3 outils de collaboration et de travail d'équipe Microsoft Office Online qui impressionnent

Dans un monde où le travail à distance est de plus en plus accepté et où les employés se voient moins souvent, la gamme améliorée de fonctionnalités de collaboration de Microsoft est extrêmement attendue..

De nombreux utilisateurs Microsoft dédiés de Microsoft Office sont devenus frustrés et ont constamment besoin d’envoyer des fichiers modifiés. Des outils d’écriture collaboratifs facilitent votre vie. Des outils de rédaction collaboratifs vous facilitent la vie Grâce à Internet, la collaboration sur un projet d’écriture devrait être un jeu d'enfant. Si vous en avez déjà coproduit un, vous savez que cela peut être difficile. Cela ne devrait pas être avec le bon outil. Lire la suite . L'intégration de diverses modifications dans un document final est devenue un cauchemar. Avec les fonctionnalités de collaboration désormais disponibles dans Office 2016 et Office Online, Microsoft promet que “votre contenu reste au même endroit et personne ne doit plus jamais manquer les modifications des autres”. Si vous avez un abonnement Office 365 Comment gérer votre abonnement Office 365 Comment gérer votre abonnement Office 365 Vous maîtrisez Office 365? Assurez-vous que vous maîtrisez parfaitement les paramètres de votre compte et de votre abonnement avec ce guide. En savoir plus et n'avez pas encore migré vers Office 2016, effectuez une mise à niveau maintenant Passez à Office 2016 gratuitement aujourd'hui avec votre abonnement Office 365 Passez à Office 2016 gratuitement grâce à votre abonnement Office 365 Aujourd'hui, Microsoft Office 2016 pour Windows a atterri et apporte de nombreuses nouvelles fonctionnalités intelligentes. Si vous avez un abonnement Office 365, vous pouvez l'obtenir gratuitement dès maintenant et nous vous montrerons comment procéder ci-dessous. Lire la suite .

Ça sonne pêche, non? Un peu comme Google Docs il y a de nombreuses années. Mais mieux.

Nous parlons essentiellement du nouveau bouton de partage enfoncé dans le coin supérieur droit de chacun des principaux programmes d'Office 2016 (Word, Excel, PowerPoint et même OneNote) et d'Office Online (le logiciel gratuit basé sur un navigateur). version d'Office ne payez pas pour Word! 5 raisons d'utiliser Office Online ne payez pas pour Word! 5 raisons d'utiliser Office Online Office Online est la version gratuite et connectée au cloud de Microsoft Office. Les limitations sont compensées par les fonctionnalités , utile même aux utilisateurs d’Office Desktop. Le meilleur de tous est son Read More). Mais ce n'est pas tout. Microsoft a également introduit les groupes Outlook et le planificateur Office 365.

Nous vous expliquerons chacun de ces éléments, ainsi que quelques autres outils qui vous aideront à collaborer plus efficacement que jamais. Travail d'équipe: 10 conseils pour une collaboration en ligne en temps réel efficace Travail d'équipe: 10 conseils pour un travail en temps réel efficace Collaboration en ligne En savoir plus. Toutefois, si vous n'utilisez pas trop Microsoft Office, il existe de nombreux autres outils de collaboration. Comment travailler chez soi et être productif avec les outils en ligne collaboratifs Comment travailler depuis la maison et être productif avec les outils en ligne collaboratifs Si vous vouliez éviter les déplacements et travailler de la maison? Le travail à distance a aussi ses inconvénients. Nous vous montrons comment exploiter la puissance d'Internet pour rester productif pendant le télétravail. Lire plus, vous pouvez utiliser.

Collaborer avec des documents Office

Si vous souhaitez collaborer sur un document Office, que vous utilisiez Office 365 ou Office Online (sur n'importe quel périphérique), vous devez d'abord l'enregistrer dans le nuage (via OneDrive ou SharePoint). Une fois cela fait, vous pouvez enfin commencez à changer votre flux de travail de collaboration pour le mieux.

Partage avec des invitations

Lorsque vous cliquez sur le bouton de partage situé dans le coin supérieur droit de Word, Excel, PowerPoint ou OneNote (lisez notre introduction à OneNote. Comment utiliser OneNote comme un scientifique mondialement reconnu Comment utiliser OneNote comme un scientifique mondialement connu, Charles Darwin aurait aimé OneNote. C'était un passionné des notes qui a enregistré tout ce qu'il a observé. Voici comment il aurait pu utiliser OneNote pour organiser son travail et faire avancer ses recherches. Pour en savoir plus, vous pouvez choisir d'inviter des personnes par leur nom ou leur adresse électronique. C'est également à cet endroit que vous pouvez choisir les autorisations à accorder à vos collègues: Peut éditer, ou Lecture seulement.

Vous serez alerté dans Office lorsque l'invitation aura été acceptée. Dans Word, vous pourrez observer le type de collaborateurs en temps réel. Cette fonctionnalité de co-édition dans Excel et PowerPoint n’est pas encore rationalisée. sauvegarder actualisera le document pour que vous puissiez voir immédiatement les nouvelles modifications.

Partage avec des liens

Un autre moyen de partager vos documents Office consiste à envoyer un lien de partage à vos collègues. Si vous partagez avec un groupe de personnes, ce sera plus rapide que d'inviter chaque personne individuellement..

