Intellinote Mettez vos tâches, fichiers, messages et réunions en ligne en un seul endroit

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Le bon logiciel derrière votre projet, groupe ou organisation peut faire toute la différence. Intellinote facilite la gestion, la collaboration et la communication avec votre équipe, vos collègues et vos clients..

Intellinote associe une messagerie texte, audio et vidéo en temps réel, des fonctionnalités simples de partage d'écran et de fichiers et de gestion de projet à une approche unique d'espace de travail qui simplifie la gestion de grandes équipes de personnes..

Mieux encore, il est totalement gratuit pour un usage personnel et est accompagné d'un essai gratuit de 30 jours, qui vous permettra de l'essayer avec votre équipe avant de l'acheter..

Tout sous un même toit

Intellinote est disponible en tant qu'application Web basée sur un navigateur ou en tant que logiciel autonome pour Windows, Mac et les plates-formes mobiles. Les versions Web et autonomes partagent la même interface moderne restreinte: un menu de gauche rétractable permet de tirer le meilleur parti de votre contenu. Vous pouvez ainsi épingler tous les espaces de travail ou discussions pour un accès plus rapide..

Intellinote fournit une maison pour vos notes, tâches, fichiers, conversations et à peu près tout ce qui concerne votre entreprise, votre équipe ou votre projet. Les notes peuvent être partagées et associées et attribuées à des espaces de travail. Les tâches peuvent être déléguées à des personnes avec une date d'échéance. Le partage de fichiers directement vers un espace de travail est un excellent moyen de partager avec des équipes entières ou de démarrer une discussion en tête-à-tête pour conserver les discussions de votre espace de travail sur un sujet. C'est un couteau d'organisation suisse.

Vous pouvez télécharger des fichiers directement dans des espaces de travail ou les attacher à Notes et à des tâches, fournir de longues descriptions textuelles (formatées à l'aide d'outils WYSIWYG) et commenter absolument n'importe quoi. Il est également possible d'intégrer des tâches ou des notes dans d'autres notes. Cliquez simplement sur le “trombone” pièce jointe et choisissez Ajouter à partir d'Intellinote.

L’approche d’Intellinote fait largement appel aux espaces de travail, qui sont essentiellement des concentrateurs offrant une fonction assignable à vos notes, tâches et fichiers. Les espaces de travail ne sont pas rigides dans leur conception et peuvent s'appliquer à pratiquement tout ce dont vous avez besoin: départements entiers, projets individuels, membres de l'équipe, documentation de formation - tout ce dont vous avez besoin..

Les espaces de travail ne sont pas spécifiques à un projet ou à un service et peuvent également être créés pour la communication de groupe. Un espace de travail de groupe sert un objectif différent de celui utilisé régulièrement, offrant un point de collaboration à un nombre illimité de membres de l’équipe. Vous pouvez discuter, partager des fichiers et voir tout ce sur quoi votre groupe travaille - et tout fonctionne de la même manière pour les espaces de travail individuels..

Créer un espace de travail est aussi simple que de cliquer sur le bouton plus dans le coin supérieur droit et de sélectionner Espace de travail, en lui donnant un nom et en y ajoutant les membres de votre équipe. Vous avez instantanément créé un espace organisationnel, un emplacement pour stocker des fichiers pertinents pour cette opération et un espace de discussion en temps réel pour vos collègues..

Les espaces de travail non épinglés apparaissent dans un menu de gauche repliable en fonction de leur activité (y compris les discussions que vous avez actuellement avec les membres de l'équipe), et tous les espaces de travail non immédiatement visibles dans le menu sont masqués sous l'icône des points de suspension (…)..

Cela garde ce que vous ne pas vous devez vous concentrer sur les tâches importantes qui nécessitent une attention immédiate..

Utiliser Intellinote

Si vous avez déjà utilisé Intellinote, vous remarquerez probablement que l'interface utilisateur est maintenant considérablement “plus léger” et plus convivial. En plus d'une couche de peinture et d'une sensation de réactivité accrue, la navigation dans vos espaces de travail est désormais encore plus facile qu'auparavant..

Quel était autrefois le “Espace de travail unifié” est simplement devenu Tout - rassemblant tout ce sur quoi vous travaillez, dans tous vos espaces de travail. De plus, toutes vos tâches assignées (passées et présentes) ont été déplacées vers le les tâches écran, fournissant des informations en un coup d'oeil sur votre calendrier à venir.

