6 trucs simples pour surcharger votre flux de travail personnel

Vous ne parvenez pas à rester au fait des choses malgré le meilleur des outils et un flux de travail simplifié? Peut-être avez-vous besoin moins des outils et un workflow plus simple.

Rester à jour sur ce que le Web a à offrir est stressant en soi. L'ajout de chaque élément à votre flux de travail peut être désastreux. Utiliser moins de ressources intelligentes pour faire votre travail n’est pas une mauvaise stratégie. Voyons quelques façons possibles de l’adopter et comment il peut ouvrir la voie à un rythme et à un style de travail plus sains..

1. Laissez vos outils actuels effectuer plusieurs tâches

Il est tentant de continuer à ajouter de nouvelles applications et gadgets à votre flux de travail pour tirer parti de toutes les fonctionnalités utiles qu’ils contiennent. Cela signifie simplement que davantage de centres de données doivent être surveillés et harmonisés..

J'ai trop d'applications sur mon téléphone. pic.twitter.com/87opchTINW

- Carl Hendrick (@C_Hendrick) le 28 février 2016

Demandez-vous ce que ces nouveaux outils peuvent faire que vos existants ne peuvent pas? Comment pouvez-vous faire en sorte que votre ensemble actuel d’outils remplisse les mêmes fonctions que les nouveaux outils promettent? Votre agenda peut-il être transformé en une liste de tâches à effectuer? Rappels Faire de Google Agenda une liste de tâches incroyable. Rappels Faire de Google Agenda une liste de tâches à effectuer Incroyable. Maintenez-vous une liste de tâches à effectuer et un agenda séparé? Cela crée des frictions, car les tâches et la planification sont interdépendantes. Google a maintenant résolu ce problème en introduisant des rappels dans Google Agenda sur Android. Lire la suite ? Gmail peut-il agir en tant que lecteur RSS? Comment utiliser Gmail en tant que lecteur RSS? Comment utiliser Gmail en tant que lecteur RSS? Une alternative intéressante à Google Reader peut être trouvée dans Google - celle que vous savez ne va nulle part: Gmail. En quelques étapes, vous pouvez transformer une partie de votre boîte de réception en un lecteur RSS. Lire la suite ? Trello peut devenir un outil de suivi de votre argent. 10 utilisations uniques du trello autres que la gestion de projet. 10 utilisations uniques du trello autres que la gestion de projet. Le trello est un délice pour les amoureux de la liste. Son approche à la Kanban ne s’appliquait pas uniquement à la gestion de projet. Ne nous croyez pas? Regardez ces dix utilisations uniques de Trello. Lire la suite ?

Avant d'installer une nouvelle application, de souscrire à un nouveau service ou d'acheter un nouveau gadget, jetez un coup d'œil aux outils que vous utilisez déjà régulièrement et voyez comment vous pouvez les utiliser à nouveau. Avec cette approche, vous n'avez pas à:

• Gaspillez de l'argent sur de nouveaux outils lorsque vos outils existants (déjà payés) peuvent faire le travail gratuitement
• Gagnez du temps à configurer les nouveaux outils, à vous y familiariser et à importer des données dans ceux-ci

2. Éliminez les tâches addictives à partir de votre ordinateur principal

Même si vous utilisez des applications bloquant la distraction pour vous éloigner de Facebook, Twitter, votre boîte de réception, votre lecteur de flux, etc. lorsque vous devez travailler, la tentation de jeter un rapide coup d'œil aux dernières mises à jour demeure..

Pourquoi ne pas supprimer la source de la tentation? Séparez le travail du travail en déplaçant des activités telles que Facebooking, la vérification du courrier et la lecture de flux hors de votre ordinateur principal. Limitez-les à un gadget secondaire tel que votre tablette ou un autre ordinateur et utilisez votre périphérique principal uniquement pour le travail..

3. Utilisez des fichiers texte partout où vous le pouvez

Lorsque Leo Babauta a écrit qu'il sauvegardait tout dans des fichiers texte, je pensais qu'il était impossible que cette approche fonctionne pour moi. Mais j'ai quand même décidé de tenter le coup.

