Conseils pour l'utilisation de texte et de fonctions de texte dans Excel

Lorsque vous pensez à Excel (nos conseils Excel les plus importants 8 Conseils pour apprendre Excel rapidement 8 Conseils pour apprendre Excel rapidement Vous n’êtes pas aussi à l'aise avec Excel que vous le souhaitez? Commencez par de simples conseils pour l'ajout de formules et la gestion de données. Suivez ce guide, et vous serez au courant en un rien de temps. Lisez plus), vous pensez probablement à des nombres, des calculs et des formules. Mais vous ajoutez également du texte aux feuilles de calcul, comme des en-têtes, des descriptions ou des noms de personnes..

Aujourd'hui, nous aborderons différentes manières de travailler avec du texte dans des feuilles de calcul Excel. Nous discutons de différentes fonctions pour travailler avec du texte. Chaque fois que vous utilisez une fonction, commencez toujours par un signe égal (=).

Envelopper le texte dans une cellule

Lorsque vous entrez du texte dans une cellule plus large que la cellule, le texte dépasse le bord droit de la cellule par défaut. Mais il est facile de faire en sorte que le texte soit ajusté à la largeur de la colonne. Le retour à la ligne s'ajuste automatiquement lorsque vous modifiez la largeur de la cellule.

Pour insérer du texte dans une cellule, sélectionnez-la et cliquez sur le bouton. Envelopper le texte bouton dans le Alignement section de la Accueil languette.

Le texte est enveloppé dans la cellule et la hauteur de la ligne s’ajuste automatiquement pour s’ajuster au texte..

Si la hauteur de la ligne ne s’ajuste pas automatiquement, elle peut être définie sur une hauteur spécifique..

Pour adapter automatiquement la hauteur de la ligne au texte, sélectionnez la cellule. Puis clique Format dans le Cellules section sur le Accueil onglet et sélectionnez Ajuster la hauteur de la ligne.

Si vous souhaitez conserver la ligne à une hauteur spécifique, vous pouvez la modifier pour vous assurer que le texte enveloppé convient. Sélectionner Hauteur de la rangée du Format menu. Ensuite, entrez une hauteur pour la ligne sur le Hauteur de la rangée boîte de dialogue et cliquez D'accord.

Vous pouvez également faire glisser la bordure inférieure de la ligne vers le bas jusqu'à ce que toutes les lignes de texte tiennent dans la cellule..

Entrer un saut de ligne dans une cellule

Si le texte d'une cellule dépasse la bordure droite, vous pouvez également insérer un saut de ligne pour que le texte soit renvoyé à la ligne..

Double-cliquez sur la cellule pour modifier le texte ou appuyez sur F2. Cliquez avec la souris à l'endroit du texte où vous souhaitez insérer un saut de ligne. Puis appuyez Alt + Entrée.

La hauteur de la ligne s’adapte au texte si le Format est réglé sur Ajuster la hauteur de la ligne dans le Cellules section de la Accueil languette.

Compter les cellules contenant du texte

Si vous souhaitez savoir combien de cellules d'une plage de votre feuille de calcul contiennent du texte (et non des nombres, des erreurs, des formules ou des cellules vides), vous pouvez utiliser la fonction COUNTIF Tutoriel Mini Excel: Utilisation du comptage avancé et de l'ajout de fonctions dans Excel Tutoriel Mini Excel : Utilisation avancée du comptage et de l'ajout de fonctions dans Excel Le comptage et l'ajout de formules peuvent paraître banaux par rapport à des formules Excel plus avancées. Mais ils peuvent vous aider à gagner beaucoup de temps lorsque vous devez collecter des informations sur les données de votre feuille de calcul. Lire la suite .

La forme générique de la fonction COUNTIF permettant de compter un nombre quelconque de caractères de texte est la suivante:

= COUNTIF (gamme de cellules, "*")

La gamme de cellules représente n'importe quelle plage de cellules comme B2: B9. L'astérisque entre les guillemets est un caractère générique qui représente un nombre correspondant de caractères de texte. Il y a quelques choses à noter sur ce qui sont considérés comme des caractères de texte:

• Les valeurs logiques TRUE et FALSE ne sont pas comptabilisées dans le texte..
• Les nombres entrés sous forme de texte sont comptés dans le caractère générique (*).
• Une cellule vide commençant par une apostrophe (') est comptée.

