Comment organiser votre Google Drive comme un pro

Google Drive peut être un formidable outil de productivité et de collaboration. Cependant, une fois que vous commencez à l’utiliser beaucoup, il peut être difficile de tout organiser. Heureusement, Google a prévu ce problème et a facilité la tâche pour trouver ce que vous cherchiez et vous assurer de ne pas le perdre à nouveau..

1. Configuration de base de Google Drive et ajout de fichiers

À l'instar des explorateurs de fichiers standard, Google Drive vous permet d'organiser vos fichiers dans des dossiers, ce qui est pratique si vous travaillez sur plusieurs projets distincts. Ce qui le rend un peu plus complexe, c'est que vos fichiers peuvent provenir de trois sources différentes, répertoriées dans l'encadré sous drive.google.com: Ma voiture, Partagé avec moi, et Google Photos.

Si vous recherchez un fichier, celui-ci peut éventuellement appartenir à l'une de ces catégories, ce qui rend difficile l'accès à un fichier. Pour simplifier les choses, vous pouvez ajouter n’importe quel fichier ou dossier à votre propre lecteur. Si vous cliquez et faites glisser un fichier sur votre lecteur, le fichier est supprimé de son emplacement actuel et transféré sur votre lecteur..

Pour ne pas dérouter les autres en faisant disparaître leurs fichiers et dossiers, utilisez la commande Ajouter à mon lecteur option du menu contextuel. L'ajout d'un fichier sur votre lecteur ajoute essentiellement un raccourci vers le fichier ou le dossier situé au niveau supérieur de votre lecteur. De cette façon, vous pouvez le trouver plus rapidement, mais vous n'avez pas à le déplacer en dehors de son emplacement d'origine.,

2. Trier par différents facteurs

Il s’agit d’un problème de base, mais il est utile d’expliquer cela car il n’est pas clair où trouver cette option. le Options de tri Le bouton est situé à droite de la barre d’outils et affiche les lettres A et Z entre deux flèches. Cliquez sur cette icône et vous aurez la possibilité de trier par nom, date de dernière modification, date de dernière modification par moi et date de dernière ouverture par moi.

Cela semble extrêmement simple, mais cela peut être extrêmement utile!

3. Sélectionnez les fichiers plus rapidement

Un autre conseil très simple, mais saviez-vous que vous pouvez MAJ + clic ou cliquer et faire glisser sélectionner plusieurs fichiers dans Google Drive?

Certains services en ligne ne prennent pas en charge cette fonctionnalité, à la différence de Google Drive, qui vous permet de sélectionner des fichiers et d'effectuer des opérations de traitement par lots beaucoup plus rapidement que si vous aviez essayé de les modifier individuellement..

4. Utiliser les outils de recherche avancée

Rechercher un fichier en utilisant la barre de recherche en haut de l'écran est sans aucun doute le meilleur moyen de retrouver quelque chose que vous avez perdu, et utiliser des outils avancés à quelques clics de souris le rendra encore plus efficace..

Lorsque vous cliquez dans la barre de recherche, vous verrez que vous pouvez cliquer sur n’importe quel type de fichier pour limiter votre recherche à ce type de fichier. Quand vous cliquez dessus, “type: [type de filet]” apparaîtra dans la barre de recherche, et vous verrez une liste de tous ces types de fichiers que vous avez dans votre lecteur. Faire défiler cette liste est un bon endroit pour commencer à chercher.

Vous pouvez aussi entrer “[votre terme de recherche] type: [filetype]” pour rechercher un document, une feuille de calcul, un PDF, une présentation ou un autre type de fichier afin d'accélérer votre recherche.

En plus de rechercher par type de fichier, vous pouvez cliquer sur Plus d'outils de recherche au bas du menu de sélection du type de fichier pour accéder à des options de recherche plus avancées, telles que la date de modification, les mots contenus dans le fichier, le propriétaire et le partage avec.

Ces options aideront beaucoup les personnes qui stockent une tonne de fichiers dans Google Drive, en particulier si vous conservez de nombreux types de fichiers (étudiants utilisant Google Drive 7). Nouvelles fonctionnalités de Google Drive à chaque élève. 7 Nouvelles fonctionnalités de Google Drive à chaque élève Must Know School est en session et Google est prêt à simplifier les choses pour les étudiants grâce à Google Drive. De nouvelles fonctionnalités ont été introduites et d'anciennes améliorations. Nous avons les détails. Pour en savoir plus, ces outils pourraient être utiles).

5. Utiliser des couleurs et des étoiles pour créer des catégories

Vous pouvez créer des hiérarchies complexes de dossiers, mais il est parfois plus facile d’avoir un système plus visuel. En faisant un clic droit sur un dossier, vous pouvez sélectionner Changer de couleur et sélectionnez une nouvelle couleur pour le dossier.

Au lieu du gris standard (et plutôt sans intérêt), vous avez maintenant un dossier de couleurs vives que vous pourrez trouver parmi la multitude d'autres dossiers de votre lecteur..

Vous pouvez également créer des étoiles en sélectionnant Ajouter une étoile dans le menu contextuel, et chaque fichier et dossier que vous avez sélectionné apparaît lorsque vous cliquez sur Étoilé dans le menu de gauche.

C'est comme utiliser des étoiles dans Gmail, si vous connaissez cette pratique..

6. Aperçu des documents pour les numériser rapidement

Si vous ne savez pas comment votre document s'appelle ou si vous souhaitez simplement rappeler rapidement le contenu d'un fichier, vous pouvez utiliser le bouton d'aperçu - il se trouve dans la barre de menus en haut et ressemble à un œil..