Après un peu d'expérimentation, j'ai réalisé que je n'avais pas besoin d'applications ni de services supplémentaires pour gérer une partie importante de ma vie numérique, mais je les utilise quand même, car c'est ce que j'ai toujours fait..

Un fichier texte brut convient parfaitement à une grande partie de vos données dispersées sur plusieurs plates-formes, sites Web et applications..

Les fichiers texte sont simples, légers et multi-plateformes. Il n'est pas nécessaire d'installer des applications ou des add-ons sophistiqués pour les faire fonctionner. Vous n'avez pas besoin de vous inscrire pour quoi que ce soit. Vous n'avez pas à faire face à des problèmes de compatibilité lors de l'accès ou du partage des données qu'ils contiennent. Cela rend les fichiers texte parfaits pour le suivi de tout, des listes de tâches à effectuer, des paiements de facture aux livres que vous souhaitez lire..

Une application de prise de notes décente 6 applications de prise de notes modernes pour garder votre pensée bien organisée 6 applications de prise de notes modernes pour garder votre pensée bien organisée Avez-vous déjà réfléchi et regretté de ne pas l'avoir écrit? Cela ne se reproduira plus si vous avez l'une de ces applications modernes à portée de main. En savoir plus avec une fonction de recherche est la seule chose dont vous avez besoin pour gérer les fichiers texte. Le point Brownie indique s'il prend en charge la synchronisation du stockage en nuage et du Markdown. Même le bloc-notes par défaut fourni avec votre système d'exploitation conviendra parfaitement. J'utilise Letterspace (OS X, iOS) pour prendre des notes et je ne le recommanderai jamais assez.

Il existe des tâches pour lesquelles vous avez besoin de quelque chose de plus puissant qu'un fichier texte, mais ces tâches sont probablement moins nombreuses que vous ne l'imaginez. En outre, cette approche peut ne pas fonctionner du tout pour vous, mais il faut encore y penser.

4. Optez pour des outils non intrusifs

Les outils qui ne sont pas bien exécutés ou dont les interfaces sont maladroites sont souvent fastidieux. Vous devez passer beaucoup de temps à chercher dans leur interface utilisateur, à rechercher des fonctionnalités cachées ou non intuitives et à annuler les modifications que vous avez apportées..

C'est là que vous apprécierez le charme d'un outil non intrusif - un outil qui vous permet de vous concentrer sur la tâche à accomplir sans vous faire faire une pause de temps en temps pour trouver cette fonctionnalité ou vous rappeler comment elle fonctionne..

Nous savons que vous ne pourrez peut-être pas choisir vos outils dans certains cas, tels que les efforts de collaboration. Mais au moins là où vous avez la liberté de choisir, choisissez des outils qui promettent de rester en dehors de votre chemin une fois que vous maîtrisez les outils. Ils n'ont pas besoin d'être trop simple ou minimaliste. Ils devraient juste se sentir tellement intuitifs que vous oubliez que vous les utilisez..

Si vous utilisez Evernote mais détestez l'interface, Alternote pour Mac est incroyable - en particulier pour l'écriture longue forme.https: //t.co/ET3q0l2VS5

- Ryan Delk (@delk) 4 février 2016

Bien sûr, vous pourriez trouver certaines applications trop utiles pour abandonner sur la base d’une interface mal exécutée. Dans ce cas, le mieux que vous puissiez faire est de rechercher un client tiers avec une interface plus fluide.

5. Stocker des modèles et des raccourcis

Les modèles de données, les raccourcis clavier et les automatisations de tâches méritent tous les éloges, et il est temps que vous en fassiez un élément clé de votre flux de travail. Leur installation peut prendre un peu de temps, mais la facilité avec laquelle ils fluidifient votre flux de travail le compense largement..

