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3 scripts Google Docs impressionnants pour automatiser vos documents

3 scripts Google Docs impressionnants pour automatiser vos documents / La programmation

Il existe de nombreuses raisons pour lesquelles vous devriez utiliser Google Docs dans le cloud plutôt que des applications de traitement de texte basées sur des applications telles que Microsoft Word. L'un des plus importants est que vous puissiez créer des automatisations très utiles à l'aide de puissants scripts Google..

Voici trois scripts qui vous permettent de créer un document à partir des invites des utilisateurs, d'importer Google Analytics dans un rapport Google Doc et de créer un document à partir d'un fichier Google Sheet..

1. Utiliser les invites pour créer un document

Si vous envoyez souvent le même courrier électronique, un modèle de document automatisé peut réellement vous faire gagner du temps. Cela peut ressembler à un rapport mensuel des ventes à votre responsable ou à des mises à jour hebdomadaires pour vos collègues. Tout ce que vous écrivez souvent peut être automatisé avec un modèle de document et un script Google..

La première étape consiste à créer un modèle de document. Faire cela est aussi simple que créer un Google Doc. Pour les mots que vous souhaitez remplir, entourez-les simplement de deux ## signes, comme l'exemple ci-dessous.

Dans ce document, vous pouvez créer un script Google à exécuter à l'ouverture du document. Votre script vous invitera à entrer chacun des éléments qui entrent dans le document.

Pour créer votre script, cliquez sur le bouton Outils élément de menu, et cliquez sur Éditeur de script.

Dans la fenêtre de l'éditeur, supprimez le code et remplacez-le par le script suivant.

Ce script appelle des invites à l'ouverture du document, crée un nouveau document avec le nom du vendeur et la date du jour dans le titre. Ensuite, il remplira les champs du modèle avec les informations que vous avez entrées.

function myFunction () // Affiche une boîte de dialogue pour chaque champ pour lequel vous avez besoin d’informations. var ui = DocumentApp.getUi (); // var response = ui.prompt ('Entrez le nom', 'Entrez le nom du vendeur', ui.ButtonSet.OK); var nameResponse = ui.prompt ('Entrez le nom du vendeur'); var client1Response = ui.prompt ('Entrez le client 1'); var sales1Response = ui.prompt ('Entrez sales 1'); var client2Response = ui.prompt ('Entrez client 2'); var sales2Response = ui.prompt ('Entrez sales 2'); var client3Response = ui.prompt ('Entrez client 3'); var sales3Response = ui.prompt ('Entrez sales 3'); var commissionResponse = ui.prompt ('Entrer la commission'); var date = new Date (); // Créer une copie du fichier de modèle var documentId = DriveApp.getFileById ('') .makeCopy (). getId (); // Renomme le fichier copié DriveApp.getFileById (documentId) .setName (nameResponse.getResponseText () + date + 'Sales Report'); // Récupère le corps du document sous forme de variable var body = DocumentApp.openById (documentId) .getBody (); // Insère les entrées dans le document body.replaceText ('## name ##', nameResponse.getResponseText ()); body.replaceText ('## client1 ##', client1Response.getResponseText ()); body.replaceText ('## sales1 ##', sales1Response.getResponseText ()); body.replaceText ('## client2 ##', client2Response.getResponseText ()); body.replaceText ('## sales2 ##', sales2Response.getResponseText ()); body.replaceText ('## client3 ##', client3Response.getResponseText ()); body.replaceText ('## sales3 ##', sales3Response.getResponseText ()); body.replaceText ('## commission ##', commissionResponse.getResponseText ());

Remplacez le code d'ID de document dans le script ci-dessus par l'ID de document du modèle de document..

Vous trouverez cela intégré dans l'URL lorsque vous modifiez le document modèle..

Dans la fenêtre de l'éditeur de scripts Google, cliquez sur le bouton disque icône pour enregistrer le script.

Ensuite, cliquez sur le courir icône pour vérifier que cela fonctionne.

Lorsque vous exécutez le script pour la première fois, vous devrez peut-être approuver les autorisations de votre compte Google pour exécuter le script..

De retour dans le modèle de document, les fenêtres d'invite s'affichent les unes après les autres. Remplissez les champs avec les données que vous voulez aller dans le document.

Lorsque vous avez terminé, le script crée un nouveau document dans votre dossier racine Google Drive avec toutes les informations que vous avez entrées complétées..

