Comment rédiger un courriel professionnel parfait (sauvegardé par des données)

Écrire des emails efficaces semble assez facile. Mais si vous voulez que vos courriels fonctionnent encore mieux, gardez à l'esprit les règles suivantes, fondées sur la science..

Dans le passé, nous avons répertorié 12 raisons pour lesquelles les gens ignorent encore vos courriels. 12 raisons pour lesquelles les gens ignorent TOUJOURS vos courriels. 12 raisons pour lesquelles les personnes QUI TASSENT ignorent vos courriers électroniques. Nous vous montrons pourquoi les gens peuvent ignorer vos courriels et comment leur faire remarquer et réagir à votre message. Lire la suite . Nous vous avons même donné des instructions pas à pas pour inciter les personnes occupées à répondre à vos messages. 6 façons d'inciter les personnes affairées à répondre à vos e-mails 6 façons d'amener les personnes affairées à répondre à vos e-mails Il existe un ensemble de règles totalement différent il s’agit d’un courriel qui encouragera ou découragera une personne à appuyer sur le bouton "Répondre" et à vous répondre. Apprenez les règles du succès du courrier électronique. Lire la suite . Mais il est maintenant temps de partager des astuces encore plus spécifiques et exploitables - étayées par des données.

Chacun de ces conseils n'augmente pas seulement les chances que vos courriels soient lus, mais aussi que vous receviez une réponse positive de ces courriels. Ceci est important car le courrier électronique reste la principale forme de communication dans le monde des affaires. En sachant créer des courriels efficaces, vous vous donnez un avantage certain sur vos collègues..

1. Obtenez sur les termes Prénom

Cela semble évident, mais si vous voulez vraiment que les gens fassent attention quand ils reçoivent un email de votre part, utilisez leur nom. Et utilisez-le plus d'une fois.

Les recherches publiées en 2006 ont montré que plusieurs régions du cerveau “montrer une plus grande activation à son propre nom”, fournissant des preuves que “entendre son propre nom a une activation cérébrale unique”.

Utiliser le nom de votre destinataire dans l'objet de l'e-mail et corps du courrier électronique est donc une astuce psychologique qui peut attirer l'attention. Fermeture avec “J'espère avoir de vos nouvelles bientôt, Stan” est beaucoup plus efficace que simplement “J'espère avoir de vos nouvelles bientôt”.

2. Embrasser le Effet de halo

Les gens sont influencés par des personnes en qui ils ont confiance. Si un responsable vous conseille de contacter le responsable de votre société, nommez-le dans votre courrier électronique d'introduction. Les courriels froids sont horribles à recevoir. Il est donc extrêmement important de démontrer que vous avez le soutien de quelqu'un en qui votre destinataire a confiance..

Ceci est en partie dû à une théorie appelée Effet de halo. C'est une sorte de biais de confirmation. Dans ce cas, le biais améliorerait probablement l’impression générale de la directrice vous tout simplement en raison de leur impression favorable du gestionnaire qui vous a référé.

Vous n'êtes pas obligé de mentionner les supérieurs, cependant. S'appuyer sur les points de vue et les idées d'experts, de clients, d'amis communs et de foules peut également renforcer votre messagerie électronique., à condition que le destinataire valorise le point de vue des personnes que vous référencez.

3. Soyez en colère ou heureux. Mais jamais neutre

Quand Boomerang, une application leader de Gmail, analysant ses données, ils ont trouvé quelque chose d'incroyablement intéressant. “L’un des facteurs les plus importants dans la détermination des taux de réponse est la mesure dans laquelle les mots du message sont positifs (mots tels que grand) ou négatifs (mots tels que mauvais).”.

Les deux modérément positifs et les e-mails négatifs ont reçu 5 à 15% plus de réponses que les e-mails neutres. Cela dit, des courriels extrêmement hostiles. 10 Conseils pour gérer les courriels en colère, trollish ou grossiers 10 Conseils pour traiter les courriels en colère, trollish ou grossiers Il est extrêmement frustrant de consulter votre boîte de réception pour trouver un message complètement haineux. Pourquoi dans le monde les gens agissent-ils de la sorte? Cela dit, vous devriez apprendre à vous défendre tout en… Lire la suite a reçu à peine de réponse. Les courriels trop flatteurs n'ont pas non plus donné de meilleurs résultats. En d'autres termes, faites passer vos sentiments mais ne réagissez pas de manière excessive.

