Productivité

Utilisez la méthode de gestion de projet de cascade pour organiser votre vie

Utilisez la méthode de gestion de projet de cascade pour organiser votre vie / Productivité

Les outils que nous utilisons généralement pour gérer des projets personnels présentent un inconvénient majeur. Liste de tâches Liste de tâches App Showdown: Any.do vs Todoist vs Wunderlist Liste de tâches To-Do Showdown: Any.do vs Todoist vs Wunderlist Certaines applications de liste de tâches se démarquent des autres. Mais comment se comparent-ils et lequel est le mieux pour vous? Nous vous aiderons à découvrir. En savoir plus et leurs variantes (comme les tableaux Kanban. Comment gérer les tâches à l'aide de la technique kanban japonaise. Comment gérer les tâches à l'aide de la technique kanban japonaise. Kanban est une recette japonaise pour faire avancer les choses. C'est une technique d'organisation développée à l'origine pour la chaîne de production de Toyota. vous pouvez le mettre en œuvre pour vous-même ou au sein de votre équipe. quoi devrait être fait et (peut-être) qui devrait le faire. Mais ils ne sont pas aussi doués pour planifier la quand. C’est le domaine des outils orientés métier, tels que l’approche de gestion de projet Waterfall.

La rentabilité est l'une des principales raisons pour lesquelles les entreprises utilisent un ensemble d'outils et de processus pour gérer leurs projets. Une fois que la direction a décidé qu'un projet particulier apporterait de la valeur à l'entreprise, chaque heure d'arrêt d'un projet entraîne un coût. En tant qu'individus, cependant, il est très facile de laisser glisser des projets personnels. Nous sommes malades ou trop fatigués, ou le travail est trop occupé ou il y a trop de vidéos de chats sur Internet. Une partie de la discipline de la gestion de projet n’est pas seulement de mener les projets à terme, mais aussi de les mettre en place initialement acceptable Plage de temps.

Dans cet article, nous verrons comment utiliser les outils métier pour rester sur la bonne voie et mener à bien vos projets..

Principes de gestion de projet en cascade

Vous devez apprendre quelques principes importants de la gestion de projet:

Structures de répartition du travail

Étant donné l’objectif final souhaité, la première étape de la plupart des projets consiste à scinder cet objectif en tâches réalisables. Par exemple, si vous souhaitez créer un blog WordPress, vous aurez peut-être besoin d'écrire du contenu, de concevoir un logo et d'installer / déployer WordPress sur votre serveur. Créer un structure de répartition du travail (WBS) implique de les diviser et les subdiviser jusqu'à ce que vous restiez avec les tâches qui sont faciles à regarder, à comprendre et à exécuter.

Le WBS réel pour ce projet simple pourrait ressembler à ceci:

  1. Créer du contenu
    1. Réfléchissez sur quelques idées de post
    2. Rédiger du contenu pour les articles (tâches distinctes pour les articles 1 à 6)
    3. Modifier / vérifier tous les messages
  2. Créatif
    1. Design visuel (choisir une palette de couleurs, etc.)
    2. Contact logo artistes
    3. Choisir un designer
    4. Projet de logo
  3. Installation et déploiement
    1. Installer WordPress
    2. Installer / configurer le thème et les plugins
    3. Télécharger le logo
    4. Créer des messages
    5. Modifier les paramètres DNS

Plus les tâches sont petites, mieux c'est. Par exemple, le “écrire du contenu pour les posts” les articles peuvent être divisés en un par poste. En les réduisant, vous ne pouvez pas seulement voir les progrès plus tôt. Cela permet également de les mélanger pour respecter une date cible. Vous devez également avoir une idée de ce qui doit être fait avant de commencer. 6 Conseils de gestion de projet pour organiser votre vie 6 Conseils de gestion de projet pour organiser votre vie La gestion de projet consiste à obtenir des résultats concrets. Nos conseils vous aideront à appliquer la perspective, les compétences et les outils d'un responsable de projet à l'organisation de votre vie. Lire la suite, connu sous le nom prédécesseurs ou les dépendances.

