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Comment utiliser Google Forms pour créer un flux de travail interactif
Google Forms est l'interface de flux de travail de bureau dont vous n'aviez pas besoin..
Comment créer un sondage gratuit et collecter des données avec Excel Comment créer un sondage gratuit et collecter des données avec Excel Êtes-vous fatigué d'avoir à collecter et à consolider manuellement des données provenant de différentes personnes? Feuille de calcul Excel? Si tel est le cas, il est probable que vous n’ayez pas encore découvert Excel Survey. Lire la suite . Sous sa forme la plus simple, il s'agit d'un outil de collecte de données gratuit. 5 bonnes raisons d'utiliser Google Forms. 5 bonnes raisons d'utiliser Google Forms. Si vous avez déjà essayé de créer une enquête en ligne, vous avez probablement déjà essayé quelques outils, ici et là. Vous avez sans doute apprécié certaines caractéristiques d'un produit et d'autres, tout en étant frustré par… Lire la suite. Avec un peu de savoir-faire, vous pouvez libérer le pouvoir combiné de Google Forms, Google Sheets et des modules complémentaires pour créer de puissants flux de travail qui vous aideront à faire plus de travail au bureau..
Ce que vous pouvez faire avec Google Forms
Google Forms vous permet de collecter des données et de stocker chaque réponse sous forme de ligne dans une feuille de calcul. Ici, nous allons vous montrer comment utiliser le même formulaire pour utiliser les données collectées pour ajouter des informations à une ligne existante ou pour déclencher un processus..
Ceci est utile dans toutes les situations où vous devez agir sur les données que vous collectez, plutôt que de simplement en faire rapport. Un exemple de cela est lorsque vous utilisez un formulaire pour collecter une demande pour un service nécessitant une réponse, une approbation ou une autre action. Au lieu de manipuler manuellement chaque nouvelle demande dans la feuille de calcul, vous pouvez rouvrir la demande dans votre formulaire pour effectuer la prochaine étape de votre processus..
Concevez votre flux de travail
Pour illustrer le concept, envisagez un scénario dans lequel vous devez créer un processus structuré pour recevoir, documenter, répondre et générer des rapports sur les demandes d’aide soumises à votre équipe..
Oui, vous pouvez utiliser un outil sophistiqué de gestion des incidents pour ces types de demandes. Cependant, cela peut ne pas être réalisable dans une petite entreprise, ou peut-être simplement une façon de gérer le type de situations ad hoc qui n'exigent pas vraiment ce niveau de sophistication (ou de bureaucratie).
Pour gérer cette tâche de manière simple, vous pouvez créer une solution à l'aide de Google Forms qui réalise les tâches suivantes:
- Crée une nouvelle demande et capture les données dans une feuille Google..
- Envoie un courrier électronique au demandeur, accusant réception de la demande..
- Envoie un courrier électronique à l'équipe de support, l'informant d'une nouvelle demande nécessitant une action..
- Permet à l'équipe de support de modifier l'enregistrement avec les informations de résolution.
- Envoie un courrier électronique au demandeur avec les informations de résolution.
- Enregistre toutes les informations dans la feuille Google pour permettre la création de rapports..
Construisez votre formulaire
- Pour créer un nouveau journal Google Form dans Google Drive, le seul guide Google Drive dont vous aurez besoin pour lire Le seul guide Google Drive dont vous aurez besoin pour lire Google Drive est la combinaison parfaite d'outils de stockage de fichiers en ligne et de gestion de documents. Nous expliquons comment utiliser au mieux Google Drive en ligne et hors connexion, par vous-même et en collaboration avec d'autres. En savoir plus: https://drive.google.com
- Sélectionner Nouveau> Plus> Google Forms
Assurez-vous que votre formulaire enregistre toutes les données nécessaires à l’appui de votre processus. Étant donné que vous enverrez des notifications par courrier électronique, il est important que vous capturiez ces informations de contact pour chaque utilisateur en plus des données de demande d'aide..
Ajouter une logique de branchement
Le branchement de page est le composant clé de ce processus de flux de travail de formulaire. Il vous permet de passer à une section spécifique du formulaire, en fonction d'une réponse que vous avez fournie. Étant donné que ce formulaire servira d'interface pour les nouvelles demandes et les mises à jour, cette question sera posée au début afin que vous puissiez diriger l'utilisateur vers la section appropriée. Un demandeur ne fera que soumettre Nouvelles demandes et le personnel de soutien utilisera le Demande de mise à jour (administrateur uniquement) option.
Pour ajouter des branches, procédez comme suit:
- Cliquez sur l'icône du menu en bas à droite de la section.
- Sélectionner Aller à la section basée sur la réponse
- Cliquez sur le menu déroulant à côté de la question et sélectionnez la destination de page appropriée.
Ajouter une validation d'entrée
Évidemment, vous voudrez empêcher les non-administrateurs d’accéder au Admin seulement section du formulaire. C'est ici que la validation des entrées est utile. Sélection du Requêtes de mise à jour (administrateur uniquement) option vous dirigera vers une question de défi - dans cet exemple, il est appelé mot de passe. La validation d'entrée sur cette question est configurée pour accepter uniquement une réponse contenant une chaîne spécifique..