4. Restez bref (Mais combien court?)

Je sais je sais. Il y aura des exceptions à cela. Un de mes sites cérébraux préférés En savoir plus Contenu intelligent en 2016 avec ces 35 sites En savoir plus Contenu intelligent en 2016 avec ces 35 sites Nous devrions tous lire ces 35 sites plus souvent. Si vous êtes fatigué par un contenu muet, rendez les choses un peu plus réfléchies cette année à venir avec cette super liste. En savoir plus, Brain Pickings envoie des e-mails incroyablement longs qui sont un plaisir à lire. Mais dans l’ensemble, les données suggèrent d’éviter les longs courriels.

En fait, outre ces informations sur les types de mots à utiliser dans vos messages, Boomerang a également trouvé le “idéal” longueur d'un email. Sur la base de leur analyse de 40 millions d’e-mails, ils ont constaté que ceux qui ne contenaient pas plus de 50 à 175 mots avaient le plus de chances de recevoir une réponse (49 à 50%). Ceci est également corroboré par les conclusions d'une étude réalisée en 2010 par le MIT..

C'est un sage conseil, mais pas toujours pratique. Mais la leçon est de garder vos emails concis. Pour ce faire, vous pouvez vous abonner à la philosophie Five Sentences et ne jamais envoyer de courriels de plus de cinq phrases. Comme l'investisseur et auteur Guy Kawasaki a déclaré à Entrepreneur.com, “moins de cinq phrases est souvent brusque et grossière, plus de cinq phrases perdent du temps.”

5. Utilisez le mot “Parce que”

Si vous avez l'audace de demander à quelqu'un de faire quelque chose pour vous, dites-lui au moins Pourquoi. Nous le savons depuis les années 70, lorsque Ellen Langer, professeure de psychologie à l'Université de Harvard, a publié une étude mettant en évidence l'importance du mot. “parce que”.

Nous recevons beaucoup trop souvent des courriels qui exigent simplement quelque chose (“Pouvez-vous m'envoyer ce rapport avant 14h?”), sans expliquer pourquoi. Mais en introduisant le mot “parce que” dans notre demande (“Pouvez-vous m'envoyer ce rapport avant 14 heures car il doit être modifié avant 17 heures), les chances de conformité augmentent.

Selon cette étude, cela pourrait être dû au fait que “les gens adoptent un comportement «automatique»… comme une forme d'heuristique ou de raccourci. Et entendre le mot 'parce que' suivi d'une raison (peu importe à quel point la raison est boiteuse), nous oblige à nous conformer.”

6. Ne pas offrir plus de 3 choix

Le paradoxe du choix est celui où nous avons une telle abondance d’options que nous sommes paralysés. Pour vous assurer que vos courriels ne constituent pas un paradoxe de choix, essayez de ne pas offrir plus de trois options..

L'esprit humain aime la magie des trois. C'est pourquoi nous donnons trois médailles aux Jeux olympiques. Nous analysons les choses en termes d'optimisme, de réalisme et de pessimisme (ou élevé, moyen et faible). Et c’est pourquoi les marchés économiques parviennent souvent à maturité à n’héberger que trois concurrents majeurs.

En termes de prise de décision, nous aimons également nous appuyer sur trois raisons, ou trois choix. Cela a été démontré par des recherches intitulées Quand trois charmes mais quatre alarmes, menée par deux scientifiques du comportement. Appliqué à l'envoi de courrier électronique, si vous organisez une réunion ou un appel, essayez de ne donner que trois options de date et heure. Vous pouvez également utiliser un outil de planification de réunion tel que Doodle, que nous avons déjà analysé. Doodle supprime la frustration de la planification de réunions ou d'événements. Doodle supprime la frustration de planifier des réunions ou des événements. Un groupe de personnes décide souvent d'une réunion ou d'un événement. peut être aussi frustrant et fastidieux que de retrouver vos enfants perdus dans un centre commercial achalandé. L'application web de sondage en ligne,… En savoir plus dans le passé.

