8 outils gratuits pour travailler et collaborer en ligne à partir de votre domicile

Le travail à distance est une configuration pratique, grâce à sa flexibilité. Mais s'il n'y a pas de système de référence en place, la collaboration en ligne avec les clients et les équipes peut rapidement devenir compliquée et stressante pour toutes les personnes impliquées..

Pour éviter un tel scénario dans votre travail de l'entreprise à domicile, vous avez besoin d'un flux de travail fiable Guide de survie du MacBook du travailleur distant Guide de survie du MacBook du travailleur distant Vous ne pouvez pas vous imaginer faire votre travail sans votre Mac, mais vous ne pouvez peut-être pas fonctionner à pleine efficacité. Lire la suite et un ensemble d'outils de base gratuits, comme ceux que nous avons énumérés ci-dessous. Ces outils sont fournis avec les fonctionnalités dont un travailleur distant (vous avez besoin) pour collaborer avec facilité et efficacité.

Un convertisseur de fuseau horaire

Il est difficile de suivre les fuseaux horaires pour planifier des appels et des réunions à des heures qui conviennent à tous les membres de l'équipe. Gardez un convertisseur de fuseau horaire à portée de main pour visualiser les fuseaux horaires et déterminer le moment idéal pour entrer en contact avec vos coéquipiers ou vos clients. Essayez tous les fuseaux horaires. C'est une application Web qui permet de garder les maths sur les fuseaux horaires simples et beaux.

Alternatives à chaque fuseau horaire: Heure mondiale copain, Timezone.io

Une plateforme de collaboration et de communauté

Votre équipe a besoin d'un bureau virtuel Team Spirit Trumps Technologie: comment maîtriser la collaboration à distance pour les équipes en ligne Team Spirit Trumps Technologie: comment maîtriser la collaboration à distance pour les équipes en ligne La collaboration ne devient pas plus facile si vous devez collaborer à distance et partager uniquement Internet. comme une connexion commune. La technologie peut aider à naviguer dans le chaos. Mais ce n'est que le glaçage. Lire la suite - un endroit pour tout, des annonces d'équipe importantes aux discussions sur le travail, en passant par les discussions sur l'eau de refroidissement. Cette C’est là que vous pouvez commencer à ressentir une partie précieuse de l’équipe au lieu de vous sentir comme une personne qui s’efforce de rester isolée.

Je pense que @SlackHQ a résolu le problème du refroidisseur d’eau virtuel @universalmind #startupchats

- Joe Johnston (@merhl) le 25 septembre 2015

Slack a très bien fonctionné. Slack rend la communication de groupe plus rapide et plus facile Slack rend la communication de groupe plus rapide et plus simple Les e-mails de groupe peuvent réellement réduire la productivité. Il est temps de mettre les clients de messagerie au repos et d'utiliser des services de collaboration tels que Slack, récemment lancé. Lisez plus pour nous à MakeUseOf. Nous n'avons pas abandonné le courrier électronique, mais nous le réservons maintenant pour les annonces de choix. Nous vous suggérons d'essayer Slack.

Si votre équipe décide de choisir Slack, vous aurez besoin de ces astuces Slack. Tirez le meilleur parti de Slack grâce à ces 7 astuces Tirez le meilleur parti de Slack avec ces 7 astuces Avec une interface utilisateur astucieuse, Slack simplifie et simplifie un flux de travail potentiellement complexe. Il a redéfini la communication. Faites un meilleur usage de Slack avec ces astuces. Pour en savoir plus et le guide de Ryan sur la façon de faire fonctionner Slack avec vos services préférés. Le moyen ultime de faire fonctionner les services slack avec vos services préférés Le moyen ultime de faire travailler les services Slack avec vos services préférés En plus de la communication, il existe de nombreuses façons de transmettre des informations à l'intérieur Slack, mais peu d'intégrations vous permettent de contrôler des services externes depuis Slack - jusqu'à maintenant. Lire la suite .

Même si vous êtes un solopreneur, un tableau de bord centralisé comme Slack peut toujours fonctionner pour vous. Testez-le pour voir s'il peut améliorer la collaboration avec vos clients..

Vous voulez féliciter un membre de votre équipe pour un travail bien fait? Nous avons un canal dédié appelé Slack hurler pour ça.

Vous pouvez adopter notre astuce Slack Channel ou essayer un outil comme Small Improvements, qui vous permet d’avoir un processus personnalisé de retour d’informations sur les performances..

