Comment créer le dernier système de gestion du temps parfait que vous utiliserez jamais

J.R.R. Tolkien a écrit une fois, à travers le personnage de Gandalf, “Tout ce que nous devons décider, c'est quoi faire avec le temps qui nous est donné.” Si vous voulez connaître le secret de la création du système de gestion du temps idéal au monde, vous devez écouter Gandalf..

Mon chemin personnel vers le système de gestion du temps parfait a été long et jonché des carcasses des tentatives passées. Ils disent que l'enfer est pavé de bonnes intentions. Eh bien, disons simplement que j'ai toujours commencé à utiliser chaque nouveau système avec de très bonnes intentions.

J'ai essayé Gqueues Prenez la gestion des tâches et la planification Google à un tout nouveau niveau avec GQueues Prenez la gestion des tâches et le Google à un tout nouveau niveau avec GQueues Les tâches Google ne fonctionnent pas si vous souhaitez passer au-delà de la gestion du temps d'aujourd'hui planification visionnaire de demain. C’est là que GQueues s’impose. Lire la suite, ToDoist À quel point ToDoist Premium est-il plus productif? Voici 6 bonnes raisons de mettre à niveau ToDoist Premium est-il encore plus productif? Voici 6 bonnes raisons de mettre à niveau J'ai continué à utiliser ToDoist gratuitement pendant un certain temps. Mais j'ai continué à me heurter à ce que je voulais faire et que je ne pouvais pas. Rappels par courrier électronique. Ajout de notes à la tâche. Des choses qui ajouteraient vraiment beaucoup… Lire la suite, Google Tasks Transformez les tâches Google en une suite de gestion de tâches avec Google Tasks hors ligne [Chrome] Transformez les tâches Google en une suite de gestion de tâches avec Google Tasks Offline [Chrome] L'utilisation de Google Tasks est comme un relation amour-haine. Le problème lié à l'utilisation de Google Tasks directement dans Google Agenda, Google Agenda ou à l'intérieur de Google Mail, est que la présentation et l'interface utilisateur sont extrêmement simplifiées et… Read More et tous les trucs de gestion de la vie entre les deux. Si vous êtes comme moi, vous avez probablement fait la même chose. C'est une recherche constante pour plus d'organisation avec moins de travail. Un moyen de créer plus de temps dans votre emploi du temps, d'accomplir tout ce que vous rêvez d'accomplir, sans perdre de sommeil.

Quel est le système de gestion du temps parfait?

Si vous êtes comme moi, vous avez probablement l'impression d'avoir un système presque ce dont vous avez besoin, mais pas tout à fait. Il manque presque toujours quelque chose.

Le système de gestion du temps parfait devrait avoir les qualités suivantes.

• Vous permet un “endroit calme” contempler vos objectifs de vie et vos rêves
• Fournit une intégration transparente des tâches liées à vos objectifs
• Vous permet d'organiser et de planifier facilement vos responsabilités hebdomadaires et quotidiennes
• Vous aide à éviter d'oublier des tâches importantes
• Est compact et simple, mais efficace et tout compris

Ce dernier est comme demander la lune, n'est-ce pas? C'est le besoin de simplicité associé à l'exigence de tout faire qui rend la recherche du système parfait si impossible.

Créer une chaîne de montage de gestion du temps

Le système de gestion du temps idéal devrait fonctionner comme une chaîne de montage efficace. Vous avez un travail entrant (tâches), et ceux-ci doivent être organisés et planifiés, puis intégrés dans votre calendrier. Ce processus ressemble à ceci:

Le problème avec la plupart des tentatives d'utilisation d'une seule application telle que gTasks Utilisez gTasks pour synchroniser vos tâches avec Google [Android] Utilisez gTasks pour synchroniser vos tâches avec Google [Android] Ces jours-ci, il existe un grand et un grand moyen de gérer faire la liste en ligne et via des applications mobiles. Cela dit, il y a souvent encore quelques personnes qui n'utilisent pas encore l'un des… Lire la suite ou quelque chose du genre, c'est que ces applications sont spécialisées pour gérer vraiment une ou deux parties de ce processus.

