Productivité

Accédez à la boîte de réception zéro dans Gmail avec ces stratégies

Accédez à la boîte de réception zéro dans Gmail avec ces stratégies / Productivité

Maintenir une boîte de réception propre est un véritable défi. Vous pouvez déployer des efforts considérables pour le nettoyer et atteindre presque la boîte de réception zéro. 4 étapes simples pour atteindre et gérer la boîte de réception zéro dans Gmail. 4 étapes simples pour atteindre et gérer la boîte de réception zéro dans Gmail. En savoir plus et retrouver votre point de départ dans un mois.

La clé pour accéder à la boîte de réception zéro consiste à automatiser autant que possible le processus et à repenser votre approche du courrier électronique..

1. Faites des étiquettes votre meilleur ami

Les étiquettes Gmail redécouvrent les étiquettes Gmail et finissent par apprivoiser votre boîte de réception Redécouvrez les étiquettes Gmail et enfin apprivoiser votre boîte de réception Il existe de nombreuses astuces pour gérer la surcharge de courrier électronique, mais il y en a une sous votre nez que vous n'utiliserez peut-être pas: de bonnes vieilles étiquettes Gmail. Lire la suite existe depuis longtemps, mais cette fonctionnalité simple peut faire des merveilles pour apprivoiser votre boîte de réception. Les étiquettes satisferont à cette envie d'ouvrir chaque nouvel email. En en ajoutant un, vous aurez l’impression d’adresser temporairement le message en attente en apposant une étiquette..

Ce qui suit est un ensemble suggéré de niveau 1 étiquettes pour créer chaque matin lorsque vous analysez votre boîte de réception et planifiez votre journée: Aujourd’hui, fait, attendre, faire, répondre.

En plus de ces étiquettes de niveau 1, que vous devez appliquer à tous les courriels nécessitant une action quelconque, vous pouvez créer niveau deux étiquettes basé sur l'un des éléments suivants: expéditeur, projet / thème, priorité, équipe etc. Ces étiquettes de deuxième niveau dépendront davantage de votre propre flux de travail et de vos besoins..

Code couleur de vos étiquettes. De cette façon, vous pouvez savoir combien de courriels urgents vous devez répondre en un coup d'œil..

2. Règles, règles, règles

Création de filtres ou de règles Configuration des filtres de messagerie dans Gmail, Yahoo Mail et Outlook Procédure de configuration de filtres de messagerie dans Gmail, Yahoo Mail et Outlook Le filtrage des e-mails est votre meilleur outil pour garder votre boîte de réception soignée et organisée. Voici comment configurer et utiliser les filtres de messagerie dans Gmail, Yahoo Mail et Outlook. Lire plus dans votre boîte de réception est un moyen facile de rester organisé. Vous pouvez transférer du courrier en appliquant automatiquement des étiquettes en utilisant les critères de votre choix. Ce critère peut être identique à celui de vos étiquettes de niveau deux énumérées ci-dessus..

Mais rappelez-vous, ce n'est que la moitié du travail. L'autre moitié traite les messages entrants, simplifiés par ce processus. Alors, comment faites-vous cela??

  1. Aller à Réglages > Filtres et adresses bloquées.
  2. Cliquez sur Créer un nouveau filtre pour commencer à nettoyer votre boîte de réception Gmail pour de bon. Vous devez entrer au moins l'un des éléments suivants: expéditeur, destinataire, objet, mots clés, mots clés exclus, pièce jointe et taille de l'e-mail en mégaoctets, kilo-octets ou octets..
  3. Entrez leur adresse email dans le champ et cliquez sur Créer un filtre avec cette.
  4. Vous avez alors plusieurs choix quant à ce que vous pouvez faire avec ce courrier électronique, et vous pouvez en sélectionner plusieurs. Pour nous, les choix pertinents sont les suivants: archivez-le, mettez-le en étoile, appliquez une étiquette et supprimez-le. Parmi celles-ci, une combinaison d'archivage et d'étiquetage constituera les options les plus importantes pour cet exercice..
  5. Si vous souhaitez appliquer le filtre aux e-mails existants dans votre boîte de réception, cochez Appliquez également le filtre aux conversations X correspondantes.
  6. Cliquez sur Créer un filtre.

