5 péchés par courriel que vous pourriez commettre… et comment vous racheter

Dante avait tort. il y a dix cercles d'enfer, dont le plus profond est réservé à ceux qui commettent le plus odieux des péchés de courrier électronique. Le courrier électronique est là pour rester, mais il y a des pécheurs qui aggravent la situation pour le reste d'entre nous. Aujourd'hui, je vais examiner certaines des manières les plus graves dont les gens peuvent se servir pour échanger des courriels et rendre la vie dure pour le reste d'entre nous..

Ne vous inquiétez pas, même si vous êtes un pécheur, vous n'êtes pas condamné à une éternité de souffrance. Adoptez une pénitence d’une semaine pour corriger l’erreur de votre comportement et repentez-vous du péché de votre courriel et tout sera pardonné.

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Envoi de courriels à trop de gens

L'e-mail est incroyablement bon marché à envoyer. Une personne peut passer cinq minutes à écrire un courrier électronique et l’envoyer à des milliers, voire des centaines de milliers de destinataires. De manière générale, il est extrêmement coûteux de recevoir. S'il faut deux minutes pour lire, ou même 30 secondes pour le rejeter, le nombre de minutes-personnes qu'un seul courrier électronique peut gaspiller est énorme. Cela équivaut à une énorme perte de temps productif. Même si vous prenez des mesures pour en minimiser l'impact, par exemple pour configurer un système de communication à plusieurs niveaux. Utilisez ce système de communication à 3 niveaux pour résister aux distractions. Utilisez ce système de communication à 3 niveaux pour résister aux distractions. Pour gérer vos relations et votre temps, gérez également la façon dont vous communiquez avec le monde. Créez un plan intelligent à 3 niveaux. Lire la suite, vous devez encore y faire face à un moment donné.

Trop d'organisations ont des politiques selon lesquelles tout le monde, tous les chiens et tous les chiens sont traités CC sur tous les courriels. Tout le monde n'a pas besoin de recevoir chaque email. Si vous êtes l’un de ceux qui élaborent ces politiques ou si vous vous contentez de dire à tout le monde par habitude alors que vous n’êtes pas obligé de le faire, vous êtes un pécheur de la messagerie électronique..

Ne vous inquiétez pas cependant, la pénitence est simple. Pendant une semaine, n’envoyez que des courriers électroniques aux personnes qui en ont absolument besoin. En cas de doute, n'envoyez pas l'email. Vous serez probablement surpris du peu d'effet que cela a sur la façon dont tout fonctionne.

En prime, plus vous envoyez d'e-mails, plus vous êtes susceptible d'en recevoir. Par conséquent, si vous êtes confronté à une surcharge de messages, cela peut également vous aider..

Surutilisation Répondre à tous

Le courrier électronique est à son meilleur lorsqu'il est utilisé exactement comme une lettre: une personne envoie un message à une autre personne et attend que celle-ci réponde. Le courrier électronique fonctionne aussi quand une personne envoie un seul message à des tas de gens (à condition qu’ils tout besoin de le recevoir). Même avec d’excellentes fonctionnalités telles que les messages en mode filé. 6 raisons pour lesquelles vous devez cesser d’utiliser des clients de messagerie électronique au profit d’options Web 6 raisons pour lesquelles vous devez cesser d’utiliser des clients de messagerie électronique en faveur d’options Web Je sais que les clients de bureau ont eu leur jour autour de la foule MakeUseOf est comme prêcher à la chorale. La plupart d'entre nous utilisons Gmail, nos propres serveurs de messagerie ou une forme de sauvegarde sur le cloud… En savoir plus, le courrier électronique n'est tout simplement pas conçu pour gérer correctement plusieurs messages..

Le problème devient vraiment évident avec les emails du groupe. Je les classe légèrement plus haut que la bombe nucléaire comme le pire développement technologique du 20ème siècle. Un fil de discussion avec 15 ou 20 personnes qui répondent peut rapidement dégénérer si les gens ne font pas attention Ne pas trébucher sur soi-même: 5 Comportements de groupe à éviter pour éviter Ne pas trébucher sur soi-même: 5 Comportements de groupe à éviter pour éviter de fabriquer un bon produit le courrier électronique n'est pas facile et c'est un art que peu de gens sont capables de perfectionner. Les emails de groupe ne sont pas plus faciles. Ces conseils devraient aider à améliorer vos messages. Lire la suite . Et rappelez-vous, chaque message envoyé est une autre notification pour quelqu'un quelque part.

Le premier message aurait pu être pertinent pour tous les membres de l'organisation, mais il est probable que les réponses ne le soient pas. Si votre patron envoie une question à l’ensemble du personnel, est-ce que vos collègues vraiment besoin de voir votre réponse? L'utilisation excessive du bouton Répondre à tous est l'un des plus grands péchés que vous puissiez commettre.

Encore une fois, la pénitence est assez simple. Pendant une semaine, vous ne devez utiliser que le bouton de réponse. Si plusieurs personnes ont besoin de voir la réponse, transmettez-les manuellement. Le bouton répondre à tous est une tentation perverse à laquelle il faut résister.