Par exemple, votre concepteur ne peut pas produire le brouillon de votre logo avant après vous l'avez choisie. Donc, le contour de votre projet ressemble maintenant à ceci:

  1. Créer du contenu
    1. Réfléchissez sur quelques idées de post
    2. Rédiger du contenu pour les articles 1 à 3 (en fonction de 1a)
    3. Éditer / vérifier tous les articles (selon 1b)
  2. Créatif
    1. Aspect visuel
    2. Contact logo artistes (dépend de 2a)
    3. Sélectionnez le concepteur (dépend de 2b)
    4. Projet de logo (dépend de 2c)
  3. Installation et déploiement
    1. Installer WordPress
    2. Installer / configurer le thème et les plugins (dépend de 3a)
    3. Créer des publications (en fonction de 1d et 2a)
    4. Télécharger le logo (dépend des 2e et 3b)
    5. Modifier les paramètres DNS (en fonction de 1, 2, 3b, 3c et 3d)

La gestion des ressources

Maintenant que vous savez ce qui doit être fait, vous devez savoir qui le fera et quand. Pour attribuer une tâche à quelqu'un, vous devez d'abord vous assurer qu'il peut le faire du tout (par exemple, n'attribuez pas 3.5 à votre graphiste). Mais vous devez également savoir combien ils sont disponibles en général et à quel moment. C'est appelé la gestion des ressources. Il commence par comprendre combien d'heures par jour quelqu'un est disponible, puis en comparant cette disponibilité avec le travail que vous avez attribué..

Par exemple, vous pouvez avoir un travail de jour. À 9 h 00, vous êtes probablement disponible huit heures par jour. Mais pour vos projets personnels, vous pouvez bloquer une heure ou deux de blocage du temps - l'arme secrète pour mieux cibler du blocage du temps - de l'arme secrète pour mieux cibler Vous cherchez un moyen plus efficace d'organiser vos journées de travail? Essayez de bloquer le temps. Cette tactique de gestion du temps peut vous aider à rester sur la bonne voie tout en empêchant les distractions, la procrastination et le multitâche improductif. Lire la suite la nuit. Cela signifie que vous avez un hebdomadaire capacité de: (2 * 5) = 10 heures par semaine (continuez, prenez le week-end, vous le méritez). Cela signifie qu'une tâche donnée qu'une personne travaillant à plein temps chez elle pourrait terminer en une journée vous prendra quatre jours ouvrables. Calculer les choses en fonction de la capacité vous indiquera la durée de vos projets vraiment prendre.

Planification et planification (optimisée)

Nous appelons cela “Planification optimisée,” parce que créer le WBS est en fait aussi une planification. Mais ce que vous pourrez trouver, c’est que vous ferez le plan initial pour la “le meilleur cas de scenario.” Il n’y aura qu’une seule et même tâche à la fois (facile à gérer) et elles tomberont toutes les unes après les autres. Mais c'est rarement ainsi que les projets fonctionnent dans la pratique. Au cours de cette phase, vous ajusterez la structure et les tâches du projet en fonction de:

  • Des contraintes sévères sur des tâches particulières (c.-à-d. ne peux pas commencer avant une date donnée)
  • Tâches pouvant se dérouler en parallèle (une personne fait A, une autre personne fait B)
  • Tâches sur lesquelles deux personnes peuvent travailler en même temps (deux personnes travaillent toutes les deux sur A)

Vous constaterez probablement que certaines parties du projet prennent plus de temps et que vous chercherez des moyens d'en raccourcir d'autres. Maintenant que vous avez une idée de ce que vous devriez mettre dans votre plan de projet, examinons comment le faire..

Gestion de projets de cascade personnels avec ProjectLibre

Avant l’étape par étape, un mot rapide pour la défense des outils de gestion de projet. J'ai souvent entendu quelque chose comme ce qui suit lorsque j'ai suggéré ou demandé à quelqu'un d'apprendre l'une de ces applications:

  • “J'ai juste besoin d'une liste.”
  • “Les diagrammes de Gantt prennent trop de temps.”
  • “Projet MS? je suis dehors!”

Il y a une raison pour laquelle les diagrammes de Gantt (qui existent depuis plus d'un siècle) sont encore utilisés aujourd'hui - et pourquoi ils sont si populaires dans la gestion de projet Waterfall. Ils constituent la meilleure vue unique pour visualiser votre chronologie, son statut et les attributions de tâches individuelles, en particulier si vous utilisez la gestion de projet Waterfall..

Les calendriers ne vous donnent pas une vue unique de votre projet. Les listes de tâches linéaires prennent rarement en compte les dépendances et aucun autre outil ne permet de mettre à jour automatiquement les dates de début et de fin, comme les applications basées sur Gantt..

