10 astuces pour améliorer Outlook

Outlook est l'un des clients de messagerie les plus populaires, mais vous ne l'utilisez peut-être pas à son plein potentiel. Il regorge de trucs utiles pour améliorer votre productivité. Transformez Outlook en outil de gestion de projet avec l'intégration OneNote. Transformez Outlook en outil de gestion de projet avec l'intégration OneNote. OneNote peut faire plus que vous ne le pensez. Nous vous montrerons comment transformer votre liste de tâches Outlook en un puissant outil de gestion de projet utilisant le plugin OneNote pour Outlook. Lisez plus et faites-en un jeu d'enfant.

Nous avons rassemblé certains des trucs et astuces les plus inconnus qui vous aideront à devenir un maître Outlook. Qu'il s'agisse de rappeler des courriels, de remplir automatiquement des phrases courantes ou de rappeler de joindre des fichiers, nous sommes là pour vous.

Il y a certainement plus à partager. Si vous avez votre propre conseil pour Outlook, merci de nous le faire savoir dans la section commentaires ci-dessous..

1. Ajouter un autre fuseau horaire du calendrier

Il peut être utile d’afficher plusieurs fuseaux horaires sur votre calendrier si vous voyagez souvent ou organisez des réunions avec une personne à l’étranger. Pour cela, cliquez sur le bouton Fichier onglet puis sélectionnez Les options à partir de la navigation de gauche. Dans la nouvelle fenêtre, cliquez sur Calendrier puis faites défiler jusqu'au Fuseaux horaires section.

Votre fuseau horaire par défaut s'affiche, mais vous pouvez le modifier à l'aide du menu déroulant. Lui donner un Étiquette afin que vous puissiez le distinguer. Puis coche Afficher un second fuseau horaire et faire la même chose là-bas. Cliquez sur D'accord enregistrer vos modifications.

Maintenant, naviguez vers votre Calendrier. Dans le ruban, dans le Organiser catégorie, sélectionnez soit journée, (Semaine de travail ou Calendrier. Ce sont les vues qui afficheront les deux fuseaux horaires à gauche ou en haut..

2. Afficher tous les messages en texte brut

Si vous avez des préoccupations concernant la réception d’e-mails au format HTML, vous pouvez forcer Outlook à ouvrir tous les e-mails au format texte brut par défaut. Cela empêchera tout code HTML malveillant de s'exécuter, mais ne vous protégera pas contre toutes les menaces par courrier électronique. 8 Conseils de sécurité pour la messagerie que vous pouvez partager avec vos amis et collègues 8 Conseils de sécurité pour la messagerie électronique que vous pouvez partager avec vos amis et collègues En savoir plus .

Tout d'abord, cliquez sur Fichier puis sélectionnez Les options. Dans la nouvelle fenêtre, sélectionnez Centre de confiance à partir de la navigation de gauche. Puis clique Paramètres du centre de confiance… . De nouveau à gauche, sélectionnez Sécurité du courrier électronique.

Sous le Lire en texte brut en-tête, coche Lire tout le courrier standard en texte brut. Vous pouvez également choisir de cocher Lire tout le courrier signé numériquement en texte brut. Un e-mail signé numériquement signifie que l'expéditeur a approuvé le contenu et qu'il n'a pas été falsifié..

Pour enregistrer vos modifications, cliquez sur D'accord. Si vous souhaitez lire un e-mail spécifique dans son format d'origine, ouvrez-le, cliquez sur l'icône barre d'information, et sélectionnez soit Afficher en HTML ou Afficher sous forme de texte enrichi.

3. Forcer l'envoi automatique des messages de boîtes aux lettres partagées

Avant qu'un courrier électronique soit effectivement envoyé, il doit être traité dans votre dossier Outlook. Ceci vérifie que le serveur est capable de le sortir sans erreur. Si vous utilisez une boîte aux lettres partagée, vous constaterez peut-être que tous les courriels sont dans votre dossier Boîte d'envoi tant que vous n'avez pas cliqué manuellement sur Envoyer / Recevoir..

Pour surmonter cela, il faut éditer le registre. Suivez ces instructions avec soin et tout ira bien, mais un ajustement incorrect du registre peut causer de graves problèmes. Comment ne pas gâcher accidentellement le registre Windows? Prenez note de ces conseils, et vous serez beaucoup moins susceptible d’endommager durablement votre PC. Lire la suite dont nous ne sommes pas responsables.

