Comment hiérarchiser les tâches avec le système de productivité Eisenhower Matrix

Les applications de la liste des tâches font fureur de nos jours. La science a prouvé que les listes encouragent réellement la productivité et vous pouvez augmenter encore cette productivité en utilisant des astuces telles que la publication publique de votre liste de tâches. Certaines personnes utilisent même leurs boîtes de réception comme listes de tâches.

Mais si vous avez essayé tout cela et que rien ne fonctionne?

Heureusement pour vous, méthodes alternatives de productivité. 5 nouvelles techniques de productivité que vous n'avez probablement pas entendues. 5 nouvelles techniques de productivité et que vous n'avez probablement pas entendues. Si vous recherchez toujours le meilleur moyen d'augmenter votre productivité, essayez l'une de ces meilleures Pomodoro et GTD. N'oubliez pas d'arrêter de chercher une fois que vous avez trouvé une solution "assez bonne". Lire plus existe. Et si vous trouvez que les listes de tâches habituelles sont trop compliquées ou accablantes, nous vous recommandons d’essayer une technique ancienne mais efficace appelée Matrice d'Eisenhower.

Qu'est-ce que la matrice d'Eisenhower??

La matrice Eisenhower est une grille 2 × 2 de cases. La rangée supérieure est pour les tâches qui sont “Important” tandis que la rangée du bas est pour les tâches qui sont “Pas important.” Dans le même temps, la colonne de gauche concerne les tâches qui sont “Urgent” tandis que la bonne rangée est pour les tâches qui sont “Pas urgent.” Voici à quoi ça ressemble:

Pour la plupart des gens, les termes Important et Urgent sont synonymes, prenons donc un moment pour définir la différence entre eux:

• Important - Des tâches qui contribuent à vos objectifs et valeurs à long terme, qu’elles soient personnelles, professionnelles, etc. L’importance, c’est l’importance pertinence. Une façon de décider si une tâche est importante est de vous demander: “Puis-je quand même atteindre mes objectifs et rester fidèle à mes valeurs si je saute cette tâche?”
• Urgent - Tâches à exécuter d’ici la fin de la journée. Si votre emploi du temps a plus de marge de manœuvre, vous préférerez peut-être d’ici la fin de la semaine. De toute façon, l'urgence est tout au sujet temps. Une façon de décider si une tâche est urgente est de vous demander: “Quand est la date limite pour cette tâche?”

Avant de pouvoir décider si une tâche est importante ou non, vous devez connaître vos propres objectifs et valeurs. Pour beaucoup, la progression de carrière est un objectif à long terme. Les tâches directement liées à cet objectif sont donc importantes. Ou si vous tenez beaucoup à votre famille, il peut être important de rentrer à la maison à l'heure.

Mais comment une tâche peut-elle être urgente sans être importante? Rappelez-vous que l'urgence est seulement à propos du temps. Pensez à la date limite. Supposons qu'aujourd'hui soit la Journée internationale du café et que votre café local distribue des cafés gratuits. Si vous n'en profitez pas aujourd'hui, l'occasion est perdue - mais le café gratuit n'a aucun rapport avec vos objectifs ou vos valeurs à long terme. C'est urgent, mais pas important.

En utilisant ces définitions, il devient plus facile de décrire les types de tâches qui appartiennent à chacune des quatre zones. On peut même penser à la matrice de cette façon:

Pourquoi utiliser la matrice Eisenhower?

La matrice Eisenhower est simplement un moyen de hiérarchiser vos tâches.

Les listes de tâches sont excellentes pour le suivi quoi vous devez le faire, mais ce n'est pas toujours facile à déterminer lequel les tâches ont une priorité plus élevée. Personnellement, je n'ai jamais utilisé le “Priorité” fonctionnalité dans toute application de liste à faire parce que je finis toujours par tout marquer comme “Haute priorité” - et quand tout est prioritaire, rien n’est.

