5 astuces Dropbox pour en faire plus

Saviez-vous que Dropbox offre encore plus de fonctionnalités? 15 choses que vous ne saviez pas pouvoir faire avec Dropbox 15 choses que vous ne saviez pas que vous pouviez faire avec les services de stockage Dropbox Cloud sont terminées, mais Dropbox est probablement celui qui a été ici le plus long. Et maintenant, il a amélioré son jeu avec une foule de nouvelles fonctionnalités. Explorons. Lire plus que le stockage en nuage? C'est idéal pour stocker vos fichiers dans un endroit où vous pouvez toujours y accéder. En outre, Dropbox offre d’excellents outils de productivité..

Nous allons examiner ici cinq de nos méthodes préférées pour augmenter la productivité avec Dropbox. Faites-nous savoir dans les commentaires lesquels vous aimez et si nous en avons oublié de bons!

1. Stocker des idées avec du papier Dropbox

L'application Paper de Dropbox est une alternative à Evernote, OneNote et à d'autres applications de prise de notes. Cela ressemble beaucoup à Google Documents, mais met davantage l'accent sur la productivité. Chaque note dans Dropbox Paper peut contenir du texte, des images, des vidéos intégrées, des fichiers Dropbox, des listes de tâches et même du code en surbrillance. Un simple clic active le menu d'insertion, il vous suffit de sélectionner ce que vous recherchez.

Vous pouvez trier vos notes dans des dossiers et contrôler l'accès à ces dossiers comme vous le feriez pour tout autre fichier ou dossier Dropbox. Et, comme beaucoup d'autres fonctionnalités de Dropbox, l'accent est mis sur le partage et la collaboration. Chaque ligne ou section est marquée du nom de la personne qui l’a écrite. Les commentaires peuvent être laissés sur chaque ligne et, encore une fois, sont clairement indiqués avec les noms de leurs auteurs.

Le partage, les commentaires et le suivi des mises à jour et des modifications sont faciles. Même si vous n'avez pas besoin de toutes les fonctionnalités de partage, toutefois, la synchronisation facile et l'interface claire en font un excellent remplacement gratuit pour votre application de prise de notes actuelle. Les applications gratuites iOS et Android vous permettent également de prendre facilement des notes lors de vos déplacements..

Télécharger - Dropbox Paper pour iOS (Gratuit)

Télécharger - Dropbox Paper pour Android (Gratuit)

2. Ajouter des fichiers avec l'application Dropbox

Vous pouvez utiliser l'application Dropbox pour rechercher des fichiers et les consulter rapidement lorsque vous êtes en déplacement, mais cela peut également s'avérer très utile pour la création. Appuyez simplement sur le bouton plus en bas de l'écran et vous verrez un menu court. Ce menu vous permet de numériser un document, de télécharger une photo, de télécharger un fichier ou de créer un nouveau document Microsoft Office directement à partir de votre téléphone..

Il existe de nombreuses bonnes applications de numérisation de documents. Numérisez et gérez vos reçus, économisez de l'espace, du papier et du temps Numérisez et gérez vos reçus, économisez de l'espace, du papier et du temps Les récépissés de papier sont facilement perdus et difficiles à trouver quand vous en avez le plus besoin. Heureusement, le passage au numérique résout ces deux problèmes. En savoir plus, mais lorsque vous pouvez numériser le fichier directement dans Dropbox au lieu de l'ajouter ultérieurement, vous pouvez obtenir les éléments où vous le souhaitez plus rapidement. La prise en charge des formats de fichiers Microsoft Office directement à partir de votre téléphone est idéale pour créer des éléments bien formatés. De plus, les utilisateurs de bureau peuvent facilement accéder à ces fichiers et les éditer. Vous aurez juste besoin de télécharger les applications gratuites Microsoft Office d'abord.

Et, bien sûr, l'application Dropbox vous permet de visualiser vos fichiers en déplacement. C'est parfait pour les PDF, les photos et tous les types de documents stockés dans votre Dropbox. Contrats, feuilles de calcul, photos de votre voyage, listes de souhaits, musique… l'application vous donne accès partout.

