Comment utiliser le remplissage et le remplissage automatiques d'Excel pour automatiser la saisie de données

Excel est une excellente solution lorsque vous travaillez avec de grandes quantités de données et que vous devez rester organisé 3 Conseils de débutant pour la gestion de feuilles de calcul dans Excel 3 Conseils de débutant pour la gestion de feuilles de calcul dans Excel Les feuilles de calcul constituent l'essence même d'Excel. Voici quelques conseils qui vous aideront à rester organisé et productif. Lire la suite . Cependant, entrer ces données dans votre document et les formater correctement peut souvent prendre beaucoup de temps..

Heureusement, Microsoft conçoit Excel avec ce type de tâche, et diverses fonctionnalités vous permettent d’accélérer le processus. En profitant des fonctions de remplissage automatique et de remplissage instantané, vous vous assurez que vous ne perdez pas de temps. laissez-nous vous montrer comment en récupérer une partie. Ces conseils simples sont faciles à retenir. En savoir plus sur les travaux pouvant être automatisés.

Voici comment tirer le meilleur parti du remplissage automatique et du remplissage instantané.

Premiers pas avec remplissage automatique

Avant de nous lancer dans Flash Fill, il est important de savoir comment tirer le meilleur parti de Auto Fill. Je commence très tôt mes cartes de Noël et j'ai donc mis en place un document Excel pour m'aider à organiser ma liste de destinataires..

Remplir la série pour les listes

Je veux numéroter ma liste, mais je ne veux pas écrire chaque numéro individuellement. Au lieu de cela, je vais commencer ma liste par le numéro un de la cellule A2, puis faire glisser le coin inférieur droit de la cellule pour remplir automatiquement le reste de la colonne..

Malheureusement, cela ne fait que remplir la liste de tâches, ce qui n’est pas très utile. Nous devons utiliser le surligné Options de remplissage automatique bouton pour spécifier ce que nous recherchons. Cliquez sur le bouton et sélectionnez Remplir la série. Un moyen plus rapide d'accéder à ces options consiste à cliquer et à faire glisser le bouton droit de la souris, ce qui ouvre automatiquement le menu contextuel lorsque vous le relâchez..

Comme vous pouvez le constater, nos chiffres progressent de manière séquentielle. Il s’agit de l’utilisation la plus simple possible pour le remplissage automatique. Convertir des fichiers texte délimités en feuilles de calcul Excel devient un outil puissant. Convertissez des fichiers texte délimités en feuilles de calcul Excel. Utilisez Microsoft Excel pour importer des données d'un fichier texte dans une feuille de calcul. L'assistant d'importation de texte vous aide à importer des données à partir de texte délimité et à les organiser correctement. Lire la suite .

Remplir la série pour les dates

Par exemple, vous pouvez voir ci-dessous comment le remplissage automatique fonctionne avec les dates. Faire glisser vers le haut les dates automatiquement remplies du passé, tandis que le faire vers le bas permet de renseigner automatiquement les dates du futur. Cela fonctionne exactement de la même manière lorsque vous faites glisser à gauche et à droite, respectivement.

Remplir la série pour les temps

Plus vous fournissez d’informations à Remplissage automatique, mieux cela fonctionnera. Ci-dessous, vous pouvez voir que j’ai entré 10h00 dans une cellule, avant de spécifier qu’elle devrait être traitée comme une heure dans le journal. Nombre section de la Accueil onglet du ruban.

Si nous glissons vers le bas, le remplissage automatique remplit les cellules sélectionnées avec des heures séquentielles sous forme d'intervalles horaires.

C'est assez utile, mais le remplissage automatique peut faire plus que des incréments horaires. Si nous saisissons manuellement 10h30 dans la cellule située en dessous de 10h00, nous pouvons sélectionner les deux cellules puis les faire glisser, ce qui entraîne des incréments d’une demi-heure..

