5 astuces de saisie automatique Excel pour construire vos feuilles de calcul plus rapidement

Les fonctions de remplissage automatique d'Excel constituent le moyen le plus efficace de gagner du temps lors de la préparation de feuilles de calcul..

La plupart des gens ne se rendent pas compte que beaucoup de choses qu'ils font manuellement peuvent être automatisés. Par exemple, vous souhaitez peut-être appliquer une formule à toutes les deux ou trois lignes lorsque vous faites glisser le curseur pour le remplir automatiquement. Ou peut-être que vous voulez remplir tous les blancs d'une feuille.

Dans cet article, nous allons vous montrer comment réaliser cinq des automatisations les plus efficaces pour le remplissage automatique des colonnes..

1. Remplissez chaque cellule

Généralement, quiconque utilise Excel depuis un certain temps sait comment utiliser la fonction de remplissage automatique..

Il vous suffit de cliquer et de maintenir votre souris sur le coin inférieur droit de la cellule et de la faire glisser vers le bas pour appliquer la formule de cette cellule à chaque cellule située en dessous..

Dans le cas où la première cellule est juste un nombre et non une formule, Excel doit simplement remplir automatiquement les cellules en les comptant par le haut..

Toutefois, si vous ne souhaitez pas appliquer la formule de remplissage automatique à chaque cellule située en dessous de celle-ci? Par exemple, si vous voulez seulement que toutes les autres cellules concaténent le prénom et le nom de famille, mais que vous souhaitiez laisser les lignes d'adresse intactes?

Appliquer la formule à toutes les autres cellules

Vous pouvez le faire en modifiant légèrement votre procédure de remplissage automatique. Au lieu de cliquer sur la première cellule et de la faire glisser depuis le coin inférieur droit, vous allez mettre en surbrillance les deux premières cellules. Ensuite, placez la souris dans le coin inférieur droit des deux cellules jusqu'à ce que le curseur se transforme en “+”.

Maintenant, maintenez cela et faites-le glisser comme vous le feriez normalement.

Vous remarquerez que maintenant, au lieu de remplir automatiquement chaque cellule, Excel ne remplit que toutes les deux cellules de chaque bloc..

Comment sont traitées les autres cellules

Et si ces deuxièmes cellules ne sont pas vides? Dans ce cas, Excel appliquera également les mêmes règles dans la deuxième cellule du premier bloc que vous avez mis en surbrillance. Par exemple, si la deuxième cellule a un “1” en Excel, Excel remplira automatiquement toutes les autres cellules en comptant jusqu'à 1.

Vous pouvez simplement imaginer en quoi cette flexibilité pourrait améliorer considérablement l'efficacité avec laquelle vous pouvez automatiquement remplir des données dans des feuilles. 14 astuces pour gagner du temps dans Microsoft Excel 14 astuces pour gagner du temps dans Microsoft Excel Si Microsoft Excel a pris beaucoup de votre temps dans le passé, laissez-nous vous montrer comment obtenir le retour. Ces conseils simples sont faciles à retenir. Lire plus tout en traitant beaucoup de données.

2. Remplissage automatique jusqu'à la fin des données

Les employés rencontrent souvent des problèmes lorsqu’ils travaillent sur des feuilles de calcul Excel dans un environnement d’entreprise..

Il est assez facile de faire glisser le curseur de la souris du haut vers le bas d'un ensemble de 100 à 200 lignes afin de remplir automatiquement cette colonne. Mais que se passe-t-il s'il y a réellement 10 000 ou 20 000 lignes dans le tableur? Faire glisser le curseur de la souris sur 20 000 lignes prendrait beaucoup de temps.

Il y a une astuce très rapide pour rendre cela plus efficace. Au lieu de glisser tout au long de la colonne, maintenez simplement la touche Maj enfoncée sur le clavier. Maintenant, vous remarquerez que lorsque vous placez votre souris sur le coin inférieur droit de la cellule, au lieu d'une icône plus, il s'agit d'une icône avec deux lignes horizontales et parallèles..

