8 façons surprenantes d'importer des données dans Microsoft Word

Microsoft Word est le programme standard de facto pour les documents Microsoft Office, des documents de recherche aux rapports professionnels. Comment créer des rapports et des documents professionnels dans Microsoft Word Comment créer des rapports et des documents professionnels dans Microsoft Word Ce guide examine les éléments d'un rapport et des avis professionnels. la structuration, le style et la finalisation de votre document dans Microsoft Word. Lire la suite . Mais parfois, vous devez référencer des données dans un autre programme. il peut s'agir de Microsoft Excel, d'un PDF, d'un autre document Word. Savoir importer ces données peut vous faire gagner beaucoup de temps.

Dans cet article, nous aborderons huit manières différentes d'importer des informations dans vos documents Microsoft Word. certaines seront utiles pour des choses comme les rapports, d'autres seront utiles pour les lettres types et les projets similaires, et d'autres ne feront que gagner du temps dans certaines situations spécifiques lorsque vous avez besoin de quelque chose qui sort de l'ordinaire 10 Microsoft Word simple que tout le monde peut faire 10 Microsoft simple Tout le monde peut le faire avec Word Hacks Notre connaissance de Microsoft Word est testée chaque fois que nous obtenons un document sur lequel travailler. Chaque petit conseil appris en cours de route aide. Que diriez-vous de dix astuces supplémentaires pour votre productivité quotidienne? Lire la suite .

Microsoft Excel étant la ressource la plus polyvalente pour importer des données, nous allons commencer par là..

Importer une table à partir de Microsoft Excel

Mise en forme de tableaux dans Microsoft Word 8 Conseils de mise en forme pour des tableaux parfaits dans Microsoft Word 8 Conseils de mise en forme pour des tableaux parfaits dans Microsoft Word Un tableau est plus qu'une simple grille de cellules. Dans Word, les tableaux ne sont pas simplement des conteneurs de données, mais également des outils de mise en forme essentiels. Découvrez comment gérer ce double rôle avec huit astuces simples. Lire la suite est terrible. C'est pourquoi Microsoft Excel existe, non? Heureusement, Microsoft a eu la clairvoyance de vous permettre d’inclure des tableaux directement à partir d’Excel dans votre document Word afin que vous puissiez effectuer toute la mise en forme dans Excel, ce qui est beaucoup plus facile..

Pour commencer, sélectionnez les cellules que vous souhaitez copier dans Microsoft Excel, appuyez sur Édition> Copier, et retournez sur Microsoft Word.

Aller à Édition> Collage spécial… (ou faites un clic droit et sélectionnez Pâte Spéciale… ) et sélectionnez Coller le lien dans la barre latérale gauche. dans le Comme… menu, sélectionnez Objet de feuille de calcul Microsoft Excel, puis frappé D'accord.

Vous verrez maintenant les cellules que vous avez sélectionnées directement dans votre document Microsoft Word. Et parce que tu as choisi Coller le lien au lieu de Coller, ces cellules seront mises à jour chaque fois que vous apportez des modifications à votre feuille de calcul Microsoft Excel.

Si vous sélectionnez Coller au lieu de Coller le lien, vos cellules ne seront pas mises à jour lorsque vous apportez des modifications à la feuille de calcul. Il a toutefois l'avantage de fonctionner que la feuille Excel soit présente ou non. Donc, si vous n’avez pas besoin de mises à jour - si vous imprimez, ou si vous voulez envoyer le fichier par courrier électronique à une autre personne qui doit afficher les données correctes, par exemple - vous voudrez peut-être utiliser Coller.

Importer une seule cellule à partir de Microsoft Excel

Vous pouvez également utiliser la même méthode que ci-dessus pour des cellules individuelles:

Dans ce cas, au lieu de sélectionner Objet de feuille de calcul Microsoft Excel, j'ai sélectionné Texte non formaté; c'est pourquoi le nombre entre avec la même mise en forme que le reste du document Microsoft Word. Il est toujours mis à jour de la même manière, mais vous n'avez pas à essayer de placer la zone de texte au bon endroit..

Vous pouvez utiliser cette même stratégie avec un tableau entier si vous souhaitez que la mise en forme reste cohérente avec votre document Word. Si cela ne fonctionne pas ou si vous avez besoin d'un comportement plus complexe de votre cellule unique, vous pouvez essayer d'utiliser Visual Basic pour intégrer des données Excel. Intégration de données Excel dans un document Word Intégration de données Excel dans un document Word au cours de votre travail Au cours de la semaine écoulée, il est probable que de nombreuses fois vous vous retrouviez à copier-coller des informations d'Excel dans Word ou inversement. C’est ainsi que les gens produisent souvent des rapports écrits… Lisez-en plus dans votre document Word.