Pour voir ce processus en action et la deuxième façon d'accéder à la boîte de dialogue du filtre, regardez la vidéo ci-dessous:

Malgré leur simplicité, vous pouvez utiliser les filtres de Gmail pour configurer des flux de travail extrêmement robustes. 4 Filtres Smart Gmail vous permettant de gérer trop de courriers électroniques. 4 Filtres Smart Gmail vous permettant de gérer trop de courriers électroniques. Désencombrer et organiser votre boîte de réception Gmail est une corvée quotidienne. Il existe un moyen plus intelligent de le faire. Créez quatre types de filtres de base dans Gmail pour trier automatiquement vos emails. Lire la suite . Utilisez des filtres pour effectuer les opérations suivantes:

  • Créer une règle pour tous les emails reçus d'un domaine.
  • Créer une règle pour tous les emails sauf ceux d'un domaine.
  • Créez une règle pour les emails qui nécessitent une action avant de les supprimer..
  • Supprimer automatiquement les emails que vous ne souhaitez pas recevoir.

3. Automatiser plus que des étiquettes

Bien que vous puissiez automatiser les libellés et plus encore à l'aide de règles, vous disposez de moyens supplémentaires pour automatiser les processus dans votre boîte de réception Gmail afin de le garder propre..

Utilisation d'un service d'automatisation tel que IFTTT aux côtés de Gmail Améliorez votre expérience Gmail avec ces 9 applets IFTTT optimaux Améliorez votre expérience Gmail avec ces 9 applets IFTTT géniaux Gmail et IFTTT se combinent pour vous offrir l'expérience de messagerie la plus productive qui soit. Lire plus vous permettra de créer automatiquement certains déclencheurs en fonction des étiquettes que vous ajoutez..

Quelques exemples incluent:

  • Attribuer des étiquettes pour créer des tâches Trello ou des tâches ToDoist.
  • Enregistrer les messages Gmail dans OneNote ou Evernote.
  • Enregistrer des reçus dans une feuille de calcul Google.
  • Attribuer des étiquettes pour créer un rappel sur votre téléphone.
  • Enregistrer les pièces jointes Gmail sur Google Drive.
    • Cela ne fera rien pour atténuer les problèmes de stockage puisque les limites de stockage de Gmail et de Google Drive sont combinées.

Un autre processus semi-automatisé utile dans Gmail est l'utilisation de réponses préenregistrées. Email plus rapidement et mieux avec des réponses préenregistrées Email plus rapidement et mieux avec des réponses préenregistrées Vous n'avez pas le temps de préparer votre déjeuner? Pas de problème, prenez une canette. Besoin d'un chow de camping qui ne va pas mal? Facile, prenez des conserves. Fatigué de taper les mêmes réponses par email? Essayez les courriels en conserve! Pensez… Lire la suite. Ces réponses automatisées simplifient l’envoi répétitif du même courrier électronique..

Pour utiliser la fonctionnalité, allez à Réglages > Des laboratoires et permettre Réponses en conserve. Pour commencer à les créer, créez simplement un nouveau message. Plutôt que d’envoyer le message, cliquez sur la flèche située en regard de la corbeille et allez à Réponses en conserve > Nouvelle réponse en boîte. Vous pouvez voir le processus en action dans la vidéo ci-dessous:

Les scénarios où vous pouvez les utiliser incluent:

  • Créer des répondeurs intelligents.
    • Une fois que vous avez activé les réponses prédéfinies, elles seront disponibles en tant que déclencheurs dans les filtres Gmail..
  • Envoyer le même email plusieurs fois.
  • Utiliser plusieurs signatures.

4. Nettoyer les abonnements

Si votre boîte de réception est un gâchis chaud, il faudra plus qu'une minute chaude pour le nettoyer. En plus de la mise en place de filtres pour le courrier entrant, vous devez encore faire face au chaos existant. Prévoyez 15 ou 20 minutes chaque jour pour commencer à nettoyer vos abonnements et à ajouter des étiquettes à vos messages..

