7 astuces Microsoft Office à apprendre des champions adolescents

Prêt à apprendre des meilleurs? Les champions Microsoft Office de cette année partagent leurs trucs et astuces.

Les étudiants d'aujourd'hui utilisent des ordinateurs dans le cadre de leur apprentissage depuis le premier jour. En tant que tels, ils ont eu amplement le temps d’apprendre toutes sortes de conseils et astuces Office. 10 Easy Excel Timesavers que vous auriez peut-être oublié. 10 Easy Excel Timesavers que vous auriez peut-être oublié. Ces dix conseils vous aideront certainement à réduire le temps que vous consacrez à des tâches productivité des tableurs. Lisez plus qui les aide à tirer le meilleur parti de leur PC.

Microsoft est bien conscient de ce fait. C’est pourquoi la société héberge le championnat national américain Microsoft Office Specialist, une occasion pour les étudiants les plus talentueux de démontrer leur expertise dans Word, Excel et PowerPoint..

LifeHacker a demandé aux champions de cette année quelles étaient leurs meilleures techniques et leurs réponses seront sûrement utiles. Voici comment utiliser Microsoft Office comme un spécialiste étudiant.

Mot

Presque tout le monde utilise Word, mais tous les utilisateurs ne peuvent pas se considérer comme des experts. Cependant, ces deux astuces vous aideront à vous rapprocher de la maîtrise du programme..

1. Sélection de corps de texte séparés

Forrest Liu, qui a été nommé champion de Word 2013, a offert cette astuce utile sur la sélection de texte. Si vous maintenez Ctrl tout en surlignant du texte, vous pouvez sélectionner deux sections complètement distinctes en même temps.

Sur une note similaire, si vous maintenez enfoncé Ctrl puis cliquez sur une partie du texte, vous sélectionnerez uniquement cette phrase.

2. Accès rapide

La barre d'accès rapide dans le coin supérieur gauche de l'interface utilisateur de Word est équipée de raccourcis pour enregistrer, annuler et rétablir par défaut - mais elle devient vraiment puissante lorsque vous la personnalisez vous-même..

Utilisez le menu déroulant et sélectionnez Plus de commandes pour voir une liste complète des manières dont vous pouvez personnaliser la barre d'outils.

Si vous vous sentez vraiment aventureux, vous pouvez même ajouter vos propres macros. 5 Ressources pour les macros Excel pour automatiser vos feuilles de calcul. 5 Ressources pour les macros Excel pour automatiser vos feuilles de calcul. Vous recherchez des macros Excel? Voici cinq sites qui ont ce que vous cherchez. Lire la suite dans la barre d'outils.

Cependant, le champion de Word 2016, Joshua Garrelts - qui a contribué à ce conseil - préfère opter pour une ou deux options plus traditionnelles. Sa barre d’accès rapide comprend un raccourci de vérification orthographique et un bouton qui partage le document actuel dans un courrier électronique..

Exceller

Anirudh Narayanan, champion d'Excel 2013, et John Dumoulin, champion d'Excel 2016, ont choisi le même conseil pour tirer le meilleur parti du programme. Sans surprise, c'est l'une des fonctionnalités les plus puissantes enfermées dans le logiciel.

3. Mise en forme conditionnelle

Mise en forme conditionnelle automatiquement Mettre en forme des données dans des feuilles de calcul Excel avec mise en forme conditionnelle Mettre automatiquement en forme des données dans des feuilles de calcul Excel avec mise en forme conditionnelle La fonction de mise en forme conditionnelle d'Excel vous permet de mettre en forme des cellules individuelles dans une feuille de calcul Excel en fonction de leur valeur. Nous vous montrons comment l'utiliser pour diverses tâches quotidiennes. Lire la suite est un moyen sûr de rendre vos feuilles de calcul Excel plus intéressantes visuellement, et il est vraiment très facile à mettre en œuvre..

La première étape consiste à vous assurer que vous travaillez avec des données qui bénéficieront de la technique. J'ai compilé un tableau des évaluations d'utilisateurs IMDb pour des épisodes individuels de Les Simpsons, comme vous pouvez le voir ci-dessous.

Il y a beaucoup d'informations entassées dans une petite quantité d'espace, mais il n'est pas particulièrement facile de voir quels épisodes sont les mieux notés et ceux qui ne le sont pas en un coup d'œil. La mise en forme conditionnelle peut aider à remédier à cela.