Chaque espace de travail que vous créez (groupe, individu ou projet) comporte une fenêtre de discussion et d'activité combinée, ainsi qu'une zone de calcul pour les notes, les tâches et tout autre contenu. Renseignez-vous sur ce qui s'est passé dans chaque espace de travail en votre absence en jetant un coup d'œil aux dernières activités ou initiez une discussion asynchrone avec vos collègues. Vous pouvez même ajouter des notes, attribuer des tâches, télécharger des fichiers et envoyer un message à d’autres membres de l’équipe à partir du même champ de texte. Il vous suffit de choisir une option dans la zone de gauche..

Lorsque vous entrez dans un espace de travail - qu'il s'agisse d'un projet ou d'un groupe - vous verrez une fenêtre d'activité, un bref résumé de l'espace de travail et un menu tabulé pour une navigation rapide pertinente. Remarques, les tâches, Des dossiers, Membres, Brouillons et Poubelle. Celles-ci sont toutes affichées à côté de la fenêtre d'activité, vous pouvez donc continuer à discuter avec des collègues tout en naviguant..

Une solution comme Intellinote peut remplacer plusieurs produits indépendants, notamment un logiciel de gestion de projet vieillissant qui ne semble jamais évoluer et un logiciel coûteux de discussion en temps réel et de vidéoconférence. Dans un contexte éducatif, Intellinote pourrait être utile pour fournir des informations en retour, travailler avec des groupes ou fixer des délais. Dans certains cas, vous voudrez peut-être supprimer le courrier électronique pour les discussions en équipe et utiliser à la place les fonctionnalités de discussion en temps réel et de messagerie privée d'Intellinote au sein d'un groupe..

De nombreuses entreprises et équipes utilisent des outils tiers dans le cadre de leurs activités courantes. Bien qu'Intellinote tente de remplacer certains de ces outils, d'autres ont été implémentés en tant qu'intégrations facultatives. Ceux-ci incluent des outils Web comme GitHub et Bitbucket, MailChimp, Wufoo et même ZenDesk..

En plus de ces fonctionnalités, Intellinote peut également s'intégrer à des piliers de collaboration tels que Dropbox, Box, Google Drive (y compris Google Docs) et des calendriers en ligne. Il existe même une intégration Evernote qui migre toutes vos notes et votre contenu vers Intellinote. Si vous souhaitez des intégrations plus complexes, Built.io, REST, Webhook et Zapier sont pris en charge, ce qui peut permettre à la productivité de passer à un niveau supérieur avec des intégrations spécifiques à votre exploitation..

Intellinote a une large gamme d'applications grâce à une base aussi robuste. La fusion de la gestion de projet, de la vidéo en temps réel, de l'audio, du partage d'écran et de la discussion en temps réel est étonnamment efficace. Dans les environnements plus chargés où il peut être difficile de suivre l'évolution des projets, Intellinote pourrait être l'outil idéal pour rétablir l'ordre et la santé mentale..

Communiquez et organisez votre équipe

En plus de fournir un sens du contexte aux opérations de votre équipe ou de votre entreprise, les espaces de travail jouent également un rôle central dans la communication. Parfois, la messagerie électronique et la messagerie instantanée semblent trop disjointes et supprimées de votre projet. C’est là que le chat d’équipe et la vidéoconférence d’Intellinote entrent en jeu.

L’ajout récent de la vidéoconférence s’intègre peut-être parmi les points de vente les plus importants d’Intellinote et s’intègre parfaitement aux membres de votre équipe actuelle, comme vous le souhaitiez. Survolez simplement un nom et frappez Appel pour lancer une réunion individuelle ou ajouter un groupe d'utilisateurs pour une conférence plus grande, le tout à partir de la même interface utilisateur.

Les avantages de laisser Intellinote répondre à vos besoins en matière de vidéoconférence semblent évidents: organisez votre équipe à partir d’une interface unique, accédez rapidement aux documents de la société et réalisez des économies sur les outils de conférence haut de gamme, autonomes et coûteux. Intellinote prend en charge le partage d'écran et les fonctionnalités d'annotation que l'on trouve dans les solutions de conférence onéreuses.

En fait, vous n'avez même pas besoin d'être un utilisateur enregistré d'Intellinote pour participer à une vidéoconférence. Créez simplement une nouvelle conférence en utilisant le bleu “appel” en haut de l’écran et transmettez le lien à un client ou à un fournisseur potentiel. Travailler avec plusieurs clients? Utilisez Intellinote pour créer un espace de travail pour chacun d'entre eux afin de pouvoir partager de la documentation, poser des questions, organiser des vidéoconférences et communiquer beaucoup plus efficacement que les anciens courriels..

Que vous travailliez dans le même bureau ou que vous soyez membre d’une équipe dispersée dans le monde entier, le chat et la vidéoconférence asynchrones devraient couvrir la plupart de vos besoins en matière de communication. Organisez des réunions personnelles en face-à-face ou connectez-vous simplement avec des groupes et des projets - vous avez le choix.