Remplir la série pour les mots

Alors, comment cela aide-t-il notre liste de cartes de Noël? Je vais utiliser le remplissage automatique pour déterminer le type de carte que chaque personne reçoit..

Les trois types de cartes dont je dispose sont déjà présents dans la colonne Conception. En sélectionnant les trois cellules, puis en utilisant la poignée de recopie pour élargir notre sélection, nous pouvons rapidement remplir toute la colonne..

Vous pouvez également utiliser le remplissage automatique pour ajouter des jours de la semaine ou des mois de l'année. Tout ce dont Excel a besoin est le premier jour ou mois et il remplira automatiquement le reste.

Premières étapes avec remplissage instantané

Le remplissage instantané est un proche parent du remplissage automatique, mais sa fonction est légèrement différente. Plutôt que de continuer une série de données, il peut extraire des informations d'autres cellules et les présenter avec le formatage souhaité. 9 Conseils pour la mise en forme d'un graphique Excel dans Microsoft Office 9 Conseils pour la mise en forme d'un graphique Excel dans Microsoft Office La première impression est importante. Ne laissez pas un tableau Excel laide effrayer votre public. Voici tout ce que vous devez savoir pour rendre vos graphiques attrayants et intéressants dans Excel 2016. En savoir plus .

Pour que Flash Fill fonctionne correctement, nous devons utiliser des cellules adjacentes aux données que nous essayons de formater. Il est également utile de modifier le formatage de vos en-têtes. Excel ne présume donc pas qu'ils font partie de votre jeu de données..

Ci-dessus, j'ai ajouté deux colonnes supplémentaires à ma feuille de calcul, la première contenant l'adresse de chaque personne et la seconde prête à recevoir son code postal. J'ai également ajouté manuellement le premier code postal, pour aider Excel à comprendre ce que je recherche..

Ensuite, sélectionnez toutes les cellules que vous souhaitez remplir. De là, ouvrez le Les données onglet dans le ruban et sélectionnez Remplissage instantané du Outils de données languette. (Nous pourrions également terminer ce processus en utilisant la poignée de remplissage, un peu comme nous avons utilisé plus tôt le remplissage automatique.)

Cela incitera Excel à rechercher toutes les informations correspondant à ce que nous avons transféré manuellement de la cellule D2 à la cellule E2. Le logiciel trouvera chaque code postal et copiera uniquement ces informations dans la cellule sélectionnée..

Cela peut être un puissant outil permettant de gagner du temps. Par exemple, imaginons que vous prépariez ces adresses pour un publipostage et que vous souhaitiez reconfigurer la manière dont les informations sont organisées et formatées. Le remplissage instantané vous permet d'expérimenter avec une cellule, puis de renseigner automatiquement les mêmes résultats pour le reste de l'ensemble de données..

Ci-dessus, vous pouvez voir que j'ai réorganisé les informations et modifié la casse du nom de la ville à l'aide de Flash Fill. Cette fonctionnalité ne peut pas lire dans vos pensées, mais elle peut suivre votre exemple si vous proposez les bonnes données. Rappelez-vous: un deuxième exemple de cellule peut souvent donner des résultats plus précis, surtout si votre formatage varie entre différentes lignes..

Automatiser Excel

Vous savez maintenant comment créer automatiquement des listes de tout type avec Auto Fill ou laisser Excel extraire des informations d’une cellule et les ajouter à une autre avec Flash Fill. Si vous avez besoin d’une copie papier de vos données, assurez-vous que votre feuille de calcul est bien formatée pour l’impression. Étape Avez-vous des problèmes d’impression à partir de Microsoft Excel? Ce guide vous montrera comment imprimer parfaitement une feuille de calcul Excel. Lire la suite .

Avez-vous besoin de plus d'aide pour vous familiariser avec Auto Fill ou Flash Fill? Ou avez-vous un conseil que vous souhaitez partager avec d'autres lecteurs? Dans les deux cas, pourquoi ne pas rejoindre, partagez vos impressions dans la section commentaires ci-dessous?

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