Comment utiliser Outlook pour une gestion de tâches et de projets simple

Si vous travaillez sur un petit projet, en tant qu'indépendant ou dans une entreprise comptant peu d'employés, Outlook 2016 peut vous aider à gérer vos projets et vos tâches sans avoir besoin de logiciels lourds. Avec de simples personnalisations de la section des tâches, vous pouvez définir des rappels et des dates d'échéance, attribuer des tâches à faire et suivre facilement l'heure..

Pourquoi utiliser Outlook pour les projets et les tâches?

Pour les grands projets, les chefs de projet et les grandes entreprises utilisent des logiciels professionnels tels que Microsoft Project ou Basecamp, qui sont parmi les meilleurs outils de gestion de projet pour faire le travail. Ils offrent les fonctionnalités étendues nécessaires pour organiser et gérer des projets réussis.

Toutefois, pour les petits projets, les pigistes ou les équipes de un ou deux, Microsoft Outlook dispose des fonctionnalités essentielles pour réussir dans toutes les situations de sous-dimensionnement. Voici quelques-unes des fonctionnalités de base qu'il contient:

• • Champs de tâches personnalisables

• Tâches assignables
• Rappels utiles
• Suivi du temps
• Mises à jour de statut
• Priorisation et catégorisation
• Fonction d'exportation

Comment utiliser ces fonctionnalités Outlook?

Personnaliser avec les champs dont vous avez besoin

Vous pouvez facilement ajouter et supprimer des champs dans la section des tâches. Par exemple, pour suivre le temps, vous pouvez ajouter du travail réel et du travail total. Pour le suivi du statut, vous pouvez ajouter un pourcentage de statut complet et personnalisé.

Pour choisir vos champs, cliquez avec le bouton droit sur l’une des colonnes et sélectionnez Sélecteur de champs. Ensuite, faites simplement glisser les champs de votre choix dans la zone des colonnes..

Assigner des tâches facilement

Si vous travaillez avec un partenaire ou un employé, vous attribuer des tâches les unes aux autres est simple. Ouvrez la tâche et dans la navigation supérieure, sélectionnez Assigner une tâche. Clique le À bouton pour ouvrir votre liste de contacts, sélectionnez le destinataire et cliquez sur le bouton À bouton dans la fenêtre pop-up. Cela insérera votre contact dans la tâche et une fois que vous aurez cliqué sur Envoyer, la tâche sera confiée au cessionnaire.

Vous pouvez également inclure un champ pour Tâche d'équipe qui comprend des coches simples et un Assigné à champ à voir en un coup d'oeil dont responsable.

Configurer des rappels

Comme pour toute application de tâche, les rappels sont des outils essentiels. Microsoft Outlook vous permet de personnaliser vos rappels en sélectionnant la date, l'heure et un son spécifique, si vous le souhaitez. Les choix de date sont au format calendrier et les choix d’heure sont par incréments de 30 minutes..

Temps de piste

Pour les pigistes ou autres personnes qui facturent leurs clients à l'heure, le suivi du temps est indispensable. Avec Microsoft Outlook, vous pouvez utiliser les deux Vrai travail et Travail total champs ou un seul d'entre eux, selon vos besoins exacts. Par exemple, vous pouvez utiliser le travail réel pour le montant facturable et le travail total pour tout le temps consacré à la tâche. Les deux champs enregistrent le temps en heures décimales.

États de mise à jour

Microsoft Outlook inclut des champs de pourcentage d'achèvement et d'état pour garder vos projets et tâches sur la bonne voie. Comme avec le suivi du temps, vous pouvez utiliser les deux ou un seul, selon vos préférences..

L'avantage de les utiliser ensemble est que si vous marquez une tâche comme étant terminée à 100%, par exemple, le champ d'état s'affichera automatiquement. Terminé et la tâche sera rayée à travers.

Le champ d'état inclut également des choix pour En cours, Attendre quelqu'un d'autre et Différé, chacun pouvant être très utile pour rester sur la bonne voie..

Utiliser la priorisation et la catégorisation

Utiliser le champ Priorité est un autre excellent outil pour afficher vos éléments les plus importants. Système à 3 grèves: Comment hiérarchiser votre liste de tâches faire une liste? Le problème ne réside peut-être pas dans votre productivité, mais simplement dans vos priorités. Apprenons à hiérarchiser la liste de tâches à accomplir et à faire avancer les choses. Lire la suite en un coup d'œil. Les éléments de haute priorité afficheront un point d’exclamation rouge et les éléments de faible priorité, une flèche bleue vers le bas. Vous pouvez aussi ajouter un Priorité personnalisée terrain si besoin.

