Ce didacticiel de base de données Access va vous aider à démarrer

Ce didacticiel de base de données Access va vous aider à démarrer / Productivité

Alors que la plupart des utilisateurs d’ordinateurs prétendent maîtriser les logiciels Office tels que Word et Excel, la suite du logiciel est peut-être un peu plus décourageante. Logiciels de base de données Access et similaires 5 Alternatives faciles à utiliser et gratuites à Microsoft Access 5 Alternatives à Microsoft Access faciles à utiliser et libres Si vous recherchez des alternatives plus intuitives et gratuites avec des fonctionnalités comparables, nous sommes là pour vous! Lire plus peut être un logiciel particulièrement hostile, mais ils posent beaucoup moins de problèmes si vous savez ce que vous faites..

Ce guide vous guidera à travers les étapes de base de la création de votre base de données, de son remplissage avec des informations et de l'utilisation de requêtes pour y accéder d'un coup d'œil. Une fois que vous aurez compris les principes fondamentaux, vous serez sur la bonne voie pour obtenir une véritable maîtrise de l'accès..

Créer une base de données

Lors de l'ouverture d'Access, une multitude d'options et de modèles vous seront présentés. Sélectionner Base de données vierge pour commencer, et choisissez un nom de fichier et un emplacement sur votre disque dur dans lequel il sera enregistré. Je vais créer une base de données des livres que je possède, mais ces mêmes concepts pourraient être utilisés pour une liste de diffusion Swizzle: Se désabonner des listes de diffusion et réduire les spams entrants Swizzle: Se désabonner des listes de diffusion et réduire les spams entrants.

La première colonne de ma base de données va contenir le titre de chaque livre, je vais donc utiliser le Cliquez pour ajouter bouton pour stipuler qu'il s'agit d'un Texte court entrée - vous devez choisir le type d’entrée qui convient à votre projet. Ensuite, renommez l'en-tête de colonne en un nom approprié. Il est intéressant de renommer votre première table à partir de la valeur par défaut “Tableau 1” à ce point aussi.

Faites la même chose pour toutes les différentes colonnes que vous souhaitez inclure. Dans mon cas, il s'agissait d'une autre entrée de texte abrégé pour le nom de l'auteur, d'une cellule numérique pour l'année de parution et d'une case à cocher Oui / Non pour indiquer si le livre en question était ou non une édition reliée. J'ai également mis en place un champ Date Added, que nous allons automatiser dans un instant. Si vous avez besoin de modifier tout type de données après la création, allez à la Des champs onglet du ruban, mettez en surbrillance la colonne souhaitée et modifiez-la via le bouton Type de données menu déroulant.

Passez maintenant à Vue de conception en utilisant l'icône dans le coin inférieur droit de l'écran. Pour automatiser un horodatage, choisissez le nom du champ souhaité, sélectionnez le format de la date via le menu déroulant et entrez = Maintenant () dans le Valeur par défaut Champ ci-dessous. Cela remplira automatiquement la cellule avec la date à laquelle l'entrée a été ajoutée chaque fois qu'un nouvel élément est entré dans la base de données. La même méthode peut être utilisée pour établir d'autres valeurs par défaut, qu'il s'agisse d'une entrée de texte standard ou d'une formule comme celle-ci. Besoin d'aide avec les formules Excel? 7 ressources à consulter Besoin d'aide avec les formules Excel? 7 Ressources à consulter Excel est la norme de référence pour les tableurs. Si vous devez utiliser Excel et que vous devez vous familiariser avec celui-ci, ces ressources vous présenteront rapidement les bases et plus encore. Lire la suite .

Établissement d'une clé primaire

Si vous créez une base de données qui va croître, une clé primaire est vitale - mais c'est une bonne habitude à prendre même si vous travaillez à une plus petite échelle. Une confusion peut survenir lorsque deux éléments partagent le même nom, mais une clé primaire garantit qu'un autre identifiant unique est disponible à tout moment..

Access 2013 crée par défaut un champ d'identification, qu'il renseigne automatiquement avec un identificateur numérique. Cependant, vous pouvez spécifier une clé primaire différente si vous en ressentez le besoin. Pour ce faire, cliquez simplement avec le bouton droit sur le nom du champ souhaité en mode Création et sélectionnez Clé primaire. Cependant, cela doit être une entrée vraiment unique pour assurer que les choses fonctionnent comme elles le devraient.

