund, OmirOnia, hoefi, OpenClip

Pour en savoir plus sur: conseils sur les courriels, gestion du temps, liste de tâches à faire.