Alternatives au slack: HipChat, Pie

Une configuration de gestion de projet

Le choix d'une configuration de gestion de projet compatible avec le flux de travail spécifique de votre équipe nécessite une approche tâtonnière. Mais Trello est un choix judicieux pour de nombreuses équipes, grâce à sa polyvalence et à sa facilité d'utilisation. 10 utilisations uniques du trello autres que la gestion de projet 10 utilisations uniques du trello autres que la gestion de projet Trello est un délice pour les amoureux de la liste. Son approche à la Kanban ne s’appliquait pas uniquement à la gestion de projet. Ne nous croyez pas? Regardez ces dix utilisations uniques de Trello. Lire la suite .

Trello est capable de gérer tout ce que vous lui lancez. Vous pouvez définir les stratégies de votre équipe, définir des objectifs, discuter des idées, attribuer des tâches, en assurer le suivi et en faire bien plus encore..

Décidez au préalable des habitudes de travail et soyez méticuleux pour un étiquetage et une organisation clairs. Cela empêchera vos projets Trello de se salir. Et n'oublie pas de Ajoutez une recherche intelligente à votre flux de travail Trello!

Alternatives au Trello: Asana, Quip, Podio (nos conseils sur Podio. Comment mieux suivre et gérer vos projets avec Podio. Comment mieux suivre et gérer vos projets avec Podio. Les meilleurs outils de gestion de projet sont simples à utiliser et suffisamment souples pour se développer avec votre projet. Nous montrons vous comment Podio peut répondre aux besoins de votre projet.

Un outil d'aide à la décision

Les discussions au sein de l'équipe peuvent dégénérer et déraper rapidement. Ils ne sont pas propices à faire des appels clairs sur une proposition donnée.

Pour simplifier la prise de décision, une application de vote est bien meilleure. Nous recommandons Loomio, une application Web à source ouverte qui clarifie le processus de prise de décision..

Avec Loomio, vous pouvez commencer une proposition, fixer une date limite pour son résultat et inviter vos coéquipiers à voter. Les gens sont libres de préciser leurs choix et de changer de vote. Ce qui compte, c’est que tout le monde dans l’équipe puisse voir en un coup d'œil où va la proposition.

Alternative à Loomio: Tricider

Une application de chat audio / vidéo

Il est parfois nécessaire d'avoir des conversations en face à face avec une ou plusieurs personnes de votre équipe. Bien sûr, si vous êtes un introverti timide comme un caméraman, vous pourriez craindre de tels appels, mais vous ne pouvez pas leur échapper de temps en temps. Et quand tu faire besoin d'avoir une conversation vidéo (ou audio), Google Hangouts est un choix fiable, aussi longtemps que vous avez une connexion Internet décente.

Je sais donc que c’est une technologie très ancienne, mais J / utilisé @Google Hangouts 4 un appel de travail, nous avions l’impression de nous retrouver dans la même pièce! #DeskJockeyChronicles

- Jeff Sanders (@ JSAND4MAYOR) 15 octobre 2015

Hangouts simplifie les appels vidéo Google Enfin une application Web Hangouts et ça en vaut la peine Google Enfin une application Web Hangouts et comme il en vaut la peine Pendant très longtemps, les Hangouts sur ordinateur de bureau étaient un cauchemar. Maintenant, il a une mise à jour majeure sur le Web sous la forme d'une toute nouvelle application Web dédiée. Lire plus, crypte votre communication, vous permet d'inviter jusqu'à 10 personnes à une discussion en groupe et prend en charge le partage d'écran. Cela fonctionne aussi bien sur mobile.

Alternatives à Google Hangouts: Skype, Appear.in, Sqwiggle

Un service de partage de fichiers

Un référentiel pour stocker et partager des fichiers de projet est indispensable pour toute équipe, et un service de stockage en nuage est le choix idéal pour ce rôle. Nous recommandons Dropbox, car il s’agit toujours de la solution de partage de fichiers sécurisée la plus intuitive qui soit, et elle ajoute des fonctionnalités utiles de collaboration documentaire. Amélioration de l’édition collaborative de fichiers Office avec Dropbox & Project Harmony Amélioration de l’édition collaborative de fichiers Office avec Dropbox & Project Harmony évoluer vers une écriture et un montage collaboratifs. Project Harmony offre aux utilisateurs de Dropbox for Business un accès rapide à une nouvelle fonctionnalité de collaboration de postes de travail. Lire plus de temps en temps.

La réponse de Dropbox à l’édition collaborative de documents de Google Documents s’appelle Paper http://t.co/MakL4FR3J0 pic.twitter.com/IPeO8Wrptk.

- The Verge (@verge) 18 octobre 2015

Choisissez un plan Dropbox en fonction de la taille de votre équipe et de vos besoins en stockage de fichiers. Vous pouvez choisir entre Dropbox Basic, Dropbox Pro et Dropbox for Business..