Il serait assez facile simplement de mettre en évidence nos données et d’utiliser l’une des options préconfigurées du logiciel. Mise en forme conditionnelle menu déroulant dans le modes section le ruban Accueil languette.

Cependant, ce n'est pas la manière d'un champion Microsoft Office. Narayanan recommande d’adapter votre résultat en utilisant le Nouvelle règle option que vous pouvez voir ci-dessus.

Cet écran nous permet d’ajuster notre formatage afin de répondre à nos spécifications exactes. Je vais passer à une échelle à trois couleurs en utilisant le Style de format menu déroulant. Je vais aussi changer les deux Type champs à Nombre, et mettre le Valeur de chaque manuellement. C’est parce que je ne veux pas que les épisodes marqués dans les 7s les plus bas virent au rouge, c’est un score relativement élevé..

Une fois que vous êtes satisfait de vos ajustements, cliquez sur D'accord.

Vous devriez vous retrouver avec quelque chose comme l'image ci-dessus. Maintenant, il est facile de se faire une idée générale de ce que nos données véhiculent en regardant simplement le formatage..

Power Point

En ce qui concerne la suite Microsoft Office, PowerPoint est souvent sous-estimé. Un utilisateur novice ne pourra peut-être que produire de simples diaporamas, mais entre les mains d'un expert, il est vraiment assez puissant. 9 Erreurs PowerPoint à éviter pour des présentations parfaites 9 Erreurs PowerPoint à éviter pour des présentations parfaites Il est facile de tout foirer dans votre présentation PowerPoint. Examinons les erreurs que vous avez probablement commises lors de la présentation de votre diaporama et la manière de les corriger. Lire la suite . Voici quelques astuces pour tirer le meilleur parti du logiciel..

4. Incorporation de polices

Utilisation de polices personnalisées Comment modifier les tailles et les polices de texte dans Windows 10 Comment modifier les tailles de texte et les polices dans Windows 10 La taille de police par défaut de Windows 10 est-elle trop petite pour vous? Nous vous montrerons comment régler la taille du texte de votre système à votre guise, ainsi que la modification de la police Windows par défaut. En savoir plus dans PowerPoint est un moyen d'ajouter un intérêt visuel, mais si vous transférez le document sur un autre système avant de le présenter, vous risquez de rencontrer des problèmes. Heureusement, Dheya Madhani, championne de PowerPoint 2016, a la solution.

Se diriger vers Fichier > Les options, puis dirigez-vous vers le sauvegarder section du menu.

Marquez la case à cocher intitulée Incorporer les polices dans le fichier. Cela garantira que les polices sont enregistrées dans le document, ce qui rendra la présentation réellement portable..

5. Utilisez le volet de sélection

Madhani propose un autre conseil qui simplifie la présentation du contenu de vos diapositives. J'ai ajouté plusieurs images à ma présentation en allant à Insérer > Des illustrations > Les icônes. Malheureusement, je les ai tous ajoutés en même temps, alors ils se sont coagulés dans un grand désordre.

Je pouvais cliquer sur des parties aléatoires du blob jusqu'à ce que je saisisse l'icône individuelle souhaitée. Sinon, je peux profiter du volet de sélection..

Double-cliquez sur une icône pour ouvrir le Format languette.

Cliquez sur Volet de sélection et ça va ouvrir sur le côté droit de l'écran.

Vous pouvez utiliser ce menu pour sélectionner des éléments individuels que vous pouvez ensuite déplacer normalement. Vous pouvez même utiliser Décalage ou Ctrl sélectionner plusieurs éléments à la fois.

Je peux utiliser le volet de sélection pour que ma diapositive apparaisse exactement comme je le souhaite..

6. Slide From Outline

Madhani a un dernier conseil, qui sera certainement utile aux étudiants. Imaginez que vous veniez de passer une heure à taper des notes sur un sujet particulier, puis que vous réalisiez que vous allez devoir présenter vos résultats à la classe. Ne serait-il pas formidable de produire une présentation PowerPoint à partir du travail que vous avez déjà sous la main??

Cela peut sembler trop beau pour être vrai, mais c'est possible. Pour commencer, commencez par préparer vos notes dans Word.