Par exemple, j'ai mis en place un modèle pour mes articles. Il comprend une section vierge permettant d’expérimenter des titres, une liste d’en-têtes de section génériques (Section 1, Section 2, etc.) et une liste de contrôle des éléments à rechercher (liens rompus, images manquantes, etc.). Le modèle se termine par une section vide pour les notes.

J'ai enregistré ce modèle dans l'extension de texte intégrée de mon Mac. Qu'est-ce que l'extension de texte et comment peut-il vous aider à gagner du temps? Qu'est-ce que l'expansion du texte et comment peut-il vous aider à gagner du temps? Si vous pouviez économiser vous-même une petite fraction du temps que vous passez à taper, vous pourriez gagner des heures de votre temps chaque semaine. C'est exactement ce que l'expansion de texte est pour. Lire la suite . Maintenant, chaque fois que je suis prêt à commencer un nouvel article, je tape rpt (abréviation de Regular Post Template) et appuyez sur la barre d'espace. Et il y a un squelette prêt à l'emploi de l'article que je vais taper. C’est un bon point de départ et est bien meilleur que la redoutable page blanche Facing Writer's Block? Obtenez les idées qui coule avec ces 3 rituels quotidiens face au bloc de l'écrivain? Obtenez les idées qui coule avec ces 3 rituels quotidiens Avec seulement quelques activités régulières, les écrivains peuvent réduire leur lutte constante pour les idées. Voici trois de ces rituels qui peuvent vous donner un flux constant d’idées pour votre prochain travail créatif. Lire la suite que je gémissais pour toujours.

J'ai aussi un raccourci pour ajouter des crédits d'image. Cela me donne un extrait de code HTML standard qui inclut l'URL de l'image, le propriétaire de l'image et la source de l'image. Tout ce que je dois faire est de remplacer ces données par défaut par les données d'attribution pertinentes pour chaque image que j'utilise.

6. Avoir un dossier ou deux pour les données temporaires

Mes concentrateurs de données numériques - dossiers de disque dur, stockage en nuage, boîtes de réception - se remplissent trop rapidement de données entrantes dont la durée de vie est très courte, telles que les pièces jointes que je télécharge, les captures d'écran que je prends, les courriels concernant les produits que je commande, etc..

Chaque fois que je voulais un fichier ou un courrier électronique important, je devais parcourir toutes ces autres données qui étaient beaucoup moins utiles. J'aurais pu le canaliser dans des dossiers appropriés avec un système automatisé ou une série de recettes IFTTT, mais cela semblait trop demander des données qui ne sont ni utiles ni pertinentes à long terme..

Maintenant, je vide ces données dans un dossier nommé Temp (temporaire) sur le disque dur de mon Mac. Tout fichier entrant que je connais ne sera pas utile au-delà de quelques jours à un mois, je le glisse dans le dossier Temp. Toutes les semaines environ, je jette un coup d'œil à ce dossier temporaire, trie les fichiers par type et décoche le dossier rapidement en supprimant en bloc les fichiers devenus inutiles..

J'ai même un dossier temporaire pour les emails. Tous les courriels que je mets, je les mets dès qu’ils ne sont plus pertinents. Par exemple, si je reçois une confirmation de commande pour un achat en ligne, je la dépose dans ce dossier Temp. Je supprime cet email le jour où je reçois le produit.

Utilisez moins d'outils intelligents

Certaines personnes sont des professionnels de la gestion du chaos numérique. Si ce n'est pas votre cas, le fait de peaufiner, d'optimiser et de gérer vos outils et vos activités numériques vous accable probablement. Alors n’est-il pas logique d’en avoir moins à modifier, optimiser et gérer en premier lieu? C'est l'approche qui a très bien fonctionné pour moi au cours des dernières années. Peut-être que c'est bon pour vous aussi. Donnez un coup de feu et vous saurez!

Quel serait vous recommande-t-il d’éliminer ou de réduire les tâches afin d’avoir un flux de travail plus gérable? Dites-nous ce qui a fonctionné pour vous.

Crédits d'image: boîte de carton vide par omphoto via Shutterstock

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