Outils de suivi du temps 4 Excellents outils de suivi du temps libre [Android] 4 Excellents outils de suivi du temps libre [Android] Peu importe qui vous êtes, le temps est un produit extrêmement important. Nous avons tous le même temps - 86 400 secondes chaque jour - et c'est à nous de savoir comment nous passons ce temps… Read More ou en utilisant la technique Pomodoro Pomodoro Web App Tomato.es, la gestion du temps est simplifiée Pomatoro Web App Tomato. es La gestion du temps est-elle simple? Impossible de se concentrer? Mets-toi au travail, maintenant. Tomato.es est une minuterie gratuite Pomodoro que vous pouvez utiliser directement dans votre navigateur - et c'est probablement la meilleure application du genre que j'ai jamais utilisée. La technique de Pomodoro est simple:… Lire plus vous faire tergiverser moins Pourquoi la procrastination ne peut pas être guérie par les applications de gestion des tâches [Opinion] Pourquoi la procrastination ne peut pas être guérie par les applications de gestion des tâches [Avis] Depuis longtemps gestion du temps, et dans certains aspects, je le fais encore. Une de mes nombreuses méthodes en “surmonter” mon manque de gestion du temps était d'utiliser des applications de gestion des tâches. Je… Lire la suite en gérant votre emploi du temps hebdomadaire, mais ne vous aidez pas à organiser vos tâches.

Ce n’est que lorsque Justin m’a montré sa technique en utilisant LEGOS comme méthode de gestion du temps. Comment utiliser les LEGO pour mieux gérer votre temps Comment utiliser les LEGO pour mieux gérer votre temps Je pense avoir trouvé l’outil de productivité ultime: les LEGO. Ne pars pas! Laisse-moi expliquer. Lisez plus que j'ai commencé à avoir une idée de quelque chose qui pourrait fonctionner mieux pour moi. Cela a conduit à ce que je pensais devenir mon meilleur et dernier système de gestion de tous les temps, en utilisant Trello Trello - Un système de gestion de projet unique, simple et puissant, issu d'un bon foyer Trello - Un système de gestion de projet unique, simple et puissant, doté d'une bonne Le nom de Joel Spolsky vous dit-il quelque chose? Si c'est le cas, vous allez avoir envie de lire cet article, car il présente le dernier et le plus grand projet de Spolsky. Et si non, vous devriez savoir que c'est… Read More .

Assembler les morceaux

Cependant, Trello n'était toujours pas un endroit facile pour planifier des objectifs de vie. Comment créer un tableau de vision et atteindre vos grands objectifs buts. Certains l'appellent une liste de seau. Vider ce seau appelle une action. C'est là qu'un outil visuel comme Trello s'avère utile. Lire la suite et la gestion des tâches d'une étape à l'autre de la planification était très lourde.

Pour ces raisons, j'ai finalement décidé de tirer tous les enseignements des systèmes que j'ai testés par le passé et de les combiner dans un seul système de gestion du temps automatisé qui fait tout..

1er - Créez votre feuille de gestion du temps maître

Le flux de travail que j'ai volé à Justin et utilisé dans le système Trello fonctionne bien. Fondamentalement, vous commencez d'un côté avec toutes vos nouvelles tâches entrantes dont vous avez besoin pour s'intégrer d'une manière ou d'une autre dans votre emploi du temps. Ensuite, à gauche de cette liste, vous avez une liste de toutes les tâches que vous souhaitez effectuer ce mois-ci. À gauche de ça, cette semaine.

Ce système a fonctionné pour moi pendant environ quatre ou cinq mois. J'ai commencé à oublier des choses qui figuraient sur certaines des listes. Ils ne se sont pas déplacés vers “aujourd'hui” et puis vient d'être enterré. Le système a commencé à me faire défaut.

Alors voici ce que j'ai fait. Vous devez d’abord créer une feuille de calcul Google et créer quatre feuilles..

Dans ce cas, vous commencez à gauche et créez un Entrant drap. Ceci listera toutes les tâches entrantes de vos divers autres systèmes.

A droite, vous créez un Demandes mensuelles drap. À droite de cela créer un Demandes hebdomadaires drap. À droite de cela, créez votre Horaire hebdomadaire drap.

Nous allons commencer à formater ces feuilles individuelles dans un instant. Mais d’abord, créez un calendrier hebdomadaire dans le Horaire hebdomadaire feuille en créant une rangée de jours de la semaine et une colonne de toutes les demi-heures pendant une journée entière.

Maintenant que votre horaire hebdomadaire est prêt à être utilisé, il est temps de commencer à saisir des tâches dans votre nouveau système de gestion du temps.!

Sur le Feuille entrante, créer des en-têtes pour Tâche, Projet, date ajoutée, Étiquette, Priorité, Lien, Prévu, et Terminé.

Ces champs auront tous un sens au moment où nous commençons à nourrir votre “Entrant” feuille avec flux automatisés.

2nd - Créez et automatisez vos objectifs de vie

Le premier de ces flux sera vos objectifs de vie.

La leçon la plus importante que j'ai apprise est que lorsqu'il est question d'objectifs ambitieux, vous avez besoin d'un espace propre et destiné à un seul objectif: contempler les éléments les plus importants pour vous..