Importer un graphique ou un graphique à partir de Microsoft Excel

Comme pour l’importation d’un tableau, il peut être très pratique d’importer un graphique ou un graphique de Microsoft Excel dans Word afin qu’il soit automatiquement mis à jour chaque fois que vous apportez des modifications à la feuille de calcul Excel. Cela peut être particulièrement utile si vous devez créer des rapports réguliers comprenant des graphiques. Heureusement, Microsoft a rendu ce processus extrêmement simple: il suffit de copier et coller le graphique de Microsoft Excel dans Word..

Vous pouvez également cliquer et faire glisser le graphique de Microsoft Excel vers Word pour l'intégrer au fichier. Dans tous les cas, le graphique sera automatiquement mis à jour chaque fois que vous apporterez des modifications à la feuille de calcul d'origine..

Fusion et publipostage à partir de Microsoft Excel

Un publipostage vous permet de créer un grand nombre de lettres, d'étiquettes, d'enveloppes ou de tout autre élément de Microsoft Word utilisant des données d'Excel. Article de Brad sur la fusion et la fusion avec Microsoft Excel et Word Procédure d'impression des étiquettes avec la fusion dans Microsoft Word et Excel Procédure d'impression des étiquettes avec la fusion dans Microsoft Word et Excel Utilisez-vous toujours un copier-coller pour créer des étiquettes? badges ou autres communications de masse personnalisées? Le publipostage, un outil d'automatisation simple de Microsoft Office, vous permettra d'imprimer vos étiquettes en quelques secondes. Lire la suite couvre le sujet plus en détail que je ne pourrais jamais, mais la version courte est que vous utiliserez Outils> Gestionnaire de publipostage sélectionner votre source de données et créer le modèle dans Microsoft Word.

Si vous utilisez une version antérieure de Microsoft Office, ce didacticiel de publipostage utilisant Office 2007 Automatiser Office avec Fusion et publipostage pour créer des étiquettes d’adresse professionnelles, des badges nominatifs, etc. Plus Utilisez-vous encore le copier-coller pour créer des étiquettes, des badges nominatifs ou des documents personnalisés? Laissez-nous vous montrer un outil d'automatisation Microsoft Office simple qui vous fera gagner du temps! Lisez Plus pourrait être utile, et vous pouvez même utiliser la fusion et le publipostage pour les envois en masse dans Outlook. Comment envoyer des e-mails en masse personnalisés dans Outlook avec Fusion et publipostage Comment envoyer des e-mails en masse personnalisés dans Outlook avec Fusion et publipostage Lire la suite. L'utilisation du publipostage peut prendre un certain temps, mais une fois que vous l'obtenez, ce sera l'un des outils les plus utiles de votre arsenal Office..

Importation de fichiers PDF

Un mot d’avertissement: lorsque vous importez un fichier PDF dans Microsoft Word, il s’agit essentiellement d’un fichier image et non de texte. Si vous voulez pouvoir sélectionner ou modifier du texte, vous devez le copier et le coller à partir du fichier PDF. Si, toutefois, vous souhaitez simplement incorporer un PDF dans votre document Microsoft Word, appuyez sur Insérer> Objet, puis sélectionnez Du fichier… et choisissez votre PDF.

Vous obtiendrez le PDF intégré comme ceci:

Ce n'est pas bon pour les PDF au format texte, mais s'il y a des images dans le fichier, c'est plus facile que de copier et coller ou de trouver le moyen de transformer le PDF en fichier image pour l'insérer dans votre document Microsoft Word..

Importation automatique de texte à partir d'autres documents Word

Si vous devez taper la même chose régulièrement, vous pourrez peut-être gagner du temps en le mettant dans un document Microsoft Word et en le référençant simplement à partir d'un autre document..

Supposons que vous ayez à envoyer un certain nombre de lettres types qui doivent toutes indiquer votre nom et celui de la société pour laquelle vous travaillez, mais votre employeur change régulièrement. Vous ne voulez pas changer chaque lettre chaque fois que vous recevez un nouveau contrat, vous pouvez donc simplement stocker votre signature dans un seul document et faire en sorte que tous les autres soient mis à jour chaque fois que vous apportez une modification..

Passer à travers un exemple aidera à rendre cela plus clair. Voici un “texte pouvant être mis à jour” document que j'ai sauvegardé:

Je souhaite inclure chacun de ces éléments - une signature, des informations de contact et une citation - dans chacune des lettres. Pour ce faire, je vais créer un signet sur chacun d'eux. Pour créer un signet, mettez en surbrillance le texte que vous souhaitez lier dans d'autres documents, puis cliquez sur Insérer> Signet.

Tapez le nom de votre signet et cliquez sur Ajouter.

Maintenant, enregistrez le fichier et notez le chemin complet de son emplacement. Pour insérer votre texte enregistré, accédez à un autre document Microsoft Word et appuyez sur Insérer> Champ. Sélectionner Inclure le texte du Noms de champs menu.