Tout ce que vous avez à faire est de double-cliquer sur cette icône et Excel remplira automatiquement la colonne entière automatiquement, mais uniquement jusqu'à l'endroit où la colonne adjacente contient réellement des données..

Cette astuce permet d'économiser un nombre incalculable d'heures. 10 Easy Excel Timesavers, vous avez peut-être oublié 10 Easy Excel Timesavers, vous avez peut-être oublié Ces dix conseils vous aideront à réduire le temps que vous consacrez à vos tâches Excel et à améliorer la productivité de votre feuille de calcul. Lire la suite gaspillé d'essayer de faire glisser la souris vers le bas sur des centaines ou des milliers de lignes.

3. Complétez les blancs

Imaginez que vous soyez chargé de nettoyer une feuille de calcul Excel et que votre responsable vous demande d'appliquer une formule spécifique. 3 Formules Crazy Excel qui font des choses étonnantes 3 Formules folles d'Excel qui font des choses étonnantes Les formules de mise en forme conditionnelle dans Microsoft Excel peuvent faire des choses merveilleuses. Voici quelques astuces sur la productivité des formules Excel. Lisez-en plus pour chaque cellule vide dans une colonne. Vous ne pouvez pas voir de schéma prévisible, vous ne pouvez donc pas utiliser le “tous les x” astuce de remplissage automatique ci-dessus. De plus, cette approche effacerait toutes les données existantes dans la colonne. Que pouvez-vous faire?

Eh bien, il y a une autre astuce que vous pouvez utiliser pour remplir uniquement cellules vierges avec ce que tu veux.

Dans la feuille ci-dessus, votre patron souhaite que vous remplissiez une cellule vide avec la chaîne. “N / A”. Dans une feuille ne contenant que quelques lignes, il s'agirait d'un processus manuel simple. Mais dans une feuille avec des milliers de lignes, il vous faudrait une journée entière.

Alors, ne le faites pas manuellement. Il suffit de sélectionner toutes les données de la colonne. Puis aller au Accueil menu, sélectionnez le Rechercher et sélectionner icône, sélectionnez Aller à spécial.

Dans la fenêtre suivante, sélectionnez Les blancs.

Dans la fenêtre suivante, vous pouvez entrer la formule dans la première cellule vide. Dans ce cas, il vous suffira de taper N / A puis appuyez sur Ctrl + Entrée de sorte que la même chose s'applique à chaque cellule vide trouvée.

Si vous vouliez, au lieu de “N / A”, vous pouvez taper une formule dans la première cellule vide (ou cliquer sur la valeur précédente pour utiliser la formule de la cellule située juste au-dessus de la cellule vide), et lorsque vous appuyez sur Ctrl + Entrée, la même formule sera appliquée à tous. les autres cellules vides.

Cette fonctionnalité permet de nettoyer rapidement et facilement une feuille de calcul en désordre..

4. Remplir avec la valeur précédente Macro

Ce dernier tour prend en réalité quelques pas. Vous devez cliquer sur un ensemble d’éléments de menu. Réduire le nombre de clics, c’est devenir plus efficace.?

Prenons donc ce dernier tour un peu plus loin. Automatisons avec une macro. La macro suivante recherchera essentiellement dans une colonne, recherchera une cellule vide et, si elle est vide, copiera la valeur ou la formule de la cellule située au-dessus de celle-ci..

Pour créer la macro, cliquez sur le bouton Développeur élément de menu et cliquez sur le Les macros icône.

Nommez la macro puis cliquez sur le Créer une macro bouton. Cela ouvrira une fenêtre de l'éditeur de code. Collez le code suivant dans la nouvelle fonction.

