Comment marquer votre boîte de réception Outlook avec la mise en forme conditionnelle

Chaque email est une distraction potentielle. Vous pouvez gérer vos courriels à l'aide de règles, d'indicateurs de priorité et de catégories de couleurs. Ce flux de travail automatisé 6 Meilleures pratiques pour Outlook afin de booster votre flux de travail 6 Meilleures pratiques pour Outlook de booster votre flux de travail Si vous passez beaucoup de temps à utiliser Outlook, vous devez explorer votre flux de travail. Faites en sorte que votre courrier électronique fonctionne pour vous et gagnez du temps pour des tâches plus importantes. Lire plus vous aidera à garder votre boîte de réception Outlook claire et à libérer votre esprit de tout encombrement.

Pensez au formatage conditionnel automatisé de la boîte de réception pour améliorer votre productivité. Chaque message peut être classé et filtré à l'instant où il entre dans votre boîte de réception. Cet article s’adresse à tous les utilisateurs d’Outlook, mais pourrait être particulièrement utile à ceux qui utilisent des comptes de messagerie IMAP. Les comptes IMAP n'autorisent pas l'utilisation intensive de catégories de couleurs. Les utilisateurs de POP3 peuvent apprécier les protocoles IMAP et POP3: qu'est-ce que c'est et lequel utiliser? IMAP vs POP3: Qu'est-ce que c'est et lequel utiliser? Si vous avez déjà configuré un client de messagerie ou une application, vous aurez certainement rencontré les termes POP et IMAP. Vous souvenez-vous lequel vous avez choisi et pourquoi? Si vous n'êtes pas… Lire la suite .

Qu'est-ce que le formatage conditionnel de la boîte de réception??

Le formatage de la boîte de réception conditionnelle est une méthode automatisée de colorisation des messages lorsqu'ils entrent dans la boîte de réception. Nous pouvons affecter une plage de couleurs, de polices et de styles différente à chaque message, spécifiée pour une plage de conditions. Si les conditions sont remplies, le message recevra les conditions de formatage respectives, ce qui le différenciera et facilitera votre flux de travail..

Maintenant, je vais vous montrer quelques exemples rapides pour faire bouger votre boîte de réception..

Configuration de la mise en forme conditionnelle de la boîte de réception

La configuration de plusieurs règles de formatage conditionnelles de la boîte de réception est très simple et peut faire toute la différence pour votre flux de travail. Raccourcis clavier Outlook + pour vous rendre plus productif Raccourcis clavier Outlook pour votre productivité 25+ clients utilisés aujourd'hui. Si vous faites partie de ces nombreux utilisateurs d'Outlook, les raccourcis clavier suivants vous permettront certainement de gagner beaucoup de temps. Lire la suite .

Dirigez-vous vers le Vue languette. Sous Vue actuelle, sélectionner Paramètres d'affichage. Cela ouvrira le panneau Paramètres d'affichage avancés. Sélectionner Mise en forme conditionnelle. Cela vous montrera une liste d'options de formatage conditionnel par défaut, dont certaines seront déjà utilisées.

presse Ajouter. Entrez un nom pour votre première règle. Je m'assurerai de ne jamais manquer un bulletin d'information scolaire, la règle est donc nommée “Bulletin de l'école.” Maintenant, choisissez un Police de caractère. Vous avez la gamme complète de polices Windows disponibles OTF vs TTF Fonts: Laquelle est la meilleure? OTF vs TTF Fonts: Lequel est le meilleur? De nos jours, la plupart des polices sont OTF ou TTF, mais qu'est-ce que cela signifie? Quelles sont les différences? Devriez-vous vous en soucier? En savoir plus: Comic Sans, Chiller et Wingdings sont à votre disposition. Comment télécharger des polices gratuites et les gérer dans Windows Comment télécharger des polices gratuites et les gérer dans Windows Les polices sont le fondement de l'esthétique numérique. Comme Windows ne vient pas avec un gestionnaire de polices, nous avons examiné des alternatives tierces. Lire la suite . Cependant, comme nous essayons de maintenir notre flux de travail dans la boîte de réception, je vous suggérerais de vous en tenir à quelque chose de sensé, cela ne vous distrait pas.!

Une fois que vous avez sélectionné une police, choisissez une couleur et augmentez la taille de la police à gros (pour une raison quelconque, ce système supprime les points de police habituels, probablement pour éviter de sélectionner une taille absurdement grande, qui casserait le volet de la boîte de réception Outlook). Lorsque vous êtes prêt, appuyez sur D'accord.