Tout d’abord, fermez Outlook. Puis faites une recherche système pour regedit et sélectionnez le résultat. A l'aide de la navigation de gauche, filtrez dans le dossier suivant:

HKEY_CURRENT_USER \ Logiciel \ Microsoft \ Office \ x.0 \ Outlook \ Préférences

Remplacer x.0 pour votre version actuelle d'Outlook. 16.0 pour Outlook 2016, 15.0 pour Outlook 2013, 14.0 pour Outlook 2010, etc..

Double clic la DelegateSentItemsStyle valoriser et changer le Données de valeur à 0. Puis clique D'accord. Rouvrez Outlook et vous devriez constater que tout le courrier sortant de boîtes aux lettres partagées est envoyé automatiquement..

4. Retarder l'envoi d'un email

Si vous ne souhaitez pas envoyer un courrier électronique immédiatement, vous pouvez spécifier le moment auquel vous souhaitez l’envoyer. Dans la fenêtre de composition du courrier électronique, sélectionnez Les options à partir du ruban, puis cliquez sur Retard de livraison.

Cela ouvrira une nouvelle fenêtre où vous pourrez utiliser le Ne pas livrer avant champs pour choisir la date et l'heure de l'envoi de votre email. Notez que si vous n'utilisez pas de serveur Exchange, Outlook doit être ouvert pour que cette demande fonctionne..

Vous pouvez également créer une règle qui retardera l'envoi de tous vos messages ou de ceux que vous spécifiez. Pour cela, accédez à Fichier puis sélectionnez Gérer les règles et les alertes. Dans Règles de courrier électronique, Cliquez sur Nouvelle règle et suivez l'assistant à travers. Vous pouvez définir des conditions, par exemple ne différer que les courriels envoyés à un certain contact. Il suffit de définir le action à reporter la livraison de quelques minutes et vous serez prêt.

5. Rappeler un email

Si vous êtes sur un serveur Exchange, vous pourrez peut-être rappeler un email que vous avez déjà envoyé. Toutefois, le taux de réussite dépend de nombreux facteurs, dont nous avons déjà parlé dans notre guide sur le rappel d’un courrier électronique. Comment rappeler un courrier électronique dans Outlook après l’avoir envoyé envoyer et le regretter quelques instants plus tard? Nous sommes tous passés par là, souhaitant pouvoir annuler l'envoi. Nous vous montrons comment rappeler un email dans Outlook ou retarder l'envoi dans Gmail. Lire la suite .

Tout d'abord, accédez à votre Éléments envoyés et sélectionnez l'email que vous souhaitez rappeler. dans le Bouge toi groupe du ruban, cliquez sur actes puis sélectionnez Rappelez ce message… .

Dans la nouvelle fenêtre, sélectionnez Supprimer les copies non lues de ce message supprimer l'email de la boîte de réception du destinataire. Sinon, sélectionnez Supprimer les copies non lues et remplacer par un nouveau message envoyer un email alternatif à la place de l'original.

Cocher Dites-moi si le rappel réussit ou échoue pour chaque destinataire si vous voulez recevoir le résultat de chaque tentative de rappel. Lorsque vous êtes prêt, cliquez sur D'accord soumettre votre demande de rappel.

6. Proposer des choses couramment tapées

Si vous tapez souvent la même chose, Outlook peut vous le suggérer automatiquement lorsque vous commencez à l'écrire. Lorsque vous composez un courrier électronique, tapez votre phrase, puis mettez-la en surbrillance. Maintenant, sélectionnez Insérer du ruban. Du Texte catégorie, cliquez Pièces rapides et alors Enregistrer la sélection dans la galerie de pièces rapide… .

La phrase sera automatiquement suggérée lorsque vous commencerez à la saisir et vous pourrez appuyer sur Entrer pour le remplir. Alternativement, vous pouvez utiliser le Pièces rapides liste déroulante pour le sélectionner. Vous pouvez également clic-droit une partie de ce menu et sélectionnez Organiser et supprimer… si vous avez besoin de le personnaliser ou de le supprimer.

7. Devenir un assistant de raccourci

Outlook peut être une bête complexe, mais c'est parce qu'il est si puissant. Mais au lieu de jouer dans les menus, vous pouvez utiliser des raccourcis pour accélérer les processus et améliorer votre productivité..

Par exemple, vous pouvez appuyer sur CTRL + N pour créer un nouveau message et CTRL + Entrée pour l'envoyer. De même, CTRL + R va commencer une réponse, tandis que CTRL + F le transmettra.

