Délégation Une compétence de leadership indispensable pour réduire votre charge de travail

Peut-être que vous êtes novice dans un rôle de direction ou que vous vous contentez de tâches de délégation. En tant que leader, déléguer des tâches à d'autres est nécessaire, mais peut être difficile. Si vous avez récemment acquis votre propre équipe, quelle est la différence entre un patron et un chef? Quelle est la différence entre un patron et un chef? Lire plus ou juste besoin d'un peu d'aide avec la délégation, voici quelques conseils utiles.

La meilleure façon de décrire comment déléguer consiste à utiliser les cinq questions suivantes: qui, quoi, quand, où et pourquoi. Pour brosser un tableau clair, commençons par le pourquoi.

Pourquoi la délégation est-elle nécessaire??

La délégation présente de nombreux avantages, pour vous en tant que leader, ainsi que pour votre organisation et votre équipe. Cependant, beaucoup de gens ont du mal à déléguer des tâches.

Certains pourraient penser qu'il est plus facile de faire des tâches eux-mêmes plutôt que de les déléguer. D'autres peuvent se sentir valorisés en s'attaquant seuls à des tâches. Encore plus pourrait simplement être inexpérimenté à la délégation.

Le Harvard Business Review en ligne indique:

La délégation profite aux gestionnaires, aux subordonnés directs et aux organisations. Pourtant, il reste l’une des capacités de gestion les plus sous-utilisées et sous-développées.

De plus, l’étude de gestion du temps citée par Harvard Business Review a conclu que:

332 entreprises interrogées étaient préoccupées par les compétences de leurs employés en matière de délégation. Dans le même temps, 28% seulement de ces entreprises offraient une formation sur le sujet..

Avantages pour vous en tant que leader

• Vous pouvez diriger votre attention sur d'autres objets.
• Vous pouvez planifier votre temps efficacement.
• Vous pouvez accomplir plus pendant la journée de travail.

Avantages pour les membres de votre équipe

• Ils peuvent apprendre de nouvelles compétences ou améliorer leurs compétences actuelles.
• Ils peuvent se sentir membres d'une équipe et d'un environnement de confiance.
• Ils peuvent améliorer leur confiance en eux et leur motivation.

Avantages pour votre organisation

• Il peut gagner en productivité accrue.
• Il peut offrir des processus réussis pour les clients et les clients.
• Il peut créer une culture connectée pour tous les employés.

Comme vous pouvez le constater, les avantages de la délégation touchent plus qu'un simple leader. Donc, si vous vous êtes retenu, vous affectez aussi bien votre entreprise que votre équipe.

Que devriez-vous déléguer?

Maintenant que vous connaissez l’importance de la délégation en tant que chef, la prochaine étape consiste à décider de ce que vous devriez déléguer..

Dans de nombreux cas, la délégation de certaines tâches est une évidence. Par exemple, vous n'affecteriez pas de tâche de programmation à un associé aux ventes. Cependant, s’agissant de vos propres tâches, il peut être plus difficile de décider quelle délégation de mandat.

Posez-vous ces questions:

• Est-ce une tâche que moi seul ai le savoir faire?
• Est-ce que j'évite d'attribuer cette tâche car personne d'autre n'a le temps?
• Est-ce que je garde des tâches parce que je veux “fait tout” moi même?
• Est-ce une tâche récurrente ou de routine?
• Suis-je vraiment responsable de cette tâche?

Un projet de la North Carolina State University indique dans sa liste les types de tâches à déléguer:

Les gens gardent souvent pour eux les tâches qu'ils préfèrent, même s'ils ne sont pas responsables de la tâche. Ces tâches ne sont pas la meilleure façon de dépenser votre temps et votre énergie.

Une fois que vous avez décidé quoi déléguer, tenez-vous-en à cette décision. Ensuite, organisez votre calendrier et votre liste de tâches. 9 Meilleurs outils de gestion du temps pour rester organisé. 9 Meilleurs outils de gestion du temps pour. Rester organisé. Les outils de gestion du temps présentés ici vous aideront à tirer le meilleur parti de vos jours. Convient à toute entreprise ou situation personnelle. C'est le moment d'organiser votre vie! Lisez plus pour tenir compte des autres points importants auxquels vous devriez participer..

Qui est la personne appropriée pour la tâche?

Après avoir déterminé quels éléments doivent être délégués, la démarche logique consiste à décider qui doit s’acquitter de la tâche. Que vous soyez le chef de groupe, qu'il s'agisse d'un petit groupe permanent ou d'une équipe de projet flexible, vous devez connaître les membres de votre équipe. Les 5 meilleurs conseils de gestion de projet pour les débutants Les 5 meilleurs conseils de gestion de projet pour les débutants , voici cinq conseils de gestion de projet pour vous aider à démarrer. Lire plus est la clé.

Ainsi, lorsque vient le temps de déléguer des tâches, vous devez évidemment reconnaître les compétences de chacun. Mais, en même temps, vous devez savoir à quel point ils s’acquittent de leurs tâches et quel est leur dossier de responsabilité. L'attribution d'une tâche à une personne de confiance est essentielle à son achèvement..