La fonctionnalité de catégorie de Microsoft Outlook est également utile pour identifier rapidement des types de tâches spécifiques. Par défaut, les catégories sont nommées en fonction de leur couleur, mais il est utile de les remplacer par des noms plus explicites. Par exemple, vous pouvez utiliser la catégorie verte pour toutes les tâches financières et la nommer comme telle. Vous pouvez créer vos propres catégories et choisir la couleur.

Exportez vos données

Si vous souhaitez exporter vos tâches vers une feuille de calcul, la procédure est simple. Comment exporter des contacts Outlook vers n’importe où Comment exporter des contacts Outlook vers n’importe où Vous avez besoin d’exporter vos contacts Outlook sans savoir par où commencer? Nous vous montrons comment exporter depuis Outlook et importer dans votre destination. Lire la suite . Pour commencer, sélectionnez Fichier > Ouvrir et exporter > Import / Export. Lorsque la fenêtre suivante s'ouvre, sélectionnez Exporter vers un fichier dans la liste des choix. Vous pouvez ensuite choisir entre deux types de fichiers. Valeurs séparées par des virgules (.csv) ou Fichier de données Outlook (.pst).

L'option Valeurs séparées par des virgules est un choix couramment utilisé. Il vous permet de mapper les champs pour une transition propre et le fichier peut être téléchargé ou importé dans des bases de données et des feuilles de calcul. Si vous souhaitez créer une sauvegarde simple de vos tâches Outlook, vous pouvez choisir le fichier de données Outlook..

Dans l'étape suivante, sélectionnez le les tâches dossier de la liste des options et cliquez sur Suivant. Vous pouvez ensuite ajuster le nom du fichier et son emplacement si nécessaire. Vous finaliserez ensuite votre exportation. Vous pouvez cliquer sur le Mapper les champs personnalisés bouton en premier, si nécessaire, qui vous permettra de modifier les champs de votre fichier; cette étape est facultative. Cliquez sur terminer et vous serez invité à entrer une plage de dates pour les tâches à exporter.

Autres fonctionnalités pratiques

Pour faciliter l'utilisation, les tâches de Microsoft Outlook offrent des fonctionnalités supplémentaires pratiques et utiles pour vous aider dans vos projets et vos tâches..

• Trier par n'importe quelle colonne.
• Glisser-déposer pour réorganiser les colonnes.
• Envoyer un rapport d'état pour une tâche individuelle en un clic.
• Afficher la section des détails de la tâche pour les heures, les informations de facturation et la société.
• Filtrer toutes les tâches par mot-clé, statut ou heure.

La synchronisation des applications mobiles est-elle disponible??

Actuellement, l'application mobile Microsoft Outlook n'inclut pas de fonctionnalité de tâche. Toutefois, si vous devez synchroniser vos tâches Outlook lors de vos déplacements, il existe heureusement des applications auxquelles vous pouvez vous connecter pour Android ou iOS..

• Souviens-toi du lait (version Pro), Android et iOS, 39,99 $ par an
• Tâches et notes pour MS Exchange (compte d'échange obligatoire), Android, 4,99 $
• SynTasks - Synchronisation des tâches Outlook, Android [N'est plus disponible]
• TaskTask pour Microsoft Outlook et Google Tasks, iOS, 4,99 $
• Tâches Exchange à effectuer (nécessite un compte Exchange), iOS [N'est plus disponible]

Avez-vous essayé des tâches Outlook pour de petits projets?

L'utilisation de la fonctionnalité de tâche de Microsoft Outlook ne fonctionne pas pour tout le monde ni pour tous les projets. Toutefois, si vous êtes déjà un utilisateur de Microsoft Outlook et que vous n’avez besoin que d’un outil simple, cela fonctionne bien..

Pour en savoir plus, consultez certaines fonctionnalités peu connues d'Outlook 10 Fonctionnalités cachées de Microsoft Outlook rarement utilisées 10 Fonctionnalités cachées de Microsoft Outlook rarement utilisées Microsoft Outlook possède une multitude de fonctionnalités. Utilisez ces fonctionnalités moins connues d'Outlook et améliorez votre flux de travail de messagerie En savoir plus .

Avez-vous essayé des tâches Microsoft Outlook pour le suivi du temps, l'attribution de tâches ou la gestion de projets? Que pensez-vous des fonctionnalités disponibles? S'il vous plaît partager vos pensées dans les commentaires ci-dessous.

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