Comment gérer les tâches à l'aide de la technique Kanban japonaise

Que vous travailliez au sein d'une grande équipe ou que vous essayiez simplement de gérer une multitude de tâches par vous-même, il est facile pour une multitude de tâches plus petites de se transformer en une tâche inattaquable. Si cela vous semble familier, essayez d’introduire Kanban dans votre flux de travail pour voir s’il allège la charge..

En décomposant les travaux étape par étape et en les présentant de manière visuelle, Kanban aide les gens à comprendre les progrès accomplis et à déterminer les domaines dans lesquels des améliorations sont possibles. Malgré ses racines dans la fabrication automobile, les concepts de base de cette stratégie peuvent être appliqués à un large éventail d'environnements de travail..

Son installation est relativement facile et pourrait avoir un effet positif marqué sur votre vie professionnelle quotidienne. Utilisez ce guide pour configurer votre emploi du temps et commencer à mettre en œuvre Kanban.

Qu'est-ce que le Kanban??

Kanban est une pratique commerciale qui a été créée dans les années 1940 par Taiichi Ohno, ingénieur industriel qui tentait de rationaliser le flux de travail quotidien du géant japonais de l'automobile Toyota. En examinant le processus de réflexion derrière le réassortiment des tablettes dans les supermarchés, Ohno a mis au point une méthode d'utilisation d'un processus linéaire avec des limites clairement définies. contrôler l'effet des goulots d'étranglement sur la productivité.

La configuration de base d'un programme Kanban divise le processus donné en étapes. Les tâches individuelles (généralement représentées par des post-it ou un équivalent numérique) se déplacent de gauche à droite dans les colonnes portant le nom de chaque étape et un numéro..

Ce nombre, déterminé par le planificateur, représente le nombre de tâches que l'équipe ou l'individu responsable de cette étape de la production peut gérer à un moment donné. Les tâches de chaque colonne sont séparées en deux groupes. en cours ou terminé. Quand une tâche est terminée, la prochaine étape de la production peut la réclamer et la déplacer dans la colonne suivante, mais uniquement si la capacité est suffisante pour le faire..

Un tableau public Kanban donne à l'ensemble de votre équipe un aperçu du projet du début à la fin, plutôt que de faire en sorte que leur processus de travail soit parfaitement adapté à leur propre stade de production. Du point de vue de la gestion, cela peut aider affecter du personnel là où on en a le plus besoin, mais cela aide également les individus à déterminer les endroits où une assistance est requise de manière plus informelle et continue.

Configuration d'un planificateur Kanban à l'aide de Trello

Si vous commencez à vous familiariser avec Kanban, et plus particulièrement si vous le présentez à un groupe qui ne connaît pas bien le concept, il est préférable de vous assurer que les outils que vous utilisez sont aussi simples et abordables que possible. Bien qu'il souffre de certaines limitations qui pourraient dissuader les puristes kanbans, la gestion de projet et plus encore. Son approche à la Kanban ne s’appliquait pas uniquement à la gestion de projet. Ne nous croyez pas? Regardez ces dix utilisations uniques de Trello. En savoir plus tool Trello est un excellent choix pour faire avancer les choses..

Pour commencer, créez un compte Trello. Une fois cela fait, créez un nouveau tableau et commencez à créer des listes. Chaque liste représente une colonne de votre flux de travail Kanban, donc nommez-les après une étape du processus que vous supervisez. Pour mon exemple, j'ai utilisé les différentes étapes pour créer et publier un article, mais elles peuvent être échangées pour tout projet sur lequel vous pourriez travailler..

La clé est constituée de ces chiffres essentiels dans l'en-tête de chaque colonne. N'hésitez pas à mettre en place des espaces réservés pour commencer et à les modifier au fur et à mesure que vous avez une idée de votre processus - il est probable que vous ne sachiez pas vraiment combien de temps peut s'écouler à chaque étape du projet jusqu'à ce que vous ayez travaillé. Kanban pendant un petit moment, surtout si vous utilisez la stratégie dans le cadre d'une équipe.

Une fois que celles-ci sont en place, vous pouvez créer des fiches qui représentent des tâches individuelles, qui seront ensuite transférées d’une liste à une autre, selon le cas. Il est essentiel que les utilisateurs du tableau gardent ces cartes bien organisées. Comment organiser des listes Trello mieux organisées avec des couvre-cartes Comment conserver des listes Trello mieux organisées avec des couvre-cartes L'organisation Trello peut rapidement dégénérer, mais vous pouvez vous simplifier la vie en utilisant des cartes les couvertures d'images sont des indices visuels. Lire la suite et s'en tenir aux chiffres stipulés pour chaque étape du processus.

Cependant, pour que le système fonctionne comme prévu, il faut une méthode permettant de distinguer les tâches qui ont achevé une étape du processus de celles qui sont toujours en cours. Sur Trello, les étiquettes sont le moyen le plus simple de garder une trace de cela. J'ai utilisé une étiquette verte pour indiquer qu'une tâche est prête pour la prochaine étape et une jaune pour signaler qu'elle est toujours en cours de travail. Assurez-vous qu'une seule étiquette est appliquée à une carte donnée pour éviter toute confusion..

