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Transposer le secret de la gestion de vos informations numériques
Dans un monde où nous consommons plus que ce que nous créons, il n’est pas étonnant que la majorité des services se concentrent sur la collecte plutôt que sur la gestion et l’organisation. Mais avons-nous vraiment besoin d'aide pour obtenir l'information??
Lorsqu’il s’agit de rassembler les informations, le formatage peut être fastidieux et compliqué. La clé d'un document structuré réside dans les modèles. C'est ici qu'intervient Transpose.
Transpose est un service de gestion de l'information numérique. Ça signifie ce n'est pas juste pour prendre des notes, mais plutôt un outil où toutes vos informations numériques peuvent vivre. Transpose s'adresse à tous les types d'utilisateurs et propose des modèles pour votre vie personnelle et professionnelle. Chaque modèle, qu'il soit créé par vous ou non, peut être personnalisé selon vos besoins avec un nombre croissant d'options de saisie..
Pourquoi devez-vous gérer vos informations numériques?
Les informations numériques peuvent être essentiellement divisées en trois catégories principales: bases de données, feuilles de calcul et notes peu structurées. Ce sont ces notes avec lesquelles nous ne savons vraiment pas quoi faire. Bien sûr, nous pouvons les mettre dans un “carnet”. Mais comment pouvons-nous lis cette information plus tard? La vision que Transpose réalise déjà vous permet de suivre, stocker et gérer vos informations numériques au même endroit..
Cela peut sembler élémentaire, tout comme la nécessité de gérer vos fichiers locaux. Créer de l'ordre du chaos: 9 bonnes idées pour gérer votre ordinateur. Créer de l'ordre du chaos: 9 bonnes idées pour gérer vos fichiers d'ordinateur. t trouver ce fichier? Lorsque vous avez parcouru tous les dossiers imaginables sur votre ordinateur, ils se sont perdus… ou, pire, supprimés. Il existe maintenant d’excellents outils de recherche pour Windows qui… Lire la suite, mais vos fichiers numériques en ligne peuvent rapidement et facilement devenir encombrés, non organisés et perdus. Même au sein d'un document, vous pouvez dépenser plus que le temps qui vous est alloué. Travaillez mieux en comprenant mieux votre relation avec le temps Travaillez mieux en comprenant mieux votre relation avec le temps Si vous vous sentez constamment occupé mais que vous n'allez jamais plus loin, il est utile de prendre quelques pas en arrière et changez votre façon de vous rapporter au temps. Cela aidera à définir votre vie. Lire la suite à la recherche d'un peu d'informations que vous vous êtes rappelé, mais que vous ne trouvez pas maintenant.
Le processus semble initialement contre-productif. Ne serait-ce pas juste plus rapide créer un document Word ou une note dans l'une des nombreuses applications spécifiques à la note et saisir toutes les informations qu'il contient? Pour vite consommation, Oui. Mais Pourquoi enregistrez-vous cette information? Juste pour avoir l'air de vous écouter? Probablement pas. C'est pour que vous puissiez référer revenir à plus tard. Si vous ne trouvez pas ce que vous cherchez, pourquoi ne pas même le sauvegarder??
En établissant une présentation prédéterminée (c'est-à-dire un modèle) pour cette information, vous vous assurez que vous pourrez la retrouver plus tard. Et pas seulement la note ou le document lui-même, mais ce qui se trouve dans.
Vue d'ensemble
Lorsque vous vous inscrivez ou que vous vous connectez à votre nouveau compte Transpose, vous remarquerez qu'il est pré-chargé avec 7 modèles pour vous aider à démarrer. Vous pouvez également consulter les modèles communs existants pour vous aider à générer des idées sur la manière d'utiliser Transpose. Cliquez sur “Parcourir les modèles publics” en haut à droite.
Vous pouvez maintenant rechercher un type de modèle spécifique ou parcourir les différentes catégories, du commerce au domicile, en passant par le fitness, l'artisanat, etc. Lorsque vous voyez celui que vous souhaitez utiliser, cliquez sur “Copier le modèle” pour l'enregistrer sous vos modèles.
Vous pouvez également créer un nouveau modèle en cliquant sur “Nouveau modèle” au bas de la barre latérale gauche. Nous verrons plus tard d'autres modèles personnalisés.
Une fois que vous avez divers modèles à utiliser, cliquez sur “Nouvelle note” et sélectionnez le modèle que vous souhaitez utiliser.
