Les 5 meilleurs conseils de gestion de projet pour les débutants

Êtes-vous en train d'entrer sur le marché du travail ou dans un nouvel emploi avec votre entreprise existante en tant que chef de projet? Nous apprenons beaucoup au collège et avec des programmes pour ce poste.

Cependant, de nombreux aspects de la gestion de projet s’apprennent en cours de route et par expérience. Si vous assumez un rôle de chef de projet pour la première fois, voici cinq conseils de gestion de projet pour vous aider à démarrer..

1. Utilisez les bons outils

Choisir les bons outils de gestion de projets Comment utiliser Microsoft OneNote pour la gestion de projets Comment utiliser Microsoft OneNote pour la gestion de projets OneNote est l'outil de collaboration idéal pour la gestion de projets simples dans de petites équipes. Et c'est totalement gratuit. Découvrez comment OneNote peut aider vos projets à décoller! Lire plus est extrêmement important. Ces applications deviendront vos meilleurs amis tout au long de la vie de vos projets. Si vous êtes toujours en l'air pour choisir, voici les fonctionnalités que vous devriez rechercher et les suggestions que vous pouvez explorer..

Facilité d'utilisation

L'utilisation d'un outil intuitif dans sa conception et ses fonctionnalités est plus importante que vous ne le pensez. Vous devez utiliser une application facile à comprendre dès la sortie de la porte..

Accessibilité multiplateforme

Suivre les tâches et les statuts du projet est simple grâce aux outils que vous pouvez utiliser à la fois sur votre ordinateur et sur votre appareil mobile..

Caractéristiques utiles

Certaines applications sont robustes et complètes. Ils vous permettent de créer des diagrammes de Gantt, des calendriers spécifiques à une équipe, des listes de tâches, des lignes de base, des automatisations et bien plus encore. Pour les gestionnaires de projets professionnels, des outils complets sont pratiques. Cela inclut des applications telles que Microsoft Project, Smartsheet et Zoho Projects..

D'autres applications peuvent ne pas contenir tous les éléments similaires, mais peuvent être plus faciles à apprendre et inclure les fonctionnalités exactes dont vous avez besoin. Dans cette situation, consultez des applications telles que Trello, Wrike et Asana pour les tâches, la collaboration et le suivi simple..

En fin de compte, vous devez déterminer les fonctionnalités dont vous avez le plus besoin et le plus important, puis consulter divers outils pour déterminer celle qui vous convient le mieux..

2. Utiliser des modèles

Vous devez non seulement vous préparer pour le projet, mais le “formalités administratives” impliqué dans la gestion. De la planification de réunion aux rapports de statut en passant par les mises à jour par courrier électronique, préparez-vous pour votre projet en rassemblant des modèles pratiques permettant de gagner du temps..

Les modèles sont de toutes formes et de toutes tailles, et le plus souvent pour les applications Microsoft Office telles que Word, Excel, PowerPoint et OneNote. MakeUseOf vous a couvert avec une variété d’articles modèles pour tous les besoins de votre projet.

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3. Soyez prêt au changement

Ce serait merveilleux si chaque projet se déroulait exactement comme prévu, du début à la fin. Malheureusement, ce n'est souvent pas le cas. S'attaquer aux désagréments du projet, tels que le glissement de la portée, fait partie du travail. Cependant, d'autres choses vont probablement apparaître qui sont hors de votre contrôle.

• Vous pouvez avoir un membre de l'équipe qui ne peut pas terminer ses tâches en raison d'une maladie ou d'une urgence. Cela peut vous obliger à agir rapidement pour faire venir un nouveau membre de l’équipe afin de terminer les tâches ou même de les assumer vous-même, dans certains cas..
• Vous pouvez avoir un problème système à court terme qui empêche toute votre équipe d'accomplir des tâches. Cela peut vous obliger tous à travailler des heures supplémentaires pour rattraper le temps et rester sur la bonne voie.
• Vous pouvez avoir un superviseur qui vous demande d’apporter les modifications demandées par le client au milieu du projet. Cela déclenchera une évaluation de l'impact et des ajustements des tâches et des délais.

Alors préparez-vous à gérer le changement en étant flexible et adaptable lorsque des problèmes surviennent.

4. Connaissez votre équipe

Selon votre entreprise et votre secteur d'activité, vous pouvez avoir une équipe permanente ou une équipe assemblée à chaque nouveau projet. Quoi qu'il en soit, apprendre à connaître votre équipe est un élément important de sa gestion pour un projet réussi. Mais cela peut être difficile si vous rejoignez une nouvelle entreprise ou un autre service..

Écouter et s'engager

Lorsque vous rencontrez votre équipe de projet, 5 conseils pour vous aider à faire le bon discours à votre patron ou à votre équipe 5 conseils pour vous aider à faire le bon choix à votre patron ou à votre équipe Présenter devant votre patron peut être une expérience intimidante. Voici quelques conseils pour vous assurer que votre présentation est parfaite. Lisez plus, faites attention au langage corporel, à l'attitude et à l'intérêt de vos participants. Écoutez ce qu’ils ont à dire, posez des questions et encouragez les échanges. Soyez professionnel, mais n'ayez pas peur de jeter un peu d'humour pour briser la glace.

Prendre des notes

Garder une trace des tâches et des délais des membres de votre équipe fait partie de la gestion de projet. Mais prendre des notes sur les membres de votre équipe peut également vous aider à mieux les connaître..

• Est-ce que Bill est toujours à l'heure pour vous informer de son statut?
• Carol a-t-elle du mal à parler lorsqu'elle a besoin d'aide??
• Mark ne respecte-t-il pas ses délais??

Essayez de prendre des notes pendant les réunions, après des entretiens individuels ou en lisant des courriels de membres de l’équipe. Cela aidera certainement avec les projets actuels et futurs avec eux.

5. Continuez à communiquer

En tant que chef de projet, vous attendez de la communication de votre équipe. Vous souhaitez que les mises à jour de statut et les questions ou préoccupations vous soient communiquées. En même temps, vous devriez prévoir de communiquer des éléments spécifiques à votre équipe en tant que chef de projet.

Tenir des réunions régulièrement

Pour que votre équipe reste sur la bonne voie et sur la même page, planifiez des réunions de projet régulières. Pour ce faire, la meilleure solution consiste à trouver le jour et l'heure qui conviennent le mieux à l'équipe et à créer une réunion hebdomadaire périodique. Cela permet à votre équipe de connaître la routine et de se préparer en conséquence.

Suivi après discussion

Après chaque réunion, vous devez envoyer un suivi à votre équipe. Votre courrier électronique doit inclure le compte rendu de la réunion et les actions découlant de la discussion. C’est à ce moment que ces superbes modèles peuvent être utiles.

Fournir des mises à jour de statut

En tant que chef de projet, vous signalerez probablement les progrès réalisés à votre supérieur immédiat et éventuellement à l’encadrement à l’équipe de direction. Lorsque des changements sont nécessaires de la part des échelons supérieurs, que le client reçoit des demandes ou que votre équipe reçoit simplement des éloges pour son travail, assurez-vous de le partager avec lui..

Avez-vous des conseils de gestion de projet à ajouter?

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Qu'avez-vous appris jusqu'à présent dans votre rôle de gestion de projet? Y a-t-il des compétences interpersonnelles, professionnelles ou personnelles qui, selon vous, vous aident le plus à ce poste?? Veuillez partager vos suggestions et conseils avec d’autres personnes qui débutent dans ce rôle en commentant ci-dessous..

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