Utilisez la règle de gestion du temps 80/20 pour hiérarchiser vos tâches.

Comment maximisez-vous votre temps? Utilisez-vous des applications de gestion du temps? Planifiez-vous à l’avance et restez-vous au top de votre emploi du temps? Ou vous priorisez vos tâches? Si vous avez essayé ces choses et que vous avez toujours du mal à utiliser votre temps efficacement, vous avez peut-être besoin d'un changement.

La règle des 80/20 est une autre option pour la gestion du temps et, avec de petits ajustements, elle pourrait bien être votre solution idéale.

Quelle est exactement la règle des 80/20?

La règle des 80/20 est également connue sous le nom de principe de Pareto. Le concept a été créé par l'économiste italien Vilfredo Pareto. Il a remarqué que seulement 20% de la population possédait 80% des terres du pays. Cela a amené Pareto à examiner plus en détail ce déséquilibre et son lien avec d’autres domaines..

Des années plus tard, un consultant nommé Joseph Juran a appliqué ce concept aux entreprises et l'a surnommé le principe de Pareto. De The Economist en ligne:

Juran a étendu le principe du contrôle de la qualité en indiquant, par exemple, que la plupart des défauts de production sont dus à un faible pourcentage des causes de tous les défauts - ce qu’il a décrit comme “les rares et les nombreux triviaux.”

Selon Investopedia, cela signifie que:

• 80% du volume des ventes provient de 20 produits de la gamme.
• 80% des revenus d'une entreprise proviennent de 20% de ses clients.
• 80% de la production d'une entreprise provient de 20% de ses employés.

La gestion du temps est l'utilisation la plus courante du principe de Pareto, car la plupart des gens ont tendance à étaler légèrement leur temps au lieu de se concentrer sur les tâches les plus importantes..

En tenant compte de tout cela, relier le principe à la gestion du temps signifie que 80% de votre production pourrait provenir de seulement 20% de votre temps. Maintenant, la question est, comment accomplissez-vous cela? Voici quatre choses que vous pouvez faire.

Évaluer fréquemment vos tâches

Si 80% des résultats proviennent de 20% des efforts, il est logique que 80% de l'impact provienne de 20% de vos tâches. Identifiez donc les 20% de vos tâches qui donneront les 80% de résultats recherchés.

Lors de l'examen de vos tâches, posez-vous les questions suivantes:

• Toutes les tâches de ma liste sont-elles qualifiées d'urgentes??
• Les tâches figurant sur ma liste sont-elles de mon ressort ou appartiennent-elles ailleurs??
• Est-ce que je passe trop de temps sur certains types de tâches?
• Déléguer: Une compétence de leadership indispensable pour réduire votre charge de travail Délégation: Une compétence de leadership indispensable pour réduire votre charge de travail Une fois que vous aurez assumé un rôle de leadership, vous devrez apprendre à déléguer des tâches. Nous vous enseignons les cinq mots-clés de la délégation: qui, quoi, quand, où et pourquoi. Lire la suite ?
• Est-ce que toutes ces tâches sont vraiment nécessaires au résultat global??

Évaluez continuellement vos objectifs

Vos objectifs et vos tâches peuvent être liés, mais pas toujours. Certains peuvent être complètement séparés. Alors réfléchissez à vos objectifs et aux activités nécessaires pour les atteindre. Rappelez-vous que 80% de ces objectifs seront atteints avec seulement 20% des activités nécessaires.

Là encore, faites un inventaire et voyez quels 20% d’activités vous rapprochent de la majorité de vos objectifs. Découvrez ces quelques exemples et voyez si vous pouvez comprendre:

• Si je travaille tard aujourd'hui (20% d'activité), je peux terminer l'élément de ma liste de tâches, rendre le chef heureux, ET prendre mon congé de demain (objectifs de 80%).
• Si je prépare une salade pour le déjeuner au comptoir de mon bureau aujourd'hui (activité à 20%), je peux m'acquitter de cette tâche, dépasser les délais et me rapprocher de mon objectif de perte de poids (objectifs de 80%).
• Si je planifie des réunions régulières (20% d’activité), je peux améliorer la communication au sein de l’équipe, mener un projet plus abouti ET devenir un meilleur leader (objectifs de 80%).

Déterminez votre heure de grande écoute

Tout le monde a des moments précis de la journée pendant lesquels il est le plus productif. Vous pouvez faire votre meilleur travail entre 9 heures et 11 heures. Ou vous pourriez en faire plus entre 15 et 17 heures. Quand vous sentez-vous le plus énergique, concentré et productif?

Déterminez votre heure de grande écoute Découvrez vos heures les plus productives avec cette méthode simple Découvrez vos heures les plus productives avec cette méthode simple Créez votre journée de travail idéale autour de votre niveau d'énergie. Ce simple tableur Excel et quelques secondes de travail chaque jour pourraient vous aider à changer vos habitudes et à en faire plus. Lisez Plus et utilisez-le pour traiter les 20% de tâches et objectifs que vous avez identifiés. Cela garantira que vous passiez votre temps le plus productif sur les tâches et activités nécessaires pour obtenir les meilleurs résultats..

Identifier et éliminer les distractions

Que vous vous rendiez au bureau tous les jours ou que vous travailliez de chez vous, les distractions sont partout. Ces petites interruptions peuvent provoquer une perte de concentration, un retard des tâches et une réduction globale de votre productivité. Ces 10 distractions écrasent votre productivité. Ces 10 distractions écrasent votre productivité. Lire la suite .

En utilisant le concept de règle 80/20, FreshBooks part du principe que:

80% de vos distractions proviennent de 20% des sources.

Pour éliminer ces distractions et les éliminer, vous devez d’abord les identifier. Votre liste peut ressembler à quelque chose comme ça:

• Nuages ​​d'emails
• Appels téléphoniques entrants
• Visiteurs imprévus
• Soif ou faim
• Notifications de médias sociaux

Une fois que vous avez votre liste de distractions, consultez-la et voyez celles qui vous interrompent le plus. Vous constaterez probablement que seulement deux ou trois (20%) constituent l’essentiel (80%) du problème. Ensuite, incorporer des moyens pour éliminer ces interruptions. Voici quelques suggestions:

• Bloquer des moments spécifiques pour travailler sur des emails.
• Laissez les appels non urgents à la messagerie vocale.
• Fermez la porte de votre bureau.
• Prenez un verre et une collation à portée de main.
• Restez à l'écart des médias sociaux pendant le travail.

Avez-vous essayé la règle des 80/20?

Le principe de Pareto peut apporter le succès dans certaines industries et utilisations, mais peut-il fonctionner pour vous? Si vous avez essayé la règle 80/20, 4 façons de réduire le stress de la productivité 4 façons de réduire le stress de la productivité En effectuant quelques modifications ciblées, vous pouvez augmenter votre productivité à pas de géant. Appliquez ces méthodes simples à votre vie et vous obtiendrez le résultat souhaité: mieux travailler avec moins d'effort. Lisez plus avec beaucoup de succès, continuez-vous à l'utiliser? Inversement, si vous avez tenté ce concept avec des résultats négatifs, savez-vous ce qui ne va pas??

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