Maintenant, sélectionnez État. J'ajoute seulement une adresse à cette règle, dans le De boîte. Si vous connaissez l'adresse unique, entrez-la le cas échéant. Si vous ajoutez une longue liste ou même plusieurs adresses, appuyez sur De ouvrira votre carnet d'adresses Outlook. Une fois que vous avez ajouté les adresses requises, appuyez sur D'accord, et retournez dans votre boîte de réception. La règle s'appliquera à partir du prochain email que vous recevrez..

Ajout de catégories de couleurs

Maintenant que nous savons comment créer un format conditionnel pour le courrier entrant, nous pouvons commencer à spécialiser nos règles. Le panneau Conditions comporte trois onglets: messages, Plus de choix, et Avancée. Nous pouvons mettre chaque onglet à utiliser pour rationaliser notre boîte de réception Buried In Emails? Réduire votre boîte de réception massive à zéro avec Mailstrom enterré dans les e-mails? Réduisez votre boîte de réception massive à zéro avec Mailstrom Au fil des années, nous avons proposé un certain nombre de solutions pour gérer votre compte Gmail et nettoyer une boîte de réception encombrée. Rien n’est plus pratique qu’une solution en ligne centralisée telle que Mailstrom. Lire la suite .

messages

Utilisez le messages onglet pour créer une recherche par mot spécifique pour chaque email au fur et à mesure de son arrivée. Isolez un mot-clé, des mots ou des expressions qui entrent dans votre boîte de réception de façon répétée. 5 étapes pour guérir votre frénésie de courrier électronique zéro dans la boîte de réception. 5 étapes pour guérir votre frénésie de messagerie instantanée. Pour résoudre réellement vos problèmes de courrier électronique, vous devez aller au-delà de Inbox Zero et résoudre les problèmes sous-jacents. Lisez Plus et, s'ils sont importants, appliquez un filtre.

Nous pouvons également appliquer une mise en forme à nos e-mails, en fonction de divers filtres temporels, notamment l'heure de réception, envoyée, créée, modifiée et l'heure d'envoi de l'e-mail dans votre boîte de réception, par exemple À toute heure, Hier, Au cours des 7 derniers jours ou Dernière fois. la semaine.

Plus de choix

le Plus de choix L'onglet est l'endroit où vous trouverez les catégories de couleurs, ainsi que des options pour les éléments correspondants non lus ou lus, ayant plusieurs pièces jointes, différents niveaux d'importance ou ayant été marqués indépendamment par l'utilisateur..

Les filtres de formatage des catégories de couleur sont les mêmes que ceux que vous avez déjà établis, mais il est plus facile de s'appuyer sur les règles de couleur que vous utilisez déjà. De cette façon, vous pouvez automatiser vos couleurs!

Avancée

le Avancée Cet onglet nous permet de créer des critères spécialisés de mise en forme conditionnelle à filtrer et à appliquer à votre boîte de réception. En cliquant sur le Champ Ce bouton vous donnera accès à une liste un peu écrasante de critères de filtrage potentiels, parmi lesquels vous pouvez sélectionner plusieurs choix pour créer un filtre. “arbre de filtre.”

Il existe un nombre important d'options, mais ne vous laissez pas décourager par la création de vos propres listes. Prenez votre temps et parcourez chaque liste. Un grand nombre d’options ne s'appliqueront tout simplement pas à votre boîte de réception; par conséquent, votre gamme de recherche devrait théoriquement être réduite..

Vous êtes maintenant au format conditionnel

Vous devriez maintenant pouvoir configurer une série de règles de mise en forme conditionnelle pour votre boîte de réception, que vous filtriez le tout ou non dans des dossiers spécifiques. Même les courriels qui se dirigent vers ces dossiers spécifiques peuvent prendre en charge leur formatage, ce qui vous permet de varier l’application de couleurs spécifiques. Par exemple, au lieu de mettre en évidence des noms spécifiques, essayez de colorer et de filtrer un thème spécifique ou un mot clé..

Le formatage conditionnel est incroyablement facile à configurer et une fois que vous êtes opérationnel, il gardera votre boîte de réception - et, espérons-le, votre esprit - un peu à l'abri de tout encombrement numérique 5 étapes à suivre pour soigner votre boîte de réception zéro frénésie d'e-mail Inbox Zero Email Frenzy Inbox Zero est l’un des mots à la mode les plus populaires. Pour résoudre réellement vos problèmes de courrier électronique, vous devez aller au-delà de Inbox Zero et résoudre les problèmes sous-jacents. Lire la suite .

Utilisez-vous le formatage conditionnel de la boîte de réception? Avez-vous des astuces ou des conseils pour nos lecteurs? Faites-nous savoir ci-dessous!

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