Comment grouper des tâches avec Google Agenda pour augmenter la concentration et la productivité

Le mythe multitâche est omniprésent. Quelle que soit la recherche multitâche que nous voyons, nous continuons à nous dire que plus les gens ne peuvent pas faire plusieurs choses à la fois, mais nous pouvez.

À maintes reprises, les recherches montrent que, lorsque nous pensons être multitâches, nous ne faisons pas plus d'une chose à la fois. Nous basculons entre les activités, et qu’un phénomène connu sous le nom de “coût de commutation” nous rend moins efficaces (et peut nous mettre en danger).

Mais…

Il existe un type particulier de multitâche qui pourrait être plus efficace. Peut-être pas aussi efficace que de se concentrer sur une seule tâche. Mais si vous ne pouvez pas rester concentré sur une chose pendant plus de quelques minutes, vous aurez peut-être de la chance..

(Pour être juste, il existe des cas dans lesquels le multitâche peut être un moyen efficace de faire les choses: une tâche simple ou multitâche: qu'est-ce qui est préférable pour la productivité? Une tâche unique ou multitâche: ce qui est préférable pour la productivité? La tâche multiple est une méthode courante pour augmenter la productivité Il s'avère que ce n'est pas nécessairement la solution miracle pour la productivité. L'essentiel est de savoir quand effectuer plusieurs tâches à la fois. Lire la suite.)

Une introduction au batch de tâches

Différents gourous de la productivité ont défini le traitement par lots de manière légèrement différente. Mais ce qui en découle est le suivant:

“Le groupement de tâches consiste à regrouper des tâches similaires..”

Donc, vous pourriez avoir une liste de “codage,” “débogage,” “documenter,” et “Planification” tâches, par exemple. Dans ma vie, je serais probablement un lot de tâches comme “l'écriture,” “montage,” “recherche,” “tangage,” etc.

Comment est-ce utile?

La mise en lot de tâches vous aide à devenir plus productif en vous encourageant à vous en tenir à un groupe de tâches similaire afin de réduire les coûts de commutation lorsque vous passez d'une tâche à l'autre. Passer de la modification de photos à la gestion de votre courrier électronique est un changement important, qui pourrait entraîner des coûts de commutation importants, car votre cerveau a du mal à changer de vitesse..

Passer de l'édition de photos à, par exemple, publier des photos sur des sites de photographie de stock peut entraîner des coûts de commutation moins élevés. Vous pouvez également imaginer que vous passiez des appels de clients potentiels proposant des argumentaires de vente à des clients existants pour les enregistrer. Cela serait plus facile que de passer des appels de présentation à la création de rapports trimestriels..

Et ce faible coût de commutation entraîne une concentration accrue.

Comment vous mettez les tâches en lots est à vous - la chose importante est qu'ils sont similaires. Si vous avez du mal à passer d'une tâche à l'autre, elles n'appartiennent pas au même lot. Vous pouvez avoir un grand nombre de lots ou un plus petit, en fonction du type de tâches à accomplir..

Une fois que vous avez regroupé vos tâches, vous pouvez consacrer du temps à chaque lot..

Planification de vos lots

C'est ici que le traitement par lot devient vraiment utile. Lorsque vous définissez un bloc de temps spécifique Comment bloquer le temps dans Google Agenda pour un jour de travail productif Comment bloquer le temps dans Google Agenda pour un jour de travail productif Avez-vous des difficultés avec la gestion du temps? Nous vous montrons comment bloquer le temps de votre agenda Google pour améliorer la concentration, réduire le stress et améliorer la productivité. En lire plus pour un lot particulier, vous êtes libre de basculer entre les tâches de ce lot. Ce qui est excellent pour ceux d'entre nous qui aiment beaucoup changer de projet.

Tant que vous ne passez pas à une tâche à l'extérieur de ce lot, vous serez plus efficace. Le coût de la commutation cognitive sera inférieur et vous en ferez plus..

C'est aussi simple que ça.

