4 scripts Google qui rendent Google Sheets beaucoup plus puissant

Google Sheets est de loin l'un des outils gratuits les plus puissants à votre disposition. Il vous permet de suivre, d’analyser ou de consigner à peu près tout ce que vous pouvez imaginer. Ce qui le rend encore plus puissant est le fait que vous pouvez utiliser ce que l’on appelle Google Scripts améliorer les capacités de cet outil en ligne.

Quelque chose comme “Google Scripts” semble effrayant. Vous pensez probablement que quelque chose avec le mot “des scripts” en elle nécessite des connaissances de programmation avancées. Ce n'est pas le cas.

Dans cet article, je vais vous montrer quatre scripts assez simples qui vous permettront de personnaliser vos propres fonctions (comme une conversion de température), de générer automatiquement des graphiques à partir de n'importe quelle donnée, de personnaliser votre propre menu dans Google Sheets et même d'automatiser. l'envoi d'emails mensuels. Tout cela dans un seul article? Tu paries!

1. Créez vos propres fonctions personnalisées

L'un des moyens les plus simples de créer un script Google peut grandement améliorer votre expérience Google Sheets en créant des fonctions personnalisées. Google Sheets offre déjà une longue liste de fonctions. Vous pouvez voir les plus communs en cliquant sur le bouton Menu > Les fonctions icône.

En cliquant sur “Plus de fonctions… ” ouvre une longue liste de fonctions mathématiques, statistiques, financières, textuelles, techniques et autres. Cependant, Google Scripts vous donne la possibilité de créer vos propres formules personnalisées..

Par exemple, supposons que vous importez souvent des informations depuis un thermostat numérique sur votre travail, mais que le thermostat est réglé sur Celsius. Vous pouvez créer votre propre formule personnalisée pour convertir Celsius en Fahrenheit. Ainsi, en un clic et en faisant glisser votre souris, vous pourrez convertir automatiquement toutes les valeurs importées..

Pour créer votre première fonction personnalisée, vous devez d'abord ouvrir l'éditeur de script. Pour cela, cliquez sur Outils> Editeur de script.

Vous verrez probablement un écran comme celui ci-dessous ou quelque chose de similaire..

Ce que vous devrez faire, c'est remplacer le contenu de cette fenêtre par votre propre fonction personnalisée. Le nom de la fonction est identique à celui que vous allez taper dans une cellule de Google Sheets après la “=” symbole pour invoquer votre formule. Une fonction permettant de convertir Celsius en Fahrenheit ressemblerait à ceci:

fonction CSTOFH (entrée) retour entrée * 1.8 + 32;  

Collez la fonction ci-dessus dans la fenêtre de code, puis sélectionnez Fichier> Enregistrer, nommer le projet quelque chose comme “CelsiusConverter” et cliquez sur OK.

C'est tout ce qu'on peut en dire! Maintenant, tout ce que vous avez à faire pour utiliser votre nouvelle fonction est de taper le “=” signe suivi de votre fonction, avec le numéro d'entrée à convertir:

Appuyez sur Entrée et vous verrez le résultat.

C'est tout ce qu'on peut en dire. Imaginez toutes les fonctions personnalisées que vous pourriez créer rapidement maintenant que vous connaissez ce petit truc!

2. Génération automatique de graphiques

Dans des articles précédents, nous vous avons montré comment enregistrer des données depuis vos caméras Wi-Fi domestiques vers une feuille de calcul Google. Journal de votre activité personnelle avec Google Sheets et caméras USB Connexion de votre activité personnelle avec Google Sheets et caméras USB Si vous avez une caméra USB et un ordinateur, vous disposez déjà de tout ce dont vous avez besoin pour configurer un système de détection de mouvement peu coûteux. En savoir plus ou vous utilisez peut-être Google Sheets avec une équipe. 5 Paramètres Google Sheets essentiels pour le travail d'équipe 5 Paramètres Google Sheets essentiels pour le travail d'équipe Google Sheets offre davantage de fonctionnalités que vous ne le pensez pour la saisie et le traitement de données collectives. Nous vous présenterons les fonctions et fonctionnalités de Google Sheets essentielles pour les projets de groupe. Lire plus et d'autres personnes saisissent des données pour vous.

Éventuellement, vous pouvez avoir une nouvelle feuille de calcul chaque mois avec de nouvelles données et vous souhaitez créer automatiquement un nouveau graphique sans avoir à le recréer manuellement tous les mois. Vous pouvez accomplir cela en créant une fonction qui créera un nouveau graphique pour vous, basée sur les données de la feuille de calcul actuelle que vous avez ouverte..

Tout d’abord, dans ce scénario, supposons que vous soyez enseignant et qu’à la fin de l’année, vous disposiez d’un tableur pour chaque élève avec la liste des scores mensuels aux examens:

Ce que vous souhaitez faire est d'exécuter une fonction unique sur cette feuille qui générerait automatiquement un graphique en quelques secondes. Voici à quoi ressemble ce script:

function GradeChart () var tableur = SpreadsheetApp.getActiveSpreadsheet (); var sheet = feuille de calcul.getSheets () [0]; var gradechart = sheet.newChart () .setChartType (Charts.ChartType.LINE) .addRange (sheet.getRange ('A1: B11')) .setPosition (5, 5, 0, 0) .build (); sheet.insertChart (gradechart); 

Il ne vous reste plus qu'à ouvrir chacune des feuilles de calcul de votre élève et à cliquer sur l'icône d'exécution dans le menu de Google Scripts pour générer automatiquement le graphique..