Ou vous pouvez survoler le modèle souhaité et cliquer sur le bouton “Nouvelle note” icône (ci-dessous).
REMARQUE: Transpose est toujours en version bêta, mais cela signifie qu'ils ajoutent très activement de nouvelles fonctionnalités (comme la nouvelle application iOS ci-dessous), à l'écoute des utilisateurs et se développent rapidement..
Gestion de vos informations numériques avec des modèles
Il existe des options pour ce que vous voulez utiliser un modèle dans Transpose. Ces options s'appellent “des champs”. Les champs sont l'endroit où vous entrez vos données et informations.
Lors de la création d'un modèle, il y a trois étapes:
- Ajouter des champs
- Modifier les propriétés du champ
- Modifier les détails du modèle
C'est le regard de base sur les modèles. Le modèle exemple comporte de nombreuses fonctions principales et l’objet principal de Transpose..
Si vous êtes initialement submergé par toutes les options, ce modèle est un excellent point de départ. Le sous-texte décrit les fonctions de chaque champ et peut vous montrer à quel point Transpose est capable et large.
Après avoir créé un modèle ou copié un modèle existant à partir de la communauté, vous n'êtes pas coincé avec les champs avec lesquels il a été créé. Si vous souhaitez modifier ou ajouter quelque chose de nouveau, vous pouvez modifier ce modèle à votre guise (voir ci-dessus). Cela signifie que vous pouvez utiliser un modèle de communauté comme source d'inspiration, puis le modifier pour l'adapter à vos besoins spécifiques..
Une fois que vous avez créé une note avec un modèle spécifique, vous pouvez ajouter un rappel, créer un événement Google Agenda (doit être connecté à votre compte Google), partager la note avec un lien public, l'envoyer par e-mail, l'imprimer ou la supprimer..
Champs avancés et intelligents
La transposition comporte une grande variété de champs pouvant être utilisés de différentes manières. Ils ont ce qu'ils appellent “Champs de base”. Ce sont des champs de texte à des fins différentes telles que le texte sur une ou plusieurs lignes, la date, l'heure, les choix multiples, les cases à cocher, la liste déroulante, le téléchargement de fichiers, etc..
Ensuite, vous avez les champs avancé et intelligent. Celles-ci incluent, entre autres, la localisation, les médias, l'enregistrement vocal, la signature, les calculs, les listes de tâches à faire, Google Contact, une minuterie ou un lien vers une autre note associée..
Chacun fait une chose complètement différente et sert à améliorer votre expérience en faisant de Transpose une partie intégrante de votre flux de travail. Par exemple, lorsque vous ajoutez un contact, il vous suffit de taper son adresse e-mail et les informations de contact et la photo de cette personne seront immédiatement affichées sur Google..
Voulez-vous parler au lieu de taper? Ajoutez un enregistrement vocal et Transpose convertira ce que vous dites en texte.
Le champ de signature vous permet de dessiner, de taper ou de télécharger votre signature dans le formulaire..
Affichage, gestion et recherche de vos informations
Lorsque vous sélectionnez un modèle spécifique dans le “Toutes les notes” dans la barre latérale, toutes les notes de ce modèle vous seront présentées. Comment les visualiser, les utiliser et les trouver est crucial pour leur utilité.
Les notes peuvent être triées par date de modification, titre, note, prix, quantité et calcul total. Vous pouvez exporter au format CSV (fichier de contact), XLS (fichier Excel) ou XLS avec des images. Vous pouvez également modifier le mode d'affichage de vos notes, que ce soit dans une liste, un tableau (organisé par champs) ou un calendrier..
Le panneau de recherche sur le côté droit est extrêmement utile pour fournir des suggestions sur ce que vous pouvez rechercher. Transposez les recherches dans tous les champs fournis dans un modèle, quels qu’ils soient. Vous pouvez également spécifier les éléments à rechercher dans un champ spécifique. Il recherchera même le texte des fichiers ou des pages Web ajoutés au modèle - très impressionnant!
Caractéristiques supplémentaires du modèle
le “Paramètres du modèle” Le bouton étend les fonctionnalités du modèle au-delà de la transposition. En plus de pouvoir modifier le modèle existant (ce qui modifie également toutes les notes précédentes), vous pouvez publier le modèle en tant que formulaire Web, ajouter des collaborateurs, envoyer à une autre application (par exemple Evernote) ou créer un modèle en double..