Vous pouvez le faire manuellement en analysant votre boîte de réception, en déterminant les abonnements que vous souhaitez conserver et ceux dont vous souhaitez vous débarrasser. Lorsque vous choisissez les newsletters à supprimer, faites simplement une recherche rapide avec l'opérateur. 5 opérateurs de recherche avancée dans Gmail que vous devez connaître. 5 opérateurs de recherche avancée dans Gmail que vous devriez savoir. Gmail est un client de messagerie Web ingénieux, doté de nombreuses fonctionnalités. En tant que service Google, l’un de ses atouts est évidemment le moteur de recherche. Et c'est exactement comme cela que Google a révolutionné le courrier électronique. Dans Gmail, vous n'avez pas vraiment… Lire la suite de: accompagné de l'email de l'expéditeur, et effacez tous les emails.

Si vous préférez automatiser le processus, quelques services valent la peine d’être consultés. Vous pouvez gérer vos abonnements à des courriers électroniques Vider votre boîte de réception: Désinscription rapide à plusieurs newsletters à l'aide de ces outils Vider votre boîte de réception: Désinscription rapide à plusieurs newsletters à l'aide de ces outils La désabonnement à des newsletters ne concerne pas que le spam. La plupart des newsletters qui remplissent notre boîte de réception ne vendent pas de médicaments ni n'offrent de prix - ce sont de véritables newsletters de sociétés de confiance auxquelles nous sommes abonnés… Lire la suite et vous désabonner massivement des newsletters que vous ne voulez plus recevoir avec des services comme Unroll.Me.

Si vous choisissez d'utiliser Unroll.Me, sachez que la société a récemment été critiquée pour avoir vendu des informations sur l'utilisateur. Unroll.me a été pris au piège en train de vendre vos données. Unroll.me a été pris en faute en vendant vos données. . Et il se trouve que Unroll.me ne fait pas exception. Lire la suite .

Une autre façon d'éviter que ces abonnements ne saturent votre boîte de réception consiste à utiliser une adresse électronique jetable. Avez-vous besoin d'une adresse électronique jetable? Essayez ces excellents services Besoin d'une adresse électronique jetable? Essayez ces services géniaux Besoin d’envoyer ou de recevoir un email sans utiliser votre adresse réelle? Voici quelques excellents services qui vous permettent de faire exactement cela. En savoir plus, car certains de ces services vous permettent de conserver cette boîte de réception aussi longtemps que vous le souhaitez.

5. Gestion de la boîte de réception zéro

Après avoir nettoyé votre boîte de réception, il faut suivre quelques étapes élémentaires pour conserver une boîte de réception propre. 5 étapes pour guérir votre boîte de réception zéro Email Frenzy 5 étapes pour guérir votre boîte de réception zéro Email Frenzy Inbox Zero est l’un des mots à la mode les plus populaires. Pour résoudre réellement vos problèmes de courrier électronique, vous devez aller au-delà de Inbox Zero et résoudre les problèmes sous-jacents. Lire la suite :

  1. Désactiver les notifications par courrier électronique sur les réseaux sociaux.
  2. Limitez le temps passé sur le courrier électronique. Déterminez le temps que vous pouvez consacrer au courrier électronique chaque jour et ne le dépassez pas. Cela vous aidera à donner la priorité à la réponse et à l’archivage des courriels importants..
  3. Notez les exceptions à l'étape 2. Si votre supérieur hiérarchique vous demande de répondre à un courrier électronique, vous ne pouvez pas l'ignorer. Examinez toutes les raisons pour lesquelles vous avez dépassé la limite de temps et supprimez celles qui ne comptent pas.
  4. Répondez seulement quand vous devez. Si le message contient deux ou trois mots, il est probable que vous n’avez pas besoin de l’envoyer sauf si une confirmation est requise..

Quels conseils ou astuces utilisez-vous pour maintenir la boîte de réception zéro dans votre compte Gmail? Enregistrez vos messages Gmail en tant que PDF et Atteindre Inbox Zéro maintenant Enregistrez vos messages Gmail en tant que PDF et Atteindre Inbox Zéro maintenant Si vous avez besoin d'archiver des e-mails spéciaux ou si vous souhaitez simplement créer une sauvegarde locale de votre email, cette extension astucieuse le rend facile en enregistrant vos emails au format PDF. Lire la suite ? Pensez-vous que c'est un exercice futile? Faites le nous savoir dans les commentaires.

Crédit d'image: ra2studio / Depositphotos

En savoir plus sur: Conseils de messagerie, Gmail.