Emailing quand vous n'en avez pas besoin

Parfois, le courrier électronique est le meilleur moyen de joindre quelqu'un. Parfois ce n'est pas. Malheureusement, le courrier électronique est souvent considéré comme la valeur par défaut. Envoyer un courrier électronique lorsque vous n'en avez pas besoin est un autre moyen de vous envoyer directement au courrier électronique L'enfer.

Parfois, il y a de meilleures façons de faire les choses. Si Tony s'assied en face de vous, à moins que vous n'ayez besoin de créer une trace écrite, pourquoi ne pas marcher et lui parler? De même, si quelque chose nécessitait beaucoup de va-et-vient, une réunion en face à face ou par téléphone serait probablement beaucoup plus efficace. Un appel téléphonique de 30 minutes peut remplacer les discussions par courrier électronique d'une semaine. Assurez-vous simplement que vos réunions ne se transforment pas en un vide de temps. Vous êtes en marge de Réunions inefficaces? Envoyez ces 8 règles à votre patron Vous en avez marre des réunions inefficaces? Envoyez ces 8 règles à votre patron Si une réunion est bien organisée, il n’ya aucune raison qu’elle ne puisse pas améliorer la productivité, la motivation et le moral. Voici quelques règles à suivre pour des réunions efficaces. Lire la suite .

Votre pénitence est de faire tout ce que vous pouvez pour ne pas envoyer d'emails pendant une semaine. Si Tony n'est pas à son bureau lorsque vous passez, laissez une note manuscrite. Si Bob veut organiser quelque chose, appelez-le et envoyez-le au téléphone. Voyez comment changer votre valeur par défaut de “envoyer un e-mail” à “envoyez seulement un email s'il n'y a pas d'autre option” affecte votre façon de travailler. Tout le monde va vous remercier.

Envoi d'emails en trop

Tout comme l'envoi d'un email bref à trop de personnes est un péché, l'envoi d'emails très longs à une seule personne peut l'être aussi. Si ce que vous essayez de dire nécessite un courrier électronique de 2 000 mots, il est probable que vous utilisiez le mauvais outil de communication. Plus votre courrier électronique est long, plus la lecture prend du temps et plus les efforts de votre interlocuteur sont longs. Les longs courriels peuvent vraiment nuire!

“Je n'ai pas eu le temps d'écrire un court courriel, alors j'ai plutôt écrit un long courrier.” - marque “Marky” Twain

- Harry Guinness (@HarryGuinness) 28 avril 2015

Un nombre croissant de personnes s’engagent à conserver tous leurs courriels sous cinq phrases. Ils estiment que si le message ne peut être transmis aussi brièvement, vous le faites mal. Si vous êtes coupable d'écrire des courriels arrivant sur le territoire tolstoïen, votre pénitence consiste à rejoindre le groupe des cinq phrases pendant une semaine. Aucun courrier électronique que vous envoyez, si nécessaire soit-il, ne peut durer plus de cinq phrases, de préférence courtes. C’est une bonne habitude à prendre et cela vous rendra plus productif. 7 Conseils relatifs à l’efficacité des courriers électroniques pour obtenir plus de courrier électronique fait et plus rapidement. 7 Conseils relatifs à l’efficacité des courriers électroniques pour obtenir davantage de courrier électronique. Faster La vie dépend de la communication et, littéralement, rien n’est accompli sans elle. Le courrier électronique est un outil de communication destiné à vous simplifier la vie. Au lieu d'avoir à taper une lettre ou à essayer d'attraper quelqu'un… Read More .

Répondre à chaque message

C'est le péché dont j'étais le plus coupable et il m'a fallu un certain temps pour le surmonter. Lorsque vous recevez un courrier électronique, l’impulsion naturelle est de vous répondre immédiatement. Le problème est que cela peut vous entraîner dans des échanges réactionnaires inutiles et les gens s'attendent à ce que vous soyez disponible pour répondre instantanément aux courriels à toute heure. Répondre instantanément à tous les courriels n’est qu’un petit péché, alors que demander à tous de répondre instantanément est un plus grand péché..

En répondant rapidement à tout ce que vous donnez à la bête, c'est le patron qui exige des réponses par courrier électronique à 4 heures du matin le samedi. Tu ne dois pas plier à de tels patrons. En tant que pénitence pour ce péché, vous devez attendre une semaine au moins une semaine avant de répondre aux e-mails et ne répondre que pendant les heures de travail. Si quelque chose nécessite une réponse urgente, vous devez utiliser une autre méthode de communication..

Va maintenant en paix

Aimez-le ou détestez-le, l'email est là pour rester. Cependant, il existe des moyens d'améliorer l'expérience pour tous les autres. Si vous êtes un pécheur du courrier électronique, repentez-vous et mettez en œuvre certaines de ces solutions simples. Les gens vous en remercieront. Si, en revanche, vous êtes un saint des courriers électroniques, transmettez cet article à tous les pécheurs que vous connaissez et passez le message..

Il y a d'innombrables autres péchés de messagerie là-bas. Que pensez-vous que j'ai raté? Et quelle pénitence suggéreriez-vous?

Crédits d'image: xkcd.org.

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