Chaque fois que vous cliquez sur l'icône d'exécution, le script que vous avez créé est exécuté. “actif” feuille de calcul (celle que vous avez ouverte dans l'onglet de votre navigateur actuel).

Pour les rapports que vous devez générer fréquemment, par exemple une fois par semaine ou par mois, ce type de fonction de graphique généré automatiquement peut réellement vous faire gagner beaucoup de temps, car vous n'avez pas à recréer la roue à chaque fois que vous souhaitez nouvelle feuille.

3. Créer des menus personnalisés

Que faire si vous ne voulez pas que le script soit ouvert pour générer automatiquement ce graphique? Et si vous souhaitiez disposer de cette fonction à portée de main dans le système de menus, directement dans Google Sheets? Eh bien, vous pouvez le faire aussi.

Pour créer un menu personnalisé, vous devez indiquer à la feuille de calcul d’ajouter votre nouvel élément de menu à chaque ouverture. Vous faites cela en créant un onOpen () fonction dans la fenêtre de l'éditeur de script au-dessus de la Gradechart fonction que vous venez de créer:

fonction onOpen () var tableur = SpreadsheetApp.getActive (); var menuItems = [name: 'Create Grade Chart…', functionName: 'GradeChart']; spreadsheet.addMenu ('Graphiques', menuItems); 

Enregistrez le script, puis rechargez votre feuille de calcul. Vous découvrirez que votre nouvel élément de menu s’affiche avec le nom que vous avez défini dans votre script. Cliquez sur le menu et vous verrez l'élément de menu pour votre fonction.

Cliquez sur l'élément de menu et la fonction sera exécutée exactement comme lorsque vous avez appuyé sur le bouton “courir” icône à l'intérieur de l'éditeur Google Scripts!

4. Envoyer des rapports automatisés

Le script final méritant d’être couvert ici, car l’idée étant d’ajouter à la puissance et aux fonctionnalités de Google Sheets, est un script qui enverra un courrier électronique depuis l’intérieur de Google Sheets..

Cela peut s'avérer utile si vous dirigez une grande équipe de personnes. Délégation: compétence en leadership indispensable pour réduire votre charge de travail Délégation: compétence en leadership indispensable pour réduire votre charge de travail Une fois que vous êtes dans un rôle de leadership, vous ' Vous devrez apprendre à déléguer le travail. Nous vous enseignons les cinq mots-clés de la délégation: qui, quoi, quand, où et pourquoi. Lire la suite et vous avez plusieurs courriels à envoyer sur le même sujet. Vous avez peut-être effectué une évaluation des performances avec des membres individuels de l’équipe et enregistré vos commentaires d’évaluation pour chaque personne dans une feuille de calcul Google. Serait-il agréable de simplement exécuter un seul script et d'envoyer automatiquement ces commentaires aux 50 ou 60 employés en même temps, sans que vous ayez à créer manuellement tous ces courriels? C'est le pouvoir de Google Scripting.

De la même manière que vous avez créé les scripts ci-dessus dans cet article, vous allez créer un script en accédant à l'éditeur de script et en créant une fonction appelée envoyer des emails(), comme ça:

function sendEmails () var sheet = SpreadsheetApp.getActiveSheet (); var startRow = 2; // Première ligne de données à traiter var numRows = 7; // Nombre de lignes à traiter var dataRange = sheet.getRange (startRow, 1, numRows, 3) var data = dataRange.getValues ​​(); pour (i dans les données) var rangée = données [i]; var emailAddress = row [1]; // Deuxième colonne var message = row [2]; // Troisième colonne var subject = "Mes notes de révision"; MailApp.sendEmail (emailAddress, subject, message); 

Alors disons que vous avez votre feuille de calcul organisée comme indiqué ici.

Le script ci-dessus fonctionne à travers toutes les lignes de la feuille de calcul et envoie un courrier électronique à l'adresse indiquée dans la deuxième colonne, avec le message que vous avez saisi dans la troisième colonne..

le sendEmail La fonction dans Google Scripts est de loin l'une des fonctions les plus puissantes de Google Scripts, car elle ouvre tout un monde d'automatisation de la messagerie que vous n'aviez peut-être pas envisagé auparavant..

Si vous considérez le fait que d'autres personnes pourraient éventuellement être chargées de saisir les données dans un tableur Google, puis que vous automatisiez la distribution des e-mails en fonction de ces données, vous pourriez éventuellement envoyer un rapport mensuel à votre destinataire. patron, sans jamais avoir à ouvrir votre client de messagerie vous-même. Le script peut automatiquement faire tout le travail pour vous!

L'automatisation est le secret du succès

L’ensemble de ces automatismes Google Scripts devrait vous montrer que, avec quelques lignes de code simples, Google Scripts est capable d’automatiser partiellement ou totalement Google Sheets. Ces automatisations peuvent être configurées pour s'exécuter selon un planning ou vous pouvez les exécuter manuellement chaque fois que vous souhaitez les déclencher. De toute façon, ils vous permettent d'automatiser beaucoup de travail, avec très peu d'effort. Vous cherchez plus? Découvrez ces 3 Google Scripts pour automatiser vos documents.

Avez-vous déjà utilisé l'une des fonctions décrites dans cet article pour automatiser vos propres tâches? Connaissez-vous d'autres scripts simples et intéressants pour simplifier les efforts dans Google Sheets? Partagez vos idées dans la section commentaires ci-dessous!

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