10 façons de vous débarrasser de vos arriérés de tâches

Nous y avons tous été. La liste de tâches à moitié écrite qui s'étend sur la longueur de votre bras. Les notifications incessantes appelant notre attention. Le sentiment de se noyer dans une liste de tâches interminables - d'un ordinateur en attente de configuration, d'un jeu non joué à une boîte de réception extrêmement occupée. Nous craignons que l’arriéré ne soit là pour rester. Mais ici sont 10 astuces pour sortir de cette situation difficile.

Mind Dump Vos tâches

Le but d'un dépotoir est d'atteindre tabula rasa. Une ardoise vierge. Un tableau de départ propre qui vous permet de continuer avec moins de stress et plus de productivité. En bref, prévoyez un peu de temps (une heure ou deux devrait être suffisant) pour éliminer cet arriéré mental en alimentant chaque tâche à laquelle vous pouvez penser dans un document Word, un morceau de papier ou une pile volumineuse de post-it. Soyez averti, le nombre de tâches sera souvent assez déprimant. Je l'ai fait il y a quelques mois, et la liste contenait bien plus de 200 articles.

Avant de vous décharger de ces tâches de votre esprit, vous recevez naturellement des rappels quotidiens / horaires / minute par minute de votre cerveau qui ajoutent du stress à votre vie au réveil (et au sommeil).”Je dois couper la pelouse ce soir!”. “J'ai promis à Steve d'appeler la semaine dernière”. “Je n'ai toujours pas réparé cette lampe”. “Je dois effacer ce courrier en retard”. Naturellement, cela est épuisant et vous distrait des choses sur lesquelles vous devriez vous concentrer. Alors videz votre esprit et écrivez tout ce que vous devez faire, peu importe sa taille. À partir de là, vous pouvez commencer à vous organiser, plutôt que d'avoir cette voix lancinante constante au fond de votre esprit, et enfin commencer à faire avancer les choses!

Organisez votre liste de tâches

Je ne suis pas du genre à préconiser le dumping d'esprit et la rédaction de listes sous l'hypothèse erronée que c'est “productif” en soi, mais en ayant une liste de tâches complète qui est organisée de manière utile à toi, vous serez généralement en mesure de commencer à marteler à travers ces éléments dans un loin manière plus efficace que d'aller simplement à eux aveugle.

Cependant, s’il s’agit d’organiser une liste de choses à faire, il n’ya pas de solution correcte, mais il existe plusieurs options. C'est à vous de décider lequel vous convient le mieux. Vous voudrez peut-être scinder votre liste en plusieurs catégories: personnelle, professionnelle, sociale, etc. Chacune de ces listes peut être organisée. Certains d'entre eux sont basés sur:

Le contexte
Classez vos tâches en fonction du lieu et du moment où elles doivent être effectuées. Par exemple, “Hors ligne” les éléments peuvent être créés lorsque vous ne pouvez pas vous connecter à Internet. “Loisir” les articles peuvent être faits à la maison au lieu de regarder la télévision. “Ville” les articles peuvent être des tâches ménagères comme aller à la banque, ramasser / retourner des articles dans divers magasins. “Travail” les articles sont bien fait naturellement au travail.

Enregistrez chacune de ces listes dans une application de rappel / liste vous permettant de catégoriser, telle que Trello ou Rappels Apple, et d'y accéder où que vous soyez. Donc, quand vous rentrez du travail, vous pouvez simplement vérifier votre “Loisir” liste pour voir si vous pouvez travailler sur quelque chose sans vous rappeler le nombre effrayant de tâches qu'il reste à accomplir au travail.

Date d'échéance
Organisez votre liste de tâches en commençant par les éléments les plus anciens, en commençant par les éléments les plus récents, afin que vous puissiez rattraper le plus rapidement possible les délais non respectés. Certains articles peuvent ne pas avoir de date d'échéance spécifique, mais vous pouvez utiliser une application telle que Any.do pour les étiqueter comme étant dus «aujourd'hui», «demain», «à venir» ou «un jour»..

Priorité
Certains articles auront une priorité plus élevée que d'autres. Par conséquent, s'attaquer d'abord à la priorité la plus élevée peut être la meilleure solution pour vous. En scindant les tâches en “Urgent”, “Un peu urgent”, et “Non urgent” des listes vous aideront à choisir la tâche à entreprendre en premier (c’est-à-dire la tâche la plus difficile et la plus importante).

Étant donné que quelques éléments de priorité plus élevée sont complétés et rayés de votre liste, vous devriez vous sentir beaucoup moins stressé au sujet de l'arriéré..