Vous avez le choix entre deux liens à partager (recherchez-les en cliquant sur Partager> Copier le lien, puis en choisissant de copier le Lecture seulement lien ou le Peut éditer lien). Envoyez les liens pertinents à vos collègues. Lorsque quelqu'un clique sur ces liens, ils seront toujours redirigés vers la version la plus récente du fichier..

Dans Office Online, vous pouvez même cliquer sur le logo Skype pour appeler rapidement vos collaborateurs et leur permettre de prendre des décisions plus rapidement..

Gérer vos collaborateurs

Une fois que vous avez partagé un document, vous pouvez voir une liste de vos collaborateurs dans le panneau de partage situé à droite de l'écran. C'est ici que vous pouvez voir qui est en train de modifier le document.

Si “édition en temps réel” s'affiche à côté du nom d'un collaborateur, vous pourrez voir ses modifications au fur et à mesure de la frappe. Si seulement “montage” s'affiche, vous devrez attendre d'avoir enregistré leur version avant de pouvoir voir ces modifications.

Pour modifier les autorisations de tous les collaborateurs, cliquez avec le bouton droit sur leur nom, puis cliquez sur changer les permissions. Vous avez également la possibilité de supprimer toutes les autorisations du collaborateur afin qu'il ne puisse plus accéder au document..

Groupes Outlook 2016

La première itération d'Office 365 Groupes a été lancée en 2014. Elle a toutefois été transformée pour Outlook 2016 et est désormais disponible en tant qu'application autonome sur Windows Phone, iOS [Non disponible plus] et Android [Non disponible plus], comme dans l'application de bureau. Avant de vous connecter, vous aurez besoin d'un abonnement Office 365 payant (un essai gratuit de 30 jours est disponible) ou d'un compte d'école.

En substance, Groupes est la réponse de Microsoft à Slack, dans laquelle les membres peuvent démarrer et rejoindre des canaux / conversations sur différents sujets. Mais il y a beaucoup plus d'intégration avec les produits Microsoft.

Les groupes publics et privés sont composés d’individus “conversations” (au lieu des emails). Les membres du groupe peuvent discuter en temps réel de divers projets pour les aider à progresser plus facilement. Il existe également une intégration utile avec OneDrive pour l'accès aux fichiers, un calendrier de groupe pour la planification de réunions, et Skype for Business pour les appels vocaux et vidéo impromptus, ainsi qu'une boîte de réception partagée et un bloc-notes OneNote..

Si votre équipe s'appuie beaucoup sur les produits Microsoft, cela constitue un ajout précieux à ses fonctionnalités de collaboration. Mais si vous utilisez de nombreux autres services tels que Google Drive, Dropbox, etc., il serait probablement préférable d’utiliser Slack au lieu de 365 Groupes, en raison de la multitude d’intégrations disponibles. Cela étant dit, la collaboration Office utilisant Dropbox Améliorer l’édition collaborative de fichiers Office avec Dropbox et Project Harmony Améliorer l’édition collaborative de fichiers Office avec Dropbox et le projet Harmony Dropbox a fait un pas prometteur vers l’écriture et l’édition collaboratives. Project Harmony offre aux utilisateurs de Dropbox for Business un accès rapide à une nouvelle fonctionnalité de collaboration de postes de travail. Lire plus est possible, ce n'est tout simplement pas idéal.

Pour créer un groupe dans Outlook 2016, suivez ces instructions. Pour créer un groupe à l'aide d'Outlook 365 Web, suivez ces instructions..

Planificateur Office 365

Tout comme Outlook Group semble être la réponse de Microsoft à Slack, 365 Planner semble être la réponse de Microsoft à Trello.

Malheureusement, il n'est disponible que sur certains plans d'entreprise et d'école. Avec Planner, vous pouvez organiser de manière plus visuelle les projets et tâches d’équipe de grande envergure, sur tous vos appareils, afin de les rendre plus faciles à gérer. Selon les propres mots de Microsoft:

Planner facilite la création de nouveaux plans, l'organisation et l'attribution de tâches, le partage de fichiers, la discussion sur votre travail et la mise à jour des progrès..

Les tâches peuvent être classées par statut ou par attribution, et chaque utilisateur peut facilement voir une liste des tâches qui lui sont attribuées. Des graphiques colorés permettent également de visualiser l’état de chaque projet en un coup d’œil.

Ce n'est que le début

Au cours des dernières années, Microsoft a rattrapé ses concurrents qui étaient très en avance sur eux en termes de fonctionnalités de collaboration..

Mais même si Microsoft a bien rattrapé son retard, la société ne s’arrête pas là. Nous verrons bientôt Microsoft lancer GigJam. Cette application vous permettra de connecter votre travail à diverses applications sur le Web, de Salesforce à Google Drive. L'automatisation des tâches répétitives deviendra plus facile, de même que la collaboration. Permettre aux bonnes personnes de voir la bonne information au bon moment deviendra, espérons-le, beaucoup plus facile.

Il reste beaucoup à faire. La structure des produits Microsoft est loin d'être facile à comprendre. Le nombre de forfaits auxquels vous pouvez vous inscrire et les applications auxquelles vous avez accès est toujours un désordre. La co-édition en temps réel dans certaines applications doit être améliorée. Malgré cela, les fonctionnalités de collaboration offertes par Microsoft ont enfin permis à Office de s'aligner sur la plupart de ses concurrents..

Pensez-vous que vous utiliserez ces fonctionnalités pour améliorer vos flux de travail collaboratifs au travail??

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