Parmi toutes les applications de gestion du temps que j'ai jamais essayées, ToDoist est parfait..

C'est propre et simple. Vous créez ces grands objectifs de vie à gauche, puis à droite, vous décomposez ces très grands objectifs en sous-objectifs que vous viserez tout au long de votre vie..

Par exemple, l'un de mes objectifs de vie est d'avoir une famille heureuse. Certains sous-objectifs de ce serait “Fournir une enfance positive” pour mes enfants, ou pour “Être un mari dévoué et attentionné”. Dans ces sous-objectifs, sont les endroits où aller plus spécifiques. Par exemple, construire une chambre pour ma fille lui donnerait certainement une expérience plus positive de son enfance.

Maintenant, c'est un passible d'action tâche. Ce que vous voulez faire est de configurer des étiquettes pour ces tâches pouvant être exécutées, afin que ToDoist les envoie automatiquement à votre système de gestion du temps maître..

Vous aurez besoin d'utiliser ToDoist Premium pour avoir accès aux étiquettes (c'est bon marché et ça vaut le coup!)

Dans ToDoist, cliquez simplement sur Étiquettes dans la barre de navigation de gauche, puis cliquez sur le bouton Ajouter une étiquette bouton.

Dans l'exemple ci-dessus, pour créer une tâche de chambre à coucher, après avoir créé un libellé happy_family, j'ai ajouté “@famille heureuse” à la tâche elle-même, pour l'étiqueter.

Pourquoi ces étiquettes vous aident-elles? Parce que maintenant, vous pouvez utiliser IFTTT pour repérer ces tâches étiquetées et les insérer dans votre tout nouveau Entrant feuille dans Google Sheets.

Dans IFTTT, choisissez simplement le déclencheur ToDoist, puis sélectionnez Nouvelle tâche créée avec label.

Ensuite, vous pouvez choisir dans une liste déroulante les étiquettes que vous avez créées, ainsi que le projet où vous avez utilisé l'étiquette..

Enfin, définissez l’action sur Google Drive, sélectionnez Ajouter une ligne à la feuille de calcul, et tapez le nom correct de votre feuille de calcul Google à l'endroit où vous avez créé le “Entrant” drap.

Notez les champs dans cette sortie? Ce sont les mêmes champs que vous venez de créer dans la feuille de calcul.

Ainsi, chaque fois que vous créez une tâche liée aux objectifs de vie dans ToDoist et appliquez l'un des libellés pour lesquels vous avez créé les déclencheurs IFTTT, cette tâche est automatiquement chargée dans la feuille de calcul entrante..

Penses-y. Maintenant, vous pouvez vous asseoir, vider votre esprit et simplement planifier vos objectifs de vie. Ne vous inquiétez pas de la planification de ce que vous devez faire pour les atteindre. Réfléchissez et étiquetez les tâches à accomplir pour y parvenir. Laissez l'automatisation s'occuper du reste.

3ème - Automatisez vos demandes urgentes

Bien sûr, votre vie est plus que vos objectifs de vie. Regardons les choses en face, les demandes quotidiennes, les appels téléphoniques et les courriels vous bombardent constamment de nouvelles demandes et de nouvelles tâches. Vous avez également besoin d'un moyen de faire face à ces demandes.

La réponse à cela est aussi d’automatiser une “Entrant” nourrir de votre compte de messagerie. Ne vous inquiétez pas, c'est vraiment facile. Créez simplement un déclencheur IFTTT à chaque fois que vous étoile un email dans votre boîte de réception.

Puis créez la même action que précédemment - Ajouter une ligne à la feuille de calcul. Assurez-vous de taper correctement le même nom de feuille de calcul. Vous devrez également personnaliser le Rangée formatée de sorte qu'il génère les champs requis pour la table entrante que vous avez créée.

L’important est de s’assurer que le sujet de l’email est aligné sur le “Tâche” champ dans votre feuille de calcul.

Désormais, chaque fois que vous insérez un email dans votre boîte de réception, cet objet est ajouté à votre feuille de calcul en tant que tâche entrante..

La beauté de ceci est que, lorsque vous numérisez des e-mails et que vous repérez un e-mail qui requiert votre temps, il doit devenir une tâche planifiée dans votre flux de travail. Ne perdez pas votre temps à essayer d'accomplir la tâche immédiatement. Il suffit de commencer et passer à autre chose.

Maintenant que vos objectifs de vie et vos courriels quotidiens sont tous automatisés pour remplir la file de tâches entrantes de votre nouveau système de gestion du temps, il est temps d'organiser le flux de travail de ce système..