Motivation
Organisez vos listes pour que vous ayez certaines tâches que vous savoir vous pouvez vous attaquer quand vous êtes plein ou énergique. Ayez une autre liste de tâches à entreprendre lorsque vous vous sentez léthargique après une dure journée au bureau ou une nuit chargée en ville. Souvent, quand les gens se sentent fatigués, ils peuvent éviter le travail à tout prix, mais si vous savez que certaines tâches peuvent être accomplies sans exercer beaucoup d'énergie mentale, vous aurez plus de chances de vous tourner vers celles-ci plutôt que de revenir à Netflix..

N'oubliez pas de toujours garder ces listes à jour. Quand une nouvelle tâche arrive, ajoutez-la à la bonne étiquette / liste dès que possible pour ne pas avoir à accumuler cet arriéré mental.

Traitement par lots de tâches similaires

Passer d'une tâche à une toute autre a des conséquences néfastes. Certains disent même que le multitâche peut réduire votre productivité de 40%. Ainsi, plutôt que de passer constamment d’une tâche à l’autre dans le vain espoir d’être “occupé” est la même chose que d'être “productif”, essayez de grouper des tâches similaires pour les éliminer en un seul geste.

Par exemple, lisez des articles / blogs pendant une période donnée plutôt que pendant la journée. Utilisez des outils tels que Instapaper pour enregistrer des articles à lire plus tard et Digg Reader pour suivre vos blogs préférés à un moment qui vous convient (par exemple, pendant votre trajet). En organisant vos tâches de cette manière (en fonction du contexte, comme indiqué ci-dessus), vous pouvez entrer dans la "zone" et parcourir toutes les tâches similaires en même temps, ce qui vous procure le sentiment extrêmement satisfaisant de gratter rapidement un certain nombre d'éléments à faire. en même temps.

Dans le même sens, prenez “Juste à temps” apprendre, au lieu de “Au cas où” lire, pour gagner du temps à présent. Cela signifie enregistrer des articles utiles en utilisant uniquement des outils tels que Evernote Web Clipper. quand vous en avez besoin plutôt que de les lire Au cas où vous aurez besoin de connaissances à l'avenir.

Supprimer les distractions

Lorsque vous vous concentrez sur votre arriéré de tâches, supprimez autant de distractions que vous le pouvez. Dites à votre famille de ne pas vous déranger pendant les prochaines heures. Éteignez votre téléphone. Si ce n'est pas possible, mettez-le au moins en mode silencieux ou déconnectez-le d'Internet. De nombreuses tâches nécessiteront toute votre attention. Selon une étude de Basex, les interruptions coûtent 588 milliards de dollars par an aux entreprises américaines, laissant entrevoir combien de temps est perdu si vous vous exposez à ces distractions..

Respecter la règle des deux minutes

Lorsque vous avez devant vous votre liste de tâches à effectuer ou que vous consultez votre boîte de réception, essayez de respecter la règle des 2 minutes. Autrement dit, si cela ne prend que 2 minutes ou moins, Fais le maintenant. Ne remets pas ça. Ne pas le trier dans une liste séparée. Fais le maintenant. Lorsque vous consultez une boîte de réception de plus de 150 courriels non lus, vous serez étonné du nombre de messages pouvant être traités en deux minutes ou moins. Lorsque vous vous en rendez compte, atteindre Inbox Zero 4 étapes simples pour atteindre et gérer Inbox Zero dans Gmail 4 étapes simples pour atteindre et gérer Inbox Zero dans Gmail Lire Plus devient beaucoup moins intimidant.

La règle des 2 minutes est également étonnante pour vous mettre dans le bon état d'esprit et vous attaquer à une tâche beaucoup plus vaste. Si vous avez un rapport difficile à rédiger, persuadez-vous de dépenser 2 minutes sur le rapport. L'inertie que vous allez souvent accumuler avec ces deux minutes suffira à vous faire tenir pendant 30, 90, 120 minutes ou même plus. Si vous essayez de maîtriser un niveau sur un certain jeu, essayez juste pendant deux minutes. Si vous avez une décision difficile à prendre, prenez un stylo et du papier et réfléchissez pendant seulement 2 minutes. Cette promesse de deux minutes est souvent suffisante pour vous permettre de continuer à travailler et de faire des progrès sur les éléments qui se sont peut-être retrouvés sur votre liste de tâches mois.