Forbes offre ces deux conseils utiles concernant la délégation:

En plus de la confiance, vous devez également donner aux personnes à qui vous déléguez la chance de faire un travail à leur façon.

Déléguer la responsabilité et l'autorité, pas seulement la tâche.

N'oubliez pas qu'une fois une tâche déléguée, ce membre de l'équipe doit en être responsable. Cela ne signifie pas que vous devriez vous en aller, mais que vous devez laisser les membres de votre équipe prendre les devants..

Quand faut-il déléguer des tâches??

Vous savez donc ce que vous déléguez et à qui, mais quand remettez-vous ces règnes? Vous trouverez plusieurs variables impliquées dans le moment où une tâche doit être déléguée. Vous devez au moins tenir compte de la date d'échéance, de la priorité et des efforts.

Par exemple, les tâches urgentes et tomber dans les compétences d'un membre de l'équipe doit évidemment être délégué dès le début. Mais ceux qui sont peu prioritaires ou que différentes personnes peuvent gérer peuvent être en mesure d'attendre.

Un moyen utile de prendre cette décision consiste à utiliser une méthode de hiérarchisation des tâches. L'une de ces techniques, appelée matrice d'Eisenhower, peut vous aider à définir rapidement vos priorités. En utilisant cette méthode, vous pouvez répartir vos tâches dans quatre quadrants pour Do First, Schedule, Delegate et Don't Do..

Lorsque vous examinez les compartiments pour Do First et Schedule, vous pouvez facilement déplacer des tâches vers la section Déléguer. C’est également une méthode utile pour déterminer les tâches pouvant appartenir au quadrant Ne pas faire..

Où devriez-vous gérer les tâches déléguées?

La tâche a été déléguée et il est maintenant temps de passer à autre chose… ou presque. Vous devez toujours suivre et suivre la tâche jusqu'à son achèvement..

Vous utilisez probablement plusieurs applications et outils dans votre position. Devenez un leader plus organisé et productif avec Wrike. Devenez un leader plus organisé et productif avec Wrike. Que vous dirigiez un seul projet au travail ou que vous dirigiez une petite entreprise, soit Ce rôle nécessite une organisation et une planification extrêmes. Ce n'est pas toujours possible avec un programmateur ou un planificateur traditionnel. Entrez Wrike, an… Lire la suite. Si vous disposez d'un mécanisme de suivi fiable, veillez à intégrer les tâches que vous déléguez. Mais si vous avez besoin de quelques suggestions, voici cinq options fantastiques.

1. Outlook vous permet d'attribuer des tâches et d'en conserver une copie dans votre propre liste..
2. Économisez votre temps avec 10 fonctionnalités Google sous-utilisées Économisez votre temps avec 10 fonctionnalités Google sous-utilisées Les outils et services de Google font tout pour nous. Mais il y a beaucoup de fonctionnalités qui sont sous-utilisées. Économisez quelques secondes et faites plus avec les outils Google que vous utilisez tous les jours. Plus d'informations sur la délégation d'e-mails et de tâches d'agenda avec Gmail et Google Agenda.
3. Trello utilise la méthode Kanban pour gérer des projets avec des fonctionnalités pour assigner des tâches à d'autres.
4. Podio fournit une structure de commentaire propre pour les tâches déléguées afin de garder tout le monde à jour.
5. Meistertask vous permet d’attribuer facilement des notifications et de recevoir des notifications de changements de statut de tâches..

Gardez simplement à l'esprit que l'outil que vous utilisez ne doit pas simplement permettre d'attribuer des tâches. Vous devez en utiliser un qui offre des fonctionnalités telles que les notifications, les méthodes de suivi et les rappels..

Ressources de formation pour les délégations

Si vous pensez que vous ou votre organisation pourriez tirer parti d'un programme de formation des délégations, voici quelques ressources à explorer..

• Travaux de formation en entreprise
• Dale Carnegie Formation
• Association américaine de gestion
• Apprentissage CRM

Comment bien déléguer?

La capacité à déléguer aux autres est une compétence importante pour tout leader. 5 astuces de gestion du temps pouvant faire de vous un leader de la vie et du travail 5 astuces de gestion du temps pouvant vous faire de la leader pour la vie et du travail un meneur. Même si cela signifie être un leader de votre propre vie. Ces conseils vous aideront à devenir encore meilleur. Lire la suite . Et comme vous l'avez lu ici, les avantages ne s'appliquent pas seulement à vous, mais également à votre organisation et à votre équipe. Cela en fait une situation gagnant-gagnant-gagnant.

Avez-vous l'impression d'avoir de solides compétences en matière de délégation? Ou avez-vous des difficultés avec la tâche de délégation tous ensemble? N'hésitez pas à partager votre opinion sur ce sujet dans les commentaires.

Crédits d'image: Duncan Andison / Shutterstock

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