Vous pouvez appuyer sur Insérer signaler un message, F7 vérifier l'orthographe que vous écrivez, et F9 exécuter le processus d'envoi / réception.

En fait, il existe tellement de combinaisons de touches que nous avons créé un guide sur les raccourcis clavier Outlook. Plus de 25 raccourcis clavier Outlook pour vous rendre plus productif. 25+ raccourcis clavier Outlook pour vous rendre plus productif. Outlook est l'un des clients de messagerie les plus populaires. en usage aujourd'hui. Si vous faites partie de ces nombreux utilisateurs d'Outlook, les raccourcis clavier suivants vous permettront certainement de gagner beaucoup de temps. En savoir plus, détaillant comment naviguer et créer facilement.

8. Coller pour créer

Minimiser les étapes nécessaires pour atteindre quelque chose est toujours bénéfique. Vous pouvez créer un nouvel élément contenant automatiquement tout ce qui se trouve dans votre presse-papiers. 5 astuces pour gérer votre presse-papiers Windows comme un pro 5 astuces pour gérer votre presse-papiers Windows comme un pro Mieux appelé copier-coller, un outil permettant aux étudiants de soulever des passages de Wikipedia , le Presse-papiers peut vous faire économiser beaucoup de temps de frappe. Nous allons vous montrer comment l'utiliser comme un pro. Lire la suite . Pour ce faire, accédez à la section pour laquelle vous souhaitez créer un nouvel élément - par exemple, Mail pour un email, Calendrier pour un événement, etc..

Ensuite, tout ce que vous avez à faire est d'appuyer sur Ctrl + V. L'élément sera créé et contient déjà ce qui était dans votre presse-papiers. C'est un truc simple, mais que vous utiliserez pour toujours.

9. Personnaliser les options Marquer comme lu

Si vous constatez que vos courriels sont marqués comme lus alors que vous ne les avez pas bien vus, il est facile de surmonter cette frustration. Garder un email marqué comme non lu peut permettre de voir rapidement ce dont vous avez besoin pour agir.

Tout d'abord, cliquez sur Fichier et alors Les options. Dans la navigation de gauche, sélectionnez Courrier. Sous le Volets Outlook rubrique, sélectionnez Volet de lecture… et une nouvelle fenêtre s'ouvrira.

Ici, vous pouvez personnaliser le nombre de secondes à attendre avant qu'un élément soit marqué comme lu et s'il faut le compter comme lu lors de la modification de la sélection. Cochez et ajustez vos options, puis cliquez sur D'accord enregistrer vos modifications.

10. Rappelez-vous d'attacher des fichiers

Si vous constatez souvent que vous envoyez des courriels et oubliez de joindre un fichier, ce conseil est pour vous. Outlook analysera vos messages à la recherche de certains mots et expressions, tels que “voir ci-joint” ou “enfermé”, puis vérifiez que vous avez bien attaché quelque chose. Si vous ne l'avez pas déjà fait, il vous avertira avant d'envoyer le message..

Pour l'activer, naviguez d'abord vers Fichier et alors Les options. Sélectionner Courrier dans la navigation de gauche, puis faites défiler jusqu'au Envoyer des messages section. Maintenant coche M'avertir lorsque j'envoie un message qui risque de manquer une pièce jointe. Cliquez sur D'accord enregistrer vos modifications.

Partagez vos astuces

Il peut être facile d’utiliser un programme pendant des années et de ne pas en apprécier toutes les subtilités. Nous espérons donc que vous aurez retenu quelques astuces que vous pourrez utiliser dans votre vie quotidienne pour augmenter votre productivité..

Ces conseils ont été consacrés à la version de bureau d'Outlook. Si vous utilisez la version Web et ne savez pas lequel vous convient le mieux, consultez notre comparaison Outlook Web et la version de bureau Microsoft Outlook Web Vs. Desktop: Lequel est le mieux pour vous? Microsoft Outlook Web Vs. Desktop: Lequel est le mieux pour vous? Outlook.com est un puissant client de messagerie en ligne fourni gratuitement avec Office Online. Mais Outlook sur le Web peut-il concurrencer son homologue de bureau? Notre comparaison Outlook vous aidera à décider vous-même. Lire la suite .

Utiliserez-vous l'un ou l'autre de ces conseils? Avez-vous vos propres astuces Outlook à partager?

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