Ci-dessus, vous pouvez voir mon exemple de tableau Trello en action - notez que la tâche de la colonne Écriture n’a pas encore été déplacée, car il n’ya plus de capacité à la phase d’édition. Lorsqu'une autre tâche étiquetée en jaune est terminée et ré-étiquetée en conséquence, cette tâche sera alors déplacée et son statut modifié.

Utiliser Kanban en équipe

Bien qu’il puisse être utilisé sur une base individuelle, la mise en œuvre initiale de Kanban visait à garantir que les groupes puissent fonctionner comme une unité cohérente. 5 Paramètres Google Sheets essentiels pour le travail en équipe 5 Paramètres Google pour les feuilles indispensables au travail en équipe l’entrée et le traitement des données que vous ne le pensez. Nous vous présenterons les fonctions et fonctionnalités de Google Sheets essentielles pour les projets de groupe. Lire la suite . Cela peut sembler un conseil bien utilisé, mais la communication et le travail d’équipe sont deux des aspects les plus importants de la réussite de cette stratégie sur votre lieu de travail..

La plupart des moyens numériques d'exécution d'un flux de travail Kanban, y compris Trello, proposent une méthode permettant de laisser des commentaires ou des messages à d'autres utilisateurs. Bien que la surutilisation puisse générer une mer de bruit blanc, il est important que les travailleurs, tout au long du processus, tirent pleinement parti des outils de communication proposés par ces plateformes..

Cela témoigne de l’importance cruciale du travail d’équipe. L’essentiel du système Kanban est qu’il donne à tous ceux qui consultent le programme une idée immédiate de la formation d’un goulot d’étranglement. C’est ici qu’il est avantageux d’avoir des collègues qui travaillent dans plusieurs disciplines; si une étape du processus ralentit la production, réaffectez une partie de votre équipe à l'aide..

Selon la configuration de votre lieu de travail, le meilleur moyen de relayer ces informations peut être via un client de messagerie instantanée. Slack est un outil puissant pour tout bureau. Il est encore meilleur lorsqu'il est équipé de robots capables d'automatiser certains processus. 14 meilleurs robots automatisés dont vous avez besoin pour votre canal Slack 14 meilleurs robots automatisés dont vous avez besoin pour votre canal Slack Si vous dirigez une entreprise, pouvez installer Slack et demander à des robots de s’acquitter des tâches ménagères 24 heures sur 24, 7 jours sur 7, pendant que vous continuez avec des tâches plus importantes, comme conquérir le monde. Lire la suite .

Utiliser le Kanban à titre individuel

L'utilisation de Kanban lorsque vous voyagez en solo offre une qualité de réflexion tout en vous aidant à éviter les goulots d'étranglement majeurs dans votre flux de travail. Plutôt que de vous concentrer sur le déploiement de vos ressources comme vous le feriez avec un groupe, vous devriez plutôt regarder quelles étapes de votre travail ont tendance à ralentir le processus global.

L'un des avantages de travailler seul avec Kanban réside dans le fait que vous n'êtes pas contraint par un programmateur numérique. Ces options sont excellentes lorsque vous travaillez en collaboration, mais la commodité d'un calendrier physique peut être avantageuse si vous êtes le seul à en avoir besoin. accès.

L'utilisation d'une combinaison de bloc-notes et de post-it, ou même d'un tableau d'affichage que vous pouvez placer sur le mur de votre bureau pour faciliter la consultation, supprime toute complication technique des principes de Kanban. Ce n'est pas pour tout le monde, mais une solution stylo-papier est parfois préférable. 6 raisons simples pour lesquelles le papier peut toujours être votre application la plus performante 6 raisons simples pour que le papier reste toujours votre application la plus performante L'application papier peut être un outil plus puissant de la productivité un ordinateur ou un appareil tactile, et ne devrait pas être immédiatement congédié. Pas convaincu? Voici six raisons pour lesquelles le papier est toujours d'actualité. Lire la suite pour plus de simplicité.

Autres outils Kanban

Trello est un bon moyen de mettre en place un processus Kanban de base, mais vous voudrez peut-être vous diversifier une fois que vous aurez trouvé votre équilibre. Leankit est l'une de ces solutions qui offre un essai gratuit de 30 jours et se spécialise dans le soutien de la méthodologie Kanban ainsi que d'autres stratégies telles que la technique Scrum toujours populaire. Scrumy - Enfin, une application de gestion de projet véritablement simple pour les groupes Application de gestion de projet pour les groupes En savoir plus .

Des options spécifiques à Kanban sont également disponibles. Kanbanery offre une interface utilisateur intelligente avec très peu de choses à détourner de votre travail, avec des forfaits gratuits disponibles pour les équipes de moins de deux membres, des organisations caritatives ou des projets à code source ouvert. Pendant ce temps, KanbanFlow propose des outils mobiles complets et une puissante intégration Pomodoro pour améliorer un produit de base très puissant..

Avez-vous réussi à mettre en œuvre Kanban sur votre lieu de travail? Êtes-vous en train d'apprendre la stratégie pour la première fois et avez-vous d'autres questions? Partagez vos expériences et vos questions dans la section commentaires ci-dessous.

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