Et une fois que vous commencez à placer vos lots de tâches sur votre calendrier, de sorte que vous disposiez d'un temps défini pour les travailler, vous commencerez à observer une flambée de productivité. Parce que vos coûts de commutation sont plus bas, vous passerez moins de temps à maîtriser chaque tâche. Et avoir un temps défini pour des lots spécifiques vous aidera à réduire les distractions (qui ont un énorme coût de commutation).

Utilisation d'un système de gestion du temps tel que la technique Pomodoro Comment un simple minuteur Pomodoro a amélioré ma vie Meilleure façon qu'un minuteur Pomodoro a amélioré ma vie La technique Pomodoro fait partie des méthodes les plus simples de gestion de la vie. Éliminez les distractions à l'aide de morceaux de 25 minutes et d'une minuterie. Cela pourrait changer votre vie si cela vous convient. Lire plus ou quelque chose de similaire augmentera encore votre productivité.

Si vous êtes prêt à essayer le traitement par lots, voici ce que vous devez faire:

Combinaison de tâches avec Google Agenda

La première chose à faire est de créer des lots de tâches. Comme tout le monde aura différents ensembles de tâches et différentes méthodes de traitement par lots, la manière de procéder tout au long de ce processus dépend entièrement de vous. Comme je l'ai mentionné, il serait peut-être bon de commencer par trois ou quatre catégories. Pour les besoins de notre exemple, nous utiliserons “Planification,” “bâtiment,” “révision,” et “rapport.”

Nous allons combiner ces tâches avec le concept de blocage du temps. Blocage du temps - l'arme secrète pour une meilleure concentration Blocage du temps - une arme secrète pour une meilleure concentration Vous recherchez un moyen plus efficace d'organiser vos journées de travail? Essayez de bloquer le temps. Cette tactique de gestion du temps peut vous aider à rester sur la bonne voie tout en empêchant les distractions, la procrastination et le multitâche improductif. Lire la suite . Il suffit de réserver des blocs de temps dans Google Agenda pour des lots spécifiques..

Ici, j'ai ajouté des événements qui me disent quand je devrais travailler sur des lots spécifiques:

J'ai également ajouté un rappel pour m'assurer que je sache quand mon bloc de rapport commence:

Je vais maintenant recevoir un rappel lorsqu'il sera temps de travailler sur mes tâches de rapport. Pendant ce temps, je pourrais utiliser la technique Pomodoro Les meilleures applications de minuterie Pomodoro pour augmenter votre productivité Les meilleures applications de minuterie Pomodoro pour augmenter votre productivité Si vous heurtez souvent un mur de la productivité après quelques heures de travail, une minuterie Pomodoro peut vous aider à conserver votre productivité. concentrer. Cette sélection de minuteries a une option pour chaque plate-forme. Lire la suite pour gérer mon temps sur diverses tâches. Ou je peux le laisser se produire plus naturellement, où je me déplace entre les tâches quand je veux. Cette partie est à vous.

Vous avez eu l'idée. Maintenant, insérez simplement plus de lots dans votre calendrier! Mais gardez à l'esprit que vous avez toujours besoin de temps libre. Vous aurez besoin de quelques minutes ici et là pour gérer vos courriels, répondre à vos appels, discuter avec des personnes au bureau ou simplement vous reposer un peu..

Une question que vous pourriez poser maintenant: comment choisir quand planifier chaque lot? Il n'y a pas de bonne réponse à cela. Si vous avez un type de tâche que vous accomplissez mieux le matin, planifiez-le tôt. Si vous aimez les tâches moins intenses sur le plan cognitif l'après-midi, planifiez-les là. Vous préférez passer à quelque chose de complètement différent lorsque vous changez de tâche? Vous pouvez faire cela aussi.

Vous savez comment et quand vous travaillez au mieux Comment rester productif, que vous soyez un matin ou un noctambule Comment rester productif, que vous soyez un matin ou un noctambule Ne vous efforcez pas de vous lever tôt ou de rester tard. Optimisez plutôt les systèmes pour pouvoir aborder la phase où votre productivité est faible. Voici quelques stratégies intelligentes. Lisez plus et vous pourrez mettre cette connaissance à profit dans votre planning de lot.