En outre, lorsque vous consultez une liste de tâches à faire et que vous voyez 30 tâches superposées, comment décidez-vous à quelle tâche? “Commencez par le plus facile,” certains disent. “Non, commencez par le plus difficile,” disent les autres. Mais qu'est-ce qui est facile et difficile? Ce n'est jamais noir et blanc. Souvent, j’ai perdu 10, 15 ou même 30 minutes à essayer de choisir ma tâche.!

C’est pourquoi la matrice Eisenhower brille. Contrairement à une liste de tâches unique, la matrice est auto-prioritaire. Il vous dit lequel tâche à gérer ensuite. Cela réduit la charge cognitive car seules les cases Maintenant et Plus tard importent vraiment. Et si vous manquez de temps, cela vous aide à voir quelles tâches vous pouvez sauter..

En outre, la matrice présente deux autres avantages mineurs. Premièrement, cela vous oblige à être plus attentif à chaque tâche. Au lieu de tout mettre dans une pile de tâches désordonnée, vous décidez activement si les tâches valent la peine, tout en maintenant votre liste de tâches à accomplir. Deuxièmement, il vous rappelle constamment vos objectifs et vos valeurs.

Le seul problème est que la matrice Eisenhower peut être un peu délicate au début. En particulier, les nouveaux utilisateurs ont tendance à se laisser prendre par les boîtes Délégué et Trivial. Là est une courbe d’apprentissage, voyons un exemple pratique de la manière de mettre en place une matrice, d’organiser des tâches et de passer à la journée..

Comment utiliser la matrice Eisenhower

Même si, théoriquement, la matrice Eisenhower est un carré de quatre cases, vous pouvez l’approcher sous la forme de quatre listes de tâches distinctes: une liste Maintenant, une liste Déléguée, une liste Plus tardive et une liste triviale. Les deux listes urgentes passent avant les listes non urgentes.

Je trouve que Trello est génial pour ça. Configurez un tableau pour chaque domaine de votre vie (personnel, professionnel, église, passe-temps, etc.) et configurez ces quatre listes dans chacun des tableaux. Sinon, vous pouvez utiliser un seul tableau pour toutes les tâches. C'est à vous. Tu n'aimes pas Trello? Considérez ces outils Kanban alternatifs Au revoir, Trello! 5 Outils de forum Kanban gratuits alternatifs Au revoir, Trello! 5 Outils de conseil Kanban gratuits alternatifs Trello est une application incroyable pour la gestion de projet et l'organisation de vos tâches. Mais il existe d'autres applications Kanban qui pourraient être idéales pour vos tâches. Parlons des meilleures alternatives Trello. Lire la suite .

Une fois que vos listes sont prêtes, vous pouvez commencer à ajouter des tâches:

Supposons que vous soyez un employé de bureau traditionnel qui souhaite utiliser la matrice Eisenhower pour améliorer sa productivité. Ce sera le scénario qui guidera le reste de cet exemple, mais il devrait être facile d'appliquer ces concepts sinon.

Qu'y a-t-il dans votre assiette pour aujourd'hui? La première chose qui me vient à l’esprit: le courrier électronique. Créons une tâche pour atteindre la boîte de réception zéro, qui est urgente (le courrier doit être vidé quotidiennement) et importante (nous parlons ici de courriels liés au travail):

Aujourd'hui se trouve être le jour du bretzel au bureau et vous recherchez un bretzel gratuit avec les œuvres. Cela peut être urgent, mais ce n'est pas important:

Votre patron vous rappelle que le rapport de documentation du dernier projet de votre équipe doit être remis à 16 heures, ce qui est à la fois urgent et important:

Il vous rappelle également que la demande de budget de votre équipe pour votre prochain projet est attendue pour vendredi, en fin de journée. C'est important, mais pas urgent:

Le chef de bureau s’adresse à vous et vous informe que les stocks de papier et d’encre sont faibles. Vous devez passer une commande dès que vous le pouvez - mais cela n’a pas grand-chose à voir avec vos objectifs de carrière ou vos valeurs:

C'est le début de l'été (dans ce scénario) et le bureau devient trop lourd avec la saison des pluies. La productivité de chacun grimperait en flèche avec un bon déshumidificateur, sans oublier tous les autres avantages de la réduction de l'humidité. 4 Avantages pour la santé de surveiller votre température et votre humidité à la maison 4 Avantages pour la santé de surveiller votre température et votre humidité à la maison produits pour la maison? C'est vrai. Un ou deux achats intelligents pourraient améliorer considérablement votre qualité de vie à la maison. Lire la suite .