Par exemple, pour compter le nombre de cellules contenant du texte dans la plage de cellules A2: G9 dans la feuille de calcul suivante, entrez “= COUNTIF (“. Ensuite, pour entrer dans la plage de cellules, nous sélectionnons les cellules que nous voulons inclure dans le nombre.

La fonction COUNTIF n'est pas sensible à la casse.

Ensuite, nous tapons une virgule (,) et le caractère générique (*) entouré de guillemets.

presse Entrer pour compléter l'entrée de fonction et afficher le résultat dans la cellule.

Compter les cellules contenant du texte spécifique

Vous pouvez également utiliser la fonction COUNTIF pour compter le nombre de cellules contenant des caractères de texte spécifiques..

La fonction générique permettant de compter les occurrences d'un caractère de texte de chaîne spécifique est la suivante:

= COUNTIF (cellrange, "txt")

Tout comme dans la section précédente, la gamme de cellules représente n'importe quelle plage de cellules telle que B2: B9. Nous mettons la chaîne de caractères que nous voulons trouver entre guillemets.

Par exemple, pour compter le nombre de cellules contenant “Crayon” dans la plage de cellules A2: G9 de la feuille de calcul suivante, vous entrez la fonction suivante:

= COUNTIF (A2: G9, "Crayon")

Ceci trouve toutes les cellules contenant juste le mot “Crayon” sans autre texte dans la cellule. La fonction COUNTIF n'étant pas sensible à la casse, toutes les cellules contenant “Crayon” ou “crayon”.

La fonction COUNTIFS vous permet de compter les cellules avec du texte mais exclure cellules avec des caractères spécifiques.

Par exemple, nous utilisons COUNTIFS de la manière suivante pour rechercher toutes les cellules contenant du texte, à l’exception de “Crayon”.

= PAYTIFS (A2: G9, "*", A2: G9, "<> Crayon")

Pour la fonction COUNTIFS, vous lui attribuez d’abord la plage et le texte que vous souhaitez rechercher. Ensuite, redonnez-lui la même plage et le texte que vous voulez exclure. le “<>” est utilisé pour exclure le texte qui suit.

Lorsque vous utilisez la fonction COUNTIF ou COUNTIFS, vous pouvez ajouter un astérisque sur un ou les deux côtés de la chaîne pour rechercher les cellules qui contiennent cette chaîne entourée d'un nombre quelconque de caractères de texte (ou aucun)..

Par exemple, pour rechercher toutes les cellules contenant la lettre “j”, nous utilisons la fonction suivante:

= COUNTIF (A2: G9, "* j *")

De nouveau, comme la fonction COUNTIF n’est pas sensible à la casse, les cellules contenant “j” ou “J” sera compté.

Convertir le texte en chiffres

Si de nombreuses cellules contiennent des nombres stockés sous forme de texte, vous pouvez convertir le texte en nombres de plusieurs façons..

Vous pouvez savoir si un nombre est mis en forme en tant que texte lorsqu'il est aligné à gauche dans la cellule au lieu d'être aligné à droite. De plus, si un nombre a été formaté avec force en tant que texte en utilisant une apostrophe (') au début, il y aura un triangle vert dans le coin supérieur gauche de la cellule..

Pour convertir du texte en chiffres, vous pouvez utiliser le Convertir en nombre option, la Texte en colonnes fonctionnalité, ou Pâte Spéciale. Nous discutons chacune de ces méthodes dans notre article sur l'extraction de nombres et de texte dans Excel.

Convertir un nombre en texte

Vous voudrez peut-être parfois stocker des nombres sous forme de texte. Peut-être que vous effectuez une action sur une plage de cellules et que vous ne voulez pas lire certaines cellules en nombres, même si elles sont.

Taper une apostrophe (') au début d'un nombre le convertit en texte. Mais si vous souhaitez convertir du texte en nombre de cellules avec des nombres, vous pouvez utiliser la fonction TEXT..

Par exemple, nous voulons convertir les nombres de la colonne B ci-dessous en texte. Nous tapons la fonction suivante dans la cellule à droite du premier nombre.

= TEXT (B2, "0")

Vous donnez à la fonction la référence de cellule pour le nombre à convertir, puis le format de numéro souhaité. Nous ne faisons que convertir un nombre sans formatage spécial (pas de devise ni de date, par exemple). Donc nous utilisons “0” (zéro).