Une fois que vous avez vos lots dans le calendrier, vous êtes prêt à partir! Il ne vous reste plus qu'à vous mettre au travail.

Utiliser Google Agenda pour augmenter votre productivité

Planifier vos lots de tâches dans Google Agenda peut suffire à révolutionner complètement votre productivité. Mais si vous avez besoin d'un peu plus de dynamisme, vous pouvez utiliser les autres fonctions géniales de Google Agenda..

Par exemple, vous pouvez synchroniser votre liste de tâches avec Google Agenda. Comment synchroniser votre agenda Google avec votre liste de tâches Comment synchroniser votre agenda Google avec votre liste de tâches Pour organiser votre vie, deux outils sont indispensables: votre agenda. et votre liste de tâches. Mais la plupart des solutions de gestion des tâches séparent ces deux éléments. Nous allons vous montrer comment les combiner. En savoir plus et voir vos tâches importantes parallèlement à votre calendrier de traitement par lots. Cela peut vous aider à hiérarchiser les tâches de chaque lot..

Vous pouvez également utiliser la vue multi-calendriers mise à jour. 5 Nouvelles fonctionnalités de Google Agenda à essayer! 5 nouvelles fonctionnalités de Google Agenda à essayer! Google Agenda est devenu encore plus fantastique. Google a finalement mis à jour son calendrier. Nous vous montrerons comment obtenir le nouveau design et quelles nouvelles fonctionnalités vous devez essayer. Lire la suite pour que la planification de vos lots soit séparée de vos autres rendez-vous.

Vous pouvez même baliser vos entrées d'agenda. Comment tirer le meilleur parti de Google Agenda avec plus de 7 nouveaux outils Comment tirer le meilleur parti de Google Agenda avec plus de 7 nouveaux outils Utilisez Google Agenda pour gagner du temps et tirer le meilleur parti de votre journée de travail. Ces nouveaux outils et services Google Agenda offrent quelques astuces supplémentaires en termes de productivité. Lisez Plus pour voir où va votre temps et comment vous pouvez améliorer votre gestion du temps.

Il existe tellement de fonctionnalités et d'outils que vous pouvez faire presque tout ce que vous voulez avec votre agenda Google..

Traitement des tâches à long terme

Bien sûr, ce n'est jamais aussi simple. Il y a toujours de l'entretien. Par exemple, vous devez prévoir régulièrement quelques minutes pour examiner vos lots. Si vous estimez qu'une tâche donnée ne fait pas partie des tâches de son lot, vous pouvez créer un nouveau lot pour réduire les coûts de commutation..

Et vous constaterez peut-être que votre planification n'est pas optimale. Peut-être avez-vous besoin de plus de temps entre les lots ou d'une journée complète sans activités programmées pour rattraper le temps perdu.

Même lorsque vous trouvez le système de productivité parfait Comment créer le dernier système de gestion du temps idéal que vous utiliserez jamais Comment créer le dernier système de gestion du temps parfait que vous utiliserez jamais La productivité est une recherche constante pour plus d'organisation avec moins de travail. Une façon d'accomplir tout ce que vous rêvez d'accomplir, sans perdre votre sommeil. Ce système automatisé de gestion du temps peut-il tout faire? Lire la suite, vous aurez toujours besoin d'entretien. Le traitement par lots ne fait pas exception.

Mais lorsque vous regroupez vos tâches avec succès et que vous les intégrez dans Google Agenda, vous disposez d'un système de gestion du temps presque automatisé. Et ça ne vaut pas mieux que ça!

Avez-vous essayé le traitement par lots? Que faites-vous pour minimiser le temps et les efforts nécessaires pour changer de tâche? Partagez vos conseils dans les commentaires ci-dessous!

Crédit d'image: photographee.eu/Depositphotos

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