Ce que beaucoup de gens se trompent à propos de ces applications, c'est comment ils les utilisent. Mais nous allons vous montrer comment faire les choses facilement. Nous utiliserons ProjectLibre pour notre exemple de modèle de cascade, bien que les étapes devraient fonctionner de manière presque identique pour tout ce qui fournit un diagramme de Gantt interactif Besoin d'un modèle de diagramme de Gantt pour Excel ou PowerPoint? Voici 10 options uniques Besoin d'un modèle de diagramme de Gantt pour Excel ou PowerPoint? Voici 10 options uniques. Vous n’avez pas besoin de Microsoft Project pour suivre vos progrès. Ces modèles de diagramme de Gantt pour Excel et PowerPoint vous aideront également à gérer votre projet. En savoir plus (fichiers desktop, mobile, web, même Excel).

Installer ProjectLibre est aussi simple que de télécharger la dernière version (la version 1.7 au moment de la rédaction) et d’exécuter le programme d’installation EXE (Windows), de faire glisser DMG dans votre dossier Applications (Mac) ou d’installer le package RPM ou DEB selon votre méthode préférée ( Linux).

Une fois que vous êtes installé, lancez ProjectLibre et sélectionnez le Créer un projet option. Il vous donnera une boîte de dialogue pour entrer des informations préliminaires comme le nom et une date de début.

Étape 1: Créez votre WBS

La première étape consiste à créer votre WBS. Commencez à noter toutes les tâches que vous connaissez, où que vous soyez: message électronique, fichier texte brut, document de traitement de texte, OneNote. Tout ce avec quoi vous êtes à l'aise pendant le brainstorming est bon. Maintenant, ouvrez ProjectLibre à la Gantt afficher et coller le texte dans les cellules de gauche qui ressemblent à une feuille de calcul.

La première erreur de nombreuses personnes consiste à utiliser ces applications en un clic. Ne pas Traitez le côté gauche de l'écran exactement comme des feuilles de calcul et utilisez les raccourcis clavier. 35 Raccourcis clavier Microsoft Excel quotidiens pour Windows et Mac 35 Raccourcis clavier Microsoft Excel quotidiens pour Windows et Mac Les raccourcis clavier peuvent vous faire gagner beaucoup de temps! Utilisez ces raccourcis Microsoft Excel pour accélérer l’utilisation des feuilles de calcul sous Windows et Mac. Lire la suite : boutons fléchés se déplacer, F2 pour éditer, et Entrer S'engager.

Les seules choses supplémentaires que vous devez savoir sont les frappes à mettre en retrait (Ctrl +. (période) pour ProjectLibre, bien qu'il soit Languette dans MS Project) et dépassé (Ctrl +, (virgule) dans ProjectLibre, Maj + Tab dans le projet) tâches. Cette partie fonctionne comme un contour dans Word. Il vous permet de créer rapidement les différentes phases et tâches (qui sont des entrées de niveau inférieur) dans votre plan..

Ensuite, mettez dans votre Prédécesseurs (i.e. A doit finir avant que B puisse commencer). Là encore, utilisez Touches directionnelles et Enter / Tab pour une entrée rapide. Enfin, ajoutez Travail, ou la quantité de temps que vous pensez que chaque article prendra.

Vous remarquerez que deux choses se produisent lorsque vous commencez à ajuster la WBS. Tout d'abord, les lignes qui deviennent “parent” les éléments sont convertis en phases, ce qui signifie qu'ils se terminent lorsque toutes leurs tâches enfants sont terminées. Deuxièmement, lorsque vous ajoutez des prédécesseurs, vous remarquerez que les dates de début et de fin sont automatiquement ajustées. Même si cela peut sembler une entreprise de taille, observez ce qui suit pour un exemple de rapidité et de facilité. (Le temps nécessaire pour créer ce plan était d'un peu plus de trois minutes. La seule partie non indiquée ci-dessous consistait à taper les tâches précédentes.)

Étape 2: Inscrire des ressources et assigner des tâches

Bien que vous ayez entré le travail pour chaque tâche, vous remarquerez leur Durées tous montrent quelque chose comme “.25 jours?” y compris le point d'interrogation.

En effet, l'application suppose que chacune d'entre elles sera réalisée dans un délai de huit heures. Mais cela peut être affecté par d'autres facteurs, notamment la capacité des ressources. Votre capacité.