Cliquez sur la petite icône de type RSS située dans le coin inférieur gauche (note ou tâche) pour la suivre. Vous pouvez rappeler les notes suivies par espace de travail ou afficher tout ce que vous suivez sous Tout en utilisant le Filtre menu dans le coin en bas à droite. Suivez et annulez les notes à mesure que vous en avez besoin pour ajouter une dimension supplémentaire à votre productivité - hiérarchisez les tâches afin d'accomplir vos tâches.

Pour tous les éléments que vous suivez, les notifications vous informeront des modifications apportées au contenu, aux commentaires, aux balises, aux pièces jointes et aux cessionnaires ou aux dates d'échéance. Vous pouvez même ajouter d'autres utilisateurs en tant qu'abonnés (utiles s'ils ne sont pas associés à cet espace de travail particulier) en cliquant sur le plus. “+” bouton et en tapant leur nom.

Les mises à jour push en temps réel garantissent que lors de la lecture d'un espace de travail, vous n'avez pas besoin d'actualiser Intellinote pour afficher les derniers ajouts en termes de contenu. Les modifications sont automatiquement transférées vers votre navigateur. ils sont mis à jour.

Intellinote pour Desktop et Mobile

L'accès mobile est de plus en plus précieux dans un monde où nous laissons rarement nos smartphones ou nos tablettes. Intellinote dispose de deux applications mobiles: une pour iOS (que j'ai testée ici) et une pour Android..

Considérant que l'application Web d'Intellinote ressemble à quelque chose que vous trouverez normalement sur l'App Store, le client mobile est très facile à comprendre. Il fournit un accès complet à vos espaces de travail, notes et conversations tout en vous tenant au courant des notifications push en temps réel concernant les modifications et les messages entrants lorsque vous êtes loin de votre bureau..

Toutes vos données Intellinote sont accessibles via l'application mobile, y compris la fenêtre combinée de discussion et d'activité, les notes tabulées et autres contenus. La vidéoconférence fonctionne également sur le mobile, vous permettant d'initier et de participer à la messagerie de groupe en temps réel à l'aide de votre appareil Android ou iOS, quel que soit votre emplacement..

Il est pratiquement possible de faire tout ce que vous pouvez faire dans la version Web à l'aide de l'application mobile, bien qu'il existe quelques inconvénients, tels que le manque d'outils de formatage du texte et l'incapacité d'interagir avec certaines intégrations (vous ne pouvez pas créer de documents dans Google. Drive, par exemple).

Vous pouvez cependant télécharger des fichiers, créer de nouveaux espaces de travail et ajouter des membres à votre organisation (à condition que vous disposiez des autorisations appropriées) à partir de l'application iOS que j'ai testée. Toutes les modifications sont poussées sur le serveur au fur et à mesure que vous les apportez et apparaissent instantanément..

L'application de navigation d'Intellinote permet d'accéder à votre entreprise à partir de n'importe quel ordinateur connecté à Internet. Vous pouvez également télécharger des versions de bureau dédiées pour Mac et Windows. Ceux-ci fournissent chacun des notifications en temps réel et gardent vos tâches les plus importantes en dehors du navigateur.

Une approche intégrée

Intellinote tente d'adopter une approche totalement intégrée pour l'organisation de vos projets, de vos équipes et de votre organisation. Une solution allie des éléments de gestion de projet, de communication de groupe en temps réel et de partage de fichiers par simple glisser-déposer. et intégrations avec Google Drive, Dropbox et d'autres outils professionnels indispensables.

Intellinote vise à éliminer le besoin de plusieurs solutions différentes en faisant tout au même endroit. Il existe même une API Intellinote pour mieux intégrer Intellinote au flux de travail de votre entreprise..

Et cela fonctionne: les espaces de travail sont un excellent moyen de garder le travail au bon endroit sans créer de fouillis. Les modèles peuvent être adaptés aux demandes les plus petites de votre organisation, puis déployés à maintes reprises. Presque toutes les équipes peuvent bénéficier d’une communication plus rapide et plus efficace, qu’il s’agisse de 3, 30 ou 300 personnes. Intellinote fonctionne pour les deux équipes et individus, permettant aux équipes de collaborer à grande ou petite échelle en fonction des besoins.

Mieux encore, il est gratuit pour un usage personnel et l'essai de 30 jours, riche en fonctionnalités, offre aux équipes de nombreuses opportunités de décider si les 10 USD par utilisateur et par mois pour le forfait Standard sont acceptables..

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En savoir plus sur: Outils de collaboration, Gestion de projet.