Télécharger - Dropbox pour iOS (gratuit)

Télécharger - Dropbox pour Android (gratuit)

3. Gagnez du temps avec l'historique des versions

Tout le monde tape la mauvaise chose parfois. Ou supprime des parties importantes d'un document. Ou tout simplement gâche totalement quelque chose d'autre. Quelle que soit la raison, récupérer une version précédente d'un document peut vous faire gagner beaucoup de temps. De plus, Dropbox facilite la restauration de vos documents aux versions précédentes. Il suffit de modifier un document stocké dans le dossier Dropbox de votre ordinateur et une nouvelle version sera enregistrée dans Dropbox..

Cliquez avec le bouton droit sur un fichier dans votre Dropbox et sélectionnez Historique de la version, et vous verrez chaque version disponible. Cliquez sur l'un pour jeter un coup d'œil à cette version, puis sélectionnez Restaurer si vous voulez le restaurer. Aucune modification n'est en surbrillance. Si vous souhaitez voir exactement ce qui a été mis à jour, vous souhaitez conserver le suivi des modifications dans vos fichiers Microsoft Office..

4. Conservez vos documents actuels dans Dropbox

Où stockez-vous les fichiers sur lesquels vous travaillez actuellement? Sur votre bureau? Votre dossier de documents? Au lieu de cela, essayez de les garder dans Dropbox. De cette façon, vous y avez accès où et quand vous en avez besoin. Même si vous avez presque toujours votre ordinateur portable avec vous, il y a probablement des moments où vous n'en avez pas. Et pouvoir modifier les fichiers Microsoft Office à partir de votre téléphone est un excellent moyen de rester productif. 5 manières expertes d'utiliser votre smartphone de manière productive chaque jour 5 façons expertes d'utiliser votre smartphone de manière productive chaque jour Votre smartphone peut-il vous rendre plus productif de manière saine? Oui, ils peuvent. Voyons comment optimiser votre smartphone et tirer le meilleur parti de votre vie quotidienne. Lire la suite lorsque vous êtes coincé à l'aéroport ou à l'arrêt de bus.

Le stockage des fichiers sur lesquels vous travaillez actuellement dans Dropbox facilite également le partage et la collaboration instantanés. Besoin de commentaires sur quelque chose que vous écrivez? Envoyez-le et demandez des commentaires. Vous voulez que quelqu'un participe à une présentation PowerPoint? Ils peuvent créer une nouvelle diapositive directement depuis leur téléphone.

5. Profiter des outils de collaboration

Tout comme Google Docs, Dropbox vous permet de collaborer en temps réel sur vos fichiers. Mais Dropbox vous permet de travailler directement dans Microsoft Office. Son utilisation pour travailler ensemble en temps réel peut être un gain de temps considérable lorsque l’alternative consiste à faire passer un document en arrière avec des commentaires et des annotations. Il suffit d'utiliser Skype, Google Hangouts ou Appear.in pour parler entre eux et commencer à travailler sur le même document..

Lorsque vous ouvrez un document de votre dossier Dropbox et que quelqu'un d'autre y apporte une modification, le badge Dropbox devient rouge, vous permettant ainsi de savoir qu'il existe un changement que vous n'avez pas encore vu. (Vous pouvez consulter ce guide pour connaître les différents états du badge et leur signification.) Utilisez cette fonction pour maintenir les deux copies du document à jour. Ces fonctionnalités collaboratives sont idéales pour les entreprises ayant des employés partout, qu'il s'agisse de nomades numériques indépendants ou simplement dans des bâtiments différents..

Le badge vous permet également d'accéder aux outils de partage et à l'historique des versions de votre document..

Comment utilisez-vous Dropbox??

Ces cinq idées montrent simplement comment vous pouvez utiliser Dropbox pour être plus productif. Mais avec les capacités de stockage, de partage et de collaboration, il existe probablement une multitude de façons différentes dont les gens l'utilisent pour en faire plus. Et nous voulons connaître vos meilleurs conseils!

Comment utilisez-vous Dropbox pour être plus productif? Est-ce que vous l'utilisez pour le travail, pour des choses personnelles, ou les deux? Partagez vos meilleurs trucs et astuces dans les commentaires ci-dessous!

Crédit d'image: milliards de photos via Shutterstock.com

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