Pour ce projet, je suppose que je serai disponible quelques heures par jour. Sur une journée de huit heures, cela équivaut à 25% de la capacité (si j'étais disponible à temps plein, ce serait 100%). Lorsque je saisis mon nom comme ressource pour chaque tâche, je vais ajouter “[25%]” après cela, qui est la notation de ProjectLibre pour la capacité. Regarder dans le court screencast ci-dessous ce qui se passe à la “Durée” colonne que je me attribue ces tâches. Compte tenu de mes capacités, ProjectLibre a quadruplé la durée de chaque tâche.

Maintenant, je peux voir que bien que le projet ne dure qu'un peu plus de 80 heures, il faudra en réalité environ cinq semaines pour terminer..

C'est l'un des avantages de la méthodologie Waterfall: elle vous montre des échéanciers plus réalistes..

Mais ne vous inquiétez pas! Nous pouvons apporter quelques modifications pour composer cette date..

Étape 3: Ajuster la chronologie pour une vue réaliste

Une fois toutes vos ressources entrées, vous avez la possibilité de prendre du recul et d’examiner votre plan. Par exemple, vous pouvez voir que le Aspect visuel et Projet de logo les tâches ne me sont pas assignées. C'est parce que je suis un artiste terrible, et si j'essayais de le faire moi-même, ça n'irait pas bien. Mais cela signifie aussi que même si certains talentueux artiste travaillera sur ces tâches, je peux travailler sur autre chose en attendant.

Nous avions défini la version initiale de notre plan de manière strictement linéaire: chaque tâche était lancée à la fin de la précédente, ainsi que plusieurs phases. Mais ajustons les prédécesseurs de telle sorte que les phases ne soient pas dépendantes et supprimons celles des tâches que je ne ferai pas. Notez comment cela déplace les parties de la timeline.

Nous avons maintenant réduit le projet d'environ une semaine. Considérant que je fais le gros du travail, ce n'est pas trop minable. Nous pourrions probablement faire encore mieux en déplaçant d’abord la section Création et en travaillant sur le contenu pendant la production de ce logo..

Utilisez la méthodologie de la cascade pour planifier de manière réaliste

Avec vos propres projets, il est trop facile de simplement sortir un calendrier. Comment synchroniser votre agenda Google avec votre liste de tâches. Comment synchroniser votre agenda Google avec votre liste de tâches. Pour organiser votre vie, deux outils sont indispensables: votre calendrier et votre liste de tâches. Mais la plupart des solutions de gestion des tâches séparent ces deux éléments. Nous allons vous montrer comment les combiner. Lisez plus, choisissez quelques dates et continuez votre chemin joyeux.

Utilisation d'outils légers tels que OneNote (utilisation de OneNote pour la gestion de projets. Utilisation de Microsoft OneNote pour la gestion de projets. Utilisation de Microsoft OneNote pour la gestion de projets. OneNote est l'outil de collaboration idéal pour la gestion de projets simples au sein de petites équipes. Et c'est totalement gratuit. Voir comment OneNote peut aider vos projets à démarrer! En savoir plus) ou Trello (comment utiliser Trello pour la gestion de projets Un guide de Trello pour la vie et la gestion de projets Un Guide de Trello pour la vie et la gestion de projets Trello peut vous aider à vous organiser. C'est un outil gratuit. Lisez ce guide pour comprendre sa structure de base, la navigation et comment Trello peut vous être utile. En savoir plus) vous rapproche un peu plus de la marque, car ils expliquent au moins qui fait quoi..

Cependant, le fait de procéder à cet exercice avec quelque chose comme ProjectLibre vous oblige à réfléchir au temps que vous avez réellement à consacrer, aux goulets d'étranglement existants et aux endroits où vous pourriez avoir besoin d'aide. Il est également utile de diviser vos projets en éléments gérables pour vous assurer de progresser. Vous pensez peut-être qu’un outil tel que ProjectLibre était excessif, mais heureusement, nous avons montré à quel point il pouvait être simple.

Est-ce que vous vous contentez généralement d'ailer la tête quand il s'agit de vos projets d'animaux? Ou utilisez-vous un système tel que la gestion de projet Waterfall? Dites-nous comment vous “auto-gestion de projet” ci-dessous dans les commentaires!

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