Ajout de données avec des formulaires

Si vous souhaitez entrer beaucoup de données dans votre document Access, il est utile de configurer un formulaire. Tutoriel rapide sur les formulaires dans Microsoft Access 2013 Didacticiel rapide sur les formulaires dans Microsoft Access 2013 Quelle est la différence entre un formulaire correctement géré et base de données négligée? Potentiellement, un formulaire de saisie de données facile à utiliser. Créer un formulaire d'accès est facile si vous suivez notre tutoriel. Lire la suite . Tout d'abord, accédez à la Créer onglet dans le ruban et cliquez sur Forme. Il va créer une mise en page par défaut pour vous, que vous pouvez ensuite modifier en faisant glisser les composants individuels à la position appropriée.

Pour tester votre formulaire, utilisez l’option Afficher située à gauche du ruban pour passer à Formulaire. Ici, vous pourrez ajouter une entrée en renseignant les différents champs. Faites-le maintenant pour vous assurer que tout fonctionne comme prévu. Pour vérifier vos progrès, retournez à la table à partir du formulaire et sélectionnez Vue de la feuille de données. Si votre première entrée est affichée comme prévu, retournez à votre formulaire et enregistrez votre travail..

Autres méthodes de saisie de données

Un formulaire est un bon moyen de normaliser la saisie des données, en particulier si plusieurs utilisateurs 8 des meilleurs outils de collaboration gratuits pour les programmeurs 8 des meilleurs outils de collaboration gratuits pour les programmeurs Si vous êtes un programmeur et que vous ne partagez pas ou ne collaborez pas encore , vous êtes derrière la courbe. Profitez des avantages de la collaboration avec les bonnes applications Web. Lire la suite utilisera la base de données. Cependant, ce n'est pas le seul moyen de remplir un fichier dans Access. La méthode la plus simple consiste simplement à ajouter des entrées manuellement en mode Feuille de données..

Vous pouvez également importer un fichier contenant des données préexistantes. Access 2013 prend en charge un certain nombre de types de fichiers, notamment les feuilles de calcul Excel et les logiciels Excel. Accès - Une feuille de calcul peut-elle remplacer une base de données? Excel Vs. Accès - Une feuille de calcul peut-elle remplacer une base de données? Quel outil devriez-vous utiliser pour gérer les données? Access et Excel proposent tous les deux le filtrage, le classement et l’interrogation des données. Nous vous montrerons celui qui convient le mieux à vos besoins. En savoir plus, fichiers CSV, documents XML et HTML. Pour importer des données d'une source, sélectionnez l'onglet Données externes dans le ruban, puis choisissez le type de fichier souhaité. Access vous guidera à travers les étapes nécessaires pour l'importer dans votre base de données..

Il convient de noter qu'Access établit une distinction entre l'importation et la liaison de données. La première est la bonne méthode si vos données ne vont pas changer, mais la dernière permet de mettre à jour continuellement un document séparé, reflétant ces changements dans Access. En fonction de vos besoins, cela pourrait vous faire gagner du temps..

Utiliser des requêtes

Une fois que votre base de données est suffisamment chargée, il est temps de commencer à récolter les avantages d'une grande quantité d'informations organisées. Les requêtes constituent une méthode simple mais puissante pour trier votre base de données rapidement et efficacement. Pour illustrer leur utilisation, voici une requête simple qui recherchera dans ma base de données des livres d'une période donnée..

Pour créer une nouvelle requête, accédez au Créer onglet dans le ruban et sélectionnez Assistant de requête, Alors choisi Assistant de requête simple. Sélectionnez la table souhaitée, ainsi que les champs qui vous intéressent - dans mon cas, il s'agit de l'année de publication ainsi que du titre. Je sais donc dans quelle entrée je regarde..

Dans l'écran suivant, indiquez si vous souhaitez afficher la vue Détail avec chaque champ de chaque enregistrement ou simplement un résumé. Ensuite, sélectionnez Terminer pour terminer le processus. Les données que vous avez sélectionnées vous seront présentées et vous pourrez utiliser la liste déroulante située dans l'en-tête de colonne pour affiner encore davantage les choses. Je cherche des livres écrits dans les années 1970, je vais donc cliquer sur le menu déroulant Année de publication, puis naviguer vers Filtres numériques> Entre.

J'ai ensuite défini une limite supérieure et une limite inférieure pour mes données. On m'a présenté une liste des livres publiés entre 1970 et 1980. La même méthode peut bien sûr être utilisée pour faire correspondre des chaînes de texte, des cases à cocher ou tout autre type d'informations peut avoir entré dans votre base de données.

Avez-vous des conseils pour démarrer avec Access? Vous avez des difficultés avec un aspect particulier de la création de base de données et vous avez besoin d'aide?? Faites-nous part de vos conseils et problèmes dans la section commentaires ci-dessous.

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