Utilisation de la fonctionnalité de saisie automatique Comment utiliser le remplissage instantané et le remplissage automatique d'Excel pour automatiser la saisie de données Comment utiliser le remplissage instantané et le remplissage automatique d'Excel pour automatiser la saisie de données Remplissage flash. Laissez-nous vous montrer ce que font ces fonctionnalités et comment elles peuvent vous aider. Lisez Plus pour copier la fonction TEXT sur le reste des cellules. Les nombres deviennent du texte et sont alignés à gauche.

Vous pouvez copier et coller les valeurs converties dans la colonne d'origine. Sélectionnez les cellules contenant la fonction TEXT et appuyez sur Ctrl + C pour les copier. Sélectionnez la première cellule de la colonne d'origine. Sur le Accueil onglet, cliquez sur la flèche sur la Coller bouton et aller à Collage spécial> Valeurs.

Vous pouvez trouver des exemples des différents formats de texte disponibles dans la fonction TEXT du site de support de Microsoft..

Convertir le texte en date

Avez-vous déjà reçu un classeur de quelqu'un d'autre dans lequel il a entré des dates sous forme de texte, sous forme de nombres ou dans un format non reconnaissable sous forme de dates? Vous pouvez convertir du texte en dates à l’aide de la fonction DATE.

Voici le format générique de la fonction DATE:

= DATE (année, mois, jour)

Pour l'année, le mois et le jour, nous allons utiliser les fonctions de chaîne LEFT, MID et RIGHT pour extraire les parties appropriées du texte ou du nombre à convertir. Nous allons expliquer les quatre exemples dans l'image ci-dessous.

Convertir “20171024” Dans la cellule C2 jusqu'à une date, nous avons utilisé la fonction GAUCHE pour extraire les quatre premiers caractères de l'année (2017). Ensuite, nous avons utilisé la fonction MID pour extraire les deux caractères commençant à la cinquième position en tant que mois (10). Enfin, nous avons utilisé la fonction DROITE pour extraire les deux derniers caractères du jour (24).

= DATE (GAUCHE (C2,4), MI (C2,5,2), DROITE (C2,2))

Le prochain exemple, “2102018” dans la cellule C3, est dans un ordre différent. Nous utilisons toujours les fonctions de chaîne mais dans un ordre différent. Nous avons utilisé la fonction DROITE pour extraire les quatre derniers caractères de l'année (2018). Dans ce cas, le mois n’est qu’un chiffre. Nous avons donc utilisé la fonction LEFT pour extraire le premier caractère du mois (2). Enfin, nous avons utilisé la fonction MID pour extraire les deux caractères à partir de la deuxième position en tant que jour (10).

= DATE (DROITE (C3,4), GAUCHE (C3,1), MID (C3,2,2))

Les dates dans les cellules C4 et C5 ressemblent à des dates normales, mais Excel ne les reconnaît pas comme des dates. Dans la cellule C4, le format est jour, mois, année. Nous utilisons donc les fonctions RIGHT, MID et LEFT de la manière suivante:

= DATE (DROITE (C4,4), MID (C4,4,2), GAUCHE (C4,2))

Dans la cellule C5, le format est le mois, le jour et l'année, en utilisant deux un zéro avant un mois à un chiffre. Nous utilisons donc les fonctions RIGHT, LEFT et MID de la manière suivante:

= DATE (DROITE (C5,4), GAUCHE (C5,2), MID (C5,4,2))

L'utilisation de la fonction DATE peut sembler tout aussi laborieuse que de retaper le texte en tant que dates. Mais il est fort probable que le même format ait été utilisé tout au long de votre classeur si une personne y travaillait..

Dans ce cas, vous pouvez copier et coller la fonction et les références de cellule seront ajustées aux cellules correctes. Si ce n'est pas le cas, entrez simplement les références de cellules correctes. Vous pouvez mettre en surbrillance une référence de cellule dans une fonction, puis sélectionner la cellule dans laquelle vous souhaitez entrer cette référence..

Combiner le texte de plusieurs cellules

Si vous avez une grande quantité de données dans une feuille de calcul et que vous devez combiner du texte provenant de plusieurs cellules, il existe un moyen simple de le faire. Vous n'êtes pas obligé de retaper tout ce texte.