Déclarer une faillite par courrier électronique

Si l’un de vos principaux maux de tête est une boîte de réception qui déborde sans cesse, qui est constamment pleine à craquer et qui ne montre aucun signe de ralentissement, vous avez deux options. Commencez par nettoyer vos abonnements aux courriels en utilisant un service tel que Unroll.me. Vous pouvez facilement parcourir toute une vie d'abonnements à des lettres d'information et vous désabonner, ou bien ajouter un «rouleau» (courrier électronique quotidien agrégé) en quelques minutes, afin de réduire le nombre de courriers électroniques inutiles qui arrivent chaque jour dans votre boîte de réception..

Si cela ne suffit tout simplement pas, le moment est peut-être venu de déclarer la faillite du courrier électronique. Michael Hyatt dit:

Vous savez qu'il est temps de faire faillite par courrier électronique lorsque:

• Vous avez plus de cinq cents courriels non lus dans votre boîte de réception.
• Vos collègues se plaignent de votre manque de réactivité.
• Vous avez eu quelqu'un dire plus d'une fois dans la dernière semaine, “Avez-vous reçu le mail que je vous ai envoyé? Je n'ai pas eu de nouvelles de toi.”
• Vous vous sentez anxieux ou dépassé chaque fois que vous pensez au courrier électronique.

À partir de là, vous pouvez choisir l'option extrême consistant à sélectionner chaque e-mail non lu (? -A sur Mac ou Ctrl-A sur PC), ou bien utiliser l'approche de Michael Hyatt et trier vos e-mails par nom, réponse. à quelques courriels importants, mais au bout de 15 à 30 minutes, arrêtez de répondre, sélectionnez tout et archivez le tout. Chaque. Unique. Email.

Le point ici est que, si quelque chose est vraiment important, vous recevrez simplement un autre email de rappel à ce sujet. Si ce n'est pas le cas, vous avez économisé beaucoup de temps. Profitez de la vue d'une boîte de réception complètement vide. C'est un spectacle rare. A partir de maintenant, essayez de vous tenir au courant de ces courriels et de ne plus jamais permettre à l'arriéré de courrier électronique d'atteindre des niveaux aussi extrêmes.!

Respectez vos rythmes naturels

Nous avons tous des heures productives où nous nous sentons motivés, énergiques et prêts à entreprendre nos projets les plus difficiles. Nous avons également des heures durant lesquelles nous avons le sentiment que tout est possible, mais que la télévision aveugle fera l'affaire. En apprenant sur quand ces heures se passent dans nos vies, nous pouvons organiser notre liste de choses à faire autour d’elles afin que nous puissions nous assurer que ce qui doit être fait soit accompli.

Pour un peu de contexte, notre corps fonctionne sur différents rythmes circadiens et ultradiens. Les rythmes circadiens durent généralement environ 24 heures (c’est-à-dire qu’il réagit à la lumière du jour et à la nuit). Les rythmes ultradiens sont beaucoup plus courts, généralement entre 90 et 120 minutes d'ondes cérébrales.

En apprenant sur les rythmes de votre corps, vous pouvez tirer parti de votre naturel “des hauts et des bas”. Par exemple, quand vous sentez une vigilance naturelle vous envahir, c'est probablement le début de votre rythme ultradien. Profitez de cela, mais gardez un œil sur l'horloge. Quand environ 90 minutes sont écoulées et que vous commencez à vous sentir plus somnolent, faites une pause. C'est pendant cette période que vous êtes le plus susceptible de procrastiner et de faire des erreurs. Pour vous aider, essayez certaines de ces applications Pomodoro. Coupez la procrastination avec ces applications et logiciels de la technique Pomodoro. Coupez la procrastination avec ces applications et les logiciels de la technique Pomodoro. il infecte les amateurs et les professionnels. En tant qu'écrivain, je souffre de la procrastination au quotidien. Certaines personnes… Lire la suite pour vous rappeler quand prendre de courtes pauses et quand prendre de longues pauses.

Ernest Rossi dit à ce sujet:

L'idée de base est que toutes les heures et demie environ, vous devez prendre une pause - sinon, vous risquez d'être bien sur le chemin du syndrome de stress ultradien: vous êtes fatigué et perdez votre concentration mentale, vous avez tendance à faire des erreurs, devenir irritable et avoir des accidents - Si vous continuez d'ignorer votre besoin de faire une pause, vous pouvez faire face à un stress croissant jusqu'à ce que vous tombiez malade.