Vous faites une note pour en parler, mais ce n'est ni urgent ni important:

Et ainsi de suite. Les réunions surgissent, la planification doit être faite, vous vous souvenez de ce que vous voulez faire, etc. Finalement, votre matrice (c'est-à-dire les listes) se remplira, et le mieux, c'est que c'est moins intimidant qu'une liste de tâches:

Chaque fois que vous êtes libre pour une autre tâche, commencez simplement à gauche et bougez à droite. Avant de vous préoccuper des listes non urgentes, vous devriez tout aborder dans les listes des délégués et des délégués.

Si vous pouvez déléguez, abordez d’abord la liste des délégués et déchargez autant de tâches que vous le pouvez. Ensuite, parcourez la liste Maintenant. Une fois que vous avez parcouru la liste Maintenant, considérez votre journée comme un succès. Vous pouvez maintenant avoir une longueur d'avance sur la liste Plus tard ou terminer la journée plus tôt.

Si vous ne peut pas délégué, commencez par la liste Maintenant. Si vous parcourez la liste Maintenant et que vous avez plus de temps, vous avez le choix: traitez la liste des délégués comme une liste Maintenant, prenez une longueur d'avance sur la liste Plus tard ou terminez la journée plus tôt. En pratique, vous voudrez probablement alterner les tâches déléguées et les tâches ultérieures..

À la fin de la journée, parcourez la liste des délégués et videz toutes les tâches dont les délais sont expirés. Gardez ceux que vous pouvez encore faire. Enregistrez-les pour demain.

Au début du jour suivant, parcourez la liste Plus tard et décidez quelles tâches sont maintenant urgentes. Déplacez-les dans la liste Maintenant. Faites la même chose pour la liste Trivial, sauf que vous déplacez ces tâches dans la liste des délégués. Ajoutez toutes les nouvelles tâches qui apparaissent tout au long de la journée. Rincer et répéter.

Quand les listes de tâches ne fonctionnent pas pour vous

Notez que vous pouvez modifier la matrice Eisenhower à votre guise. Par exemple, au lieu de l’utiliser pour guider votre journée entière, vous pouvez trier votre email avec sa propre matrice Voici la solution de tri d’emails la plus décisive dont vous aurez besoin Voici la solution de tri d’emails la plus décisive dont vous aurez besoin Une solution de tri simple assurera vous êtes toujours au-dessus de vos messages électroniques. Vous n'avez besoin que de quatre étiquettes ou dossiers pour gérer votre boîte de réception et réduire le stress de votre messagerie. Lire la suite . Le concept d’urgence / d’importance peut s’avérer utile dans toutes sortes de cas autres que le travail et le courrier électronique..

Beaucoup de gens ont eu beaucoup de succès avec la matrice Eisenhower. Mais si vous avez atteint ce point et que vous ne pensez pas que cela va aider, ce n'est pas grave. Continuez à chercher la méthode qui fonctionne pour vous. En fin de compte, la seule technique de productivité qui compte Le meilleur outil de productivité est celui que vous utilisez réellement Le meilleur outil de productivité est celui que vous utilisez réellement Dans un monde en quête de productivité, chaque nouvelle application de productivité brillante promet quelque chose de nouveau. Mais perdons-nous quelque chose lorsque nous modifions trop souvent nos applications de productivité? Lire plus est celui que vous utilisez réellement.

Trouvez-vous la matrice Eisenhower utile? Si non, quelle technique de productivité utilisez-vous pour rester organisé et en avance? Partagez avec nous dans les commentaires ci-dessous!

Crédit d'image: Amy Bull via Shutterstock.com

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