Maintenant, dans la zone de texte sous le menu, tapez “INCLUDETEXT “[chemin vers le fichier]” [nom du marque-page]”. Quand je l'ai tapé, ça ressemblait à ça:

INCLUDETEXT "Macintosh HD: Utilisateurs: dralbright: Documents: updateable-text.docx"

(Si vous utilisez Windows, vous devez utiliser la notation standard pour les chemins, qui commence par “C: \\”. Notez que vous devez inclure deux barres obliques inverses entre chaque section au lieu d’un.) D'accord, et vous verrez le texte inséré dans votre document.

De temps en temps, vous taperez quelque chose de mal et vous obtiendrez une erreur, comme celle-ci:

Pour y remédier, cliquez avec le bouton droit n'importe où sur l'erreur et sélectionnez Basculer les codes de champ - Cela vous permettra de voir et d’éditer les codes de l’intérieur du document. Vous pouvez également l'utiliser pour les champs qui fonctionnent correctement si vous devez apporter des modifications..

À partir de là, vous pouvez apporter les corrections nécessaires. Dans cet exemple, il y a un signe supplémentaire égal au début du code.

Après suppression du signe égal, le champ fonctionne correctement.

Pour modifier tous les documents que vous avez liés à votre signet, retournez dans votre fichier texte commun et apportez-les simplement. Ici, j'ai remplacé la citation de Groucho Marx par une de Oscar Wilde.

Dans vos autres documents, cliquez avec le bouton droit sur le champ qui a été mis à jour et sélectionnez Mise à jour du champ.

Et, voilà, le champ se met à jour avec les nouvelles informations.

Cela peut sembler beaucoup de travail, mais si vous devez taper les mêmes choses régulièrement, cela pourrait vous faire gagner beaucoup de temps à long terme. Cela prend un peu de temps pour l’installation en amont, mais vous verrez tout de suite la commodité de ce système. N'oubliez pas de consulter d'autres automatisations Office utiles avec IFTTT Comment automatiser des tâches Microsoft Office avec des recettes IFTTT Comment automatiser des tâches Microsoft Office avec des recettes IFTTT Le service d'automatisation qui exécute une action lorsqu'une autre condition est remplie a maintenant 50 recettes de tâches pour Microsoft Office. Nous vous montrons comment cela fonctionne et vous proposons une sélection de recettes. Lisez plus pour gagner du temps aussi.

Importer du texte à partir d'un fichier texte ou d'un document Microsoft Word

Si vous souhaitez obtenir du texte à partir d'un fichier texte ou d'un document Word, mais que vous ne voulez pas l'ouvrir, sélectionnez tout, copiez-le, revenez à votre document et collez-le (cela peut prendre beaucoup de temps si vous avez des centaines de fichiers). pages de texte), vous pouvez importer directement. Il suffit de frapper Insérer> Fichier et sélectionnez le fichier texte ou le document Word que vous souhaitez importer du texte.

Après avoir sélectionné le fichier (vous devrez peut-être modifier le Activer liste déroulante à Tous les documents lisibles), vous verrez le texte intégral dans votre document Microsoft Word.

Importer du texte depuis une page Web

Si vous souhaitez conserver une copie mise à jour d'une page Web dans un document Microsoft Word, vous pouvez également le faire! Disons que je veux un fichier texte en ligne contenant Un conte de deux villes dans mon document. J'utiliserai le même champ INCLUDETEXT, mais au lieu d'utiliser un chemin local, j'utiliserai l'URL:

La mise à jour du champ introduit le livre entier dans mon document.

Vous obtiendrez les meilleurs résultats avec un site Web contenant beaucoup de texte. Vous pouvez voir ce qui se passe lorsque j'essaie d'utiliser INCLUDETEXT pour importer la page d'accueil de MakeUseof:

Si vous avez besoin d'importer le texte mis à jour depuis un site Web dans votre document, cela vaut vraiment la peine de jouer avec. Vous devrez peut-être expérimenter un peu, mais ce pourrait être un outil très utile.

Qu'est-ce que Vous Importer dans Microsoft Word?

Nous avons couvert huit choses différentes que vous pouvez importer dans Microsoft Word Voici comment vous pouvez obtenir Microsoft Word gratuitement Voici comment vous pouvez obtenir Microsoft Word gratuitement Vous ne voulez pas payer pour l'expérience complète de Microsoft Word? Ne vous inquiétez pas, voici quelques façons d’utiliser gratuitement Microsoft Word. Lisez plus ici - mais il y a probablement plus d'options disponibles. Qu'avez-vous importé dans Microsoft Word? Partagez les choses les plus utiles que vous ayez pu importer afin que nous puissions tous nous aider mutuellement à gagner du temps en devenant maîtres de nos livres. 10 routines Microsoft Word essentielles à connaître 10 routines Microsoft Word essentielles à connaître Le mot "routine" est l'image même d'ennuyeux. Sauf lorsqu'il s'agit d'une application de productivité telle que Microsoft Word. Chaque seconde économisée ajoute au confort de l’utiliser pour nos besoins quotidiens. Lire la suite !