La publication d'un modèle est devenue une fonctionnalité très populaire de Transpose, car elle permet à l'utilisateur d'importer des données dans Transpose à partir de sources extérieures, telles que sur un site Web..
Avoir la capacité de collaborer avec les autres est également énorme. Vous pouvez autoriser les collègues qui n'ont pas de compte Transpose à afficher une note. S'ils ont besoin d'un accès supplémentaire pour écrire ou modifier le modèle, ils devront créer leur propre compte..
Un aspect intéressant de la fonctionnalité de collaboration est de permettre à quelqu'un “en écriture seule” accès, ce qui signifie qu’ils ne pourront rien lire dans le modèle et qu’ils ne peuvent que y contribuer. Ce n'est pas courant parmi d'autres outils de collaboration, mais cela pourrait s'avérer très utile dans certaines circonstances..
L'intégration tierce pour l'envoi de notes à un autre service est actuellement disponible uniquement avec Evernote, mais je ne serais pas surpris que d'autres soient ajoutées ultérieurement. Cela vous permet de passer de manière transparente d'un service à Transpose ou d'utiliser les deux dans votre flux de travail existant..
Scénario d'utilisation
Nous avons déjà indiqué que Transpose avait diverses utilisations, mais voyons comment cela peut s’appliquer à un scénario réel. Supposons que vous organisez et inventoriez votre maison, votre atelier ou plus spécifiquement, tels que votre matériel informatique ou d’autres types d’engins de niche..
Tout d'abord, recherchez un “inventaire” comme indiqué précédemment, en allant dans les modèles publics et en tapant dans le champ “chercher” champ (ci-dessus). Vous sauvegarderez ensuite celui que vous voulez en survolant la souris et en cliquant sur “copier ce modèle”.
De retour sur l’écran d’accueil principal de Transpose, appelé “Toutes les notes”, survoler “Inventaire de la maison” et cliquez sur le “papier plus signe” icône, ou si vous sélectionnez le modèle, vous pouvez ajouter une nouvelle note à partir de l'écran du modèle.
Une fois que vous avez ouvert une nouvelle note, commencez à remplir les informations. Dans ce cas, je vais inventorier ma bouteille d'eau. J'ai inclus un nom et une photo.
Vous ajouteriez une photo comme n'importe quel autre fichier.
Si j'ai d'autres fichiers à télécharger, comme un reçu d'achat ou une documentation qui accompagne l'article, je peux également les inclure. Enfin, je vais ajouter quelques balises liées pour référence ultérieure.
Cliquez sur “Terminé”. Lorsqu'un modèle spécifique est sélectionné, toutes les notes apparaîtront comme ci-dessous..
Lorsque vous cliquez sur la note pour afficher les informations, les fichiers, les photos et les données de formulaire sont affichés..
Gratuit vs Premium
Enfin, vous remarquerez que Transpose propose des plans gratuits et premium. Ces deux plans sont construits autour de besoins différents. Si vous travaillez principalement sur de petits projets et non en équipe, le modèle gratuit est parfait pour vous. Vous obtenez 10 gigaoctets d'espace et une tonne de modèles et de notes pour commencer.
En tant que membre principal, vous envisagez 14,99 $ / mois. Cela convient davantage aux équipes et à la réalisation de grands projets. Vous n'avez pas à vous soucier d'une limite d'espace et vous avez un accès illimité aux modèles et à la communauté de créateurs Transpose ambitieux..
Pourquoi et quand utiliser Transpose
Avec Transpose, il n’est plus nécessaire d’utiliser plusieurs services pour différentes tâches - un pour la prise de notes, un autre pour l’intégration de formulaires et un autre pour la configuration de données..
Transposer est vraiment ce que vous en faites. Pensez-y comme à votre “guichet unique” pour tous vos besoins en information numérique. De l'enregistrement des notes de réunion au suivi des progrès financiers à la création de solutions CRM complètes, Transpose vous permet d'en créer tout ce que vous voulez. Mais en même temps, Transpose peut s’intégrer à de nombreux autres aspects de votre vie: intégration de services tiers, contacts, sites Web, divertissements, etc..
Cliquez ici pour créer un compte Transpose gratuit ou téléchargez Transpose pour iOS.
C'est maintenant à vous. Vos options sont illimitées. Comment allez-vous transposer vos informations numériques?
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