PowerPoint fera de son mieux avec tout ce que vous lui donnerez, mais il est généralement préférable d’utiliser des styles de titre pour donner un coup de pouce au logiciel. Comme vous pouvez le constater, j’ai utilisé la méthode de sélection de plusieurs sections de textes que nous avons examinées précédemment pour accélérer le processus..

Ensuite, dirigez-vous vers PowerPoint. Du Accueil onglet, cliquez Nouvelle diapositive puis sélectionnez Diapositives de contour.

Naviguez jusqu'au document contenant vos notes et cliquez sur Insérer.

Vous devriez obtenir des diapositives préparées à partir de vos notes. Maintenant, il ne vous reste plus qu'à faire quelques ajustements visuels et hop, votre présentation est terminée!

7. Montrer, ne pas dire

Le champion de PowerPoint 2013, Dominic Allain, a donné un conseil plus théorique à quiconque se lance dans un projet PowerPoint. Il conseille aux utilisateurs d'essayer d'illustrer leur propos auprès de leurs auditeurs en utilisant des éléments visuels plutôt que simplement des mots écrits..

C’est un aspect important de PowerPoint qui manque à beaucoup de gens. La plus grande force de PowerPoint réside dans sa capacité à réunir toutes sortes de visuels. Créez un graphique 6 Nouveaux tableaux Excel et comment les utiliser 6 Nouveaux tableaux Excel et comment les utiliser Vous souhaitez tirer le meilleur parti de vos graphiques Excel? Voici un guide unique sur quelques-uns des nouveaux graphiques introduits dans la dernière version d'Excel. En savoir plus (comment créer un graphique à secteurs Comment créer un graphique à secteurs dans Microsoft Excel? Comment créer un graphique à secteurs dans Microsoft Excel? Tout le monde peut créer un graphique à secteurs simple. Mais pouvez-vous le formater à la perfection? Nous vous guiderons à travers le processus, une étape à la fois. Lire la suite). Ajouter un diagramme. Intégrez une vidéo YouTube. Vous pouvez emballer vos diapositives avec du texte, mais cela ne signifie pas que quiconque le lira. Et s'ils le font, ils ne vous écouteront pas. Au lieu de cela, jouez avec les forces du format.

Ne jamais arrêter d'apprendre

La plupart des utilisateurs pensent que la suite Office est un logiciel assez basique. 10 fonctionnalités Microsoft Office peu connues à connaître 10 fonctionnalités Microsoft Office peu connues à connaître Parfois, les plus petites choses font toute la différence. Nous découvrons les fonctionnalités Microsoft Office négligées et vous montrons comment elles pourraient améliorer votre flux de travail. Lisez plus, mais il a beaucoup de profondeur. Il y a toujours quelque chose de nouveau à apprendre, alors soyez toujours à l'affût des moyens d'améliorer votre jeu..

Les champions Office dans cet article ne sont pas devenus des experts par accident: ils ont appris chaque programme dans son intégralité. 60 raccourcis clavier Microsoft Office essentiels pour Word, Excel et PowerPoint 60 raccourcis clavier Microsoft Office essentiels pour Word, Excel et PowerPoint Des centaines de raccourcis clavier sont disponibles dans Office, mais ce sont les plus importants que vous devez connaître, car ils vous feront gagner beaucoup de temps. Lire la suite . Ne vous reposez pas sur vos lauriers! Si vous créez un document Word, une feuille de calcul Excel 9 Conseils pour la mise en forme d'un graphique Excel dans Microsoft Office 9 Conseils pour la mise en forme d'un graphique Excel dans Microsoft Office First impressions importe. Ne laissez pas un tableau Excel laide effrayer votre public. Tout ce que vous devez savoir pour rendre vos graphiques attrayants et attrayants pour Excel 2016. Pour en savoir plus ou pour une présentation PowerPoint, demandez-vous si vous pourriez tirer un meilleur parti d'Office.

Avez-vous un conseil digne d'un championnat que vous souhaitez partager avec d'autres lecteurs? Ou cherchez-vous de l'aide avec l'une des techniques énumérées dans cet article? Quoi qu'il en soit, pourquoi ne pas rejoindre la conversation dans la section commentaires ci-dessous?

Crédits d'image: Mike Orlov / Shutterstock

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