Enfin, il vous suffit de configurer le script pour qu'il s'exécute chaque fois que vous ouvrez le document modèle..

Dans la fenêtre de Google Script Editor, cliquez sur Édition> Déclencheurs du projet actuel.

Clique sur le Ajouter un déclencheur bouton dans le coin inférieur droit. Assure-toi Sélectionnez le type d'événement est Sur ouvert.

Faites défiler et cliquez sauvegarder, et tu as fini.

2. Importer Google Analytics dans un rapport de document

Que vous possédiez un site Web ou travailliez pour quelqu'un qui en possède un, il est souvent nécessaire de mesurer le trafic et les performances du site. Les 7 meilleurs sites pour suivre le trafic d'un site Web Les 7 meilleurs sites pour suivre le trafic d'un site Web Voici quelques outils qui vous aideront voyez combien de visiteurs visitent un site Web et comparez les statistiques de trafic de ce site. Lire la suite et l'insérer dans un rapport formaté.

Vous pouvez utiliser la même approche de modèle que la section ci-dessus pour exporter les données de site Web à partir de Google Analytics et les exporter dans un rapport Google Docs bien formaté..

Tout d’abord, créez un modèle de rapport comme vous l’avez fait dans la section précédente. Dans cet exemple, le modèle sera configuré pour fournir le nombre total d'utilisateurs, de sessions et de pages vues pour la semaine écoulée..

Ensuite, allez dans Google Docs Script Editor en suivant les mêmes étapes que dans la section précédente..

Activez l'accès aux données Google Analytics en suivant les étapes ci-dessous..

  1. Dans la fenêtre de l'éditeur de script, sélectionnez Ressources, et alors Services Google avancés
  2. Cliquez sur Allumé éteint à côté de API Google Analytics
  3. Sous la boîte de dialogue, cliquez sur le bouton Tableau de bord des API Google Cloud Platform lien
  4. Dans la fenêtre Cloud Platform, cliquez sur Activer les API et les services
  5. Rechercher Analytique, et cliquez sur API Analytics
  6. Clique sur le Activer bouton pour activer cette API pour votre script
  7. Retournez à la fenêtre de l'éditeur de script et cliquez sur D'accord fermer la fenêtre Advanced Google Services

Maintenant que vous avez activé l'intégration avec l'API Google Analytics, vous êtes prêt à créer automatiquement votre rapport..

Collez le code suivant dans la fenêtre de code de l'éditeur de script.

function myFunction () var tableId = 'ga:'; var startDate = getLastNdays (7); // Il ya 1 semaine. var endDate = getLastNdays (0); var date = new Date (); var results = Analytics.Data.Ga.get (tableId, startDate, endDate, 'ga: utilisateurs, ga: sessions, ga: pages vues', 'dimensions': 'ga: date'); var data = []; var totals = results.totalsForAllResults; pour (metricName dans les totaux) data.push (totals [metricName]);  var utilisateurs = données [0] var sessions = données [1] var pages vues = données [2] // Sortie vers Google Doc. // Créer une copie du fichier modèle var documentId = DriveApp.getFileById ("). MakeCopy (). GetId (); // Renommez le fichier copié DriveApp.getFileById (documentId) .setName (date + 'Website Report'); // Récupère le corps du document en tant que variable var body = DocumentApp.openById (documentId) .getBody (); // insère les entrées dans le document body.replaceText ('## startdate ##', startDate); body.replaceText ( '## enddate ##', endDate); body.replaceText ('## utilisateurs ##', utilisateurs); body.replaceText ('## sessions ##', sessions); body.replaceText ('## pages vues # # ', pages vues); function getLastNdays (nDaysAgo) var aujourd'hui = nouvelle Date (); var avant = nouvelle Date (); before.setDate (today.getDate () - nDaysAgo); return Utilities.formatDate (before,' GMT ',' aaaa-MM-jj ');

Remplacez le code d'ID de document dans le script ci-dessus par l'ID de document du modèle de document. Remplacez également l'ID Analytics par l'ID affiché pour votre site Web dans Google Analytics..

Dans la fenêtre de l'éditeur de scripts Google, cliquez sur le bouton disque icône pour enregistrer le script.

Clique sur le courir icône pour vérifier que cela fonctionne.

Lorsque vous exécutez le script pour la première fois, vous devez approuver les autorisations de votre compte Google pour exécuter le script..