7. Écrire au niveau de troisième année

Le niveau de lecture de vos e-mails peut avoir un effet considérable sur votre taux de réponse. Selon Boomerang, les e-mails écrits à un niveau de lecture universitaire avaient un taux de réponse de seulement 39%. La note en lecture la plus efficace était la troisième année, avec un taux de réponse de 53%..

Le niveau de lecture est principalement déterminé en regardant “nombre de syllabes dans vos mots et nombre de mots dans vos phrases.” Pour améliorer votre taux de réponse, gardez à la fois vos phrases et vos mots courts. Pour vérifier le niveau de lecture de vos propres courriels, copiez-les et collez-les dans des outils tels que Readability-Score ou Hemingway Editor..

8. Relisez votre texte

Cela va sans dire, mais pour les courriels plus courts, la relecture est souvent négligée. C'est une mauvaise idée.

Dans une étude de 2001, Larry Beason a montré que les erreurs d'écriture (y compris les erreurs d'orthographe et de grammaire, ainsi que les erreurs de logique) ont plusieurs effets négatifs sur la perception de l'auteur..

Lorsqu'un lecteur remarque une erreur, il fait automatiquement des hypothèses sur l'auteur. Dans cette étude, les hypothèses les plus courantes étaient que l'auteur était un penseur fautif, pas une personne détaillée, un communicateur médiocre et / ou peu instruit..

Celles-ci sont des attributs assez dommageables que vous pouvez éviter d’avoir, simplement en corrigeant Grammarly Lite - Une extension de navigateur pour tous vos besoins de relecture [Chrome, Firefox, Safari] Grammarly Lite - Une extension de navigateur pour tous vos besoins de relecture [Chrome, Firefox , Safari] Comment corrigez-vous actuellement ce que vous tapez sur votre ordinateur? Tapez-le dans Google? Collez-le dans Word? Ou utilisez-vous un site Web de relecture dans lequel vous collez votre texte? Je suis définitivement… Lire la suite chacun de vos emails.

9. Afficher les numéros sous forme de chiffres

Si des chiffres tels que les statistiques, les données, les dates, l'heure, etc. sont importants dans votre message, affichez-les sous forme de chiffres plutôt que de les saisir (12, au lieu de douze)..

Des études de suivi oculaire ont montré que les yeux du lecteur balayent généralement le texte, alors que “les chiffres arrêtent souvent l'œil errant”. Ceci est dû au fait “les chiffres représentent des faits”. Les nombres sont des données difficiles que l'esprit peut extraire rapidement. Le lecteur suppose que ces chiffres sont une partie importante du message..

Gardez cela à l'esprit lorsque vous créez vos propres emails. Si les chiffres constituent une partie importante de votre message, affichez-les sous forme de chiffres afin que votre lecteur puisse filtrer les éléments importants de ceux qui ne le sont pas..

Faire du courrier électronique un travail pour vous

Dans la plupart des emplois, les courriels jouent un rôle crucial dans la communication avec nos collègues. Que vous envoyiez 10 ou 100 courriels par jour, savoir comment élaborer des messages efficaces est une compétence que vous devez apprendre..

Comme vous pouvez le voir ci-dessus, ce n'est pas difficile. De petits changements, tels que rendre vos courriels plus succincts, la correction d'épreuves ou changer l'émotion de votre écriture peuvent avoir un impact important. Et avec des outils gratuits d'amélioration de la messagerie électronique 5 outils pouvant vous aider à rédiger de meilleurs courriers électroniques 5 outils pouvant vous aider à rédiger de meilleurs courriers électroniques Tout le monde essaie encore de résoudre le problème de la messagerie. Parlons donc de l’habitude la plus élémentaire: l’art de rédiger de meilleurs courriels. Avec l'aide de quelques outils sympas. Lisez plus pour aider, il n'y a pas d'excuse.

Ces chances peuvent non seulement rendre plus probable que vos courriels soient remarqués et qu’elles reçoivent une réponse, mais contribueront également à entretenir une meilleure image professionnelle de vous-même..

Quels changements avez-vous apportés à la manière dont vous rédigez les courriers électroniques qui ont amélioré leur efficacité? Nous aimerions entendre!

Crédits image: câlin de Hernán Piñera (Flickr), point d'interrogation de Marco Bellucci (Flickr), exemple de relecture avec volkspider (Flickr), courrier électronique de Dennis Sklay (Flickr)

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