En outre, vous pouvez rendre Dropbox plus puissant en ajoutant des services tiers. Par exemple, avec Balloon.io, vous pouvez demander aux clients de déposer des fichiers directement dans votre Dropbox..

Si Dropbox for Business est excessif pour la configuration de votre entreprise, essayez la fonctionnalité d'équipe de Dropbox. Il vous donne un ensemble d’outils de collaboration dans votre compte Basic ou Pro..

Alternatives à Dropbox: Google Drive, OneDrive

Un service d'automatisation

Que vous travailliez en solo ou en équipe, il y a forcément des tâches répétitives qui prennent beaucoup de votre temps. La chose intelligente à faire est de limiter ceux qui ne le font pas avoir besoin votre entrée et ensuite les automatiser en utilisant un service comme Zapier ou IFTTT.

MakeUseOf propose de nombreuses ressources pour vous aider à automatiser divers aspects de votre travail. Commencez par la liste des recettes IFTTT de Ryan pour une collaboration simplifiée 7 Recettes IFTTT à configurer pour une collaboration simplifiée avec d'autres personnes 7 Recettes IFTTT pour une collaboration simplifiée avec d'autres personnes Lorsque vous collaborez avec d'autres personnes, IFTTT offre encore plus d'opportunités pour automatiser le processus de travail avec les autres. Voici 7 recettes utiles pour le projet que vous gérez avec quelqu'un d'autre. Lire la suite .

D'ACCORD. Je viens de nerdgasm '. Vous pouvez configurer Zapier pour qu'il prenne des événements d'agenda et les mettre dans une liste Trello pour automatiser le flux de travail. J'ai peut-être crié.

- Elon James White (@elonjames) Le 12 octobre 2015

L'ingrédient secret: un système de soutien robuste

Bien que vous soyez bien connecté avec vos coéquipiers, le travail en ligne à distance peut vous faire sentir seul - comme si vous travailliez en vase clos. C'est à vous pour vous nourrir et faire un effort ciblé pour construire un système de soutien des personnes et des activités. Cela vous aidera à garder vos problèmes de santé. Connectez-vous à la vie: 9 principaux conseils pour lutter contre la fatigue informatique et protégez votre santé. Connectez-vous à la vie: 9 principaux conseils pour lutter contre la fatigue informatique et protéger votre santé Saviez-vous que votre mode de vie sédentaire pourrait vous tuer à l'envers? Ryan a déjà présenté un cas sur les risques potentiels pour la santé liés à une position assise trop longue, et pour ceux d'entre nous qui… Read More at bay and prospérer malgré les pressions du travail à distance.

Si vous souhaitez des astuces régulières pour mieux gérer le travail à distance, inscrivez-vous à la newsletter Remotive.io.

Pourquoi avez-vous besoin d'une stratégie de travail à distance?

Une panoplie d'outils pour le moment et d'activités aléatoires vous permet de travailler efficacement. Mais cela crée également beaucoup de confusion et pèse sur votre temps et vos ressources.

Configurer un système avec les bons outils peut prendre du temps, mais ça vaut bien l'effort. En tant que membre d’une équipe dont le flux de travail est relativement simple, je peux témoigner des avantages de cette approche..

Très peu de choses sont aussi satisfaisantes qu'un flux de travail fluide

- Gage Glupker (@CheckYourGages) 13 septembre 2015

L'essentiel est qu'il est important de travailler avec vos coéquipiers ou vos clients pour mettre en place des outils partagés pour les tâches courantes. Ainsi, tout le monde peut s’en tenir à un flux de travail standard qui:

• Prend des décisions inutiles dans l'équation,
• améliore la communication en temps réel, et
• permet aux gens de sortir de la “toujours disponible” mode sans se soucier que les choses vont aller mal.

Remarque: Selon le type de projet sur lequel votre équipe travaille, vous aurez besoin d'outils dédiés à certaines tâches, telles que la collaboration sur des documents. Travail d'équipe: 10 conseils pour une collaboration en ligne en temps réel efficace Travail en équipe: 10 conseils pour une collaboration en ligne en temps réel efficace Lire Plus et obtenir des commentaires sur les dessins.

Prêt à travailler plus simplement et mieux?

Les outils répertoriés ici constituent un bon point de départ pour améliorer votre configuration de collaboration à distance. Vous n'êtes pas obligé de tous les obtenir, mais uniquement ceux qui peuvent faire une différence significative dans votre flux de travail. Le moins d'applications le mieux!

Quels outils numériques utilisez-vous régulièrement pour collaborer avec des personnes sur des projets? Lesquels ont transformé votre flux de travail? Partagez vos secrets de travail à distance avec nous dans les commentaires.

Crédits image: Coworkers de VoodooDot via Shutterstock

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