L'exécution du script créera un nouveau document dans votre dossier racine Google Drive avec toutes les informations sur les performances du site Web de la dernière semaine renseignées..

Enfin, il vous suffit de configurer le script pour qu'il s'exécute chaque semaine..

Dans la fenêtre de Google Script Editor, cliquez sur modifier et Déclencheurs du projet en cours.

Clique sur le Ajouter un déclencheur bouton dans le coin inférieur droit. Changement Sélectionner la source de l'événement en fonction du temps. Changement Sélectionnez le type de déclencheur basé sur le temps à Minuteur.

Faites défiler et cliquez sauvegarder, et votre script sera exécuté chaque semaine et créera un nouveau rapport hebdomadaire.

3. Créer un document à partir d'une feuille Google

Il est parfois nécessaire de transférer des informations d'une feuille de calcul dans un document, par exemple pour développer des rapports ou consigner des informations..

Si cela vous arrive souvent, vous pouvez gagner du temps en intégrant Google Sheets à Google Docs. Pour ce script, vous allez utiliser Google Scripts Editor dans Google Sheets, car c'est de là que proviendront les données..

Tout d'abord, vous allez créer votre modèle de document de vente, comme vous l'avez fait dans la première section de cet article, en incorporant des variables entourées du ## symbole.

Les données de ces rapports proviendront de votre feuille de calcul Google Sheets, qui peut ressembler à cet exemple..

Pour créer votre script dans Google Sheets, cliquez sur le bouton Outils élément de menu, et cliquez sur Éditeur de script.

Collez le script suivant dans la fenêtre de script de l'éditeur.

function myFunction () var date = new Date (); // Ouvre SS par son ID var ss = SpreadsheetApp.openById (""); var sheet = ss.getSheetByName ('Sam'); // ou quel que soit le nom de la feuille // Faites une copie du fichier modèle var documentId = DriveApp.getFileById ('') .makeCopy (). getId (); // Renomme le fichier copié DriveApp.getFileById (documentId) .setName ('Sam' + date + 'Sales Report'); // Récupère le corps du document sous forme de variable var body = DocumentApp.openById (documentId) .getBody (); var range = sheet.getRange ("A2: B4"); body.replaceText ('## name ##', 'Sam'); pour (var i = 1; i<4; i++)  cell = range.getCell(i,1); client = cell.getValue(); body.replaceText('##client' + i + '##', client); cell = range.getCell(i,2); sales = cell.getValue(); body.replaceText('##sales' + i + '##', sales);

Remplacez l'ID de document dans le script ci-dessus par l'ID de document du modèle de document. Remplacez également l'ID Google Sheet par l'ID de vos données. Google Sheet.

Dans la fenêtre de l'éditeur de scripts Google, cliquez sur le bouton disque icône pour enregistrer le script.

Clique sur le courir icône pour vérifier que cela fonctionne.

N'oubliez pas que lorsque vous exécutez le script pour la première fois, vous devez approuver les autorisations permettant à celui-ci d'accéder à votre compte Google..

Lorsque vous exécutez le script, il crée un nouveau document dans votre dossier racine Google Drive avec toutes les données de vente de la feuille de calcul..

Il est également possible de parcourir les onglets de la feuille et de créer un nouveau document de résultat de vente pour chaque vendeur de votre équipe..

Pourquoi ne pas jouer avec le script ci-dessus et voir si vous pouvez le retirer?

Utilisation de Google Scripts et Google Docs

Google Docs semble être un simple traitement de texte, mais comme vous pouvez le constater lorsque vous intégrez Google Analytics, il multiplie les fonctionnalités de cette application cloud..

Les modèles dans Google Docs sont une partie essentielle de tout ce qui fonctionne. Vous seriez surpris de voir à quel point utiliser des modèles dans Google Docs 24 Des modèles Google Docs qui vous faciliteront la vie 24 Des modèles Google Docs qui vous faciliteront la vie Les modèles peuvent vous faire gagner beaucoup de temps. Nous avons compilé 24 modèles Google Docs permettant de gagner du temps pour le travail, la santé, la maison et les voyages. Continuez avec vos projets, plutôt que de vous battre pour préparer des documents. Lire plus peut rendre tout ce que vous faites beaucoup plus efficace. Essayez-les et ajoutez-y vos créations d'automatisations Google Script créatives..

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