Gardez à l'esprit que ce n'est pas une méthode super sécurisée, mais que le travail est fait pour des cas d'utilisation simples. Assurez-vous simplement que vous ne collectez pas de données sensibles. Veillez également à ne pas utiliser votre mot de passe actuel comme code d'accès. vous ne voulez pas être piraté! 7 erreurs de mot de passe qui risquent de vous faire pirater 7 erreurs de mot de passe qui vous feront probablement pirater Les pires mots de passe de 2015 ont été publiés et ils sont assez inquiétants. Mais ils montrent qu’il est absolument essentiel de renforcer vos mots de passe faibles, avec juste quelques ajustements simples. Lire la suite
Optimisez votre fiche Google avec des modules complémentaires
Maintenant que vous avez créé votre formulaire, configurez le flux de travail de notification à l'aide d'un module complémentaire Google Sheet appelé formMule. FormMule vous permet d’envoyer des emails personnalisés et structurés, basés sur des déclencheurs tels que sur formulaire. Assurez-vous de vérifier les autres add-ons. Remplissez vos Google Forms et tirez-en davantage. Remplissez vos Google Forms et tirez-en plus. L'humble Google Forms a de nombreuses utilisations. Grâce à la disponibilité des modules complémentaires, vous pouvez trouver plus de moyens de tirer parti de son utilité que jamais. En savoir plus qui pourrait mieux répondre à vos besoins de processus spécifiques.
Pour ajouter formMule à votre feuille Google, cliquez sur Add-ons> Obtenir des add-ons et le trouver dans la liste.
Créez vos modèles de courrier électronique
Pour configurer formMule, cliquez sur Add-ons> formMule - Utilitaire de publipostage> Configuration et suivez les instructions. Pour cette application, il est important que vous activiez la envoyer sur formulaire soumettre déclencheur ainsi que sélectionner l'option de enregistrer l'URL d'édition pour chaque soumission de formulaire.
Vous utiliserez 3 modèles de courrier électronique pour cet exemple. Les modèles doivent être nommés de manière logique pour faciliter leur modification à l'étape suivante..
Utilisez le menu déroulant pour basculer entre les différents modèles et créer le courrier personnalisé que vous souhaitez envoyer, pour chacune des étapes du flux de travail, décrites au début:
- Reconnaître
- Notifier
- Réponse
La magie vient ici dans le Fusionner les balises, que fournit formMule. Tous les champs de données capturés par le formulaire sont disponibles dans des balises vous permettant de créer les modèles personnalisés. En plus des données de formulaire, formMule ajoute également une balise appelée URL de modification de formulaire. Cette URL est un lien qui ré-ouvre cette réponse spécifique dans votre formulaire d'origine. C'est la clé pour tout lier. Lorsque vous créez le Notifier modèle de courrier électronique, veillez à inclure cette balise afin que les administrateurs du support technique puissent mettre à jour la demande à l'aide du même formulaire que celui que vous avez créé!
N'oubliez pas de leur donner le code que vous avez créé précédemment, afin qu'ils puissent utiliser la section demande de mise à jour du formulaire..
Déclencheurs de script et d'événement Google
Lorsque vous réfléchissez à d'autres moyens d'utiliser Google Forms pour répondre à vos besoins en matière de processus, gardez à l'esprit que vous pouvez également créer vos propres actions déclenchées. sur formulaire en utilisant Google Script 3 Sure Ways pour augmenter votre productivité avec Google Scripts 3 Sure Ways pour augmenter votre productivité avec Google Scripts Il est possible de faire toutes sortes d'automatisations vraiment cool avec Google Scripts, et vous n'avez même pas à les créer à partir de zéro . Augmentez considérablement votre productivité. Lire la suite .
Testez votre travail
Vous avez beaucoup travaillé sur les formulaires, les feuilles et les modules complémentaires. Avant de mettre en service votre nouveau processus, assurez-vous de bien parcourir votre flux de travail. Valider que chaque étape fonctionne comme prévu.
Partagez votre formulaire
Vous êtes prêt à impressionner votre patron et vos collègues! Pour partager votre processus, ouvrez votre formulaire et cliquez sur le bouton Envoyer bouton. Vous avez plusieurs options pour partager le formulaire, choisissez celle qui convient le mieux à votre situation et envoyez-la à votre public cible..
Voir vos réponses
Une fois votre lien de formulaire envoyé, vous pouvez commencer à surveiller les réponses de votre feuille de calcul et à analyser les résultats. Comment utiliser un tableau croisé dynamique Excel pour l'analyse des données Comment utiliser un tableau croisé dynamique Excel pour l'analyse des données Le tableau croisé dynamique est l'un des plus puissants outils du répertoire Excel 2013. Il est fréquemment utilisé pour l'analyse de données volumineuses. Suivez notre démonstration étape par étape pour tout apprendre à ce sujet. Lire la suite . Les données seront stockées dans le tableur auquel l’enquête est liée..
Faites plus avec Google Forms
Comme nous l'avons démontré ci-dessus, Google Forms peut faire plus que vous aider à collecter des données. Il fournit également une excellente interface pour les processus simples et les workflows. Et n'oubliez pas d'ajouter Google Apps Script au “sur formulaire” événement vous donne des possibilités presque illimitées pour l'automatisation.
Quels types de flux de travail pouvez-vous envisager de créer avec Google Forms? Comment mettriez-vous en place un processus utilisant Google Forms sur votre lieu de travail? S'il vous plaît partager dans les commentaires!
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