Par exemple, nous avons une feuille de travail contenant les noms des employés et leurs coordonnées, comme indiqué ci-dessous. Nous voulons séparer le Prénom et Nom de famille puis combinez-les en un Nom complet colonne. Nous pouvons aussi créer un Adresse électronique automatiquement en combinant le prénom et le nom.

Pour ce faire, nous utilisons la fonction CONCATENATE 16 Formules Excel qui vous aideront à résoudre les vrais problèmes 16 Formules Excel qui vous aideront à résoudre les vrais problèmes Le bon outil est la moitié du travail. Excel peut résoudre les calculs et traiter les données plus rapidement que vous ne pouvez trouver votre calculatrice. Nous vous montrons les formules clés Excel et montrons comment les utiliser. Lire la suite . À “enchaîner” signifie simplement “combiner” ou “se réunir.” Cette fonction vous permet de combiner du texte de différentes cellules dans une seule cellule. Vous pouvez également ajouter un texte au texte à partir d'autres cellules..

Pour combiner les Nom de famille et Prénom dans une rangée dans le Nom complet colonne, nous utilisons la fonction CONCATENATE de la manière suivante:

= CONCATENER (B2, "", A2)

Donnez à la fonction CONCATENATE le texte à combiner dans l'ordre de votre choix. Nous avons donc donné à la fonction la Prénom (B2), un espace entre guillemets (” “), puis le Nom de famille (A2).

Nous pouvons également construire l'adresse email de la même manière. Nous utilisons le Prénom (B2), le Nom de famille (A2), puis le reste de l'adresse électronique (@ email.com) entre guillemets.

= CONCATENER (B2, A2, "@ email.com")

Mettez toujours le texte spécifique entre guillemets, mais ne mettez pas de guillemets autour des références de cellules.

Séparer le texte en plusieurs cellules

Avez-vous des cellules avec un contenu de formats mixtes que vous souhaitez séparer? Par exemple, si vous avez une cellule contenant “14 sandwichs à la dinde”, vous pouvez séparer cela dans le nombre (14) et le texte (sandwichs à la dinde). De cette façon, vous pouvez utiliser le nombre dans les fonctions et les formules.

Pour obtenir le numéro de “14 sandwichs à la dinde”, nous utilisons la fonction de chaîne LEFT.

= GAUCHE (B2, RECHERCHE ("", B2, 1))

Premièrement, nous donnons à la fonction la référence de cellule pour le texte à partir duquel nous voulons extraire le nombre (B2). Ensuite, nous utilisons la fonction SEARCH pour trouver le premier espace après le premier caractère de la chaîne.

Pour obtenir le texte de “14 sandwichs à la dinde”, on utilise la fonction string RIGHT.

= DROITE (B2, LEN (B2) -SEARCH ("", B2, 1))

Premièrement, nous donnons à la fonction DROITE la référence de cellule à partir de laquelle nous voulons extraire le texte (B2). Ensuite, nous utilisons les fonctions LEN et SEARCH pour déterminer le nombre de caractères à partir de la droite que nous voulons obtenir. Nous soustrayons le nombre de caractères du premier espace après le premier caractère de la chaîne jusqu'à la fin de la chaîne de la longueur totale de la chaîne..

Obtenez plus de détails sur la séparation de texte en plusieurs cellules dans notre article sur l'extraction de texte ou de nombres à partir de cellules de formats mixtes..

Plus d'informations sur l'utilisation de fonctions de texte dans Excel

Parfois, la feuille de calcul sur laquelle vous travaillez aura trop de texte. Cela vous aidera à le simplifier.

Vous pouvez trouver plus de détails sur les fonctions décrites dans notre article sur les opérations de texte. Gain de temps avec les opérations de texte dans Excel Gain de temps avec les opérations de texte dans Excel Excel peut faire de la magie avec des nombres et gérer les caractères de manière égale. Ce manuel explique comment analyser, convertir, remplacer et modifier du texte dans des feuilles de calcul. Ces bases vous permettront d’effectuer des transformations complexes. En savoir plus, ainsi que des informations sur certaines fonctions supplémentaires que nous n'avons pas mentionnées ici.

En savoir plus sur: Microsoft Excel, Microsoft Office 2016.