Cliquez sur un fichier, cliquez sur le bouton de prévisualisation et vous obtiendrez un rapide aperçu de ce qu'il contient, vous rappelant son contenu. Ce n'est pas très rapide, mais cela pourrait être plus rapide que d'ouvrir le fichier dans un nouvel onglet pour voir si c'est celui que vous cherchez..

Si vous n’avez besoin que d’un très petit aperçu de votre document, vous pouvez utiliser la vue en grille pour voir les vignettes de chaque document de votre lecteur (le Vue de la grille bouton est à côté de la Options de tri bouton dans la barre d’outils).

Ce n'est probablement pas aussi utile que l'affichage en liste, mais le savoir y figurant pourrait vous faire gagner du temps si vous tombez sur une situation où cela pourrait vous aider..

7. Vérifier les révisions et modifier les historiques de mon disque

Un simple clic droit peut vous indiquer qui a effectué les modifications et quand, sur tout document, même s'il ne s'agit pas d'un document Google. (Dans cette image, je l'utilise sur un fichier PDF. Saviez-vous que Google Drive est également un excellent moyen de travailler avec des fichiers PDF? 10 conseils pour optimiser l'utilisation de vos fichiers PDF sur Google Drive Drive De la gestion de vos fichiers à la collaboration sur Docs, Drive est une suite bureautique entièrement fonctionnelle dont beaucoup ne se rendent pas compte, c’est sa capacité à faire bien plus que la simple visualisation de fichiers PDF. En savoir plus?)

Pour voir cette information, faites un clic droit et sélectionnez Gérer les révisions…

Pour voir l'historique de modification d'un document Google, cliquez avec le bouton droit de la souris et appuyez sur Voir les détails. Cela ouvrira le panneau de détails sur le côté droit de l'écran:

Vous pouvez maintenant sélectionner d’autres fichiers pour voir leur révision et modifier leur historique ou cliquer sur Détails pour voir des choses comme les dates créées et modifiées, la taille, l'emplacement, le propriétaire et qui a accès au fichier.

8. Ajouter des éléments à plusieurs dossiers

Auparavant, Google Drive disposait d'une fonctionnalité de marquage permettant de rechercher des fichiers associés, même s'ils n'étaient pas stockés ensemble. Cette fonctionnalité a été supprimée. Cependant, il peut être remplacé par une application Google Drive qui vous permettra d'ajouter un seul fichier à plusieurs dossiers..

Pour connecter cette application, cliquez sur n'importe quel fichier, passez la souris sur Ouvrir avec, et sélectionnez + Connecter plus d'applications. Utilisez la barre de recherche pour rechercher Multifolder et ajoutez-le à votre Google Drive. Maintenant, faites un clic droit sur un fichier ou un dossier, puis appuyez sur Ouvrir avec> Multifolder, et vous pourrez l'ajouter à plusieurs dossiers.

9. Utiliser les applications pour vous aider à vous organiser

En plus de Multifolder, de nombreux autres modules complémentaires Google Drive sont indispensables. 5 modules complémentaires Google Drive que vous devez utiliser 5 modules complémentaires Google Drive que vous devez utiliser Google Docs et Google Spreadsheet sont deux services gratuits étonnants, mais lorsque vous incluez certains des ajouts énumérés ici, il peut insuffler une nouvelle vie à ces outils. En savoir plus et les applications peuvent vous aider à rester organisé - le choix de celles à utiliser dépend de ce que vous essayez de faire. Par exemple, FileThis est une application très utile qui extraira automatiquement les relevés bancaires, les factures et les factures de services publics dans un dossier de votre Google Drive..

Le compte gratuit de FileThis.com vous permet de connecter jusqu'à six comptes et de les mettre à jour une fois par semaine..

Une autre application potentiellement utile est appelée Dossier caché, et cela vous permet d'empêcher d'autres applications de voir des fichiers spécifiques dans votre lecteur. Google Drive est assez sécurisé. Vos documents sont-ils sécurisés dans Google Drive? Dans quelle mesure vos documents sont-ils sécurisés dans Google Drive? Lire la suite, mais cette application ajoute une couche de sécurité supplémentaire en cas de perte de votre appareil mobile.

Il existe toutes sortes d'applications utiles sur Google Drive. Google Drive est absolument génial avec ces outils. Google Drive est absolument génial avec ces outils. Google Drive est doté de fonctionnalités intelligentes. Et vous pouvez augmenter considérablement son potentiel avec des outils tiers. Ici, nous avons compilé certains des meilleurs outils qui se connectent à Google Drive. Lisez Plus là-bas - il vous suffit de les trouver. Frappé + Connecter plus d'applications et faire des recherches pour voir lesquels pourraient vous aider!

Vos astuces Google Drive préférées

Ces conseils devraient vous aider à contrôler votre Google Drive. Seul guide Google Drive dont vous aurez besoin pour lire Le seul guide Google Drive dont vous aurez besoin pour lire Google Drive est la combinaison parfaite d'outils de stockage de fichiers en ligne et de gestion de documents. Nous expliquons comment utiliser au mieux Google Drive en ligne et hors connexion, par vous-même et en collaboration avec d'autres. Lire la suite et faciliter la navigation.

Parmi toutes les bonnes stratégies pour organiser Google Drive, quelles sont vos stratégies préférées? Comment vous assurer que vous pouvez trouver les fichiers dont vous avez besoin dans Google Drive? Utilisez-vous d’autres applications ou un système organisationnel solide??

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