FirstColumn = InputBox ("Entrez la lettre de la colonne.") FirstRow = InputBox ("Entrez le numéro de la ligne.") LastRow = Plage (FirstColumn & "65536"). End (xlUp) .Row For i = FirstRow To LastRow If Range (FirstColumn & i) .Value = "" Then Range (FirstColumn & (i - 1)). Copier Range (FirstColumn & i) Fin si suivant 

L'approche décrite dans le script ci-dessus consiste à le rendre flexible, afin de permettre à l'utilisateur de la feuille de spécifier la colonne et la ligne sur lesquelles commencer. Alors maintenant, quand vous avez une feuille qui ressemble à ceci:

Vous souhaitez combler les lacunes de la colonne G en remplissant la cellule vide avec la même formule que la cellule au-dessus, vous pouvez simplement exécuter votre macro. Après avoir répondu aux invites pour la colonne et la ligne de départ, toutes les lacunes de cette colonne seront comblées sans toucher aux données existantes..

Il s’agit essentiellement de remplir automatiquement la colonne tout en laissant les données existantes seules. Ce n'est pas quelque chose de facile à faire en faisant simplement glisser la souris vers le bas de la colonne, mais en utilisant soit l'approche par menu décrite ci-dessus, soit l'approche par macro décrite dans cette section, il est possible.

5. Macro de calculs itératifs

Un calcul itératif est un calcul effectué sur la base des résultats de la ligne précédente..

Par exemple, le bénéfice d'entreprise du mois suivant peut dépendre du bénéfice du mois précédent. Dans ce cas, vous devez incorporer la valeur de la cellule précédente dans le calcul en incorporant les données de l'ensemble de la feuille ou du classeur..

Pour ce faire, vous ne pouvez pas simplement copier et coller la cellule, mais effectuer le calcul en fonction des résultats réels à l'intérieur de la cellule..

Modifions la macro précédente pour effectuer un nouveau calcul basé sur les résultats de la cellule précédente.

FirstColumn = InputBox ("Entrez la lettre de la colonne.") FirstRow = InputBox ("Entrez le numéro de la première ligne.") LastRow = InputBox ("Entrez le numéro de la dernière ligne.") Pour i = FirstRow To LastRow, gamme (FirstColumn & i) .Value = 5000 + (Range (FirstColumn & (i - 1)). Value * 0.1) Suivant i 

Dans ce script, l'utilisateur fournit le premier et le dernier numéro de ligne. Comme il n'y a pas de données dans le reste de la colonne, le script n'a aucune idée par où commencer. Une fois que le script est fourni la plage, il fera ensuite un calcul interactif en utilisant la valeur précédente et remplira la colonne entière avec les nouvelles données.

Gardez à l'esprit qu'il ne s'agit que d'une approche alternative aux calculs itératifs. Vous pouvez faire la même chose en tapant une formule directement dans la cellule vide suivante et en incluant la cellule précédente dans la formule. Ensuite, lorsque vous remplissez automatiquement cette colonne, la valeur précédente sera incorporée de la même manière.

L'avantage d'utiliser une macro est que si vous le souhaitez, vous pouvez ajouter une logique avancée au calcul interactif, ce que vous ne pouvez pas faire avec une simple formule de cellule..

Pour en savoir plus à ce sujet, consultez notre article sur l’automatisation de vos feuilles de calcul. 5 Ressources pour les macros Excel pour automatiser vos feuilles de calcul. 5 Ressources pour les macros Excel pour automatiser vos feuilles de calcul. Vous recherchez des macros Excel? Voici cinq sites qui ont ce que vous cherchez. En savoir plus avec les macros Excel.

Le remplissage automatique des colonnes Excel est un jeu d'enfant

Comme vous pouvez le constater, l’approche que vous adoptez lorsque vous remplissez automatiquement des colonnes peut réellement réduire votre charge de travail. Cela est particulièrement vrai lorsque vous traitez avec des feuilles de calcul massives avec des milliers de colonnes ou de lignes.

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