En bref, faites attention aux cycles de votre corps et ne vous pressez pas trop. Il est souvent préférable de supprimer un arriéré de tâches sur une période de plusieurs semaines plutôt que quelques jours, car cela peut vous épuiser et vous épuiser, ce qui entraînera un autre arriéré de travail alors que vous essayez de récupérer..

Utiliser Trello pour un flux de travail Kanban

Personnellement, je amour Trello pour la gestion des tâches, en particulier en utilisant la plateforme pour un flux de travail Kanban. Trello est un système gratuit où vous pouvez configurer des tableaux contenant chacun des cartes. Chacune de ces cartes est un élément de votre liste de tâches. Pour le configurer en tant que système Kanban (très populaire chez Toyota), commencez simplement par trois listes verticales étiquetées (de gauche à droite)., “Arriéré”, “En cours”, et “Terminé” (vous pouvez bien sûr en ajouter d’autres, dans le bon ordre, par exemple “Tester”, “La revue”, Dépendant de la situation). Vous pouvez lire une explication plus détaillée du flux de travail Kanban Trello ici, mais l'objectif principal est de déplacer chaque élément de la gauche (arriéré) vers la droite (terminé). Une fois qu'un élément atteint le flux le plus à droite, vous savez qu'il est terminé et vous pouvez l'archiver..

Cette approche vous aide non seulement à voir ce qui doit être travaillé, ce qui est en train d’être travaillé et ce qui a été fait, mais elle ajoute un peu de “gamification” élément important de votre arriéré de tâches et vous permet de rester motivé “arriéré” la liste devient de plus en plus petite. Oh, et vous pouvez également utiliser cette approche pour vous aider à rester en contact avec tous ceux que vous connaissez..

Utiliser des arbres de décision pour faciliter la prise de décision

Nous pouvons souvent passer façon trop longtemps avec les décisions. Les arbres de décision peuvent être utilisés pour rendre ce processus plus facile et plus efficace, vous permettant ainsi de passer rapidement du processus de prise de décision à d'autres tâches plus importantes. Regardez cette vidéo pour une introduction intéressante:

Responsabilité publique

En annonçant publiquement votre objectif Comment tuer la motivation en suçant des vampires et finir ce que vous commencez Comment faire pour tuer la motivation en suçant des vampires et terminer votre projet Des projets de vie en panne? Oui, nous les avons tous. L'histoire est toujours la même. Nous commençons avec une idée mais ne la voyons jamais aboutir. Casser les obstacles fragiles et persévérer avec ces conseils. Lire plus à dire, “arriver à Inbox Zero avant 18h”, ou “Terminer mes 2 tâches les plus importantes avant 14h”, vous avez beaucoup plus de chances de réussir. Que vous envoyiez un message texte à un ami, publiez une publication sur Facebook, publiez un tweet ou utilisiez une application telle que Lift où d'autres utilisateurs peuvent vous aider à utiliser vos habitudes quotidiennes, ce niveau supplémentaire de responsabilité vous incitera à réussir..

Comment garder votre arriéré gérable

Une fois que vous avez réussi à maîtriser votre arriéré, veillez à le garder ainsi. Quelques conseils (autres que le maintien des suggestions ci-dessus) sont:

• Vous tenir à jour les listes de tâches. Assurez-vous de pouvoir compter sur eux pour que votre esprit soit clair et que vous puissiez simplement vous consacrer aux tâches qui vous attendent..
• Live par votre calendrier. Apprenez à vous fier à votre calendrier et traitez-le comme sacré. Si quelque chose est prévu, il doit se faire, sinon l'arriéré augmente simplement. Et grandit. Et grandit.
• Construire dans des revues régulières. Passez en revue vos tâches chaque jour, semaine ou mois. Supprimez tout ce qui n'est pas nécessaire et ajoutez tout ce qui manque. Savoir ce qu'il faut faire et quand.
• Apprenez à dire non. Pour garder votre arriéré sous contrôle, vous devez apprendre à dire “non” plus souvent. L'essentialisme: la poursuite disciplinaire de moins, par Greg McKeown est un excellent livre à lire pour mieux comprendre ceci.

Nous savons tous à quoi ça ressemble de se sentir noyé dans une mer de tâches, mais j'espère que ces suggestions pourront vous aider à utiliser différentes approches pour vous attaquer de front à cette liste croissante et pour la garder sous contrôle.!

Quelles autres stratégies et tactiques avez-vous utilisées pour traiter efficacement votre arriéré de tâches? S'il vous plaît laissez-moi savoir dans les commentaires!

En savoir plus sur: GTD, Gestion du temps.