4ème - Organisez votre flux de travail de gestion du temps

Maintenant vient la partie amusante. Si vous avez utilisé ToDoist pour planifier vos objectifs à long terme et que vous avez mis en vedette des éléments importants de vos courriels, vous constaterez que de nombreuses nouvelles tâches sont arrivées dans la feuille.!

Se souvenir du Prévu et Terminé les champs que vous avez créés? Eh bien, c'étaient des figurants qui ne seront pas complétés par l'automatisation. En effet, lorsque vous sélectionnez chaque nom de tâche et que vous les déplacez vers la Ce mois-ci ou Cette semaine feuilles, vous devez noter que vous avez planifié cette tâche. Lorsque vous terminez la tâche, vous pouvez la marquer comme effectuée à l'aide du champ Terminé..

Une fois qu'une tâche est planifiée, elle existe dans la feuille Mois ou Semaine. L’idée est que tous les mois, vous devriez déplacer toutes les tâches entrantes que vous pensez pouvoir accomplir ce mois-ci dans la Ce mois-ci drap.

le Ce mois-ci et Cette semaine les feuilles doivent comporter les champs suivants: Tâche, Qui pour?, La fréquence, Répéter et Le but de la vie.

Lorsque vous déplacez un nom de tâche de Entrant vers ce mois, prenez le temps de remplir ces champs. À qui (à quel client ou à quelle personne) s'adresse cette tâche? Est-ce une tâche que vous devez répéter tous les mois? Est-ce l'un de vos objectifs de vie??

Plus important encore, définissez quand la tâche doit être complétée par. Le tri par ce champ vous aidera à hiérarchiser les tâches à accomplir lors de la planification de votre semaine..

Rappelez-vous, faites-le tous les mois. Prenez également le temps, au début de la semaine, de déplacer des tâches du Ce mois-ci feuille à l'identique Cette semaine drap. Ou, dans les cas où la tâche se répète tous les mois, vous pouvez simplement l'ajouter directement à votre calendrier hebdomadaire et mettre à jour le “Prochaine échéance” champ.

C'est la beauté de ce système. Il peut vous aider à tout gérer - tâches liées à ces objectifs de la vie importants, tâches quotidiennes banales issues des courriels, tâches mensuelles et hebdomadaires que vous devez exécuter à tout moment, puis tâches importantes que vous ajoutez à la Entrant drap-toi.

Au fur et à mesure que les tâches sont traitées et passent d'un onglet à l'autre, elles sont datées et classées par ordre de priorité, et vous l'ajouterez enfin à votre planning pour la semaine à venir. Ceci est la planification du tout dernier onglet que vous avez créé au début de cet article. Ceci utilise la stratégie de blocage du temps Blocage du temps - l'arme secrète pour mieux se focaliser Blocage du temps - l'arme secrète pour mieux se concentrer Vous cherchez un moyen plus efficace d'organiser vos journées de travail? Essayez de bloquer le temps. Cette tactique de gestion du temps peut vous aider à rester sur la bonne voie tout en empêchant les distractions, la procrastination et le multitâche improductif. En savoir plus sur ce que Rob a récemment écrit - qui fonctionne assez bien.

Vous pouvez envisager de coder par couleur ces tâches lorsque vous les ajoutez à votre emploi du temps de la semaine. Peut-être créer un code de couleur pour chaque client différent ou utiliser différentes couleurs pour indiquer différents projets ou priorités.

La clé de ce système est qu’il est capable de tout gérer, de votre planification de la vie à vos objectifs. 5 erreurs critiques à éviter lors de la fixation d’objectifs. 5 erreurs critiques à éviter lors de la définition d’objectifs. et augmenter la productivité. Si vous n'avez pas d'objectifs, vous n'avez pas de direction. Sans direction, il est facile pour vous de se sentir perdu et confus. Heureusement,… Lire la suite, aux projets sur lesquels vous travaillez en ce moment.

Ils sont ensuite programmés pour être réalisés sur les deuxième et troisième onglets, puis programmés et réalisés sur le dernier onglet. Tant que vous êtes suffisamment discipliné pour vous asseoir et utiliser ce système pour planifier votre mois et votre semaine à venir, votre productivité augmentera plusieurs fois.

Avez-vous trouvé votre système de gestion du temps idéal? Est-ce que cela ressemble à cela pourrait fonctionner pour vous? Partagez vos propres expériences et astuces en matière de gestion du temps dans la section commentaires ci-dessous.!

Crédits image: gestion du temps via Shutterstock

Pour en savoir plus sur: l'outil de planification, le tableur, la gestion du temps, la liste des tâches à effectuer.